Работа с электронной почтой

Для создания, редактирования и управления электронными сообщениями предназначена папка Почта. При этом передача электронных сообщений возможна лишь при подключении компьютера к локальной или глобальной сети с соответствующей настройкой учетной записи электронной почты. Учетная запись электронной почты – это совокупность настроек сервера, ориентированная на работу с конкретным клиентом. Если учетная запись пользователя настроена, то процесс приема-передачи электронных сообщений сводится к нажатию соответствующих кнопок. Все сообщения в папке Почта хранятся в папках, отображаемых в области переходов (Рис. 36 ).

Рис. 36. Элементы папки Почта, отображаемые в области переходов

Для упорядочения сообщений в каждой из почтовых папок могут быть созданы новые папки. Создать новую папку можно несколькими способами:

· выполнив команду Папка/Новая папка;

· щелкнув правой кнопкой мыши на папке, в которой требуется создать новую папку, и в контекстном вкладки выбрать команду Новая папка.

Работа с сообщениями

Новое сообщение можно создать несколькими способами:

· выбрать команду Главная/Создать сообщение;

· дважды щелкнуть мышкой в окне любой из папок Почты;

· нажать комбинацию клавиш «Ctrl» + «N».

Для электронных сообщений можно заранее задать шаблон оформления бланк, являющийся основой сообщения) и параметры шрифтов, а также создать автоматическую подпись.

Соответствующие настройки выполняются в окне папки Почта.

1. Выбрать одну из команд Параметры/Темы, Параметры/Цвет страницы, Сообщение/подпись/Подписи…/Личный бланк.

2. В появившемся диалоговом окне выбрать необходимый бланк. Можно задать фон и соответствующие шрифты.

3. Для создания автоматической подписи нажать кнопку <Подписи>. В появившемся окне ввести подпись, которая в дальнейшем будет присутствовать в исходящих сообщениях.

Создание текста сообщения и его форматирование аналогично приемам работы с приложением Word.

Адрес получателя вводится в поле Кому или выбирается из адресной книги после нажатия кнопки <Кому…>. Поле Копия заполняется при необходимости отправки копии этого письма еще каким-либо адресатам. При этом адреса разделяются знаком «;». Название, введенное в поле Тема, в дальнейшем становится названием сообщения.

Сообщение может включать различные элементы, добавляемые с помощью команд вкладки Вставка.

Чтобы прикрепить к сообщению файл необходимо выбрать команду Сообщение/Вложить файл или Вставка/Вложить файл и в открывшемся окне указать нужный файл. В окне сообщения добавляется поле Вложение:, в котором отображаются названия, размер и тип прикрепляемых файлов.

Чтобы получить после отправки уведомления о доставке или прочтении необходимо задать соответствующие параметры на вкладке Файл/Параметры.

Отправка сообщений. Для отправки подготовленного сообщения достаточно нажать кнопку <Отправить>. Если отправка сообщения откладывается по каким-либо причинам (например, требуются дополнительные уточнения), то окно сообщения надо закрыть и подтвердить сохранение этого сообщения. Неотправленное сообщение будет сохранено в папке Черновики.

Получение сообщений. Программа Outlook, активизированная и подключенная к почтовому серверу, автоматически, через определенные интервалы времени, проверяет учетные записи на наличие новых сообщений. При обнаружении новых сообщений они помещаются в папку «Входящие», содержимое которой отображается в области просмотра в виде таблицы описания с полями (отправитель, тема, время получения и др.). Для прочтения сообщения достаточно щелкнуть на нем мышью. Автоматически в области чтения отобразятся имя и адрес отправителя, тема и текст сообщения, а также информация о прикрепленных файлах.

Чтобы добавить электронный адрес отправителя в адресную книгу, достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на адресе отправителя, выбрать из контекстного вкладки команду Добавить в контакты Outlook, а затем в открывшемся окне внести необходимые изменения и нажать кнопку <Сохранить и закрыть>.

Ответ на сообщение. Ответить на полученное сообщение или переслать это сообщение на другой электронный адрес можно в области чтения, в области просмотра или в отдельном окне сообщения.

Для отправки ответа автору сообщения достаточно нажать кнопку <Ответить> (или <Ответить всем>, если нужно ответить не только автору этого сообщения, но и всем кому было адресовано сообщение), ввести текст ответа, а затем нажать кнопку <Отправить>.

Чтобы переслать полученное сообщение другим адресатам, достаточно нажать на кнопку <Переслать> и ввести в поле Кому требуемые электронные адреса; в случае необходимости добавить письмо своими комментариями и нажать кнопку <Отправить>.

Чтобы изменить параметры создаваемых и получаемых сообщений необходимо на вкладке Файл выбрать команду Параметры и в открывшемся окне перейти на вкладку Почта.

Для поиска сообщений следует перейти в почтовую папку, в которой необходимо осуществить поиск и ввести слово поиска в поле Поиска  области почты и нажать кнопку .

Работа с папками поиска

Папки поиска представляют собой результаты поиска по всем сообщениям, хранящимся в нескольких или во всех папках почтового ящика Outlook. Содержание папки поиска напоминает набор электронных сообщений, но это лишь виртуальные представления сообщений, выбранные в соответствии с некоторыми критериями поиска. При каждом открытии папки поиска Outlook выполняет поиск заново.

Программа Outlook имеет заданные по умолчанию папки поиска (Почта для чтения, Почта по адресатам, папки для упорядочения почты), а также набор шаблонов для создания собственных папок. Так, папка Непрочтенные письма содержит непрочитанные сообщения почтового ящика Outlook. Папка К исполнению отображает все сообщения, отмеченные флажком «К исполнению», которые по умолчанию группируются по цвету. Папка Большие письма хранит представления сообщений большого размера, сгруппированных по размеру, образуя соответствующие группы.

Создать собственную папку поиска можно, воспользовавшись одним из шаблонов создания папки поиска, либо создав полностью настраиваемую папку поиска, выполнив следующий ряд операций:

1. В области почты выбрать команду Папка/Создать папку поиска.

2. В открывшемся окне Новая папка поиска (Рис. 37) из предложенных четырех групп, первые три из которых (Почта для чтения, Почта по адресатам и Упорядочение почты) содержат шаблоны, а четвертая – Настраиваемая - позволяет создать полностью настраиваемую папку поиска. При выборе настройки папки поиска следует ввести имя и задать условия для новой папки поиска.

Рис.37. Вид окна для создания новой папки поиска

Упражнение 23

1. Создайте сообщение для Андреева Михаила Петровича с темой Проверка связи.

2. Сохраните сообщение в папке Черновики.

3. Создайте шаблон оформления для новых сообщений, задав соответствующие фон и шрифты.

4. Создайте новое сообщение и просмотрите результат выполнения предыдущего задания.

5. С помощью кнопки <Кому> выберите адресата сообщения и укажите двух человек, кому будут отправлены копии.

6. Введите небольшой текст сообщения.

7. Измените размер шрифта последнего абзаца.

8. Укажите тему сообщения - Проверка.

9. Сохраните сообщение в папке Черновики.

10. Создайте в папке Черновики папку с именем Проба.

11. Переместите с помощью мыши все сообщения из папки Черновики в созданную папку Проба.

12. В области переходов посмотрите результат выполнения предыдущих заданий в папках Непрочтенные письма (Папки поиска) и Проба.

13. Создайте автоматическую подпись для новых сообщений, например, «С уважением, » и свою фамилию.

14. Создайте новое сообщение и просмотрите результат выполнения предыдущего задания.

15. Вставьте в сообщение один из рисунков коллекции MS Office, воспользовавшись командой вкладки Вставка.

16. В качестве адресата укажите список рассылки, созданный в предыдущем Упражнении.

17. Укажите тему сообщения - Приветствие.

18. Сохраните сообщение в папке Черновики.

19. Выполните поиск во всех почтовых папках сообщений, содержащих в теме текст «Проверка». Сохраните условия поиска в виде папки поиска.

20. Получите у администратора разрешение на отправку и получение сообщений. Уточните разрешенные для этих целей электронные адреса.

21. Откройте в отдельном окне сообщение с темой Приветствие.

22. Отправьте сообщение.

23. Просмотрите пришедшее на Ваш адрес сообщение.

24. Создайте в папке Входящие папку Проверка.

25. Создайте правило для перемещения в папку Проверка всех сообщений, полученных от определенного адресата.

26. Ответьте на полученное сообщение.

27. Просмотрите результаты в почтовых папках.

28. Создайте папку поиска, применив шаблон Переписка с указанными адресатами и указав в качестве адресатов тех, с кем была осуществлена переписка в ходе выполнения предыдущих заданий.

29. Создайте Настраиваемую папку поиска с именем Привет, задав следующие условия поиска - Искать текст: Привет, Место поиска: поле темы и текст сообщения.

30. Посмотрите результат выполнения предыдущих заданий.

⇐ Предыдущая11121314151617181920Следующая ⇒

Поделиться: