Обеспечение сохранности документации и дел в текущем делопроизводстве.

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2000 год должны обрабатываться в 2001 году.

Так как в некоторых учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы и вновь созданные организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает:

· проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;

· составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное и официально принятое сокращенное наименование предприятия в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.

При изменении наименования предприятия или структурного подразделения в течение года, охватываемого документами дела, на обложке подписывается новое название, прежнее заключается в скобки.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).

Заголовок дела переносится из свободной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

· название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);

· название предприятия (автор документа);

· название предприятия, которому адресованы или от которого получены документы (адресат или корреспондент документа);

· краткое содержание документа дела;

· название местности, с которой связано содержание документа дела;

· дата (период), к которому относятся документы дела;

· указание на количество копий документов дела.

Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускается. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку на три-четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме.

48. Составление и оформление протокола.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. A fishmonger’s – рыбный отдел
2. B. 1. В США говорят по-английски. 2. Эта сумка сделана из кожи. 3. Окно разбито. 4. Владимир был построен в 10 веке. 5. Масло и сыр делают из молока. 6.Этот дом был построен моим дедом.
3. D. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАЩИТЫ АВТОРСКИХ И СМЕЖНЫХ ПРАВ
4. ER-модель и ее отображение на схему данных
5. F. Дела челобитчиковы. - Условный критерий частноправного отношения. - Безразличие методов процедирования. - Екатерининская эпоха. - Единство в праве. - Судебная волокита
6. I ОРГАНИЗАЦИОННО – МЕТОДИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ
7. I. Выделение (узнавание) звука на фоне слова
8. I. Определите значение терминов, сгруппируйте их по темам.
9. II Раздел «Физическое здоровье»
10. II. Делай благо (твори добро)
11. II. Однородные члены предложения могут отделяться от обобщающего слова знаком тире (вместо обычного в таком случае двоеточия), если они выполняют функцию приложения со значением уточнения.
12. III. КОНСТРУКТАРСКО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ.