Аудит деятельности службы управления кадрами

При проведении аудита деятельности службы управления персоналом используется целый ряд профессиональных инструментов:

– анализ существующей управленческой и кадровой документации;  

– анкетирование;

– структурированное интервью;

– тесты и различного рода опросники;

– полевое наблюдение;

– кейс-тестинг;

– анализ результативности за период;

– метод экспертных оценок;

– ситуативная групповая диагностика;

– инновационные проблемные совещания;

– инструменты Assessment-центра и др.

Управление кадрами (персоналом) - часть менеджмента, связанная с трудовыми ресурсами предприятия и их отношениями внутри фирмы. Основными целями управления кадрами являются:

а) удовлетворение потребности предприятия в кадрах;

б) обеспечение рациональной расстановки, профессионально-квалифи­кационного и должностного продвижения кадров;

в) эффективное использование трудового потенциала предприятия.

Управление кадрами связано с разработкой и реализацией кадровой политики, включающей в себя:

а) планирование, наем и размещение рабочей силы;

б) обучение, подготовку и переподготовку работников;

в) продвижение по службе и организацию карьеры;

г) условия найма, труда и его оплаты;

д) обеспечение формальных и неформальных связей, создание комфортного психологического климата в коллективе.

Работу с кадрами на предприятии осуществляют все линейные руководители, а также некоторые функциональные отделы, службы и отдельные специалисты и менеджеры: отдел кадров; отдел труда и заработной платы; отдел технического обучения; отдел управления персоналом; лаборатории НОТ; управляющие (директора, менеджеры) кадрами (персоналом).

Кадровые службы занимают различное место в иерархии предприятий разных стран и разных форм собственности. В японских компаниях им придается особенно большое значение в связи с привлечением наиболее квалифицированной рабочей силы.

Планирование рабочей силы как важнейшая составная часть управления кадрами предусматривает решение таких задач, как определение целей и задач на предстоящий период в области трудовых ресурсов исходя из главных целей предприятий, условий выпуска продукции и ее сбыта; определение численности работающих; оценка текучести кадров и обеспечение своевременной замены увольняющихся; определение места и времени дефицита рабочей силы; прогнозирование изменений спроса на рабочую силу на рынке труда и др.

Кадровая политика и цели предприятия в области трудовых ресурсов должны соответствовать общим целям фирмы. Мероприятия по их реализации включают и меры по увеличению производительности труда и высвобождению рабочей силы.

Для обеспечения роста производительности труда на предстоящий период необходимо определить эффективность всех мероприятий, планируемых предприятием, в трудовых показателях. Большинство мероприятий по сокращению трудовых затрат связано с уменьшением трудоемкости емкости производимой продукции или работ. Расчет эффективности этих мероприятий производится в нормо-часах, а эффективность отдельных мероприятий можно непосредственно выразить в сокращении численности персонала.

Обоснование роста производительности труда на многих действующих российских предприятиях производится по факторам. При этом расчет осуществляется путем экономии численности работающих по всем факторам роста производительности труда.

В этом случае численность работников предприятия в плановом периоде может быть определена по следующей формуле:

Ч_пл = Чб х Iq, + Э

где:

Ч - среднесписочная плановая численность работающих, человек;

Чб, - среднесписочная численность работающих в базисном периоде, человек;

Iq - индекс изменения объема производства в плановом периоде;

Э- общее изменение (уменьшение " -", увеличение " +" ) исходной численности работающих, человек.

Данный метод расчета общей потребности предприятия в рабочей силе может быть применим только для действующих предприятий со стабильным плавным изменением производственной программы. Он неприменим для вновь создаваемых предприятий и объектов, а также для предприятий с существенными колебаниями производственной про­граммы и структуры работающих.

Более точной и обоснованной, в том числе и для вновь создаваемых предприятий и объектов, является методика определения плановой численности работников предприятия прямым способом.

Наиболее распространенными являются следующие основные методы определения потребности в рабочих кадрах:

а) по трудоемкости работ;

б) по нормам выработки;

в) по рабочим местам на основании норм обслуживания машин и агрегатов и контролю за технологическим процессом.

При планировании численности рабочих определяется явочный и среднесписочный состав. Явочное число рабочих в смену (Ч_яв) - это нормативная численность рабочих для выполнения производственного сменного задания по выпуску продукции.

Ч_яв = ____________Тр___________

   Тsm х Dp x S x Kvn

где

Тр - трудоемкость производственной программы, нормо-час.;

Тsm - продолжительность рабочей смены или сменный фонд рабочего времени одного рабочего, ч;

S - число рабочих смен в сутках;

Dp - число суток работы предприятия в плановом периоде;

Кvn - плановый коэффициент выполнения норм.

