Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства – это комплексный анализ кадровой документации, проверка её соответствия требованиям российского законодательства и локальных нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства. Правильная организация кадрового делопроизводства является важным делом, однако не все руководители уделяют этому должного внимания, что в будущем чревато потенциальными рисками, например, при возникновении трудовых споров[73].

Аудит кадрового делопроизводства необходим в случаях:

– подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

– оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

– оценки и повышения профессионализма специалистов службы управления персоналом (обучение на допущенных нарушениях);

– разработки мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

– оптимизации работы службы управления персоналом (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.)[74].

Аудит кадрового делопроизводства может проводиться как с плошным способом, при котором проверяется весь перечень кадровой документации за какой-либо промежуток времени, выборочным – по конкретным группам должностей, специальностей или работникам за последние годы или только кадровой документации, например, трудовых договоров, целевым – осуществляется по отдельному работнику или группе работников, с которыми организация находится в состоянии конфликта. Кроме того, аудит кадрового делопроизводства может быть профилактическим, направленный на превентивное устранение недостатков ведения кадрового делопроизводства и оперативным, возникающий в результате плановой или внеплановой проверки контролирующих органов.

При проверке кадровой документации необходимо руководствоваться следующими основные нормативные акты:

– Трудовым кодексом Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

– Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

– Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

– Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

– Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»).

– Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

– Постановлением Правительства РФ от 27.12.2010 № 1160 «Об утверждении Положения о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда».

– ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

– Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок оформления личных дел или иные стороны трудовых отношений. Эти акты также необходимо проанализировать и применять при инспектировании кадровой документации.

Наличие обязательных кадровых документов в организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности обусловлено нормами Трудового кодекса РФ (таблица 27)..

 

 

Таблица 27– Перечень обязательных кадровых документов[75]

 

Наименование документа	Основание создания документа	Наличие унифицированной формы
Штатное расписание	Ст. 15, 57 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1	Форма № Т-3
Правила внутреннего трудового распорядка	Ст. 189 ТК РФ	-
Положение о персональных данных работников	Ст. 86 ТК РФ	-
Положение об оплате труда работников	Ст. 135 ТК РФ	-
График отпусков	Ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1	Форма № Т-7
Инструкции по охране труда	Раздел X ТК РФ	-
Трудовой договор	Ст. 16, 56, 67 ТК РФ	-
Приказы (распоряжения) по личному составу	Ст. 68, 84.1, 193 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1	Формы №№ Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, Т-11, Т-11а
Личная карточка работника	Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1	Форма № Т-2
Личная карточка государственного (муниципального) служащего	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1	Форма № Т-2ГС (МС)
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда	Ст. 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1	Форма № Т-12, Т-13
Трудовая книжка	Ст. 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69	Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»,
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых и вкладышей в них	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69

 

Помимо вышеперечисленного, существуют и другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности или при определенных обстоятельствах. Например, график сменности (ст. 103 ТК РФ); перечень должностей с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ), договор о полной материальной ответственности (ст.244, 245 ТК РФ), положение о коммерческой тайне (ФЗ от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне») и пр. Следует отметить, что важность заключается не только в проверке наличия данных документов, но и в их правильном оформлении и составлении. Например, в соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора[76].

Кроме названных обязательных документов в организации могут вестись книги или журналы для систематизации информации по кадровому учету, такие как:

– журнал учета трудовых договоров, особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу, и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);

– журнал учета приказов по личному составу требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы – прием, перевод, увольнение и т.д., либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;

– журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Листы книг и журналов должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Исправлений в журналах регистрации не допускается.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек. Во-первых, в организации должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица. Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы № Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

Последним этапом аудита кадрового делопроизводства является составление заключения, в котором описано текущее состояние дел, указаны проблемы и возможные риски, рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов. Кроме того, указываются возможные последствия в случаи, неисполнения предписания об устранении выявленных нарушений (таблица 28).

 

 

Таблица 28 – Нарушение требований трудового законодательства

и их последствия[77]

 

⇐ Предыдущая15161718192021222324

Поделиться: