Учет расчетов с подотчетными лицами

⇐ ПредыдущаяСтр 13 из 23Следующая ⇒

Большая часть денежных расчетов экономических субъектов осуществляется в безналичном порядке - посредством списания денежных средств со счетов, открытых в кредитных организациях, с аккредитивов и чековых книжек.

Тем не менее, иногда появляется необходимость осуществления расчетов наличными деньгами.

Как правило, наличными деньгами осуществляется оплата материальных запасов при их приобретении в розничной сети и оплата командировочных расходов. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными деньгами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам.

В организациях, имеющих структурные подразделения, весьма широко используется форма расчетов с работниками по заработной плате и прочим выплатам через подотчетных лиц (так называемых раздатчиков).

Также расчеты наличными деньгами через подотчетных лиц практикуются при оплате задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны абсолютно для любой организации любой организационно-правовой формы собственности.

Кассовые операции - расчеты наличными деньгами - необходимы не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и иных выплатах. Абсолютная ликвидность денежных средств делает наличные денежные средства весьма привлекательным инструментом для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материальных запасов, а при определенных условиях - и некоторых видов внеоборотных активов (производственного и хозяйственного инвентаря, вычислительной и оргтехники, отдельных групп объектов нематериальных активов).

Основные требования к организации наличного денежного обращения установлены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденным Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение).

В Положении установлено:

- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, производится по расходному кассовому ордеру согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату;

- подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами;

- выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Для обеспечения правомерности выдачи наличных денег под отчет (с возможностью последующего взыскания ущерба в случае их утраты) целесообразно:

- издание приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен предусматривать: круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет; размеры подотчетных средств; сроки их возврата или предоставления отчета об израсходовании. Такой приказ может быть разработан в рамках формирования учетной политики организации на очередной финансовый год и утверждаться в качестве одного из приложений к ней;

- соблюдение правил выдачи средств под отчет только работникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;

- соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам.

Не допускается передачи полученных средств под отчет одним работником другому.

Перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами, законодательными и нормативными актами не определен.

С работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам - так как в этой ситуации материальная ответственность вытекает из служебных обязанностей работника.

Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

В том случае, когда в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Как правило, размер подотчетной суммы определяется из расчета продолжительности командировки (суточные и расходы на оплату найма жилого помещения в месте командировки) и стоимости проезда.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Данная форма является унифицированной и должна применяться организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.

Заполненные и утвержденные авансовые отчеты, как правило, сдаются в кассу организации

Нередки ситуации, когда подотчетные суммы работникам не выдавались, а соответствующие расходы были произведены ими полностью за счет личных средств. При этом вся израсходованная сумма определяется как перерасход и подлежит (при выполнении прочих условий) возмещению также на основании представленного авансового отчета.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по «Расходному кассовому ордеру».

Работник имеет право погасить задолженность по ранее полученным подотчетным суммам в части остатка в безналичном порядке, в том числе и посредством списания средств со своей банковской карты.

Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71 " Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 " Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 " Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Особенности отражения в учете отчета о расходовании подотчетных сумм обусловлены спецификой производимых расходов:

расходы, связанные с формированием стоимости внеоборотных активов, а также материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется обособленно) списываются в дебет калькуляционных счетов 08 " Вложения во внеоборотные активы" и 15 " Заготовление и приобретение материальных ценностей";

расходы, связанные с приобретением материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется без использования счета 15), - в дебет соответствующего субсчета, открытого к счету 10 " Материалы";

расходы, ранее оформленные как задолженность перед работниками организации или другими получателями, оформляются как уменьшение задолженности;

все прочие расходы списываются на счета учета расходов (по соответствующим синтетическим и аналитическим счетам).

Таким образом, наиболее распространенными являются следующие бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами:

Дебет 71 Кредит 50

на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу;

Дебет 71 Кредит 51

на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов;

Дебет 10 Кредит 71

на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов.

Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Дебет 20 (23) Кредит 71

на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства.

Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, т.е. для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства;

Дебет 25 Кредит 71

на сумму оплаченных наличными деньгами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Дебет 26 Кредит 71

на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальные платежи, оплата юридических, консультационных услуг и т.п.);

Дебет 44 Кредит 71

Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Дебет 68 Кредит 71

на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам;

Дебет 70 Кредит 71

на сумму выплаты заработной платы структурным подразделениям организации через подотчетных лиц (раздатчиков). Бухгалтерская запись оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

Дебет 50 Кредит 71

на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Дебет 51 Кредит 71

на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом непосредственно на расчетный счет в банке;

Дебет 70 Кредит 71

на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, - при условии его согласия на удержание. Если работник не согласен с удержанием (например, в случае когда часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема бухгалтерских записей:

Дебет 94 Кредит 71

на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

Дебет 73, субсчет 2 " Расчеты по возмещению материального ущерба", Кредит 94

на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

Дебет 91 Кредит 94

на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

Дебет 70 Кредит 73

на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

Если с подотчетным лицом производятся расчеты по оплате труда с использованием банковской карты, то возврат подотчетной суммы может быть оформлен как удержание. В этом случае при начислении заработной платы сумма задолженности организации перед работником уменьшается на размер остатка подотчетной суммы и на банковскую карту перечисляется уже уменьшенная сумма обязательства.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами и кредиту счета учета денежных средств в кассе. Подобная ситуация может иметь место, когда сумма фактически произведенных расходов оказалась больше суммы выданного аванса.

2.8. Учет затрат на производство готовой продукции (работ, услуг)

Затраты – это стоимостное выражение использованных в хозяйственной деятельности организацииза определённый период материальных, трудовых, финансовых иных ресурсов.

Нормативным документом, регламентирующим правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходе коммерческих организаций (кроме кредита и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по Законодательству Российской Федерации, является положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99).

Согласно этого ПБУ расходами организаций признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (им) возникновения обязательств, приводящее к изменению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Не признаются расходами организации выбытие активов:

- в связи с приобретением внеоборотных активов (ОС; НМА; НЗС);

- вклады в уставные капиталы других организаций, приобретение акций акционерных обществ и иных ценных бумаг не с целью перепродажи;

- в погашение кредита или займа, полученного организацией;

- в виде аванса, задатка в счёт оплаты МПЗ и иных ценностей, работ, услуг.

Важным условием получения достоверных данных о себестоимости продукции является четкое определение состава производственных затрат.

Затраты на изготовление продукции группируются по нескольким признакам и направлениям.

Из них выделяются прежде всего два экономических направления группировки затрат: по экономическим элементам калькуляционным статьям.

Классификация затрат

В бухучете все расходы организации, в соответствии с ПБУ 10\99, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.

В целях налогообложения прибыли расходы налогоплательщика подразделяются на расходы связанные с производством и реализацией и внереализационные расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг.

Учет общей суммы затрат на производство организуют по экономическим элементам затрат, а учет и калькуляция себестоимости отдельных видов продукции, работ и услуг – по статьям калькуляции

Прочими расходами являются:

– расходы, связанные с предоставлением за плату во временное пользование активов организации;

– расходы, связанные с предоставлением за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности;

– расходы, связанные с участием в уставных капиталах других организаций;

– расходы, связанные с продажей, выбытием и прочим сигналами основных средств и иных активов, от личных от денежных средств (кроме иностранной валюты), товаров, продукции;

– проценты, уплачиваемые организацией за предоставление ей в пользование денежных средств (кредитов, займов);

– расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями;

- курсовые разницы;

- убытки прошлых лет, признанные в отчётном году

И т. д. (см. раздел III ПБУ 10/99).

При формировании расходов по обычным видам деятельности в бухучете должна быть обеспечена их группировка по следующим элементам :

– материальные затраты;

– затраты на оплату труда;

– отчисления на социальные нужды;

– амортизация;

– прочие затраты.

В состав прочих затрат включается:

– содержание работников аппарата управления;

– эксплуатация зданий, помещений, сооружений, оборудования, инвентаря и т. п.;

– командировки, связанные с производственной деятельностью;

– оплата услуг связи;

– оплата услуг, осуществляемых сторонними организациями по управлению, в случае если штатным расписанием или должностными инструкциями не предусмотрено выполнение каких-либо функций управления;

– оплата консультационных, информационных и аудиторских услуг;

– содержание и обслуживание технических средств управления, вычислительных центров, устройств связи, средств сигнализации и др.;

– затраты по обеспечению сторожевой охраны;

– представительские расходы, в частности прием и обслуживание представителей других организаций, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества;

– выплата стипендий, оплата обучения по договорам с учебными заведениями для подготовки, повышения квалификации и переподготовки кадров;

– возмещение работникам транспортных расходов (в форме оплаты получаемых проездных документов);

– амортизация нематериальных активов;

– коммерческие расходы;

– налоги (к примеру, транспортный налог).

Для целей управления в бухучете организуется учёт расходов по статьям затрат, при этом перечень статей затрат устанавливается организацией самостоятельно.

Перечень статей затрат и методы их распределения по видам продукции устанавливаются организациями методическими рекомендациями по планированию, учёту и исчислению себестоимости продукции с учётом особенностей отрасли, характера и специфики производства. Все расходы включаются в себестоимость продукции без учёта сумм НДС и должны подтверждаться первичными документами.

Себестоимость продукции (работ, услуг) – это стоимостная оценка используемых в процессе производства природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов и других затрат.

В себестоимость включаются:

– затраты, непосредственно связанные с производством и реализацией продукции;

– затраты на обеспечение предприятия рабочей силой (персоналом);

– отчисления в различные фонды и бюджеты;

– затраты на содержание, обслуживание и управление предприятием;

– платежи сторонним организациям за оказание услуг по производству продукции;

– затраты на подготовку и освоение новой продукции;

– прочие затраты.

Расходы, включаемые в себестоимость, в учёте, анализе и контроле принято группировать по ряду признаков (схема 2.10):

Схема 2.10

	Признаки	Виды расходов
11.	По технико-экономическому назначению	основные и накладные
22.	По отношению к объему производства	условно-постоянные и условно-переменные
33.	Способ включения в себестоимость продукции	прямые и косвенные
44.	Роль в производственном процессе	производственные и непроизводственные(коммерческие)
55.	Степень охвата планом	планируемые и непланируемые
66.	Целесообразность расходования	производительные и непроизводительные
77.	Периодичность возникновения	текущие и единовременные
88.	Место возникновения (центр ответственности)	основное производство и вспомогательное производство(работник, бригада, участок, цех, предприятие
99.	Экономическое содержание	элементы и статьи калькуляции

Основные затраты – это затраты, которые непосредственно связаны с процессом производства продукции, работ, услуг (материалы, заработная плата и начисления на заработную плату рабочих, износ инструментов и т. д.). Основные расходы учитываются на счетах учета производственных затрат 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства».

Накладные затраты – это затраты по управлению и обслуживанию производственного процесса (общепроизводственные и общехозяйственные расходы). Накладные расходы учитываются на счетах 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы».

Прямые затраты – это затраты, которые можно прямо отнести на определенные виды продукции, работ, услуг (сырье, материалы, полуфабрикаты, заработная плата рабочих, начисления на зарплату и т. п.). Прямые затраты учитываются на счетах 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства».

Косвенные затраты – это затраты, которые одновременно относятся ко всем видам продукции (затраты на освещение, отопление, тому подобные общепроизводственные и общехозяйственные расходы). Косвенные затраты учитываются на счетах 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и в конце месяца распределяются между отдельными видами продукции, работ, услуг пропорционально какой-либо базе:

– зарплата производственных рабочих;

– материальные затраты;

– прямые затраты;

– выручка от реализации.

Переменные затраты – это затраты, которые осуществляются пропорционально объему выпущенной продукции (сырье, материалы, зарплата основных рабочих с начислениями, полуфабрикаты, общепроизводственные расходы). Переменные затраты учитываются на счетах:

20 «Основное производство»;

23 «Вспомогательные производства»;

25 «Общепроизводственные расходы».

Постоянные затраты – это затраты, которые не зависят от объема выпускаемой продукции (освещение, отопление, зарплата управленческого персонала и тому подобные общехозяйственные расходы). Эти расходы могут осуществляться и при полной остановке производства. Постоянные затраты учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

Типовыми статьями калькуляции затрат, образующими себестоимость продукции, работ и услуг, являются:

– материалы;

– возвратные отходы (вычитаются);

– покупные изделия и полуфабрикаты;

– вспомогательные материалы;

– топливо и энергия на технологические нужды;

– основная заработная плата производственных рабочих;

– дополнительная заработная плата производственных рабочих;

– отчисления на социальные нужды;

– затраты на подготовку и освоение производства;

– общепроизводственные расходы;

– общехозяйственные расходы;

– потери от брака;

- прочие производственные расходы.

Суммирование этих статей калькуляции образует производственнуюсебестоимость продукции.

– внепроизводственные расходы (коммерческие расходы).

Суммирование всех перечисленных статей образует полную себестоимость продукции.

Затраты предприятия подлежат включению в себестоимость продукции, работ и услуг того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени их оплаты – предварительной или последующей.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

– расходы производятся в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

– сумма расходов может быть определена;

– имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

В Плане счетов раздел III «Затраты на производство» предназначен для обобщения информации о расходах по обычным видам деятельности предприятия. К таким расходам, в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, относятся затраты предприятия, приходящиеся на проданные в отчетном периоде товары, продукцию, выполненные работы и оказанные услуги. Сюда же включаются расходы, связанные с предоставлением в пользование объектов интеллектуальной собственности, сдачей имущества в аренду и участием в уставных капиталах других организаций, если указанные виды деятельности являются предметом деятельности предприятия.

Группировка затрат внутри данного раздела может осуществляться на счетах 20–29.

Счета 20–29 используются для группировки расходов по статьям, местам возникновения и другим признакам, а также исчисления себестоимости продукции (работ, услуг).

Рассмотрим учет затрат на производство при использовании счетов 20 – 29. Планом счетов бухгалтерского учета для учета затрат на производство и калькуляции себестоимости предусмотрены следующие калькуляционные и собирательно-распределительные счета:

⇐ Предыдущая 8 9 10 11 121314 15 16 17 Следующая ⇒