Для расчета требуемого среднесписочного числа рабочих может быть применен метод по коэффициенту среднесписочного состава:

Чсп = Чяв х Ксп

где К сп - коэффициент среднесписочного состава.

Планирование численности вспомогательных рабочих, выполняющих работы, на которые имеются нормы обслуживания, сводится к определению общего количества объектов обслуживания с учетом сменности работ. Частное отделения этого количества на норму обслуживания составляет явочное число рабочих.

Численность служащих может быть определена исходя из анализа среднеотраслевых данных, а при их отсутствии — по разработанным предприятием нормативам.

Нормативы численности в зависимости от их назначения могут разрабатываться не только по каждой отдельной функции управления, группам функций, предприятию в целом, но и по отдельным видам работ (учетные, графические, вычислительные и др.), а также по должностям (конструкторы, технологи, экономисты, бухгалтеры и др.).

Численность обслуживающего персонала может быть определена по укрупненным нормам обслуживания; Например, численность уборщиков — по количеству квадратных метров площади помещений, гардеробщиков — по количеству обслуживаемых людей и др.

Численность руководителей можно определить с учетом норм управляемости и ряда других факторов.

Обеспечение потребности в кадрах действующего предприятия предполагает не только определение численности работников предприятия, но и ее сопоставление с имеющейся рабочей силой, оценкой текучести кадров и определение дополнительной потребности или избытка кадров.

Оборот кадров – это отношение числа всех выбывших (оборот по увольнению) или вновь принятых (оборот по приему) за определенный v период времени к среднесписочной численности работающих за этот же период,

Текучесть кадров – это выраженное в процентах отношение числа уволенных по собственному желанию работников за определенный период времени к среднесписочной их численности за тот же период.

На уровень текучести рабочей силы на предприятии оказывает влияние множество факторов: род деятельности предприятия, пол и возраст работающих, общее состояние конъюнктуры и др. Например, в гостиничном деле уровень текучести кадров традиционно выше, чем в производственных отраслях; текучесть женской рабочей силы значительно выше, чем мужской; текучесть рабочей силы ниже в фазе оживления и подъема экономики.

Следует отметить, что с текучестью рабочей силы связаны довольно существенные затраты:

а) прямые затраты на увольняемых работников;

б) расходы, связанные со спадом производства в период замены;

в) уменьшение объема производства из-за подготовки и обучения кадров;

г) плата за сверхурочные оставшимся работникам;

д) затраты на обучение;

е) более высокий процент брака в период обучения и др.

Таким образом, деятельность предприятия, направленная на снижение текучести кадров, может оказать непосредственное влияние на повышение эффективности производства в целом. Поэтому работа с увольняющимися и разработка мероприятий по сокращению текучести кад­ров являются важными элементами работы с кадрами (менеджмента).

К обязательным документам кадровой службы относят:

– трудовые договоры (статья 56, 67 ТК РФ);

– график отпусков (статья 123 ТК РФ);

– штатное расписание (статьи 15, 57 ТК РФ);

– трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

– приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (разд. VI постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» (далее - постановление №225). Формы книг приведены в приложениях №2, №3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;

– табель учета рабочего времени;

– личные карточки;

– приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении;

– личные дела сотрудников;

– локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: Правила внутреннего трудового распорядка (статья 189 ТК РФ), Инструкцию по охране труда (пункт 21 часть 2 статьи 212 ТК РФ), Положение о защите персональных данных работников (статья 87 ТК РФ), Положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в Правилах внутреннего трудового распорядка (статья 135 ТК РФ) и др.

Также, если это требуется по условиям труда, на предприятии могут вестись следующие документы:

– коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

– должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

– перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

– график сменности;

– договор о коллективной материальной ответственности (статья 245 ТК РФ);

– договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (статья 244 ТК РФ);

– Положение об охране коммерческой тайны;

– Положение об адаптации работников;

– Положение о порядке прохождения испытательного срока;

– Положение о проведении аттестации работников.

Для систематизации информации по кадровому учету рекомендуется вести:

– журнал учета трудовых договоров;

– журнал учета приказов по личному составу;

– журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Возможно, ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Кроме перечисленных документов, при проведении кадрового аудита используются заключения экспертов, полученные в результате ранее проводившегося кадрового аудита или аудита производственно-хозяйственной деятельности.

Приведем примеры показателей оценки деятельности управления кадров, начальника и специалиста управления кадров

Показатели оценки деятельности управления кадров в соответствии с задачами:

1. Нормативное, информационное, организационное обеспечение кадровой работы

1.1. Наличие локальных нормативных актов (ЛНА), регулирующих трудовые и иные связанные с ними отношения, их соответствие по форме и содержанию законодательным и др. требованиям

1.2. Своевременность обновления ЛНА

1.3. Полнота и достоверность информации о кадровом составе

1.4. Своевременность предоставления кадровой информации

1.5. Укомплектованность академии кадрами требуемой квалификации

2. Документационное обеспечение деятельности по оформлению трудовых и иных связанных с ними отношений, студенческого учета.

2.1. Наличие системы кадровой документации и ее соответствие требованиям

2.2. Отсутствие выявленных в ходе проверок нарушений трудового законодательства

3. Организационное и документационное обеспечение работы по социальному развитию.

3.1. Улучшение показателей социального развития по результатам участия в конкурсе социальной эффективности

4. Создание и развитие системы морального поощрения работников.

 4.1. Наличие и качество ЛНА, регламентирующих систему материального стимулирования и морального поощрения

4.2. Наличие и осуществление в соответствии с требованиями мероприятий по моральному поощрению

5. Организационное обеспечение работы по развитию корпоративной культуры

5.1. Наличие системы мероприятий в рамках корпоративной культуры

5.2. Уровень проведения традиционных корпоративных мероприятий

 

Показатели оценки деятельности начальника управления кадров:

1. Организация и контроль деятельности отдела кадров.

1.1. Своевременное выполнение планов работы управления

1.2. Наличие и планомерность учета выполненной работниками работы

1.3. Отсутствие нарушений дисциплины труда и порядка выполнения работы сотрудниками отдела

1.4. Рациональность распределения обязанностей и поручений между сотрудниками управления

2. Анализ проблем и разработка предложений по улучшению кадровой работы

2.1. Своевременность выявления проблемных ситуаций в кадровом обеспечении деятельности подразделений

2.2. Уменьшение числа проблемных ситуаций в кадровом обеспечении деятельности подразделений

3. Разработка локальных нормативных актов, регулирующих трудовые и иные связанные с ними отношения

3.1. Наличие системы ЛНА 

3.2. Своевременность разработки ЛНА и их соответствие установленным требованиям

4. Разработка и реализация предложений по развитию корпоративной культуры

4.1. Своевременность, обоснованность и качество предложений

4.2. Улучшение социально-психологического климата в коллективе, уменьшение числа нарушений этики взаимодействия.

5. Разработка и реализация предложений по социальному развитию

5.1. Своевременность выявления проблемных социальных ситуаций деятельности подразделений

2.2. Уменьшение числа проблемных социальных ситуаций

Показатели оценки деятельности специалиста по кадрам отдела кадров

1. Ведение кадрового делопроизводства по работникам закрепленных подразделений: личных дел, карточек ф. Т-2 оформление приема, перевода и увольнения сотрудников, трудовых книжек, выдача справок.

1.1. Своевременность оформления документов.

1.2. Качество документов – соответствие требованиям трудового законодательства, условиям трудового договора, установленным унифицированным нормам.

1.3. Отсутствие нарушений ведения кадрового делопроизводства в ходе проверок.

2. Ведение информационной базы данных.

2.1. Достоверность и полнота вводимых данных.

2.2. Оперативность внесения данных.

2.3. Правильность проведения операций.

3. Информационное обеспечение кадровой работы (подготовка информации для статотчетов, по запросам).

3.1. Достоверность и полнота отчетов

3.2. Своевременность предоставления отчетов/информации

4. Ведение учета рабочего времени работников.

4.1. Своевременность составления графика отпусков и его выполнение.

4.2. Своевременность подготовки приказов о работе в выходные и праздничные дни.

4.3. Своевременность проверки табелей учета рабочего времени.

По итогам кадрового аудита создается отчет по результатам кадрового аудита, который имеет следующую структуру:

1. Общая характеристика предприятия (организации):

– общая характеристика кадрового состава;

– организационная структура предприятия (организации);

– текучесть кадров и ее основные причины.

2. Оценка уровня профессионализма, навыков, умений.

3. Оценка качества выполнения ключевых процедур по оценке результативности:

– процедуры оценки результатов работы;

– процедуры стимулирования и мотивации работников;

– процедуры подбора и приема на службу;

– процедуры аттестации уровня квалификации и разработка индивидуальных программ развития;

– процедуры ротации;

– процедуры организации и проведения обучения по повышению и поддержанию квалификации.

4. Выявленные проблемы и рекомендации по оптимизации:

– структура и численность подразделений;

– уровень квалификации;

– действующие стандарты;

– индивидуальные рекомендации.

При этом отчет должен также содержать:

– ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у предприятия (организации) есть нарушения;

– перечень всех документов со ссылками на статьи нормативных актов, требуемых для ведения на предприятия (организации);

– первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям носят наиболее тяжелый характер;

– рекомендуемый план дальнейшей оптимизации работы с кадровыми документами;

– оценку рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта.

⇐ Предыдущая15161718192021222324Следующая ⇒

Поделиться: