Изучение элементов Окна документа

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 8Следующая ⇒

Документ открывается двойным щелчком мыши по нему в списке папки или создается новый документ с помощью меню или соответствующей кнопки на панели кнопок. Подчеркнем, что главное окно менеджера (Рис.7) остается открытым.

Документ может находиться в режиме просмотра или в режиме редактирования. Отличие в том, что в первом случае невозможно в нем сохранить сделанные изменения. Выбор режима осуществляется через меню или кнопки.

Рассмотрим структуру рабочего окна документа (рис. 9). В верхней части окна, ниже меню, расположен ряд кнопок, своим цветом указывающих на установленный режим (серый цвет — режим выбран, недоступно, яркая кнопка – возможный режим, доступно) и образующих панель инструментов.

Рис. 9. Окно просмотра документа

Под панелью кнопок располагается заголовок документа, включающий в себя набор полей для заполнения реквизитами документа при его регистрации. Реквизиты заполняются один раз и больше не изменяются. Для разных потоков документов набор полей заголовка может быть различным. Как минимум, в нем указываются: регистрационный номер и дата регистрации документа, вид документа и его краткое содержание. Любые поля кроме номера могут быть заполнены произвольно. Для уменьшения возможности ошибки и ускорения работы можно воспользоваться предопределенным словарем, нажав на стрелку.

В средней части расположены две или более вкладки. На вкладке Связки содержатся таблицы присоединенных файлов (не следует путать файлы ‐ носители информации и документы ‐ электронная версия носителя, включающая в себя набор реквизитов с присоединенными к ним файлами, в том числе и сканами бумажных носителей) и связанных документов. Таблицы могут быть пусты, в этом случае кроме реквизитов имеютсмысл только поручения по документу.

На второй вкладке Контроль расположена Контрольная карточка документа. В ней могут быть зарегистрированы: контролер по документу, содержание резолюций по документу и исполнителе й поручений и назначенный срок исполнения документа. Этот срок должен включать в себя все промежуточные сроки.

Маршрут и Карточка поручения " набегает" снизу на перечисленные вкладки (ее верхняя граница двигается мышкой вниз или вверх).

Размеры любой части окна могут быть изменены стандартным для Windows способом, средняя часть с вкладками может дополнительно " прокручиваться" движением бегунка справа (а также кнопок направления перемещения) с помощью мыши.

В области отображения маршрута движения документа и его состояния слева внизу отображается список поручений и согласований по документу. Для каждого поручения или согласования указываются его текущее состояние, вид поручения (согласования), исполнители по данному поручению или согласованию и календарная дата, к которой это поручение (согласование) необходимо исполнить. Детальная информация содержится в контекстной Карточке поручения.

Рассмотрим элементы таблицы поручений Контрольной карточки. Самое левое поле отводится под структуру. Второе поле содержит состояние, следующее ‐ вид поручения. Это поле имеет цвет фона, указывающий на отношение поручения к пользователю: 1) Серый фон — работа к вам лично не относится, 2) Оранжевый фон — вы являетесь контролером по данной работе; 3) Желтый фон — вы являетесь создателем данного поручения или согласования; 4) Темно‐ синий фон — вы являетесь ответственным исполнителем по данной работе; 5) Светло‐ синий фон — вы являетесь соисполнителем по данной работе.

Каждое из поручений в контрольной карточке имеет номер, который проставляется в третьем поле таблицы. Если поручение является следующим за каким‐ либо другим поручением, то в скобках отображается номер поручения, по исполнении которого начнет выполняться данное поручение.

Если номер стоит с отступом вправо, то это означает, что поручение или согласование подчиненное, оно должно быть выполнено перед породившим его поручением. Номер поручения не имеет отношения к очередности поручения, а является только лишь индексируемым его кратким именем.

Первое поле таблицы характеризует с помощью разноцветных значков текущее состояние поручения: 1) Серый квадрат не начато – создание поручения или согласования еще не завершено, 2) Серый квадрат не начато – создание поручения или согласования еще не завершено, 3) Черный квадрат не начато – поручение или согласование вступит в силу при наступлении срока или по исполнении предыдущих поручений или согласований, 4) Светло‐ синий на контроле без срока – поручение или согласование находится на конквадрат троле и исполняется, срок исполнения поручения (согласования) не указан, 5)Зеленый квадрат на контроле со сроком исполнения – поручение или согласование находится на контроле и исполняется, 6) Красный квадрат на контроле и просрочено – поручение или согласование находится на контроле, но срок его исполнения уже истек,

7) Оранжевый ромб готово, но еще на контроле – ответственный исполнитель сообщил об исполнении поручения или согласования, но контролер еще не снял поручение (согласование) с контроля, 8) Синяя галка исполнено (для поручений или согласований без указанного срока исполнения) – поручение или согласование, для которого не был задан срок исполнения, исполнено и снято с контроля, 9) Зеленая галка исполнено в срок — поручение или согласование исполнено в срок и снято с контроля, 10) Красная галка исполнено с нарушением срока – поручение или согласование исполнено с нарушением срока, но принято и снято с контроля, 11) Прекращено – исполнение поручения или согласования прекращено, 12) Подпись на зеленом‐ согласован – документ одобрен (согласован) ном фоне, 13) Подпись на желтом‐ не согласован – документ отклонен (не согласован) том фоне перечеркнута.

Заметим, что такие же значки имеются и в списках документов в папках Поручения и Согласования Менеджера (в главном окне), но относятся уже ко всему документу.

Пятое поле таблицы содержит название поручения, это – не текст поручения, однако, если все ясно, то можно им ограничиться. Шестое – исполнителей; седьмое – срок исполнения. Ширину полей таблицы можно изменять, настраивая удобным образом.

В Карточке поручения следует обратить внимание на то, что исполнители выбираются строго через словарь по, дается или забирается право на изменение содержания документа исполнителем и на сочетание входов и выходов для сложного маршрута.

Для присоединения файла к документу служит кнопка «Добавить», просмотра ‐ «Показать», при просмотре файла, если есть право, то можно сделать изменения в содержании и их сохранить в документе по кнопке " Save" (по кнопке " Save as... " можно лишь записать файл на жесткий диск компьютера пользователя), удаления ‐ «Удалить».

Аналогично используются и кнопки для присоединенных документов, однако, вместо " Удалить" используется кнопка «Обновить» для внеочередного обмена с сервером, а удалить документ из списка можно клавишей Delete с клавиатуры. По нажатию этой клавиши для выделенного документа в списке просто разрывается связь между выделенным документом и текущим.

Добавить документ в список связанных документов можно любым из четырех способов: 1) Первый и самый удобный (см. рис. 10).

Рис. 10. Форма Добавление документов

Если документ, который вы желаете присоединить к текущему, уже открыт в одном из окон, то по нажатию кнопки «Добавить» выбираете в появившейся форме выбора закладку Открытые документы, в ней – нужный документ.

2) Второй (рис. 11). Если вы знаете номер документа, то на вкладке Поиск по номеру вписываете номер в Рис. 11. Вкладка Поиск по номеру соответствующем окошке. Если вы знаете только порядковый номер, и не знаете его префикс или суффикс, то необходимо поставить галочку в окошке п/п. Можно также уточнить дату регистрации документа для сужения поиска.

Рис. 11. Вкладка Поиск по номеру

3) Третий. Если вы хотите связать документ, находящийся в одной из папок. Выбираете вкладку Документы из папки, и программа автоматически предоставляет деревопапок для выбора нужной. Выбрав папку вы получаете список всех содержащихся в ней документов. Если ошиблись папкой, то на этот случай есть кнопка «Показать папку», по которой вновь будет вызвано дерево папок, позволяющее повторить запрос.

4) Четвертый. Выбираете вкладку Расширенный поиск. На первый раз автоматически загружается форма Расширенного поиска, для повторного вызова предусмотрена кнопка «Найти». Описание работы с этой формой будет дано в перед заданием, посвященным поиску документов.

Задание 2. Формирование первичных документов для дальнейшей работы с программой

Используются полученные ранее знания и навыки работы в различных офисных программах для создания первичных документов, на основе которых в следующих заданиях будет производиться регистрация документов программы Евфрат‐ документооборот. В реальной жизни документы могут быть получены многочисленными способами. Сканирование бумажных носителей в том числе, это предусмотрено программой Евфрат‐ документооборот, более того, она способна распознавать текст.

1. Создайте следующие файлы: а ) в Word или Open Office: Приказ №01 о назначении себя, согласно решению учредителей, директором, в связи с началом работы предприятия " ООО …".; б)в блокноте (Пуск‐ > Все программы‐ > Стандартные‐ > Блокнот): Коммерческое предложение – разместить рекламу вашего предприятия на щитах на городских улицах. Придумать исходящие реквизиты, отправителя. Оформление – рекламное письмо, полученное по электронной почте; в)в Excel: штатное расписание вашей организации как справочник (директор – вы, главный бухгалтер, главный инженер, начальник отдела) с фамилиями студентов вашей подгруппы (с которыми вы будете сотрудничать при выполнении заданий, с которыми согласовать устно. Условие: никто не может участвовать в работе более, чем в трех предприятиях.) (Использовать неунифицированную форму! Обязательные реквизиты – предприятие, должности, фамилии.)

2) Подготовить (можно в рукописном виде) Заявление на имя директора (вы) от трудоустраиваемого о приеме на работу в вашу фирму (фамилия – произвольная, не из вашей группы). И наложить 3 резолюции на заявление: гл.бухгалтеру – выяснить, позволяет ли размер фонда оплаты труда открыть дополнительную ставку; гл.инженеру – рассмотреть вопрос о необходимости привлечения нового сотрудника; нач.отдела ‐ согласовать.

3) Отсканировать письмо из п.2 или заготовить картинку, имитирующую скан с резолюциями.

Созданные файлы каждым из участников группы на занятии необходимо сохранить в папке или на флэшке для обеспечения доступа к ним при регистрации документов. В дальнейшем эти файлы будут храниться на сервере документооборота.

Первичные документы (в данном случае, макеты корреспонденции), сохраняемые в файлах задания 3, следует правильно оформить, несмотря на различные возможности указанных редакторов. Общий вид ваших текстовых документов должен быть приблизительно соответствовать ГОСТ 6.30‐ 2003, например:

Дата Директору … ФИО, адрес, паспорт, телефон Заявление Прошу Вас принять меня на работу в должности … Подпись Расшифровка подписи

Рисунок12. Шаблон Заявления (интервалы сокращены)

Пункт 3 данного задания быстрее всего выполнить, если использовать стандартную программу Paint из Пуск-Все программы-Стандартные. В ней можно и написать текст и сделать рисунок карандашом. Результат сохранится в виде файла‐ картинки с расширением *. jpg, что и требуется – это обычный результат сканирования страницы документа.

При правильном выборе партнеров и взаимной идентификации нагрузка на каждого из вас будет равномерно распределена во время выполнения заданий. Все, в конечном итоге, выполнят одинаковый объем работ.

Задание 3. Зарегистрировать в программе Евфрат-документооборот 4 документа с одним присоединенным файлом (разными) в каждом из них

В Евфрат‐ проводник зарегистрировать документ можно несколькими способами. Наиболее часто используемый – щелкнуть по кнопке «Зарегистрировать документ», и затем выбрать нужный документопоток. То же, но через выбор меню Документооборот => Новый документ. Или комбинацией клавиш Ctrl+N. Во всех перечисленных случаях генерируется незаполненная форма нового документа. Возможны также способы регистрации нового документа на основе уже существующего, в этом случае предварительно уже будут заполнены все реквизиты на основе старого документа. Фактически – это еще 4 способа регистрации с вариантами присоединения файлов. Рекомендуется закрывать документы сразу же после их регистрации, однако, иногда желательно быть предусмотрительным и придержать некоторые документы не закрытыми с целью, например, дальнейшей регистрации на основе открытого документа. До окончания этого задания временно оставить все документы открытыми. Внимательно читаем комментарии.

1)Зарегистрировать приказ в документопотоке Приказы.

Внимание! Каждый раз заполняются: в поле префикса (первое поле): номергруппы (например, 1465б); последовательный номер (второе поле) остается всегда пустым, программа заполнит автоматически – это имя документа; в поле суффикса номера (третье поле) указать номер задания в виде XXY, где XX – собственно номер задании(01, 02, …), y – порядковый номер документа в задании с нумерацией русскими буквами (а, б, в, … ). Этиреквизиты обязательны к заполнению и в каждом последующем документе, иначе онне будет принят к рассмотрению преподавателем. Это – предмет внутреннего соглашения (правила ведения учета) (см. рис. 13).

По окончанию задания 3 у вас должны быть зарегистрированы документы XXXXy‐ №№№‐ 03а, XXXXy‐ №№№‐ 03б, XXXXy ‐ №№№ ‐ 03в, XXXXy ‐ №№№ ‐ 03г (№№№ ‐ то, что даст программа).

Не следует путать Дату регистрации электронного документа и Дату создания его (бумажного) носителя. В случае входящего потока документов поле с " Датой регистрации" документа расположено в первой строчке полей, а поле с " Датой" создания носителя информации располагается в четвертой строке, посвященной организации‐ отправителю
(рис. 13).

Рисунок13. Формат номера документа. Красная полоса сверху соответствует сохраненному проекту

Номер регистрации документа (второе поле слева в первом ряду желтого цвета) генерируется системой, а вот Исходящий номер обычно уже проставлен на носителе при отправке от корреспондента в вашу организацию, он заполняется вручную (с бумажного носителя, или это – дата отправки электронного письма) в белое поле.

Все поля, в том числе программно не контролируемые (белый фон), необходимо заполнять. Это предписывается правилами документоведения и существенно облегчает в дальнейшем поиск документа (вам придется искать каждый созданный (зарегистрированный) вами документ неоднократно).

Формой регистрации могут быть предусмотрены как префикс к номеру, так и гриф документа. Эти поля в данном случае служат для группировки и ускорения поиска документов.

Значения в полях могут как выбираться из словаря, так и заполняться произвольно. Предпочтение следует отдавать выбору из словарей, так как использование стандартных значений уменьшает вероятность регистрации с ошибкой.

При ошибочной регистрации документа в поток, в общем случае недоступный пользователю, этот документ будет доступен только этому пользователю как регистратору этого документа, но не будет виден и доступен другим участникам группы.

При заполнении реквизитов документа ориентируемся на соответствующую информацию на носителе.

Поскольку документ создается чаще всего для регистрации носителя, то необходимо присоединить файл‐ оригинал или скан бумажного носителя к этому документу, разместив имя файла в таблице присоединенных файлов. После сохранения документа и получения его номера файлоригинал можно удалить – он уже будет сохранен на сервере вместе с документом.

2) Итак, присоединить к документу файл текстового процессора (word) с текстом приказа, созданный в предыдущем задании. Для этого используем кнопку «Добавить» справа от таблицы. Файл можно не просматривать, достаточно только ссылки (его имени).

3) Сохранить документ и записать в отчет в тетради его номер. (Ищем вторую слева кнопку или через пункты меню.)

4) Аналогично зарегистрировать еще 3 документа с, соответственно, xls, txt, jpg –файлами: 1) Зарегистрировать Коммерческое предложение в документопотоке Входящие документы; 2) Зарегистрировать Штатное расписание в документопотоке Внутренние документы. Максимально использовать ранее введенные реквизиты для документа, содержащего Приказ. Для этого используйте возможность создания документа на основе; 3) Зарегистрировать в статусе проект с резервированием номера Заявление о приеме на работу в документопотоке Входящие документы, при этом следует различать (и соответственно заполнять поля реквизитов) входящие документы от организаций (п.2) и от частных лиц (п.4). Часто для этого даже создают отдельные документопотоки. В статусе проект документ зарегистрировать можно либо не заполнив одно из обязательных (желтых) полей, или через меню Документ=> Сохранить=> Как проект. Этот статус специально существует для случаев, когда в документ невозможно внести все реквизиты, а документ необходимо все‐ таки зарегистрировать и получить его номер. Программа позволяет и не резервировать номер, документ тогда его получит при окончании регистрации.

5) Закрыть все документы.

Следует закрывать документ сразу после завершения работы с ним. При необходимости вы всегда сможете найти любой документ, с которым вы работали ранее.

Существуют два режима документа: если все поля серые, то он не взят на редактирование, если поля яркие, то можно добавить реквизит, например, файл или его отредактировать и сохранить. Если поля серые, то вложить файл не удастся.

Документ начнет исполняться только после его закрытия. Часто удобно регистрировать новый документ путем выбора Документ => Регистрация => На основе выбранного документа => Регистрационная карточка или Присоединенные файлы с присоединением файлов или без. В этом случае все реквизиты будут заполнены аналогично текущему, но у него не будет еще номера и он не будет еще сохранен (не поздно поправить ошибки и изменить поручения).

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 Следующая ⇒