АНГЛИЙСКОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

The english business letter

Письмо – это важный элемент ведения бизнеса. Без переписки вести деловые отношения невозможно. Почти все телеграфные и телефонные договоренности требуют письменного подтверждения. При установлении деловых контактов хорошо составленное письмо может лучшим образом представить вашу фирму и создать благоприятное впечатление о ней у вашего потенциального партнера.

Внешний вид письма имеет большое значение. Фирмы, как правило, имеют свои бланки для писем, отпечатанные типографским способом на хорошей бумаге. Фирменный бланк должен иметь название фирмы, ее адрес, а также характер бизнеса фирмы.

Деловые письма в разных странах по своей форме одинаковы. Как правило, деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из 8 элементов:

1. дата – число, месяц, год

2. внутренний адрес – имя и адрес лица, которому адресуется письмо

3. вступительное обращение – вежливое приветствие

4. первый абзац письма – о чем письмо

5. текст письма – изложение сути вопроса

6. заключительный абзац письма – подводит итог и указывает на дальнейшие действия

7. заключительная форма вежливости – вежливое «до свидания»

8. подпись

 

Дата

В английских деловых письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении, напр. 2 Apr. 2000. Названия месяцев можно писать в сокращении, как указано.

В американских деловых письмах дата пишется иначе, так как в США обозначается сначала месяц, затем день и год.

Дату не рекомендуется писать в цифровом выражении, поскольку это легко может ввести в заблуждение, 2 сентября 2000 года в американском варианте лучше писать September 2, 2000. Расстояние между датой и содержанием письма зависит от длины письма.

 

Внутренний адрес

Внутренний адрес (название и адрес фирмы-получателя письма) должен быть таким же, как и на конверте. И пишется он от начала поля слева.

 

Вступительное обращение (приветствие)

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через 2 интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится (,) или (:) .

Письмо может адресоваться лицу с указанием его должности – Mr John D. White, Manager, должностному лицу без указания имени – Advert. Manager, или самой фирме – Omega Company. Приветствие может меняться в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формы вежливости.

Если письмо адресовано фирме (это не рекомендуется, но часто делается), форма приветствия будет “Dear Sirs”, если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет: “Dear Sir” или “Dear Madam” (эта форма употребляется как к замужним, так и к незамужним женщинам)

Таковы приветствия в английских деловых письмах, американцы же предпочитают форму “Gentlemen.” Если американцы употребляют английские формы обращения, то ставят после них двоеточие вместо запятой. Если неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, всегда употребляется: “Dear Sirs” Если получатель письма известен лично, или если фирма торгует уже некоторое время с его фирмой, можно использовать более дружественную форму обращения: Dear Mr Jones!”

 

Первый абзац письма

Полезные обороты и фразы:

А) благодарим за Ваше письмо датированное 3 июня и сообщаем Вам, что…

We thank you for your letter dated 3rd Jun. and write to tell you… ( wish to inform you …)

В ответ на Ваше письмо от 5 марта этого года сообщаем Вам, что …

In reply to your letter of 5th Mar. this year we would like to inform you… ( we are writing to inform you )

Б) К сожалению, нам приходится напоминать Вам, что…

We are sorry to have to remind you…

К сожалению, мы вынуждены…

To your regret we shall have to…

С сожалением сообщаем Вам, что…

We regret to inform you that…

В) Подтверждаем получение Вашего письма от 5 марта…

We thank you for the letter of 5th Mar… (We have received your letter dated 5th Mar. …)

С удовольствием сообщаем Вам, что …

We are happy to tell you … (We are pleased to inform you)

Мы с удивлением узнали, что …

We are surprised to learn that …

Ссылаясь на запрос от 10 июля 200 …г.

We reference to (=Referring to…) the enquiry of 10th July, 200…

Мы ссылаемся на Ваш заказ №123 и ...

We refer to your Order No. 123 and …

В дополнение к нашему письму от 3 июля …

Further to our letter of 3rd Jul. …

Текст письма

Текст письма располагается ниже вступительного обращения через 2 интервала и первое предложение начинается с небольшим отступлением от правого поля. Если заголовки и письмо печатаются обычными буквами, их следует подчеркивать, чтобы выделить из текста абзаца.

Если в письме больше одной страницы, они должны быть пронумерованы. Вторая и последующая страницы печатаются на свободных листах (без заголовка письма). В левом углу каждого листа должны быть напечатаны фамилия и инициалы получателя, а под номером страницы – дата письма.

Могут быть полезными следующие обороты, выражающие извинения, сожаление и благодарность автора письма:

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: