Работа с органайзером Outlook

Это приложение предназначено для управления личной и деловой информацией, адресными книгами и электронной почтой и обеспечивает эффективное планирование времени делового человека (рис. 35). Основная функция программы – организация электронных коммуникаций, т.е. взаимодействие и обмен данными между различными людьми, подключенными к компьютерной сети и занятых совместной деятельностью.

Программа позволяет:

· организовать хранение информации в специальных папках, которые могут располагаться на почтовом сервере или на жестком диске локального компьютера;

· обеспечивать обмен электронными сообщениями и создавать папки поиска, содержащие представления элементов электронной почты, отвечающих условиям поиска;

· вести электронный календарь, планируя с его помощью дела и встречи на периоды разной продолжительности (день, неделю и др.);

· создавать личную адресную книгу с адресами, номерами телефонов и другой информацией абонентов-контактеров;

· планировать эффективное выполнение личных и офисных задач;

· организовывать быстрый поиск нужного документа за счет ведения специального журнала;

· создавать краткие записи в виде заметок для напоминаний о ключевых идеях, вопросах и т.д..

Виды и режимы работы Outlook:

· Почта – для работы с почтовыми папками, в число которых входят папки для входящих, исходящих, отправленных и удаленных сообщений, а также черновиков и нежелательной почты;

· Календарь – для работы с календарем в наиболее удобном для пользователя представлении;

· Контакты – для работы с адресной информацией о конкретных физических и юридических лицах;

· Задачи – для работы с планировщиком задач, позволяющим не только создавать собственные задачи, но и назначать задачи другим пользователям, получать поручения от других и выполнять повторяющиеся задачи;

· Заметки – позволяют создавать напоминания о текущих делах, идеях и др.

Рис. 35 Главное окно программы Outlook

Все сообщения электронной почты, календари, задачи и другие элементы MS Outlook сохраняются на почтовом сервере и на компьютере пользователя. На компьютере пользователя информация Outlook хранится в файле данных с расширением .pst или .ost.

Текущее состояние содержимого файла данных Outlook отображается на странице Outlook сегодня, которая может открываться при каждом запуске Microsoft Outlook (для этого следует нажать кнопку <Настройка ″Outlook сегодня″> и задать соответствующую настройку).

В зависимости от выбранного режима работы (почта, календарь, задачи и т.д.) меняются вкладки и кнопки Ленты активности. Для перехода из одного режима работы в другой достаточно щелкнуть мышью на соответствующей кнопке в нижней части области навигации.

Работа с адресной книгой

Хранение персональной информации о физических и юридических лицах организовано в папке Контакты. Данные о контактных лицах выводятся на экран в виде таблицы или адресной карточки и могут быть сгруппированы и отсортированы в любом порядке.

Для создания нового контакта необходимо:

1. Выбрать на панели навигации папку Контакты.

2. Задать команду Главная/Создать контакт.

3. В появившемся окне ввести имя контакта в поле Полное имя, предварительно нажав на кнопку с одноименным названием. Таким же образом заполнить остальные данные (телефон, адреса), в т. ч. вставить фото контактного лица. Если в качестве контактов вводятся несколько представителей одной организации, то служебную информацию об одном сотруднике можно скопировать в последующие адресные карточки, выбрав команду Главная/Сохранить и закрыть/Контакт в той же организации.

4. После ввода данных необходимо воспользоваться либо кнопкой «Сохранить и закрыть» на панели инструментов, либо кнопкой  «Сохранить и создать» для создания следующего контакта. Внесенные данные будут сохранены в папке Контакты.

5. Элементы папки Контакты, имеющие сведения в полях Электронная почта или Факс, автоматически поступают в адресную книгу, которая в дальнейшем может быть использована для отправки электронных сообщений. Элементы папки Контакты, имеющие сведения в поле День рождения, автоматически попадают в папку Календарь.

Управление контактами. Для быстрого поиска контакта можно воспользоваться одним из следующих способов:

§ в текущем представлении Визитная карточка или Карточка щелкнуть в правой части области просмотра на соответствующей алфавитной кнопке списка контактов;

§ в поле Поиск в папке «Контакты», расположенном над областью просмотра ввести образец поиска и нажать <Enter>. Можно воспользоваться дополнительными командами в раскрывшемся вкладки Средства поиска. В области просмотра отобразятся карточки, соответствующие образцу поиска.

Для удаления контакта из списка контактов достаточно выделить этот контакт и нажать клавишу <Delete> либо кнопку  панели инструментов.

Контакты можно группировать в группы контактов, что в дальнейшем упрощает отправку сообщений группам лиц. Сообщение, общее для группы, направляется всем получателям, перечисленным в группе контактов. При этом получатели видят в строке сообщения Кому имена всех лиц, входящих в группу.

Можно добавлять имена в группу контактов и удалять их, отправлять список другим пользователям и печатать его. Группы контактов отмечаются значком  и хранятся по умолчанию в папке Контакты. При отправке сообщения с выбранным в качестве адресата именем списка рассылки в полях «Кому», «Копия» и «СК», слева от имени рассылки появляется знак «+». С помощью этого значка можно раскрыть список и при необходимости удалить из него те контакты, которым данное сообщение не предназначено.

Упражнение 22

1. Загрузите программу Outlook.

2. Последовательно активизируя на панели навигации папки Почта, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, просмотрите их содержимое.

3. Вернитесь в область Почта и выполните настройки страницы «Outlook сегодня», при которых эта страница будет отображаться в стандартном стиле в две колонки. Сохраните изменения.

4. Перейдите в папку Контакты. Создайте и сохраните Контакт с именем Андреев Михаил Петрович, должность – менеджер, организация ООО «Омега». Остальные поля заполните по собственному усмотрению.

5. Создайте и сохраните еще три контакта для сотрудников этой же организации и четыре контакта с данными своих знакомых.

6. Изменяя Текущее представление контакта, просмотрите различные способы отображения контактной информации.

7. Осуществите поиск контакта с определенным именем, используя алфавитные кнопки списка контактов в правой части области просмотров. Измените номер телефона найденного контакта.

8. Осуществите поиск другого контакта, используя поля <Найти контакт> и измените должность найденного контакта.

9. Выбрав команду Адресная книга (вкладка Главная) осуществите поиск еще одного контакта, используя поле <Поиск>. Удалите найденный контакт.

10. Создайте группу контактов с именем ООО “Омега” для сотрудников этой организации.

11. Найдите созданный список в адресной книге.

12. Удалите из списка рассылки один контакт.

⇐ Предыдущая11121314151617181920Следующая ⇒

Поделиться: