V. Централизованное тиражирование документов

 

84. Централизованное тиражирование служебных документов, относящихся к деятельности Управления, производится отделом общего обеспечения.

85. Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы (Приложение № 22), подписанного начальником соответствующего структурного отдела и утвержденного начальником отдела общего обеспечения, который имеют право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несут начальники структурных отделов-заказчиков.

86. Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до трех рабочих дней в порядке поступления документов.

Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от Руководителя и его заместителей. Срочность определяется пометкой «срочно» на бланке-заказе начальником отдела общего обеспечения.

87. Документы объемом более пяти листов информационного, справочного и методического характера копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45-50 страниц формата А4).

88. Качество печати поступающих на размножение документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более А4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются заказчиком.

Не производится тиражирование книг, различных справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.

Не подлежат тиражированию официальные бланки Управления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных условий, копированию не подлежат и возвращаются заказчику.

89. Отдел общего обеспечения ведет учет выполненных работ по тиражированию документов, использования расходных материалов и комплектующих к оргтехнике.

Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале (Приложение № 23). Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются заказчику под роспись в журнале.

Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в отделе общего обеспечения в течение года.

 

VI. Печати и бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы

90. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Управлении осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. 1), ст. 5021), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 № 450 (Собрание законодательства Российской Федерации 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24 ст. 2461), ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (Издательство стандартов, 2001), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Издательство стандартов, 2003).

91. Изготовление печатей и бланков Управления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется централизованно по заказу отдела общего обеспечения отделом материально-технического обеспечения полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

 

Печати и штампы

 

92. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются структурными (территориальными) отделами-инициаторами, согласовываются начальником отдела общего обеспечения и передаются в отдел материально-технического обеспечения на изготовление.

Изготовленные по заказу печати (штампы) передаются отделом материально-технического обеспечения отделу общего обеспечения для дальнейшей передачи под роспись структурным (территориальным) отделам, оформившим заявки.

Отдел общего обеспечения ведёт общий учёт имеющихся в Управлении и изготавливаемых печатей и штампов в специальном журнале (Приложение № 24) с проставлением их оттисков.

В структурных (территориальных) отделах печати и штампы учитываются в журналах учета печатей и штампов и могут выдаваться под роспись государственным служащим, ответственным за их хранение и использование. Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

93. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовые печати) хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

94. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в отдел общего обеспечения, где уничтожаются по акту.

95. Гербовые печати применяются в Управлении для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

96. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Руководитель по служебной записке инициаторов изготовления.

97. В Управлении используются гербовые печати, закрепленные за:

руководством,

финансово-экономическим отделом (бухгалтерия);

структурными и территориальными отделами.

За отделом государственной службы и кадров закрепляется малая гербовая выжимная металлическая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков.

Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения Руководителя не допускается.

98. В Управлении гербовой печатью заверяются подписи Руководителя, Заместителей руководителя, государственных регистраторов, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Управления предоставлены соответствующие полномочия.

99. Гербовой печатью удостоверяются:

все виды договоров и соглашений, заключаемых Управлением с другими организациями в пределах компетенции;

финансовые документы и отчеты, представляемые в Росреестр, отделение Федерального казначейства, налоговые и статистические органы, фонды;

документы по кассовым операциям, приходные ордера, накладные на получение товарно-материальных ценностей;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Управления;

акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийные письма;

доверенности;

характеристики государственных служащих (работников);

представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности;

справки о заработной плате, прохождении государственной службы, архивные, и другие;

другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

100. Гербовая печать на документах должна захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

101. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Руководителя Управления, изготовленный по его поручению, хранится и используется начальником отдела общего обеспечения.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Руководителя Управления используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

102. В Управлении могут изготавливаться мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных (территориальных) отделов без государственной символики (Отдел общего обеспечения, Отдел архива).

Печатями с наименованиями структурных (территориальных) отделов удостоверяются подписи начальников отделов или государственных служащих, удостоверяющих копии документов, копии приказов (распоряжений), справки, пакеты и иные документы, не требующие заверения гербовой печатью.

Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов и т.д.

 

Бланки Управления

103. Бланки Управления изготавливаются типографским способом, нумеруются в нижней части оборотной стороны бланка и подлежат учету.

104. Отдел общего обеспечения осуществляет хранение, учет и выдачу бланков.

 

Учет ведется раздельно по видам бланков в журнале учета бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (Приложение № 25).

Выдача общих бланков и бланков писем осуществляется государственным гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства под роспись в журнале учета бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (Приложение № 25), бланков свидетельств о государственной регистрации прав начальникам структурных отделов, либо материально-ответственным лицам, назначенным приказом управления, под роспись в книге учета бланков свидетельств о государственной регистрации прав (Приложение № 25.1.).

105. В структурных отделах управления бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются государственным гражданским служащим под роспись в соответствующих учетных формах (Приложения № 25.2, 25.3). Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.

Испорченные бланки, а также бланки, неподлежащие использованию возвращаются сотруднику, ответственному за учет, хранение и выдачу бланков в структурном отделе управления, который готовит и представляет в отдел общего обеспечения отчет об использовании гербовых бланков с приложением испорченных бланков для их дальнейшего уничтожения.

Отчет по общим бланкам и бланкам писем представляется ежеквартально до 5 числа (Приложение № 25.4.), по бланкам свидетельств о государственной регистрации прав ежемесячно до 15 числа (Приложение № 25.5.).

После уничтожения бланков свидетельств о государственной регистрации прав лицом, ответственным за учет, хранение и выдачу бланков в структурных отделах, делается отметка в книге учета выданных для использования бланков свидетельств о государственной регистрации прав со ссылкой на дату и номер акта об уничтожении.

106. Ответственность за обеспечение сохранности печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также правильности их использования несут начальники структурных отделов и государственные служащие, за которыми закреплены соответствующие обязанности.

 

VII. Подготовка и утверждение номенклатуры дел Управления

 

107. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных (территориальных) отделах Управления с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемых в установленном Инструкцией порядке (Приложение №№ 26).

В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных (территориальных) отделах документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

108. Номенклатуры дел в структурных (территориальных) отделах составляются государственными служащими, ответственными за ведение делопроизводства, подписываются начальником соответствующего отдела и представляются до 15 сентября текущего года в отдел общего обеспечения, который оформляет сводную номенклатуру дел по установленной форме (Приложение № 27), обеспечивает ее ежегодное согласование с постоянно действующей экспертной комиссией Управления (далее - ЭК) и не реже одного раза в 5 лет с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – ЭПМК). Сводная номенклатура дел утверждается Руководителем Управления.

Вновь созданное структурное (территориальное) подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел общего обеспечения, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в сводную номенклатуру дел.

109. После утверждения сводной номенклатуры дел Управления структурные (территориальные) отделы получают выписки из соответствующих её разделов.

110. Сводная номенклатура дел Управления в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

111. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Управления.

112. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой Управления.

113. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные направления деятельности Управления в соответствии с Положением о нем.

114. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

1) графа 1 «Индекс дела» включает обозначаемые арабскими цифрами номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения, например: индекс дела 02-04, где 02 – номер структурного подразделения, 04 – порядковый номер заголовка дела;

2) графа 2 «Заголовок дела (тома, части)» включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование Управления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дату (период), к которым относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка» и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Управления (планы, списки, доклады, информация)».

В заголовках дел «Переписка…» указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с правоохранительными органами Удмуртской Республики по вопросам основной деятельности отдела».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Российской правовой академией Минюста России по вопросам подготовки кадров».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Полугодовые статистические сведения Управления о проверках в системе Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Форма № 24)».

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка, могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

3) графа 3 «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года;

4) графа 4 «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню» заполняется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) или указывается согласованный с ЭПМК срок хранения;

5) графа 5 «Примечание» может включать название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

115. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных (территориальных) отделах в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

116. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (Приложение № 28).

 

VIII. Основные требования к формированию и оформлению дел

117. Формирование дел – группировка структурными подразделениями исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

118. Завершенные в делопроизводстве документы сдаются исполнителем государственному служащему, ответственному в структурном (территориальном) отделе за ведение делопроизводства, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

119. Правила формирования дел:

1) в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

2) запрещается помещать в одно дело: документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

3) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине).

При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и т.д.;

4) документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической (по дате документа), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам, вместе с документами, относящимися к ним.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника структурного отдела. На выданное дело заводится лист-заместитель дела (Приложение № 29). Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинного дела.

120. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет отдел общего обеспечения.

121. Номенклатурные дела Управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится ответственными за ведение делопроизводства в структурных (территориальных) отделах при методической помощи и под контролем отдела общего обеспечения.

122. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дела включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно.

При заведении дела подлежат частичному оформлению, т.е. оформление обложки дела по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Управления; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после их завершения в делопроизводстве. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление в необходимых случаях внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия Управления, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

123. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Управления; наименование структурного (территориального) отдела; индекс дела по номенклатуре; заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела (Приложение № 30). Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

124. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов (Приложение № 31).

Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

125. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ (Приложение № 32).

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (например, для личных дел гражданских служащих - в соответствии с Положением о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения в составе документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись внутренней описи и листа-заверителя.

126. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

127. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: