О правах доступа к документу

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 8

По умолчанию доступ пользователя к документу осуществляется согласно правам доступа, установленным для потока документов, к которому принадлежит регистрируемый документ. Но права доступа к документу, зарегистрированному вами, вы можете изменить, назначив персональные права доступа к этому документу. Кроме того, по умолчанию, программа может создавать временные права доступа к документу, которые автоматически присваиваются системой для исполнителей поручений и согласований на время выполнения ими работ по документу.

Если установлены персональные права доступа к документу, такие, что только один пользователь (неважно регистрировал он его или нет) имеет к документу доступ, то остальные сотрудники организации, даже если они обладают правом доступа к документам этого потока, не будут иметь доступ к данному документу.

Назначение персональных прав доступа на документ можно осуществить не только при регистрации документа, но и в любой другой момент времени. Чтобы назначить персональные права доступа на документ, необходимо выполнить следующие действия: 1) Открыть документ. Если вы хотите только узнать состояние прав доступа к документу, то брать на редактирование не обязательно, если хотите изменить права, то необходимо взять документ на редактирование4; 2) выбрать в меню программы пункт Документ-Права доступа …. На экране появится диалог, аналогичный рис. 29.

Рисунок 29 Форма диалога прав доступа

3) Установить флаги в чек‐ боксах в поле Просмотр для тех лиц из списка Пользователь, которые могут просматривать документ. И установить флаги в чек‐ боксах в поле Изменение для тех лиц, которые могут этот документ редактировать.

4) Если необходимо добавить новых лиц (или групп), щелкните мышью на кнопке Добавить и выберите в появившемся окне (рис. 30) пользователя или целую группу, а затем на кнопке и тем самым перенесите выбранное лицо (группу) в правую часть формы (сделанного выбора). Если ошиблись, то аналогично можно удалить из нее выбранных по ошибке. В результате сделанного выбора лица будут добавлены в список лиц, имеющих доступ к редактируемому документу. Для фиксации изменений щелкнуть по кнопке Сохранить.

5) Если необходимо убрать права на чтение, а чек‐ бокс не изменяется, то можно удалить всю строку и добавить нужного пользователя. Однако нужно быть бдительным, чтобы случайно не удалить себя из списка прав или закрыть для себя право на запись, иначе вы потеряете доступ документу. Поэтому безопаснее делать в обратном порядке: вначале добавить, а затем удалить.

Временные права доступа присваиваются сотруднику системой автоматически и автоматически отнимаются. Так контролер получает временное право чтения документа до тех пор, пока он является контролером по данному документу. Ответственный исполнитель поручения получает либо право чтения документа, либо право его изменения. Соисполнитель поручения получает только право чтения документа. Эти права даются с начала действия поручения и до снятия его с контроля. Пользователь, которому документ направлен на согласование, получает только право чтения документа.

Аналогично, права доступа можно назначить или изменить для исполняемых временно Ролей отсутствующих сотрудников, внешних контактов (через интернет), служб. При выборе вкладки Группы доступа регистратор может назначить права доступа не отдельным сотрудникам, а целой группе сотрудников, объединенных в так называемую группу доступа. В этом случае аналогичные права доступа получают все сотрудники, входящие в выбранную группу доступа.

В программе, чтобы все было ясно, созданы четыре дополнительных, тренировочных документопотока с одной и той же формой регистрации документов Служебные записки: Сл.записки 1, Сл.записки 2 (в них дано только право регистрации некоторым исполнителям), Изменение (дано право изменения всем), Просмотр (всем дано только право просмотра).

Комментарии.Возможно, Вы не сможете снять флаг с чек‐ бокса разрешения на чтение, это нормально – просто администратор позаботился подстраховать всех вас от потери доступа к документам вашей группы.

Не следует закрывать на запись чужие доступные Вам документы – возникнут проблемы.

Следует всегда помнить об обязательном разрешении себе записи Ваших документов. Всем закрыть, а себе открыть следует так: добавить или выбрать себя и дать право записи; выбрать вашу группу в справочнике Структура предприятия и дать этой группе право только чтения, или удалить, если есть в том надобность.

3) Изучить права доступа к этому документу. Дать объяснение.

4) Зарегистрировать три аналогичных (как в п.1 этого задания) документа в каждом (доступном) из вышеперечисленных документопотоков: Сл.записки 1 или Сл.записки 2, Изменение, Просмотр.

5) В каждом из этих трех документов удалить права доступа к документу всех, включая и вас, оставив право на изменение только директора (адресата служебной записки). Сохранить. Записать на листок номер документа. Закрыть.

6) Создать запрос на поиск, по которому попытаться найти все три документа любым из известных вам способов. Сохранить запрос на поиск.

7) В случае неудачи попросить директора найти документы и добавить вас к имеющим право на изменение документа.

8) Повторить поиск. Используйте контекстное меню к папке.

9) В документопотоке Служебные записки зарегистрировать документ для директора, в поле Краткое содержание которого описать полученный результат. Сохранить запрос на поиск этого документа.

10) Сохранить запрос на поиск документов от вашего гл.инженера.

Задание 13. Изменение прав доступа для не Вами созданного документа

Задача: спрятать чужой документ от его владельца и попросить его найти этот документ, затем вернуть ему права доступа к этому документу.

Найдите документ, зарегистрированный вашим нач.отдела. Убедитесь, что у вас есть право на его изменение. Запишите в тетрадь номер документа и перечень существующих прав доступа для дальнейшего поиска.
Пошлите сообщение вашему нач.отдела, в котором предупредите его (ее) о том, что измените права доступа к им зарегистрированный документ. Хорошо бы получить ответ.
Измените права доступа: закрыть доступ на запись всем кроме себя (если нужно, удаляйте пользователей кнопкой права или DEL). Выйти из режима редактирования с сохранением.
С помощью нового сообщения попросите нач.отдела найти этот документ. Опишите его реквизиты. Убедитесь, что никто не может даже увидеть этот документ. Попросите еще когонибудь поискать.
После получения ответа о том, что документ недоступен для редактирования, отправьте еще одно сообщение и в него вложите этот же документ.
А теперь документ доступен его владельцу? После получения сообщения с ответом на этот вопрос верните первоначальные права доступа.
Проверьте наличие вашей ЭЦП.

8. Зафиксируйте полученный результат " игры в прятки" в зарегистрированном документе в Служебных записках.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 78