НЕГА ТИВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ И СТРЕССОВЫЕ СИТУАЦИИ

Ситуации и действия, приводящие к нервно-эмоциональной нагрузке, напряжению и стрессу в работе:

• Все виды конфликтных ситуаций, возникающих в процессе совмест­ной работы.

• Критика, особенно несправедливая, высказанная в оскорбительной, грубой форме, затрагивающая чувство собственного достоинства.

• Необоснованное понижение в должности или перевод на другое место работы против желания человека.

Необоснованное понижение заработной платы, наложение матери­альных выплат, штрафов и т. п.

Лишение ожидаемых премий, поощрений, награждений. Наложение иных санкций, если они представляются чрезмерными или не вполне обоснованными.

Глава 7. Личность и авторитет менеджера

• Психологически неприемлемые и необоснованные распоряжения свер­ху, выбивающие из колеи и не позволяющие работать результативно.

• Плохая организация работы, постановка заданий, не подкрепленных соответствующими средствами и эффективными методами.

• Нагромождение различных дел и необходимость одновременного вы­полнения различных не связанных между собой видов работы.

• Неожиданные приказы, заставляющие работать в дефиците времени.

• Неспособность эффективно выполнять профессиональные обязанно­сти в силу отсутствия опыта.

• Финансовые ошибки, просчеты, нарушения, которые требуют значи­тельной материальной компенсации.

• Неблаговидные поступки руководителя или коллег по работе, затра­гивающие человека.

• Разочарование в работе, в ранее принятой позиции, осознание «тупи­ковое™» ранее отстаиваемых подходов и установок.

• Длительное ожидание чего-либо (например, ответственной проверки, квалификационного экзамена и др.).

• Неудовлетворенность большим количеством рутинной, неинтересной работы.

• Ненормированность труда и отдыха, необходимость работать в ве­черние и выходные дни.

• Серьезные ошибки и неудачи в работе, переживание чувства вины за совершение ошибок.

• Переживание высокой ответственности в ситуациях, которые трудно контролировать.

• Реальная угроза лишиться работы.

Большинство менеджеров каждый день сталкиваются с негативом, сложностями, нерешенными проблемами. Как успешно справляться со всем этим потоком, избегая стресса?

Есть несколько правил и приемов, позволяющих повысить собствен­ную мотивацию и эффективность.

В любой негативной ситуации находить как минимум три позитивных последствия для себя.

Если недостаток мешает человеку достигать успехов, то, признавая его в себе, нужно искать возможности максимально нейтрализовать его. Например, если основной вид деятельности не требует от некоммуника­бельного человека обязательной общительности (как в сфере продаж), то 294

7.7. Самоменеджмент

ожно вести переписку по электронной почте, сводя к минимуму личное взаимодействие.

Развивать свои достоинства, а недостатки нейтрализовать, т.е. стараться моделировать ситуацию таким образом, чтобы они в ней не были значимы. Есть общепринятые представления о достоинствах и недостатках. Напри­мер интроверты считаются некоммуникабельными, и если такой человек воспринимает это качество как «изъян», то нужно проанализировать, так ли необходимы ему навыки общения или он прекрасно справляется с работой и без них. Если же он может добиваться успеха при имеющемся у него наборе способностей, то нет смысла сожалеть о своем «несовершенстве». Другими словами, недостатки — это не те качества, которые принято считать тако­выми, а только те, которые реально мешают человеку. Для развития досто­инств, напротив, необходимо частое выстраивание ситуаций, в которых по­ложительные качества проявляются особенно ярко и наглядно.

Определить круг людей, мнение которых важно для человека (рефе­рентную группу). Помня о том, что «никто не может обидеть нас без на­шего на то согласия», важно научиться не реагировать на негативное мнение о нас людей незнакомых, неуважаемых нами или имеющих к нам предвзятое отношение. Неразумно болезненно реагировать и обижаться на людей, оценка которых никак не влияет на нашу жизнь. Если же чело­век чувствует отрицательное отношение к себе того, кто входит в его ре­ферентную группу, возможно, он находится под воздействием манипуля­тора и не факт, что дальнейшее общение с ним пойдет на пользу.

Положительно настроиться, приступая к решению сложной задачи. Есть мнение, что мысли материальны, мы можем сами программировать себя на удачу или невезение. К примеру, успешный в продажах сотрудник рассуждает так: «Я могу предложить клиенту то, что даст ему возмож­ность получить выгоду для себя (заработать, улучшить качество жизни и т.д.)». Слабый продавец думает так: «Приходится отвлекать человека от Дел, надоедать ему, пытаться заставить его купить то, что ему не особенно и нужно». Собираясь на переговоры к конфликтному клиенту, успешный человек говорит себе: «Я все равно перетяну его на свою сторону! ». Со­трудник, программирующий себя на неудачу, боится («Он опять будет не­доволен, начнет мне хамить»), жалеет себя, выискивает у клиента серьез­ные недостатки («Ему еще развиваться и развиваться! »). Таков ход мыслей негативно и позитивно настроенных людей. Необходимо постоян­но контролировать себя, поддерживать положительный настрой.

Глава 7. Личность и авторитет менеджера

Моделировать успешное будущее. Один из важнейших факторов уда­чи в жизни и карьере — определение имеющихся ресурсов. Это означает не самообман, а честную оценку реальных внутренних и внешних воз­можностей для достижения успеха задуманного. Те же, кто практикует противоположный подход, — обосновывают невозможность достижения целей, — обычно становятся неудачниками. Поэтому только детально оценив имеющиеся средства для решения задач, можно просчитывать риски, а также стараться нейтрализовать их.

РАЦИОНАЛЬНОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВРЕМЕНИ

Самое ценное, что ежедневно уходит от нас, что мы безвозвратно те­ряем, — это время. Его не удается восстановить. Рационально используя время, вы управляете собой, своей деятельностью и жизнью. Рационально использовать время вам помогут следующие рекомендации:

• делите время на несколько категорий:

1 -я категория — время, посвящаемое делу, которое вы считаете глав­ным для себя;

2-я категория — время, затрачиваемое на необходимые, но малопро­изводительные виды деятельности;

3-я категория — не рационально использованное, «бросовое» время (поездки на транспорте, переезды в процессе командировок, стояние в очереди, обеденное время и др.);

• попытайтесь установить, сколько часов в сутки вы можете продук­тивно работать. Старайтесь не выходить из этих рамок;

• систематически хронометрируйте расход вашего времени;

• проводите анализ, как его можно разумно, рационально использовать;

• периодически хронометрируйте и анализируйте, где ваши главные потери времени;

• главным делам отводите лучшее время суток;

• чередуйте время труда и отдыха;

• отдыхайте, прежде чем вы устали. Устраивайте перерывы в работе до того, как почувствуете утомление. Если оно все-таки наступило, пре­кращайте работу и отдыхайте;

• рационально используйте непроизводительные затраты времени (по­ездки в транспорте, очереди, командировки и др.);

7.7. Самоменеджмент

. комбинируйте утомительные и приятные задания; , старайтесь не работать «в пожарном режиме»; сводите к минимуму срочные поручения;

• учитывайте в работе ваш индивидуальный биологический ритм: кто _вы — «жаворонок» или «сова»?

• анализируя причины невыполнения планов (за день, неделю, месяц, год), определите, где и почему вы нерационально расходовали время;

• не берите на себя обязательств, которые отнимут у вас много времени и помешают выполнению вашего главного дела.

Некоторые руководители выполняют значительный объем работы в ограниченные сроки, другие жалуются, что не могут достичь определен­ных результатов из-за «недостатка времени». Для таких руководителей возможность учиться более эффективно и разумно распоряжаться време­нем поистине драгоценна.

Учиться эффективно использовать время следует начинать с понима­ния, куда оно у вас уходит. Без полного представления о вашей ежеднев­ной работе нет никаких оснований для внесения изменений. Начав изу­чать использование своего времени, вы, вероятно, придете к некоторым из следующих оценок:

• Я позволяю себе тратить свое время на других.

• Я растрачиваю время на мелочи.

• Я позволяю отнимать у себя время эмоциям.

• Я не умею достаточно хорошо планировать и, как следствие, создаю себе работу, требующую дополнительных затрат времени.

• Я делаю то, что могли бы выполнить другие.

• Я не добиваюсь целей в поставленные мною сроки.

Ключ к улучшению использования времени — это осведомленность. Если вы не удовлетворены собой, ваши суждения могут затруднить про­цесс обучения и внесения изменений. Куда полезнее просто посмотреть, как вы тратите время, и собрать эти наблюдения. Это мало-помалу по­влияет на вашу самооценку, и перемены произойдут сами собой.

Время и силы менеджера

У многих руководителей возникают проблемы с распределением вре­мени: столько всего нужно сделать, что вполне можно было бы работать ^по двадцать часов ежедневно. Однако те, кто умеет эффективно распоря-

Глава 7. Личность и авторитет менеджера

жаться временем, становятся крайне скрупулезными, «вкладывая» свое время.

Такие люди постоянно задают себе следующие вопросы:

• Надо ли мне делать это?

• Хочу ли я делать это?

• Какими могут быть потенциальные результаты?

• Как это сделать проще всего?

• Могу ли я привлечь на помощь дополнительные ресурсы?

• Не могу ли я делать так же что-либо еще?

Идея, неявно содержащаяся в термине «вклад времени», крайне по­лезна. Относитесь к своему времени так же, как удачливый вкладчик ка­питала обращается со своими акциями. Проблемы в том и другом случае похожи. Инвестор не может иметь вклады всюду и поэтому выбирает оп­ределенные капиталовложения, так распределяя свои инвестиции, чтобы общий эффект был наибольшим. Точно так же и менеджер располагает ограниченным количеством времени и должен, вкладывая его, максими­зировать свои результаты.

На идею «Не могу ли я делать та кже что-либо еще? » нас натолкнули удачливые руководители, ухитряющиеся «угнаться за двумя зайцами». Мы развили ее дальше и разработали метод, который назвали «Удвое­ние». Цель «Удвоения» — сознательное использование времени для вы­полнения не одной, а нескольких задач сразу. Например, поездку по же­лезной дороге можно использовать для чтения технического журнала, а послеобеденная беседа может пригодиться для опробования ваших взгля­дов или, чтобы научиться чему-либо у окружающих. Поскольку каждый момент времени может использоваться для выполнения нескольких за­дач, нужно четче представлять себе ваши возможности. «Удвоение» мо­жет стать полезным и в управлении, и в обычной жизни.

Для руководителей, рационально распоряжающихся временем, харак­терны четыре общих черты:

• Они бережливо относятся к своему времени, осознавая, что это бес­ценный, ресурс, требующий разумного обращения с ним. Прежде чем принять решение о выделении времени на какую-либо конкретную деятельность, руководитель оценит, так ли уж она полезна. Идея не обещающая весомых результатов, сразу же отвергается.

• Они совершенствуют умение делегировать свои полномочия. Пере­распределение полномочий представляет собой процесс передачи за-

7.7. Самоменеджмент

дач от одного лица к другому. С передачей своей ответственности за выполнение задачи, полномочий и возможностей по ее решению вы­свобождается время на более ценную деятельность.

• Они планируют использование времени. Составляется расписание действий, готовится та или иная форма сетевого плана так, чтобы обеспечить выбор рационального решения.

• Их подход к решению проблем основан на оценке его эффективно­сти. При возникновении трудностей и в моменты, когда необходимо найти решение, руководитель, эффективно использующий время, выберет такой метод, который приведет к эффективному решению проблемы.

Один из экспертов опросил в течение своей консультативной дея­тельности 100 менеджеров и пришел к следующим выводам. Из 100 менеджеров:

• лишь один имеет достаточно времени;

• десятерым требуется на 10% больше;

• сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

• остальным не хватает 50% времени.

Чтобы вскрыть причину возникающих дефицитов времени, нужно провести инвентаризацию времени (метод записи времени с целью кон­кретного определения, сколько времени, на что и с кем вы тратите, чтобы вскрыть действительно важные ошибочные моменты своего личного ра­бочего стиля).

Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту! Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект. Путем инвентаризации временных затрат вы сможете проанали­зировать в тезисном порядке ваши поглотители времени и найти способы их устранения.

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться: