Лекция 2 - Анализ внешней и внутренней среды организации

Каждый проект нужно рассматривать, а также управлять им, учитывая окружение, в котором он существует. Окружающая среда проекта – это совокупность внешних и внутренних (в отношении проекта) факторов, влияющих на достижение результатов проекта. Факторы – это такие элементы, которые, оказывают огромное влияние на проект самим своим существованием.

Окружение проекта (Project environment) – это среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта. Окружение проекта можно разделить на несколько видов.

Внешнее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует независимо от проекта. Внешние факторы можно разделить на факторы ближнего и дальнего окружения. Ближнее окружение – это среда предприятия, на базе которого осуществляется проект. Дальнее окружение – среда, окружающая предприятие.

Внутреннее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует только во время осуществления проекта.

Рассмотрим подробно составляющие окружения проекта и их влияние на проект.

Дальнее окружение проекта составляют политика, экономика, общество, законы и право, наука и техника, культура, природа, экология, инфраструктура.

Политические факторы включают политическую стабильность в стране, поддержку проекта правительством, националистические проявления, уровень преступности и т. д.

Экономические факторы – это структура национального хозяйства, виды ответственности и имущественные права, тарифы и налоги, страховые гарантии, уровень инфляции и стабильность валюты, развитость банковской системы, источники инвестиций и капитальных вложений, уровень цен и др.

Факторы социального окружения проекта (общество) оказывают влияние на проект через условия и уровень жизни людей, уровень образования, свободу перемещений, трудовое законодательство, организацию здравоохранения и состояние медицины, условия отдыха, общественные организации, прессу, телевидение, отношение местного населения к проекту.

Законы и право отражают положение с правами человека, условиями предпринимательства, правами собственности, ситуацию с предоставлением гарантий и льгот.

Состояние науки и техники определяется уровнем развития фундаментальных и прикладных наук, уровнем информационных технологий и компьютеризации, уровнем промышленных технологий, энергетическими системами и т. д.

Уровень культуры внешней среды проекта зависит от уровня грамотности населения, истории, культурных традиций, религии, удовлетворения культурных потребностей в повседневной жизни, работе, организации отдыха, уровня требований к качеству результатов и условий труда.

Инфраструктура дальнего окружения проекта включает сети и средства транспорта, связи и коммуникации, компьютерные сети и информационные системы, энергоснабжение, коммунальные службы, наличие сырья и услуг, сбытовую сеть, систему материально-технического снабжения и т. д.

К экологическим и природным факторам, оказывающим влияние на проект, относятся: естественно-климатические условия, санитарные требования к окружающей среде, тенденции и состояние экологических систем.

Во внешней среде можно выделить также ближнее окружение:

– руководство предприятия, определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки;

– сфера финансов, определяет бюджет проекта, его смету и источники финансирования;

– сфера сбыта, определяется решениями покупателей и действиями конкурентов;

– сфера изготовления, требует согласования требований к проекту с возможностями рынка средств производства;

– сфера материального обеспечения, формирует требования к проекту, исходя из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам;

– сфера инфраструктуры, формирует требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному обеспечению, инженерному обеспечению;

– сфера очистки и утилизации, формирует требования к охране окружающей среды и утилизации отходов производства.

Выделим наиболее существенные факторы внутренней среды:

– стиль руководства, определяет психологический климат и атмосферу, влияет на творческую активность и работоспособность в команде проекта;

– специфическая организация проекта, определяет взаимоотношения между основными участниками проекта, распределение прав, ответственности и обязанностей и влияет на успех осуществления проекта;

– участники проекта реализуют различные интересы в процессе осуществления проекта, формируют свои требования и оказывают влияние на проект в соответствии со своими интересами, компетенцией и степенью участия в проекте;

– основной интерес участников проекта связан с получением прибыли от реализации проекта;

– основной интерес команды проекта связан с получением дохода от своей деятельности во время реализации проекта и претендует на получении своей части из резервного фонда;

– методы и средства коммуникации, определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта;

– экономические условия проекта, определяют его основные стоимостные характеристики;

– социальные условия проекта, характеризуют условия жизни, уровень заработной платы, коммунальные услуги, условия труда и техники безопасности, страхование, социальное обеспечение.

Портфель проектов – набор проектов или программ, объединенных с целью эффективного управления и достижения единых результатов. Проекты, входящие в портфель, как правило, имеют общие ограничения (по срокам, по ресурсам, по уровню риска). Для корпоративного управления проектами создаются специальные подразделения, координирующие проекты или программы – офисы управления проектами. К функциям проектного офиса относятся:

– ведение электронных моделей проекта в информационной системе;

– создание архивов проекта;

– контроль хода реализации проекта;

– консолидация информации по проекту;

– подготовка отчетных материалов, нормативных документов; – обучение и повышение квалификации участников проекта.

Участники проекта (project stakeholders) – физические и юридические лица, чьи интересы связаны с реализацией проекта. В зависимости от типа проекта может быть от одного до нескольких десятков или даже сотен участников. Четко определить полный состав участников проекта часто бывает достаточно сложной задачей. Если состав и содержание работ проекта и функций по управлению проектом остаются относительно постоянными, то состав участников проекта, их роли, функции, обязанности и полномочия могут меняться в каждом конкретном случае.

Можно выделить основные роли участников проекта.

Инвестор – субъект инвестиционной деятельности, осуществляющий вложения собственных, заемных или привлеченных средств в форме инвестиций и обеспечивающий их целевое использование. В качестве инвестора могут выступать:

– органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом и муниципальными правами;

– граждане, предприятия, объединения предпринимателей и другие юридические лица;

– иностранные физические и юридические лица, государства и международные организации.

Внутри организации функции инвестора проекта выполняет спонсор, обычно относящийся к руководству компании, выделяющий ресурсы для проекта и влияющий на формирование проектной команды.

Инициатор – сторона, являющаяся автором проекта.

Заказчик – физическое или юридическое лицо, которое получает результат реализации проекта. В качестве заказчика могут выступать инвесторы, а также любые другие физические и юридические лица, уполномоченные инвесторами осуществлять реализацию проекта, не вмешиваясь при этом в деятельность других участников проекта, если иное не предусмотрено договором между ними. В том случае, когда заказчик не является инвестором, он наделяется правами владения, пользования и распоряжения результатами проекта на период и в пределах полномочий, установленных договором и в соответствии с российским законодательством.

Клиент – физическое или юридическое лицо, которое использует продукт, созданный в результате реализации проекта. Пользователем проекта может быть инвестор, а также другие физические и юридические лица, государственные и муниципальные органы и международные организации, для которых создается проект.

Спонсор проекта – участник, обеспечивающий финансовые, материальные, человеческие и другие ресурсы для осуществления проекта.

Руководитель проекта (Project Manager) – отвечает за управление проектом и несет ответственность за его результаты. Как правило, в крупных проектах полномочия и обязанности руководителя и менеджера разделяются. Менеджер проекта осуществляет оперативное управление, высвобождая время руководителю для осуществления стратегических функций, но не снимая с него общей ответственности за результаты. К основным обязанностям менеджера проекта относятся:

– обеспечение взаимодействия и оптимального использования ресурсов проекта;

– обеспечение руководителя проекта сжатой информацией, дающей возможность оперативного контроля за реализацией проекта, ресурсами и приоритетами;

– составление сбалансированных планов, отвечающих целям проекта;

– организация сбора информации о ходе работ по проекту и составление отчетов о состоянии проекта.

Команда проекта (Project Team) – группа специалистов, работающих над реализацией проекта, представляющих интересы различных участников проекта и подчиняющихся управляющему проектом. Внутри организации заинтересованными сторонами могут выступать ее работники, если проект предполагает проведение организационных изменений.

К другим участникам, имеющим интересы в данном проекте (стейкхолдерам) относятся поставщики, подрядчики, консультанты, руководство материнской организации и другие лица.

Возможными участниками проекта могут быть:

– генеральный контрактор – сторона, вступающая в отношения с заказчиком и берущая на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту, за весь проект или его часть;

– субконтрактор – сторона, вступающая в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня, несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом;

– проектировщик – юридическое лицо, выполняющее по контракту проектно-изыскательские работы в рамках проекта, вступает в договорные отношения с генконтрактором проекта или непосредственно с заказчиком;

– генеральный подрядчик – юридическое лицо, чье предложение принято заказчиком, несет ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом, подбирает и заключает договоры с субподрядчиками на выполнение отдельных работ и услуг;

– поставщики – субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе (материалов, оборудования и др.);

– лицензоры/лицензирующие организаторы – организации, выдающие лицензии на право осуществления различных видов деятельности в соответствии с действующим законодательством;

– лицензиары – собственники лицензий, патентов, ноу-хау, используемых в проекте;

– органы государственной и муниципальной власти – сторона, удовлетворяющая свои интересы путем получения налогов от участников проекта, выдвигающая и поддерживающая экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта;

– владелец земельного участка – юридическое или физическое лицо, являющееся владельцем участка земли, вовлеченного в проект;

– производитель конечной продукции проекта, осуществляет эксплуатацию созданных основных фондов и производит конечную продукцию;

– продавцы продукции проекта;

– потребители конечной продукции – юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями конечной продукции, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них;

– конкуренты;

– другие заинтересованные лица.

Следует учитывать, что между заинтересованными сторонами могут возникать конфликты интересов, которые приводят к неэффективной реализации проекта, а иногда и к его закрытию на ранних стадиях.

Неполнота выявления заинтересованных сторон и учета их интересов является важным фактором, оказывающим негативное влияние на ход и результаты реализации проекта. Поэтому необходимо:

– выявить отдельных лиц, группы, организации, интересы которых проект может затронуть;

– определить их основные проблемы, точки столкновения интересов, ограничений и возможностей;

– изучить имеющиеся материалы, провести дополнительные исследования, контакты и обсуждения с заинтересованными сторонами.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: