Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Языковые нормы: составление текста документа
Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа — его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную — конкретную — информацию, содержащую изложение сути дела, а, иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности — точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления — точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации. С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела — и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: (1) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (2) выбора грамматических средств — главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска — и лексического, и синтаксического — могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего. 1. Выбор лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела. Необходимо отметить ряд стилистически окрашенных лексем-канцеляризмов, вне деловой речи, как правило, не употребляемых, таких, как: данный или настоящий (=этот), вышеуказанный (= названный ранее) книжесле-дующий (= помещаемый далее); препровождать (= отправить, переслать) и т. п. Обратите внимание на оформление документов, связанных с завещанием: «Завещание, как правило, излагается в письменной форме с указанием места и времени его составления, подписывается завещателем и нотариально удостоверяется»; «Меры по охране принимаются, если получено извещение или заявление о смерти наследодателя». Некоторые слова такого рода устарели, например, уже вышедшие из употребления: сей (= этот), дабы (= чтобы), буде (= если). В то же время без некоторых слов этого ряда бывает трудно обойтись. Так, в предложении: «При обнаружении товаров ненадлежащего качества...» надлежащий адресует нас к правилам или инструкции и означает соответствие им (поэтому замена на низкого или плохого качества здесь была бы по меньшей мере в ущерб точности выражения). В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где устаревшие или устаревающие слова могут быть без ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это упрощает изложение, приближает деловой текст к современной общелитературной речи), так что каковой и таковой спокойно могут быть заменены на который и такой, хотя в некоторых руководствах по деловой речи о них все еще спорят. (Ср. ироническое использование слова таковой в книге Д. Самойлова «В кругу себя»: «Именно мне посвящена строка из гениального «Скальпеля»: «Такой, который был как таковой...».) Наряду с этим в официально-деловой речи существует большой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная семантическая информация, например: (а) предупреждение: по истечении срока..., в противном случае...; (б) мотивация действия: в порядке обмена опытом..., в порядке исключения...; (в) причинно-следственные отношения: в соответствии с протоколом..., согласно Вашей просьбе..... Ряд подобных выражений по своему характеру приближается к словесным клише или даже штампам. К их числу относятся также избыточные формулы, типа до сих пор встречающихся в деловом тексте, например, справки: настоящая справка, действительно проживает. Кстати, канцелярские штампы — один из излюбленных объектов иронии в современной художественной литературе, например: «Услышал по нашему общеобразовательному... телевидению, что в глубинке многие детки учатся аж еще по учебникам доперестроечного периода за наличием отсутствия новых» (Евг. Бабенко. Школьная контрольная на букву «X»); «И скажу я вам в виде напутствия: Так пишите строку за строкой, Чтоб добиться наличъя отсутствия Недостатков, указанных мной! » (Евг. Сазонов. Раздумины о чистоте литературного языка). Характерно, что список устойчивых сочетаний, специфичных для научной речи, включает в себя ряд выражений, в той же мере специфичных и для деловой речи, таких, как: вместе с тем, в свою очередь, на том основании, что и др. 2. Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в официально-деловой сфере. В области морфологии для деловой речи более всего типично преобладание имени над глаголом, высокая продуктивность отглагольных существительных для называния действий, особенно на -ние. Это обусловлено тем, что существительное выступает здесь как «ярлык», подводя данный случай, событие под ряд других — однотипных и потому значимых в сфере деловых отношений. С этим связана и такая особенность деловой речи, как так называемое семантическое расщепление сказуемого, то есть предпочтение глагольно-именного сказуемого (принижать участие, оказывать помощь, производить осмотр) глагольному сказуемому (участвовать, помогать, осматривать); и здесь имеет место квалификация события путем отнесения его к разряду подлежащих юридической ответственности, ср.: совершил наезд вместо наехал на кого-нибудь. Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т. е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием. Так, П. В. Веселов, говоря о специфике языка деловых писем, отмечает, что стандартизацию здесь «следует рассматривать не столько как канонизацию конкретных выражений, сколько как стандартизацию их моделей». В результате можно грамматическую характеристику «процесса составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций», передающих типовые действия и обстоятельства рассматриваемого дела. Соответственно выделяется ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что...; Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже и т. п. Регламентация языка документов затрагивает также синтаксические особенности словосочетания. Так, в ГОСТах — специально разрабатываемых и официально распространяемых сборниках инструкций и правил составления документов (от «Государственный стандарт») — рассматривается сочетаемость ряда ключевых (типовых) слов, например: «приказ — издается, должностные оклады — устанавливаются, контроль — возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор — объявляется, порицание — выносится». Не меньшее внимание в этом ГОСТе уделено порядку слов: в деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения — перед определяемым словом, а несогласованного — после определяемого слова; место обстоятельства степени — перед прилагательным, а дополнения — после него; место дополнения — после глагола, в порядке «прямое — косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели — перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, — позади глагола. С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок» (Приказываю т. Иванову представить отчет 01. 05. 74), а не иначе. В примере из работы П. В. Веселова приводится сочетание согласно Вашей просьбе. Дело в том, что одна из обращающих на себя внимание примет канцелярского стиля — употребление при предлоге согласно дополнения (имени) в родительном падеже. Ср. свидетельство М. Алданова в романе «Ключ» (действие происходит в 1916 г.): следователь Яценко «написал следующее письмо», текст которого начинался словами «Согласно желания Вашего Превосходительства...»; «Яценко прочел про себя письмо и остался доволен., Тон был вполне официальный. Это подчеркивалось родительным падежом после «согласно»...». Несмотря на устарелость и явное несоответствие норме литературного языка («Согласно чему-нибудь, но не согласно чего-нибудь», — подчеркивается в Словаре Ушакова) управление с родительным падежом и по сию пору бытует в канцелярской практике, о чем свидетельствует хотя бы следующая реакция персонажа современной повести: «— Согласно приказу коменданта! — дружелюбно объяснил сержант Хузин. Никогда еще Мишке не приходилось слышать, чтобы военный человек говорил «согласно приказу». Абсолютно все, включая коменданта Демгородка генерал-лейтенанта Калманова... обязательно говорили «согласно приказа» (Ю. Поляков. Демгородок, 1). Трудности, стоящие перед составителем текста документа, в значительной степени касаются того, что Л. В. Щерба называл «культурой сложных предложений по способу подчинения». Большая продуктивность использования в деловой речи схем сложноподчиненного предложения обусловлена несколькими факторами. Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в текстах деловой речи выступает ее письменный характер, требующий полноты изложения дела в тексте документа. Замечу, что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом (в деловой речи, так же, как и в научной, наиболее частотно употребление имени в именительном и родительном падежах), типа: 1) разработка + 2) проблем + 3) дальнейшего совершенствования + 4) очистки + 5) промышленных стоков. Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия, (Интересно сравнить данный тезис с результатами исследования синтаксиса деловой речи в английском языке: именно синтаксическими признаками деловая речь противопоставлена там другим стилям, при том, что и для английской деловой речи характерны преобладание сложных предложений над простыми, преобладание подчинения и, следовательно, придаточных предложений). В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении (ср. показатель наибольшей длины предложения, отмеченной для деловой речи в английском языке), сколько «стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей «представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом». И данный фактор также работает на «культуру сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле». (Эта органичная тенденция к «крупноблочности» изложения в деловом тексте противоречит прямолинейному пониманию требования «краткости» в ряде руководств по деловой речи. Оцените результат такого следования этому требованию в одном из руководств — «исправленный» контекст, лишенный союзов (за исключением последнего предложения), а тем самым и эксплицирования логических связей: «Н-ский угольный разрез сдается в эксплуатацию. Количество рабочих увеличивается на 3500 человек. Население города возрастет до 50 000 человек. Поэтому наш завод не сможет обеспечить население хлебом».) Именно «культура сложных предложений по способу подчинения» в сочетании с продуктивностью в деловой речи обособлений, причастных и деепричастных оборотов как способов уточнения смысла текста служит основой усложненного характера текста документа, причиной многих трудностей для его составителя. Именно здесь достигает максимума сопротивление языкового материала, выражающееся в тех «усилиях, которые мы тратим на написание какой-нибудь деловой записки, счета, объявления», в необходимости «следить за тем, не запутался ли я в построении своего сложного предложения». Ср. сказанное со сценой, в которой Илья Ильич Обломов пытается сочинить письмо домохозяину. «Илья Ильич сел к столу и быстро вывел: «Милостивый государь!..» — Какие скверные чернила! — сказал Обломов. — В другой Он подумал немного и начал писать. «Квартира, которую я занимаю во втором этаже дома, в котором вы предположили произвести некоторые перестройки, вполне соответствует моему образу жизни и приобретенной, вследствие долгого пребывания в сем доме, привычке. Известясь через крепостного моего человека, Захара Трофимова, что вы приказали сообщить мне, что занимаемая мною квартира...» Обломов остановился и прочитал написанное. — Нескладно, — сказал он, — тут два раза сряду что, а там Он пошептал и переставил слова: вышло, что который относится к этажу — опять неловко. Кое-как переправил и начал думать, как бы избежать два раза что. Он то зачеркнет, то опять поставит слово. Раза три переставлял что, но выходило или бессмыслица, или соседство с другим что. —И не отвяжешься от этого другого-то -что! — сказал он с —Захар, на вот тебе. — Он разорвал письмо на четыре части Следует отметить две особенности языка документации, носящие этикетный характер. Первая — орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы и Ваги в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу. Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе — от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица — безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (типа «Министерство считает возможным...»); в приказах («Приказываю: ») или заявлениях («Прошу...») употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа («Напоминаем, что...») — тем самым он выступает как представитель организации, ее части. 2. Документ. Инструкция. Общее понятие об инструкции. Документ - информация на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Эта информация имеет юридическую силу. Инструкция - документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организации. Инструкции издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (приказов). Заголовок инструкции должен четко очеркивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распределяются ее требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на подпункты, разделы, пункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в которой указываются цели ее издания, область распределения, порядок ее применения, другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). В ней рекомендуются четкие формулировки по словам, имеющим распорядительное значение («должен», «следует», «необходимо», «рекомендуется», «не должен», «не допускается» и т.д.). Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме (Пример: «Повторным предприятиям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные номера первого предложения, заявления, жалобы».) Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, назначаются ответственные исполнители. 3. Должностная инструкция. На каждого работника организации, например, должен составляться определенный документ - должностная инструкция. Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Текст должностной инструкции: 1) Общие положения. 2) Должностные обязанности. 3) Права. 4) Ответственность. 5) Взаимоотношения. Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождение от нее; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний. В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает»). В разделе «Права» устанавливается полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и другую), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников. В разделе «Ответственность» определяется критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Ее обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок, подпись. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается специальным распорядительным актом (приказом по организации) или непосредственно руководителем. Она также может утверждаться заместителем руководителя организации – куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставленно это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
Образец должностной инструкции секретаря-референта крупной организации: Утверждаю Ген. директор Должностная инструкция (подпись) Ф.И.О. 00.00.0000. № 00 00.00.0000. Секретаря-референта ген. директора 1. Общие положения. 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором по персоналу. 1.2. Основными задачами секретаря-референта является организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия по персоналу. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: - законодательными актами РФ; - Уставом предприятия; - Положением о функциональных службах предприятия; - приказами (указами) руководства предприятия; - нормативно-инструктивными материалами по организации делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: - перспективного развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; - организации работы с документами, состоянии документации; - применения средств вычислительной и организационной техники; - организации управленческого труда; - перевода служебной документации на иностранном языке коммерческого партнера; - культура труда и служебной этики; - охрана труда, техники безопасности и противопожарной защиты; - оказание первичной медицинской помощи. 2. . Функции. На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Выполнение машинописных, графических, множительных работ. 2.6. Ведение и оформление кадров документации и учета. 2.7. Ведение учета рабочего времени сотрудников. 2.8. Ведение учета командировочных удостоверений. 3. Должностные обязанности Секретарь-референт должен: 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия. 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль использования документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 3.4. Осуществлять контроль использования документов и поручении руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятие решения и доведение их до исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческим, так и государственным) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: - оформление приказов по личному составу; - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; - оформление трудовых книжек; - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); - оформление командировочных документов; - оформление листов нетрудоспособности; - ведение табеля учета рабочего времени; - выдача справок о трудовом стаже и заработной плате. 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 3.10.Использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства. 3.11.Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. 3.12.Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 3.13.Вести табель явки, сотрудников на работе и передавать табель в бухгалтерию. 4 . Права. Секретарь-референт имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформления документов (ISO). 4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов образующихся в деятельности предприятия. 4.7. Работать с документами, имеющими закрытый характер. 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки использования документов, поручений и предоставления необходимой информации руководству. 5 . Ответственность. Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих закрытый характер.
Зам.ген. директора (директор) по персоналу (подпись) Ф.И.О. Юрисконсульт. Подпись Ф.И.О. 00.00.0000.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ Инструкции необходимы в работе, вот всех областях деятельности. Инструкции регламентируют деятельность работников, при выполнении своих должностных обязанностей. Язык и стиль должностных инструкций предельно лаконичен, поэтому эти документы понятны и доступны в работе. Инструкции помогают разъяснить и определить порядок применения законодательных актов и распорядительных документов. Благодаря тому, что инструкции разбиваются по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты, она также удобна и понятна в применении. Инструкция удобна и тем, что она издается на длительный период и изменяется с введением новых законодательных актов, новых видов деятельности и т.д. В инструкции даются точные формулировки по словам, что делает ее простой и понятной. Никакие законы не работают без дополняющих и разъясняющих их инструктивных документов. Без инструкций не может работать ни одна организация, ни одно предприятие. Инструкция определяет жизнедеятельность человеческого общества.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов.- М.: Издательство стандартов, 1990.-160 с. 2. Деловое досье фирмы.- М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993.-88 с. 3. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.-296 с. 4. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова.- М., 1997.-256 с.
Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-03-17; Просмотров: 1221; Нарушение авторского права страницы