Расходы по проезду к месту командирования и обратно

Расходы по проезду принимаются к учету (и в бухгалтерском, и в налоговом одинаково) в сумме фактических затрат, подтвержденные проездными документами. При этом к стоимости проезда относятся

- страховые платежи по обязательному страхованию;

- услуги по предварительной продаже и бронированию билетов;

- расходы по пользованию постельными принадлежностями в поезде;

- расходы на провоз багажа;

- стоимость проезда к станции или аэропорту, которые находятся за чертой

города.

При утере проездных документов, на основании заявления работника, руководитель имеет право возместить работнику расходы на проезд по минимальной стоимости на основании справки транспортного предприятия или работник может получить дубликат проездного документа. Если нет ни одного документа, то может оплатить данные расходы в виде материальной помощи.

Расходы на проезд и в бухгалтерском, и в налоговом учете принимаются в полном объеме, в соответствии с проездными документами. Причем предприятия могут относить в уменьшение налогооблагаемой прибыли расходы на проезд к месту командировки любым видом транспорта без разграничения класса и категории, т.е. оплату бизнес- класса в самолете, вагон СВ или повышенной комфортности в поездах.

В состав расходов по проезду к месту командировки внутри страны включается НДС. Сумма налога по этим расходам принимается к вычету на основании проездного документа, т.е. билета. Счет-фактура в данном случае не требуется. Главное условие для применения налогового вычета заключается в том, чтобы сумма НДС в билете была выделена отдельной строкой. Например, во всех авиа билетах он выделяется, а в железнодорожных нет. При применении налогового вычета в книгу покупок записывается вместо счета-фактуры номер проездного документа (билета).

Особенности учета расходов на проезд при командировках с использованием автотранспорта.

В необходимых случаях при направлении работников в командировку используется автотранспорт. Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то в этом случае появляются дополнительные расходы, связанные с обслуживанием автотранспорта в пути следования. К числу таких дополнительных расходов относится оплата ГСМ, автостоянок и др. расходы.

Для обоснованного отнесения этих затрат на счета бухгалтерского учета и в налоговые регистры водителю служебного автомобиля вместе с командировочным удостоверением должен быть выписан путевой лист на весь срок командировки (обычно путевой лист выписывается только на один день, т.е. ежедневно). Путевой лист выписывается по унифицированной форме.

Если для командировки используется личный автомобиль командированного сотрудника, то дополнительные расходы, связанные с эксплуатацией во время командировки, могут быть также учтены в бухгалтерском и налоговом учете при соответствующем документальном оформлении. Возможны 2 варианта оформления отношений по поводу использования личного автомобиля:

1. Заключается договор аренды автомобиля у физического лица на срок командировки. Размер арендной платы за использование автотранспорта нормативными документами не регламентируется, т.е. организация вправе установить любую сумму, которая компенсирует работнику все дополнительные расходы по такой поездке. Сумма арендной платы по такому договору может быть принята в бухгалтерском и налоговом учете. Также дополнительно могут быть приняты к учету расходы по оплате ГСМ за период этой командировки.

2. Заключение договора на использование личного автотранспорта в служебных целях или издание приказа (распоряжения) по предприятию. По такому договору работнику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях. Размер компенсации для целей налогового учета лимитируется и в настоящее время составляет 1200 руб. в месяц за использование автотранспорта с объемом двигателя до 2 литров и 1500 руб. при объеме двигателя более 2 литров. Предприятие вправе установить и больший размер компенсаций. Фактическая сумма выплаченной компенсации должна быть закреплена во внутреннем распорядительном документе организации, и эта сумма учитывается в бухгалтерском учете, но в налоговом учете только в пределах установленных норм (см. выше).

Возмещение расходов по найму жилья

Эти затраты возмещаются командированным в сумме фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, т.е. норм возмещения здесь нет. В качестве подтверждающих документов используется бланк строгой отчетности специальной формы ф. № 3-Г «Счет гостиницы». В этом бланке сумма НДС может быть выделена отдельной строкой и тогда, на основании этого счета, организация вправе применить налоговый вычет по НДС и записать в книгу покупок вместо счета-фактуры номер данного «Счета гостиницы».

Некоторые гостиницы вместо бланка строгой отчетности используют ККМ и выдают за оказанные услуги счет за проживание и чек ККМ, подтверждающий оплату услуг. Для того чтобы записать НДС по таки документам необходимо составить счет-фактуру.

В некоторых случаях сотрудник не предоставляет документы, подтверждающие оплату проживания в командировке. По решению руководителя организации бухгалтерия вправе возместить такому работнику расходы в той сумме, которую утвердит руководитель организации. Существует также минимальная норма по возмещению расходов на проживание без подтверждающих документов. В настоящее время она равна 12 руб. в сутки. Причем эта норма действует только целей бухгалтерского учета, а в налоговом учете нельзя принимать никаких расходов без подтверждающих документов.

Суммы, выплаченные работнику без подтверждающих документов свыше 12 руб., являются базой для начисления НДФЛ.

В некоторых случаях, для проживания командированных организация арендует квартиры у физических лиц. При аудите необходимо убедиться в наличии договора на аренду жилого помещения, сопоставить срок аренды и срок командировки, выяснить удерживался ли НДФЛ с сумы арендной платы, выплаченной арендодателю.

Если арендодатель жил в помещении, являющимся ПБОЮЛ, то к договору аренды должны быть приложены свидетельства о регистрации предпринимателя и поставки его на налоговый учет. В этом случае НДФЛ не удерживается, т.к. плательщиком налога является сам предприниматель.

Оплата суточных

В соответствии со ст. 168 ТК РФ предусмотрено, что предприятие должно выплачивать суточные за период командировки в размерах не ниже сумм, утвержденных Правительством РФ для бюджетных организаций. Максимальная величина суточных трудовым законодательством не ограничена, поэтому на каждом предприятии размер суточных должен быть утвержден внутренним нормативным документом. Это может быть сделано или в коллективном договоре, или в специальном Положении о командировках, или в отдельном приказе (т.е. так же как и при компенсации при использовании личного автомобиля в целях служебной командировки).

В бухгалтерском учете суточные принимаются в размере фактических затрат на основании внутреннего документа.

В налоговом учете суточные принимаются из расчета 700 руб. в сутки.

Командированному работнику, как правило. Перед отъездом выплачивается аванс. Основанием его выдачи является Приказ о направлении в командировку формы Т-9 и расчет суммы аванса. Сумма аванса рассчитывается исходя из предполагаемой стоимости проезда туда и обратно, срока командировки, установленной нормы суточных и предполагаемых расходов на проживание.

Расчет аванса (или смета на командировочные расходы) является первичным документом для выплаты подотчетной суммы, поэтому этот документ должен быть оформлен в соответствии с законом о бухгалтерском учете и содержать в себе все необходимые реквизиты.

Выдача денежных средств под отчет производится только тем сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры, при условии полного отчета по ранее полученным подотчетным суммам. Передача выданных денег от одного лица к другому запрещается.

В соответствии с п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», работник обязан отчитаться о выполнении служебного поручения в течение трех дней после возвращения из командировки. Для утверждения и списания подотчетных сумм используется авансовый отчет унифицированной формы АО-1, утвержденный Госкомстатом в 2004г. В качестве приложения к авансовому отчету прикладываются служебное задание с заполненным и подписанным руководителем отчетом о его выполнении (форма Т-10а) и командировочное удостоверение (форма Т-10).

Оборотная сторона авансового отчета заполняется подотчетными лицами. Там указывается перечень приложенных оправдательных документов к авансовому отчету и суммы расходов по ним. Все это заверяется подписью подотчетного лица.

К бухгалтерскому учету принимаются проверенные и правильно оформленные авансовые отчеты с обязательным утверждением их руководителем организации. Дата утверждения авансового отчета очень важна, т.к. именно на эту дату признаются командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: