Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

⇐ ПредыдущаяСтр 11 из 13Следующая ⇒

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении КТ предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих КТ, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами, помеченными грифом «КТ», является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации.

Все документы, содержащие КТ или конфиденциальную информацию, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства). Например:

Коммерческая тайна

Экз. № 1

Закрытое акционерное общество

«Парфюм-интер»

Ул. Ордынка, 36

Москва 127450

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

При передаче документов, содержащих КТ, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа также могут быть оговорены конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т. п. Например, если КТ является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в договоре. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указываются количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе»). Например:

Составлен в 2 экз.:

экз. № 1 — в адрес;

экз. № 2 — в дело № 1-7.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф «КТ», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Например:

Разрешаю:

1. Е. М. Лаврову

2. А. Л. Казакову

Подпись руководителя

Дата

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно в специально отведенном помещении (на рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, электронные файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом " КТ”». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ» (см. рис. 12.3 и 12.4). Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала на заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

№ п/п	Дата регистрации документа	Дата и номер документа (для входящих)	Откуда поступил или куда направлен	Краткое содержание (заголовок)	Кол-во листов	Кол-во экземпляров	Исполнитель	Примечание

Рис. 12.3. Оформление страниц журнала регистрации документов с грифом «КТ»

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяются целостность упаковки корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начало дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конец — заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом " КТ”».

Номер документа	Дата выдачи	Краткое содержание (заголовок)	Кол-во листов	Кол-во экз.	Кому выдан (И. О. Ф.)	Подпись получателя документа	Отметка о возврате (подпись и дата)	Примечание

Рис. 12.4. Оформление страниц журнала учета выдачи документов с грифом «КТ»

Работник, получивший от секретаря-референта документ с грифом «КТ», должен сверить номер документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел другим работникам предприятия производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел документов с грифом «КТ» или перемещение их из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом " КТ”».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т. п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном для этого помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет, отмечаются в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом " КТ”». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограниченным, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностных лиц, ответственных за документы. Все бракованные копии документов забираются ими и подлежат немедленному уничтожению.

При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия:

— запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя;

— запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в компьютере, другим работникам предприятия;

— запрещается использовать информацию из документов, имеющих гриф ограничения доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях;

— запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их компьютерах;

— запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.

Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, применяются условные (кодовые) заголовки дел или составляется отдельная номенклатура только на эти дела.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

— проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

— отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

— отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого полугодия.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставятся в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

Если розыск не принес положительных результатов, на утерянные документы составляется акт; в «Журнал регистрации документов с грифом " КТ”» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не был установлен трудовым договором.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ к ним.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Руководитель предприятия по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например: ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов и т. п.

Уничтожение документов

Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести огромный ущерб фирме. Определенные виды информации — например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах — нуждаются в особой защите. Причиной утечки информациимогут стать копии ичерновики документов, выброшенные вкорзину для бумаг, небрежно разбросанные на рабочих столах и даже неправильно утилизированные документы, предназначенные для уничтожения. Поэтому так важно уничтожать документацию без возможности ее восстановления.

Для этой цели используются специальные устройства — уничтожители, или шредеры (от англ. to shred — резать, рвать).

Основными характеристиками шредеров являются:

— способ резки;

— производительность;

— ширина приемной части;

— уровень шума.

По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной резкой — на полосы различной ширины; с перекрестной (продольно-поперечной) резкой — на более мелкие фрагменты.

Шредер выбирается в зависимости от уровня секретности используемых на предприятии документов: чем выше степень измельчения уничтожаемого документа, тем сложнее его восстановить.

В соответствии с европейским стандартом уничтожения служебных документов DIN 32757 различают пять степеней секретности, представленных в табл. 12.1.

Таблица 12.1

⇐ Предыдущая 4 5 6 7 8 9 101112 13 Следующая ⇒