Коммуникационные технологии

Управление коммуникациями в управлении проектами включает: планирование коммуникаций, распространение информации, отчетность по исполнению, управление участниками проекта в контексте решения возникающих проблем.

Проект не может осуществляться без информационных потоков и взаимодействия между участниками, заинтересованными лицами проекта, которые и строятся в виде коммуникаций. Информация имеет содержание, определенные формы представления, передается разными носителями и по разным адресам, имеет различные уровни доступа. Информация распространяется письменно или устно, формально или неформально, вне проекта или внутри него, вертикально или горизонтально. Структура информации содержит отчеты, расписания, графики, документацию по создаваемому продукту. Формы и методы распространения информации могут включать устные и письменные формы, графические и текстовые представления, электронную переписку, телефонные сообщения и др.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы взаимодействий между участниками проекта, передачу распорядительной и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый из участников должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его должностными обязанностями.

Функция управления информационными потоками включает в себя следующие процессы:

– планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы получения);

– сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки требуемой информации участниками проекта;

– оценка и отображение прогресса – обработка фактических результатов проекта и соотношение с плановыми значениями, анализ тенденций, прогнозирование;

– документирование хода работ – сбор, обработка и хранение формальной документации по проекту.

Для планирования системы коммуникаций обычно требуется следующая информация:

– структура организации проекта и матрица ответственности; – информационные потребности участников проекта; – внешние информационные потребности проекта.

Технологии распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор коммуникационных технологий определяется:

– уровнем зависимости успеха проекта от актуальности информационных данных или детальности их описания;

– доступностью технологий;

– квалификацией и подготовленностью участников взаимодействий. План управления коммуникациями включает следующие элементы:

– план сбора информации, в котором указываются источники информации и методы ее получения;

– план распределения информации, в котором определяются адресаты информации и методы ее доставки;

– описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемая терминология;

– расписание и частота взаимодействий;

– механизм внесения изменений в план коммуникаций.

В зависимости от потребностей проекта, план коммуникаций может быть более или менее детализирован или описан лишь в общем виде. План коммуникаций является частью плана проекта. Кроме того,

управление коммуникациями подразумевает планирование и проведение встреч и совещаний, а также создание и управление офисом проекта и информационной системой, обеспечивающей поддержку управления проектом.

Технологию планирования коммуникаций проекта можно представить в следующем виде.

1. Проводится мозговой штурм по описанию необходимых коммуникаций и информации, которые будут использоваться в проекте. Формулируются необходимые требования со стороны участников и заинтересованных лиц.

2. Определяются сведения, которые нужно собрать, передавать, степень их детализации и содержание, продумывается структура и наименование показателей. При необходимости формируются базы данных, как, например, базы работ проекта, поставщиков или партнеров проекта, заинтересованных лиц и участников, ресурсов, рисков, форм документов и т. п. Полезно составить так называемый путеводитель или картотеку документов проекта и распространить его среди всех определенных пользователей этой информации. Оговоренная информация должна быть доступна и внешним заинтересованным лицам проекта, не являющимся его прямыми участниками.

3. Определяются маршруты информационных потоков, отправителей и получателей. Исключается дублирование. Выявляются вопросы необходимого и случайного кодирования информации и возможных помех.

4. Определяются методы и технологии сбора и передачи информации (виды документов, виды и варианты шаблонов, способы передачи,

частота передачи) и ее хранения.

5. Определяется, кто, в каком виде собирает информацию, кто контролирует процесс предоставления информации другими исполнителями, кто отвечает за ее хранение и безопасность, где дублируется информация, кто имеет право на ее уничтожение или изменение, каковы методы и уровни доступа к информации, ее закрытость и т. д.

Результаты этой подготовительной работы должны быть проверены на выполнение следующих условий:

– система коммуникаций должна быть понятной всем ее участникам (для этого необходимо продумать используемую терминологию и предложить глоссарий);

– коммуникации должны обеспечивать участников всей необходимой информацией вовремя и в достаточном для принятия решения виде;

– система не должна быть дорогой, если этого не требует организация проекта;

– система должна быть гибкой и способной к быстрой подстройке;

– система должна приниматься и использоваться всеми участниками;

– система должна использовать существующие правила, регламенты информационного обмена и документооборота, принятые в компании.

В заключение этого этапа разрабатывается план управления коммуникациями, который может иметь стандартный вид (шаблон) для проектов компании и включать:

– сформулированные требования к коммуникациям;

– описание документов;

– лицо, отвечающее за управление, обеспечение и развитие коммуникаций (чаще эти функции передаются ИТ-менеджеру команды, но иногда этим занимается и администратор проекта);

– перечень отправителей и получателей информации, метод передачи, технологию, частоту, требуемую реакцию аудитории;

– каналы срочных решений при возникновении проблем (например, мобильный телефон руководителя проекта, который можно использовать только в случае экстренных обстоятельств); – комментарии к развитию плана.

При проведении контроля исполнения плана необходимо получить реальную обратную связь от участников, желательно более чем в одной форме. Необходимо понимать, что контроль нужен не сам по себе, а для обеспечения эффективного исполнения управления коммуникациями. Эффективно управлять распространением и сбором информации позволяет использование программного продукта.

Для более жесткой организации коммуникаций, шаблоны и маршрутизация документов, правила проведения совещаний и подготовки отчетов по всему жизненному циклу проекта и другие аспекты коммуникаций должны входить в регламент или стандарт управления проектами компании. По мере формирования практики их использования служба управления проектами может корректировать их форму или содержание и вносить изменения в регламент.

 

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: