Нормативно-методическое обеспечение системы

Управления персоналом

Нормативно-методическое обеспечение системы управления пер­соналом - это совокупность документов организационного, орга­низационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные ма­териалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характери­стики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в уста­новленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эф­фективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации раз­работки и применения методических документов, а также в ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).     

На основе типовых документов с учетом особенностей организа­ции работники службы управления персоналом разрабатывают до­кументы для внутреннего использования.

Так, важными организа­ционно-распорядительными документами являются Правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие раз­делы:

- общие положения;

- порядок приема и увольнения рабочих и служащих;

- основные обязанности рабочих и служащих;

- основные обязанности администрации;

- рабочее время и его использование;

- поощрения за успехи в работе;

- ответственность за нарушения трудовой дисциплины и др.

Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразде­лений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор - это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице из представителей (гл. 7 Трудового кодекса).

В коллективный договор, содержание и структура которого определяются договаривающимися сторонами, могут включаться взаимные обязательства по следующим вопросам:

- формы, системы и размеры оплаты работников, денежных вознаграждений, пособий, компенсаций, надбавок и доплат;

- регулирование оплаты работников в зависимости от уровня инфляции, роста цен на товары и услуги, выполнения производственных показателей;

- наем, гарантированная занятость, условия перевода и высвобождения работников;

- продолжительность рабочего времени, времени отдыха и отпусков;

- повышение квалификации и обучение работников;

- улучшение условий работы и здоровья сотрудников;

- медицинское и социальное страхование и т. д.

Трудовой договор, заключаемый работником при найме, тесно связан с коллективным, который является источником трудового права.

 В крупных и средних организациях функции управления выполняются самостоятельными подразделениями. В целях эффективной координации их деятельность должна регламентироваться положением о подразделении, утвержденным руководителем организации. Для малых предприятий, где должностные лица реализуют функции и задачи управления, достаточно разработки должностных инструкций.

Положение о подразделении (отделе, бюро, группе и т.п.) – доку­мент, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответ­ственность.

Положение о подразделении является основным нормативным документом, регламентирующим назначение и место подразделения на предприятии, его структуру, основные функции и задачи управления, права, ответственность и формы поощрения работников подразделения. Положение разрабатывается и подписывается руководителем подразделения, согласовывается с компетентными должностными лицами, доводится до сотрудников под расписку с указанием даты ознакомления и утверждается руководителем организации.

Типовая структура положения включает следующие раз­делы:

1. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми до­кументами оно руководствуется в своей деятельности, и т.п.).

2. Задачи подразделения.

3. Оргструктура подразделений (схема с указанием линейно-функ­циональной, методической и иной подчиненности отдельных звень­ев и работников подразделения).

4. Функции подразделения.

5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями орга­низации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и пе­риодичность).

6. Права подразделения (в пределах возложенных на него функ­ций).

7. Ответственность подразделения (в рамках приданных ему пол­номочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях, в том числе и по кадро­вой службе, содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждой конкретной органи­зации и подразделению.

Положение о подразделении позволяет:

- официально закрепить рациональное распределение функций управления между структурными подразделениями;

- четко регламентировать основные задачи управления, закрепленные за подразделениями; трудоемкость, продолжительность и сроки выполнения функций и задач;

- установить функциональную взаимосвязь между подразделениями;

- повысить своевременность и надежность выполнения функций управления за счет введения количественных показателей выполнения задач управления;

- конкретизировать права подразделения;

- повысить коллективную ответственность работников подразделения за своевременное и качественное решение функций управления;

- осуществлять моральное и материальное стимулирование работников по результатам хозяйственной деятельности.                               

 В зарубежной науке и практике управления персоналом большое внимание уделяет­ся вопросам анализа и описания должности (ра­бочего места) работы/процесса (эти понятия принимаются в данном случае как аналогичные), так как на их основе составляется лично­стная спецификация (требования к работнику). И в целом они явля­ются фундаментом для многих процедур по управлению персона­лом - рекламы, собеседования, тестирования, отбора, оценки, найма, служебного продвижения и т.д.

Должность – это штатная единица организации, первичный элемент в структуре управления ею, характеризующийся совокупностью прав, обязанностей и ответственности работника. Персональное юридическое закрепление должности делает ее носителя должностным лицом.

Требования к должности, рабочему месту (РМ) формулируются на основе анали­за и описания должности (РМ) и процессов, выполняемых работни­ком.

Анализ должности (РМ) - это определение наиболее существен­ных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки ин­формации, связанной с работником или работой. Информация мо­жет отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может со­стоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компе­тентного выполнения работы на данной должности.

Основными методами анализа должности (РМ), которые по оди­ночке или в комбинации могут быть использованы для сбора инфор­мации, являются: наблюдение, собеседование, анкетирование.

Цель описания должности (РМ) - фиксация данных о содержа­нии работы на данной должности (РМ). Такое описание включает следующие типовые разделы:

· наименование должности (РМ);

· кому подчиняется работник;

· за кого непосредственно отвечает работник;

· общая цель работы;

· основные направления деятельности и задачи (их число ограни­чивается 6-7 основными задачами, которые характеризуют ключе­вые аспекты работы и отражают действия работника с помощью гла­голов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких как стоимость, выходной результат, время, скорость, расходы и т.п.);

· условия работы и рабочая среда: температура, освещенность, вред­ные воздействия и т.п.;

· рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контак­ты данной должности (РМ) с другими как внутри организации, так и вне ее;

· показатели ответственности (за подчиненных, результаты рабо­ты и т.д.).

Описание должности (РМ) осуществляет работник службы управ­ления персоналом - специалист-аналитик работы. Описания необ­ходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, так как они являются основой составления должностной инструкции.

Пример: Описание работы по должности

(специалист по кадрам отдела управления персоналом банка) [1]

Наименование должности - специалист по кадрам.

Подчиняется начальнику отдела управления персоналом банка.

Ответственность за подчиненных - отсутствует.

Общая цель работы - обеспечить эффективные и своевремен­ные отчеты руководству банка по вопросам состояния и исполь­зования персонала и взаимоотношений с внешними органами по труду и занятости.

Рабочие взаимоотношения - см. таблицу 3.     

Таблица 3. Рабочие взаимоотношения

Основные обязанности и задачи:

1. Анализировать любые организационные изменения в банке, составлять отчеты для руководства банка (ежемесячно).

2. Поддерживать полезные рабочие контакты со всеми сотруд­никами банка, нести ответственность за введение в должность новых сотрудников, организацию собраний работников, программы первой помощи и за объяснение программы льгот банка.

3. Развивать и поддерживать отношения с агентствами по тру­доустройству.

4. Обеспечивать эффективную работу программ льгот банка (например, пенсионное обеспечение, страхование жизни, стра­хование здоровья и т.д.).

5. Повышать имидж банка на локальном рынке труда как хо­рошего работодателя, обеспечивать контакты с местными властя­ми, школами, колледжами, вузами.

6. Предоставлять услуги в специальных областях трудовых ре­сурсов для руководителей, которые отвечают за эти вопросы в филиалах банка.

7. Организовывать все специальные программы банка и управ­лять ими, чтобы удовлетворять нужды работников в пределах сметы текущих затрат.

8. Содействовать определению и системному представлению тре­бований обучения, обсуждая и согласовывая вопросы управле­ния, открытия и закрытия курсов обучения совместно с менед­жером по обучению.

9. Отбирать и нанимать (совместно с другими специалистами) административных работников, служащих, мастеров для обучения.

Специалист по кадрам:

Утверждение:

Подготовлено:                             

Согласовано:

Описание должности начинается с определения названия должности. Во многих организациях в последние годы нередко возникают искусственные названия, которые создают дополнительные проблемы и фирме, и самому работнику в его последующей трудовой жизни, поскольку название этой должности заносится в трудовую книжку. Чтобы избежать подобных ненужных проблем можно рекомендовать пользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (Официальное издание утверждено Госстандартом РФ и введено в действие с 01.01.1996). Этот классификатор содержит более 5500 наименований профессий рабочих и около 2000 наименований должностей служащих.

Для малых и средних предприятий можно рекомендовать составить стандартную лестницу должностей, например, специалист (инженер, бухгалтер, программист, и т.д.), старший специалист, ведущий специалист, главный специалист, заместитель начальника отдела, начальник отдела (подразделения, службы). Внутри каждого наименования должности можно ввести еще и категории для более четкой дифференциации выполняемых обязанностей. Например, экономист 1, 2, 3-й категорий.

Личностная спецификация вытекает непосредственно из описания должности (РМ) и представляет собой набор требований, которые данная должность (РМ) предъявляет к работнику.

Наиболее полные основные требования к работнику были пред­ложены английским профессором Алеком Роджером еще в 1930 г. В каждом конкретном случае их состав может изменяться (таблица 4).

Таблица 4 - Личностная спецификация [1]

Требуемые качества