И другие нормативные правовые акты

21. Регламенты, положения, правила и инструкции, порядки, наставления и другие нормативные правовые акты (далее – Положения) утверждаются, как правило, приложением к приказу, которое оформляется в соответствии с пп. 6 п. 18 Инструкции.

22. Порядок подготовки и оформления проектов Положений соответствует общему порядку подготовки нормативных правовых актов, предусмотренному постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895).

23. Положения печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и состоят из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему Положения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При необходимости для полного изложения вопроса в Положениях могут использоваться тексты из законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и официальный источник их опубликования.

Таблицы, графики, карты, схемы, как правило, должны оформляться в виде самостоятельных приложений к Положению, а соответствующие пункты Положения должны иметь ссылки на эти приложения.

24. Текст Положения излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок Положения отвечает на вопрос «о чем? », заголовок к должностному регламенту отвечает на вопрос «кого? » (Должностной регламент ведущего специалиста отдела государственной службы и кадров…).

 

Договоры (соглашения), контракты

25. Договоры (соглашения), контракты (далее – Договоры) с федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации и Удмуртской Республики, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными структурными отделами Управления в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, начальниками структурных отделов, отделом правового обеспечения, Заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей и представляются на подпись Руководителю или Заместителю руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Договоры, подготовленные федеральными органами исполнительной власти, иными государственными органами Российской Федерации и Удмуртской Республики, передаются на экспертизу в структурные отделы Управления по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

Договоры (соглашения), кроме указанных в пунктах 26 и 27 Инструкции, регистрируются и хранятся в отделе общего обеспечения.

26. Договоры (контракты) по хозяйственной и производственной деятельности, связанные с финансовыми обязательствами Управления, оформляются отделом материально-технического обеспечения в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителем, начальниками материально-технического отдела, финансово-экономического отдела, отдела правового обеспечения и представляются на подпись Заместителю руководителя, курирующему хозяйственную деятельность, или уполномоченному должностному лицу.

Данные договоры (контракты) регистрируются в отделе материального технического обеспечения и хранятся в финансово-экономическом отделе.

27. Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются отделом государственной службы и кадров в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1 (1), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 8, ст. 629) и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и Руководителем и заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Управления.

28. Договоры оформляются на стандартных листах формата А4

(210 х 297 мм). Обязательные реквизиты договоров (соглашений) оформляются по правилам, предусмотренным п. 18 Инструкции.

Протоколы

29. Протоколами в Управлении оформляются решения, принятые на совещаниях у Руководителя, Заместителей руководителя, начальников структурных (территориальных) отделов, иных совещаниях в Управлении (далее – Совещания).

30. Протокол Совещания оформляет секретарь (ответственный за проведение Совещания государственный служащий (работник) на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman № 14.

Протоколы могут издаваться в полной (Приложение № 6) или краткой (Приложение № 7) форме.

При краткой форме оформления протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, т.е. перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля и его наименование начинается с предлога «О» («Об»).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола, после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «ПРИСУТСТВОВАЛИ» печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания. Наименование должностей могут указываться обобщенно, например: «начальники структурных (территориальных) отделов Управления».

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Перечень присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

31. Протокол имеет следующие реквизиты:

1) наименование документа – слово «П Р О Т О К О Л» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;

2) название (вид) совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения совещания. Указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола сплошной линией;

4) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом

(пп. 2 п. 18 Инструкции) и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания;

5) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера. Государственный служащий (работник), ответственный за подготовку протоколов, перед представлением на подпись присваивает им номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у Руководителя, протоколы совещаний у Заместителя руководителя, протоколы совещаний у начальника структурного (территориального) отдела, протоколы межведомственных совещаний и др.;

6) подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с пп. 8 п. 18 Инструкции.

Протокол подписывают должностное лицо, председательствующее на Совещании, и секретарь Совещания, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел Управления.

32. По решению должностного лица, председательствующего на Совещании, секретарь Совещания тиражирует протоколы и/или оформляет выписки из протоколов, а также сопроводительные письма и рассылает их через отдел общего обеспечения заместителям Руководителя в соответствии с распределением обязанностей, в структурные (территориальные) отделы Управления, заинтересованные государственные органы и иные организации.

 

Служебные письма

33. Служебными письмами оформляются:

ответы об исполнении поручений Администрации Президента Российской Федерации, Правительства и Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Главного федерального инспектора по Удмуртской Республике, членов Совета Федерации и Депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по обращениям граждан, относящимся к компетенции Управления и др.;

ответы об исполнении поручений Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском Федеральном округе, членов Совета Федерации и Депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции Управления и др.;

ответы об исполнении поручений Росреестра;

ответы на запросы организаций и обращений граждан;

инициативные письма по вопросам компетенции Управления.

Редактированию подлежат следующие служебные письма:

проекты документов, подготовленные за подписью Руководителя;

проекты документов, подготовленные за подписью Заместителей руководителя в случае их направления в вышестоящие организации (Администрацию Президента и Правительства Удмуртской Республики, Росреестр, и т.п.).

34. Реквизиты служебных писем:

1) служебные письма печатаются в структурных отделах Управления на гербовых бланках (Приложение № 5), формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman № 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции, в территориальных отделах - на стандартных листах бумаги в верхнем левом углу которого проставляется мастичный штамп с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В совместном с другими организациями служебном письме бланк не применяется;

2) адресат служебного письма печатается от центра текстового поля тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется в федеральные органы исполнительной власти, в Росреестр и его территориальные органы и подведомственные организации, почтовый адрес после наименования адресата не указывается, во всех остальных случаях исполнитель указывает в реквизите «адресат» полный почтовый адрес, включая почтовый индекс.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

Правительство

Удмуртской Республики

 

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения так же пишется в именительном падеже, например:

Государственный Совет

Удмуртской Республики

 

Постоянная комиссия

по бюджету, налогам

и финансам

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:

 

Администрация

Президента и Правительства Удмуртской Республики

 

Начальнику Управления

по внутренней политике

Л.А. Кондакову

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1, 5) межстрочным интервалом.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

 

Главному федеральному инспектору

по Удмуртской Республике

 

Р.Ф. Идрисову

 

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

 

Руководителям территориальных органов Федеральной службы

государственной регистрации, кадастра и картографии

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, который печатается через один межстрочный интервал, например:

Никитину А.Г.

 

ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15,

г. Санкт-Петербург, 197049

 

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов (исключение составляют материалы по судебным делам, где может быть больше адресатов, которые должны быть указаны в соответствии с требованиями судебных органов). Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается начальником соответствующего структурного отдела;

3) дата служебного письма оформляется арабскими цифрами, как правило, в день подписания при его регистрации отделом общего обеспечения и оформляется в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 01.12.2010.

4) регистрационный номер служебного письма после его подписания оформляется отделом общего обеспечения одновременно с датой и состоит из знака «№», индекса номенклатурного дела структурного отдела, подготовившего документ и порядкового номера документа, например:

№ 05-20/2534, где 05-20 – индекс номенклатурного дела структурного отдела, которым подготовлено служебное письмо; 2534 – порядковый регистрационный номер в электронной базе данных.

При регистрации исходящего документа с подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи;

5) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной части текста письма.

Указание в рассматриваемом реквизите данных запроса значительно облегчает адресату поиск конкретного исполнителя, а следовательно, сокращается время работы со служебным письмом и повышается эффективность использования размещенной в нем информации;

6) заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопрос «о чем? » («о ком? »).

Заголовок, как правило, помещается на угловом бланке служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной) через один межстрочный интервал шрифтом Times New Roman № 12. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится;

7) текст служебного письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;

использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

эмоционально-нейтральный тон изложения.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

«Уважаемый Сергей Васильевич! »;

«Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна! ».

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

«Уважаемые коллеги! »;

«Уважаемые господа! »;

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:

«Уважаемый гражданин Хохлов! »;

«Уважаемая госпожа Михайлова! ».

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

«Уважаемый господин председатель! »;

«Уважаемый господин директор! ».

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

«Григорий Иванович! »;

«Гражданин Петров! »;

«Граждане! »;

«Коллеги! »;

«Господа! ».

Обращение к адресату располагаются на два, три межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок».

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

«Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о …».

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действий, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

«Ваше письмо от … №… получено»;

«Управлением рассмотрено Ваше письмо от… №…»;

обоснование действия:

«В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации…»;

«В связи с… (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)…»;

«На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)…»;

«В порядке оказания (содействия, помощи и др.)…»;

«В целях (совершенствования контроля и др.)…»;

благодарность:

«Управление благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)…№…»;

«Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников»;

просьба:

«Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)…»;

«Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу…, дать заключение…, сообщить сведения… и др.)…»;

сопровождение:

«Направляем копию служебного контракта…»;

«Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)…»;

напоминание:

«Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения…»;

предложения:

«Предлагаем рассмотреть возможность прохождения практики студентом 4 курса Ижевского юридического института Сергеевым П.И. в Вашем учреждении»;

«Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта»;

основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.;

заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению должностного лица подписывающего служебное письмо.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Управления, например:

«С уважением, …»;

«С благодарностью и уважением, …»;

«С уважением и пожеланием успехов в работе, …».

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: «Управление рассмотрело», «коллегия решила», «информируем…», «сообщаем…», «просим направить…», «предлагаем рассмотреть…», «полагаем целесообразным» и т.п.

8) реквизит « приложение » отделяется от текста одним, двумя межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

При отсутствии в тексте наименования прилагаемого документа оно обязательно указывается в реквизите «приложение», затем - число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение: 1. Статистическая форма № 1-РПЖ «Сведения о регистрации прав на жилые помещения» на 2 л. в 2 экз.

2. Методические рекомендации по заполнению формы № 1-РПЖ на 1 л. в 1 экз.

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

 

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

 

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например:

 

Приложение: программа в 3 экз.

 

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

 

Приложение: письмо Росреестра от 08.12.2010 № 14-9224-ГЕ

с приложениями к нему, всего на 5 л.;

 

9) согласование служебных писем со структурными отделами, к компетенции которых они относятся, и курирующими Заместителями руководителя осуществляется исполнителем. Визирование документа является его согласованием внутри организации. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило своё отношение к нему. Визируется второй экземпляр служебного письма в нижней части лицевой стороны последнего листа, например:

 

Заместитель руководителя

(личная подпись) Л.Ю. Соковикова

Дата;

 

10) реквизит «подпись» отделяется от реквизита «приложение», а при его отсутствии от «текста», тремя межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке Управления, полное – в иных случаях), личная подпись Руководителя (Заместителя руководителя, начальника структурного (территориального) отдела), расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается на поле бланка в порядке, предусмотренном пп. 8 п. 18 Инструкции, например:

 

Заместитель руководителя И.В. Шкуратов

 

 

Несколько подписей лиц, замещающих одинаковые должности, располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала, например:

 

Начальник отдела правового обеспечения   (личная подпись) Ф.А. Зворыгина

Начальник отдела приема документов   (личная подпись) Н.В. Возженикова

 

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей, например:

 

Заместитель руководителя (личная подпись) Л.Ю. Соковикова

 

Начальник отдела

государственной службы и кадров (личная подпись) В.Р. Юсупова

 

Служебные письма, направляемые федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписывают Руководитель или его заместители, курирующие соответствующие направления деятельности.

Предписания (предупреждения) об устранении выявленных недостатков по результатам проверок, а также протоколы об административных правонарушениях подписывает Руководитель, Заместитель руководителя, курирующий соответствующее направление деятельности, должностные лица специально на то уполномоченные.

Протоколы об административных правонарушениях в сфере государственного земельного контроля составляют должностные лица Управления, осуществляющие государственный земельный контроль.

Заявления в арбитражные суды, суды общей юрисдикции, мировые соглашения подписывает Руководитель и государственные гражданские служащие Управления в соответствии с выданными им доверенностями.

Служебные письма на гербовых бланках подписывают только Руководитель и его заместители. Письма за подписью начальников структурных отделов изготавливаются на стандартных листах бумаги, с проставлением углового штампа с наименованием управления.

11) исполнитель служебного письма указывает свои инициалы, фамилию, номер служебного телефона в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа (шрифтом Times New Roman № 10), например:

 

Л.И. Изотова

46 07 31

 

Служебные записки

35. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах Управления отношения субординации структурных (территориальных) отделов с руководством Управления и координации между структурными (территориальными) отделами.

В служебных записках в произвольной форме машинописным (в исключительных случаях - рукописным) способом излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных (территориальных) отделов и должностных лиц Управления.

36. Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman № 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с п. 34 Инструкции или в виде электронного документа, оформленного по общим правилам делопроизводства, который имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Порядок работы со служебными записками в виде электронного документа приведен в разделе XI настоящей Инструкции.

В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

При направлении информации одновременно адресатам внутри Управления и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения-адресанта.

Доверенности

37. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Управления, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на бланке Управления с угловым расположением реквизитов (Приложение № 5). Представителями могут быть одно или несколько лиц.

38. Оформление доверенностей в Управлении осуществляется в соответствии со ст. 185-187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 33), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

39. Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Управления, представления интересов Управления в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Росреестре.

40. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование Управления;

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

данные об основаниях, подтверждающих полномочия Руководителя;

содержание полномочий доверенного лица;

срок действия доверенности.

41. Доверенность печатается в 2-х экземплярах, один из которых на бланке, копия визируется в следующем порядке:

руководитель структурного подразделения-исполнителя;

начальник отдела правового обеспечения;

заместитель Руководителя, курирующий работу структурного подразделения-исполнителя.

Доверенности на представление интересов в судах оформляются отделом правового обеспечения.

Доверенность подписывает Руководитель, его подпись заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Регистрация и хранение доверенностей производится отделом общего обеспечения.

Телеграммы

42. Телеграф используется для передачи только срочной информации. Телеграмма оформляется без реквизитов бланка в 3 экземплярах (оригинал и завизированная копия передаются в отдел общего обеспечения следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, например «Срочная»;

2) перед текстом центровано размещается реквизит «наименование документа» - «Телеграмма»;

3) после наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

4) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенными обозначениями: зпт, тчк), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, заглавными буквами.

5) после текста телеграммы размещается реквизит «подпись» с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Управления и дата (день отправления), которые печатаются обычным текстом.

Телеграммы подписывают Руководитель или его заместители, в исключительных случаях (по поручению Руководителя или лица, исполняющего его обязанности) – начальники структурных (территориальных) отделов.

6) копия телеграммы визируется начальником структурного (территориального) отдела и исполнителем (указываются инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона);

7) телеграмма в отделе общего обеспечения заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Например:

СРОЧНАЯ

Т Е Л Е Г Р А М М А

 

Арбитражному управляющему РОМАНОВУ Н.М.

ГОРЬКОГО 31 МОЖГА

УДМУРТСКАЯ РЕСПУБЛИКА 427790

 

ПРИГЛАШАЕТЕСЬ УПРАВЛЕНИЕ РОСРЕЕСТРА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ 23 ДЕКАБРЯ 2010 ГОДА 14 ЧАСОВ АДРЕСУ ИЖЕВСК ГОРЬКОГО 56 КАБИНЕТ 405 Составления протокола

 

Заместитель руководителя С.В.Шишкин

 

Горького 56, Ижевск, 426051

Баймакова

78 47 58

20.12.2010

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: