Співробітництво кадрової служби з іншими структурними ланками організації.

Реалізація кадрової політики передбачає співпрацю кадрової служби з іншими структурними підрозділами підприємства. Нап­риклад, оперативне управління персоналом на підприємстві про­водять менеджери з кадрової ро­боти (представники департаменту персоналу, відділу кадрів) та лі­нійні керівники (майстер цеху, начальник зміни, начальник учас­тку). При цьому менеджер персо­налу є головним реалізатором ка­дрової політики підприємства в цілому, а лінійні керівники відпо­відають безпосередньо за своїх підлеглих, контролюють стан ви­робництва, складають первинну документацію для вищого керів­ництва. Первинна інформація лі­нійних керівників аналізується працівниками кадрових служб і дає можливість робити узагаль­нюючи висновки по підприємству щодо рівня виконання норм виро­бітку, обсягів виробництва, тру­дової дисципліни (кількість запіз­нень, прогулів), рівня плинності кадрів, рівня професійно-кваліфі­каційної відповідності працівни­ків займаним посадам і т.д.

До основних функцій предста­вників кадрової служби в сфері стратегічного та оперативного управління персоналом на підп­риємстві належать:

1. Допомога керівництву у проведенні кадрової політики щодо найму, переміщення, звіль­нення, скорочення персоналу.

2. Активна участь у розробці організаційної та управлінської структури підприємства.

3. Допомога лінійним та фун­кціональним керівникам у органі­зації виховної роботи з персона­лом з метою підвищення продук­тивності праці, відповідальності за якість виконання роботи, забе­зпечення нормального соціально-психологічного клімату в колек­тиві.

Виконання названих функцій передбачає проведення постійної роботи кадрових служб щодо вдосконалення методики підбору, проведення співбесід, конкурс­ного відбору, визначення рівня кваліфікації та професійної при­датності кандидатів на вакантні посади, проведення атестації пер­соналу, підвищення професіона­льного рівня шляхом навчання чи стажування працівників, розробки форм та систем матеріального за­безпечення, програм соціального розвитку колективу.

Реалізація ефективної діяльно­сті кадрових служб неможлива без постійної співпраці з вищим керівництвом, профспілковим комітетом, та іншими структур­ними підрозділами підприємства, а саме фінансово-економічним відділом, бухгалтерією, юрискон­сультом, психологом, службою соціального розвитку та іншими.

53. Номенклатура справ з кад­рового діловодства.

Кадрове діловодство визнача­ється як діяльність, що охоплює організацію роботи з докумен­тами особового складу підприєм­ства з питань прийому, переве­дення, звільнення, обліку праців­ників та інше.

Правильна організація кадро­вого діловодства має велике зна­чення, оскільки саме в кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюю­ться з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, по­буту, відпочинку, перспективами професійного росту і т.д.

Кадрове діловодство ведеться за такими напрямами:

1. Облік особового складу пі­дприємства та його підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхі­дних довідок про прийом, переве­дення та звільнення працівників.

3. Облік стану підготовки, пе­репідготовки кадрів та зараху­вання їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надхо­дження документів, що стосую­ться особового складу підприємс­тва, контроль за їх використан­ням.

5. Складання особових справ з кадрового діловодства, їх оформ­лення та ведення.

6. Підготовка документів з ка­дрів для передачі їх в архів на зберігання.

7. Механізація та автоматиза­ція документування інформації з особового складу.

Документація з особового (кад­рового) складу створюється як ре­зультат роботи з персоналом під­приємства. У документації з осо­бового складу відображається ді­яльність організації з питань об­ліку, прийому, переведення, під­готовки, перепідготовки, атеста­ції, нагородження і пенсійного забезпечення працівників тощо.

Службові документи з особо­вого складу є підставою для на­дання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій та інших соціальних виплат.

Найхарактернішою рисою кад­рової документації є те, що вона завжди відображає діяльність ко­нкретних осіб, тобто є іменною документацією.

54. Склад кадрової документа­ції та її призначення.

Комплекс документів за фун­кціями управління кадрами включає такі основні групи:

- особисті документи праців­ників;

- організаційно-розпорядча документація;

- первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих докумен­тів працівників відносяться пас­порт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атес­тат та інші документи, які нада­ють юридичне підтвердження особи працівника. Особистими є також документи, які можуть ви­даватись установами власним працівникам, наприклад, перепус­тка, посвідчення про відряд­ження, довідки, що підтверджу­ють місце роботи, посаду, заробі­тну плату, заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, атестаційний лист, подання та призначення на посаду тощо.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з уста­новами. До організаційних від­носяться статути, положення, інс­трукції, правила внутрішнього ро­зпорядку; до розпорядчих - на­кази, постанови, рішення, вказі­вки, розпорядження; до довід­ково-інформаційних - доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти.

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників. Виходячи з технології реєстрації та накопи­чення інформації з кадрів групу первинної облікової кадрової до­кументації поділяють на дві взає­мопов'язані групи: вихідні (поча­ткові) облікові документи (осо­бистий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний (довідково-контрольний) характер (спеціалі­зовані картки персонального об­ліку спеціалістів, списки, жур­нали реєстрації, книги обліку).

Типова технологічна схема об­робки кадрової документації пе­редбачає наступні стадії:

1. документування трудових правовідносин працівників з ро­ботодавцем;

2. ведення особових справ та трудових книжок працівників;

3. ведення довідково-обліко­вої та звітної роботи з кадрів.

55. Документаційне забезпе­чення руху кадрів.

Для правильного та швидкого прийняття рішень керівникові не­обхідно володіти інформацією про особовий склад та рух кадрів в організації.

Можливість одержання перера­хованих даних про особовий склад організації забезпечується веденням кадровою службою (відділом кадрів) відповідної до­кументації найважливішою серед якої є трудові договори між пра­цівниками та власником підприє­мства, трудові книжки та особові справи працівників.

Трудовий договір є угодою між працівником та власником підприємства (організації, фізич­ною особою), згідно якої праців­ник зі своєї сторони, зобов'язує­ться виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією, по­садою, підпорядковуючись внут­рішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства (або фі­зична особа), зі своєї, зобов'язує­ться виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці, передбачені законо­давством про працю, колектив­ним договором і угодою сторін.

Трудова книжка є основним документом про трудову діяль­ність працівника. Вона признача­ється для встановлення загаль­ного, безперервного та спеціаль­ного стажу.

Порядок заповнення трудової книжки регламентує ст. 48 КЗпП України та " Інструкцією про по­рядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях".

Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємства, які пропрацювали на ньому 5 днів. На осіб, які працюють за суміс­ництвом, трудові книжки веду­ться тільки за місцем основної роботи.

Працівники, які влаштовуються на роботу, повинні подати влас­нику підприємства особисту тру­дову книжку, оформлену в уста­новленому порядку. Особи, які приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку за мі­сцем працевлаштування, при цьому власник стягує з праців­ника суму її вартості.

Особова справа - це сукуп­ність документів, які містять най­повніші відомості про працівника і характеризують його біографі­чні, ділові та особисті якості.

Особова справа посідає осно­вне місце у системі персональ­ного обліку працівників. На підс­таві документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управ­ління. Заводяться особові справи на всіх працівників підприємства після їх зарахування на роботу. Спочатку до особової справи за­носяться документи, що відобра­жають процес прийому на роботу, потім - всі основні документи, які виникають протягом трудової ді­яльності працівника в організації.

56. Облік особового складу ор­ганізації.

Облік особового складу органі­зації забезпечується веденням особових карток працівників (П-2), штатно-посадової книги (шта­тного формуляру) та алфавітної книги.

На працівників, яких прийма­ють на постійну, тимчасову ро­боту та роботу за сумісництвом заповнюються особові картки (П-2).

Особова картка - це документ, в якому міститься найсуттєвіша інформація про особу.

Особова картка включає нас­тупні розділи:

І розділ – " Загальні відомо­сті" – в ньому відображається:

- прізвище, ім'я та по бать­кові працівника, дата та місце на­родження, номер та серія паспо­рта, домашня адреса;

- освіта;

- спеціальність за дипломом (свідоцтвом);

- кваліфікація за дипломом (свідоцтвом);

- загальний, безперервний та спеціальний стаж роботи;

- останнє місце роботи, дата та причина звільнення;

- сімейний стан.

ІІ розділ – " Відомості про вій­ськовий облік" заповнюється ві­дповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних. Вказує­ться:

- група обліку;

- категорія обліку;

- військове звання;

- військово- облікова спеціа­льність;

- придатність до військової служби;

- назва райвійськкомату за місцем проживання;

- перебування на спеціаль­ному обліку.

ІІІ розділ – " Призначення та переведення" відображає дату прийому на роботу та всі переве­дення на інші посади, зміну ква­ліфікації. Всі записи з цього роз­ділу переносяться до трудової книжки.

ІV розділ – " Відпустки" міс­тить інформацію про надання що­річних і додаткових відпусток.

В разі звільнення працівника з підприємства в особовій карточці вказується дата та причина звіль­нення, номер наказу про звіль­нення і робиться запис про те що трудова книжка видана власнику.

Особові картки (П2) комплек­туються за структурними підроз­ділами підприємства та апарату управління.

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) – це осно­вний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан уко­мплектації персоналу підприємс­тва.

Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаю­ться їх особовим справам та осо­бовим карткам.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного роз­шуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про праців­ників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури підприємства та чи­сельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийом, переведення чи зві­льнення працівника. Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах (організаціях) з значною кількістю персоналу.

57. АРМ менеджера персоналу (інспектора з кадрів).

Комп'ютеризація кадрового ді­ловодства є однією з основних умов раціональної організації ді­ловодних процесів в організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фак­тором росту продуктивності та оперативності праці менеджерів.

Механізація та автоматизація кадрового діловодства повинна здійснюватись на підставі впоря­дкування системи документу­вання управлінської діяльності, уніфікації й скорочення кількості форм документів, які створюю­ться в організації.

Впроваджувати комп'ютериза­цію необхідно на всіх етапах ді­ловодства, починаючи з підгото­вки документів, їх копіювання, оперативного розмноження, екс­педиційної обробки, реєстрації та пошуку, швидкого транспорту­вання, закінчуючи контролем ви­конання та надійним зберіганням документації.

В якості прикладу можна при­вести систему управління персо­налом PersonPro, яка створена з метою автоматизації діяльності служби управління персоналом.

Основними функціональ­ними можливостями програми є:

1. Розробка організаційної структури організації.

2. Створення та редагування штатного розкладу організації.

3. Облік, зберігання та опера­тивний пошук даних про персо­нал організації.

4. Створення електронного варіанту особових справ співробі­тників, карток персонального об­ліку працівників (П2)

5. Створення бази даних кан­дидатів на вакантні посади.

6. Формування стандартизо­ваних типів документів (наказів з прийому на роботу, звільнення з роботи, відрядження, надання ві­дпустки тощо).

7. Формування статистичної звітності з персоналу та кадрової роботи.

8. Організація обліку, збері­гання та швидкого пошуку внут­рішніх, вхідних та вихідних до­кументів.

9. Організація розсилки доку­ментації за допомогою електрон­ної пошти.

Отже впровадження комп'юте­рних технологій в кадровому ді­ловодстві дозволить підвищити ефективність діяльності праців­ників кадрової служби, зеконо­мити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганням докуме­нтації з персоналу організації.

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться: