Функциональные обязанности пользователей системы

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 8Следующая ⇒

При обработке документов в системе ЕВФРАТ – Документооборот вы можете выполнять одну или несколько из функциональных обязанностей.

Регистратор (по поручению начальника) создает поручения или согласования по документу, назначает контролера, ответственных исполнителей и соисполнителей по поручениям. Он также выбирает для документа маршруты выполнения согласований или поручений, выполняет связывание документов и присоединяет файлы документов к регистрационной карточке документа;

Руководитель – лицо, принимающее решения по обработке документов и распределяющее работы по документу, а также налагающее резолюции и, при необходимости, визирующее документы электронно‐ цифровой подписью (ЭЦП);

Ответственный исполнитель – лицо, отвечающее за исполнение поручения или проведения согласования по документу. Ответственный исполнитель может сам создавать новые подпоручения и согласования по данному ему поручению; может визировать документы ЭЦП, при выполнении согласований ответственный исполнитель принимает решение по документу " одобрить" или " отклонить". Он обязан отчитаться перед контролером за выполнение возложенного поручения. Он может создать один или несколько промежуточных отчетов по выполнению или вообще отказаться от поручения, обосновав свой отказ.

Соисполнитель – лицо, выполняющее поручение по документу наряду с ответственным исполнителем, но не имеющее прав на создание отчета, не руководитель. он так же может визировать документы ЭЦП.

Контролер – лицо, контролирующее ход исполнения работ по документу. Контролер может создавать новые поручения и согласования, переназначать исполнителей, поручениям изменять сроки исполнения поручений, прерывать исполнение поручений, возвращать поручения ответственным исполнителям на доработку, снимать поручения с контроля и т.д.

Типичный случай движения документов

Наиболее часто на предприятиях используется следующая схема документооборота, на примере потока входящих документов:

1. Регистратор, согласно внутренних правил работы с документами, просматривает и сортирует корреспонденцию, присланную по почте (в т. ч. электронной), доставленную курьером или переданную лично. Он подготавливает документы для просмотра руководителем, регистрирует их и относит руководителю для получения резолюции.

2.Руководитель, получив документ от регистратора, составляет резолюцию, в которой определено, в частности, кому документ должен быть разослан для работы, надо ли ставить документ на контроль, какие и кому даются поручения по документу, определяет срок исполнения документа. Руководитель дает в устной или письменной форме указания по составлению поручений по документу, назначает контролера, ответственного за контроль исполнения поручений, и возвращает документ регистратору.

3.Регистратор завершает заполнение полей документа и создает поручения или согласования по документу согласно резолюции, полученной от руководителя. Или подключает ранее созданный стандартный маршрут выполнения согласований или поручений. В случае надобности регистратор назначает контролера и срок исполнения документа.

4.Тем самым документ автоматически попадает контролеру. Контролер может изменить срок исполнения документа и переназначить контролера по документу. Он может вводить тексты заданий ответственным исполнителям и устанавливает сроки исполнения согласований или поручений по документу.

5. Ответственные исполнители также автоматически получают документ и уведомление о поручениях или согласованиях, выполняют их или могут создать подпоручения по документу и назначить исполнителей по этим подпоручениям. Они могут до начала исполнения поручения присоединить к документу отказ или промежуточный отчет, например, о начале исполнения.

6. Документ движется (пересылается системой) по маршруту. Исполнители последовательно, по мере завершения работ предыдущими исполнителями, получают свои поручения по документу, просматривают их тексты и выполняют связанные с ними работы (возможно, для этого им потребуется забирать прикрепленные файлы на редактирование).

7. При выполнении согласования по документу исполнитель принимает решение " одобрить" или " отклонить" документ. Виза присоединяется к документу.

8. Выполнив поручения, исполнители пишут отчеты, которые присоединяются к документу.

9. Документ возвращается к контролеру. Он может принимать отчеты и снимать поручения с контроля либо признавать отчеты неудовлетворительными и возвращать поручения вместе с документом исполнителям на доработку.

Ответственный исполнитель по поручению выступает в роли контролера для подпоручений, созданных им самим.

10.С окончанием выполнения всех поручений и согласований контролер снимает документ с контроля. При этом он пишет при необходимости комментарий по результатам исполнения документа. Сам документ с этого момента считается исполненным. Он продолжает храниться в базе данных на сервере, со временем может быть перенесен в электронный архив.

Любой документ всегда доступен для пользователей системы, имеющих право хотя бы на чтение.

Запуск программы

Перед началом работыобязательно должен быть запущен СерверДокументооборота. Обычно это делает администратор системы. Обычным пользователям этого делать не надо. Для запуска сервера программы Евфрат‐ Документооборот необходимо на сервере выбрать пункт Windows Пуск-Все программы– ЕВФРАТ – Администрирование - СерверДокументооборота. (О запуске СервераДокументооборота сигнализирует в системной панели Windowsзначок на сервере. Для того чтобы запустить клиентское приложение программы ЕВФРАТ - Документооборот, выберите Рис.4.

Запуск программы Евфрат‐ документооборот пользователемв главном меню Windows пункт Все программы - ЕВФРАТ - ЕВФРАТ (рис. 4).

Рисунок 4. Запуск программы Евфрат‐ документооборот пользователем

Система выведет на экран диалоговое окно подключения к серверу (рис. 5). В поле Сервер необходимо указать в общем случае IP ‐ адрес сервера, на котором запущен Сервер Документооборота, (или его сетевое имя, их необходимо предварительно уточнить у администратора) и номер порта через двоеточие (по умолчанию 17170) без пробелов (рис. 5), например, 10.0.12.15: 17170. К следующему запуску эта строка будет запомнена.

Рисунок 5. Форма ввода Логина, Пароля и Адреса сервера

Если программа запускается на том же компьютере, на котором запущен Сервер Документооборота, то вместо имени сервера можно ввести слово localhost, которое заменяет IP‐ адрес данного компьютера.

Введите имя пользователя для входа в систему (при первом запуске администратором пароль не установлен) и пароль, если вы его уже установили.

Знакомство с интерфейсом

Сразу после запуска программы открывается Главное окно или Менеджер программы. Во время работы с Евфрат‐ документооборот крайне нежелательно закрывать Главное окно, иначе запускать программу придется еще раз. Однако, скрыть его можно. При этом, остается либо ярлык Главного окна в нижней строке экрана (рис. 6), либо ярлык

в трее:

Рис.6. Ярлыки Главного окна и окна документа

По своему пользовательскому интерфейсу Главное Окно (Менеджер) программы ЕВФРАТ‐ Документооборот напоминает программу для работы с электронной почтой (рис. 7).

В верхней части окна расположено меню и ниже ряд кнопок быстрого доступа. Кнопки являются весьма полезным инструментом, так как служат идентификатором выбранного режима — цвет кнопки изменяется, кнопка становится серой.

Панельнавигации (слева) содержит дерево папок. По папкам распределяются поступающие к пользователю документы и сообщения. Папки подразделяются на системные и пользовательские.

К пользовательским относятся папки, вложенные в папку «Мои документы». Остальные папки являются системными. Системные папки не могут быть переименованы, перемещены, скопированы или удалены пользователем. Пользователь имеет возможность создавать, копировать, перемещать, переименовывать и удалять пользовательские папки, копировать или перемещать документы из системных папок в пользовательские, удалять документы из пользовательских папок. В папку «Общие папки» документы помещаются администратором. Системные папки: 1) Папка Контрольсодержит список документов, по которым вы являетесь контролером. Папка Поручениясодержит список поручений или согласований, по которым вы являетесь ответственным исполнителем или соисполнителем. Папка Согласования содержит документы, направленные пользователю на согласование или направленные пользователем на согласование кому‐ либо. В папках Порученияи Контрольсообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу.

2) Папки Входящие сообщения иИсходящие сообщениясодержат соответственно списки входящих и исходящих сообщений.

3) В папке Результаты поискасодержатся документы, поручения и согласования, которые были найдены в результате задания каких либо критериев поиска.

4) И в папке Мусорная корзина могут оставаться любые объекты, которые были удалены из вышеперечисленных папок.

Справа от названий некоторых системных папок в скобках указаны цифры. Первая цифра показывает количество непрочитанных объектов, находящихся в папке, вторая — общее число объектов в папке. Число в скобках означает, что все объекты в папке прочитаны.

На панели просмотраотображается содержимое папки, выбранной на панели навигации. В зависимости от типа выбранной папки внешний вид панели может различаться. При выделении какого‐ либо объекта вид панели изменяется и в ней отображается информация об этом объекте: 1)для документов отображается РКК; 2) для поручений отображается текст и информация о поручении (исполнители, контролер, срок исполнения и т. д.). В списке исполнителей имя ответственного исполнителя следует первым и выделено жирным шрифтом; 3) для сообщений отображаются тема, текст, отправитель и получатель сообщения, а также ссылки на присоединенные к сообщению документы.

При получении нового сообщения значок программы ЕВФРАТ ‐ Документооборотв системной панели изменяется и принимает вид: Рекомендуется своевременно открывать полученные сообщения, по мере их получения, присматривая за значком программы, так как никаких иных мер против невнимательных пользователей не предусмотрено.

Установка своего пароля

Пароль, как правило, устанавливается самим пользователем. В любом случае пользователь программы может в любой момент изменить пароль на свой логин. Администратор, если не устанавливал пароль и не запомнил в момент установки, не может его узнать. Но может задать новый, временно, до изменения пользователем самостоятельно.

Поэтому установите новый пароль. Для этого используйте меню Сервис => Изменить пароль (рис 8). Программа чувствительна к пробелам, языку и регистру, будьте внимательны.

Рисунок 8

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 Следующая ⇒