Документы для внешнего пользования

⇐ ПредыдущаяСтр 14 из 14

Тема 7. Деловая беседа, деловое совещание,

Телефонный разговор

(2 часа)

7.1. Особенности проведения деловых бесед и совещаний

7.2. Особенности телефонной коммуникации

Особенности проведения деловых бесед и совещаний

Особенности телефонной коммуникации

Тема 8. Использование технических средств в коммуникации

(1 час)

8.1. Технические средства информирования. Телефакс, факс-модем, сканер, электронная почта, пейджер.

8.2. Технические средства обслуживания. Телефон, сотовый телефон, средства коллективной работы в компьютерных сетях.

Технические средства информирования. Телефакс, факс-модем, сканер, электронная почта, пейджер

Технические средства обслуживания.

Телефон, сотовый телефон,

Средства коллективной работы в компьютерных сетях

Тема 9. Культура речевого общения

(2 часа)

9.1. Фонетические нормы

9.2. Произношение

9.3. Дикция и выразительное чтение

9.4. Грамматические нормы

9.5. Основные направления совершенствования навыков грамотного письма и говорения.

Унификация и стандартизация документов

2. Заключение

Введение

Унификация документов заключается в установлении единобразия состава и форм управленческих функций. Унификация документов функционирует совместно с другими документами. Совокупность взамосвязанных документов, используемых в определённой сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня её обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

Унификация и стандартизация

документов

Будучи одной из функциональных разновидностей высокоразвитого литературного языка, специальный язык выполняет такие основные и существенные функции, как эпистимическая, когнитивная и коммуникативная.

Основной лексической и понятийной единицей специальной сферы языка является термин. Обладая рядом специфических особенностей, он может реализовать их только внутри терминологического поля.

Терминология относится к числу таких интегрирующих факторов, которые позволяют создавать единое информационное пространство, обеспечивающее экономическое, политическое, научное, техническое и т. п. общение.

Несмотря на то, что на содержательном уровне специальный язык распадается на конкретные профессиональные языки, он имеет две общие разновидности, характер которых обусловлен формой реализации, — это письменная и устная формы.

Являясь в своей основе вербальным языком, специальный язык обладает особой привилегией — использовать невербальные (цифровые, буквенные, графические) средства, предназначение которых в данной сфере языка достаточно разнообразно:

Терминология обладает своим набором словообразовательных средств создания терминоединиц, диапазон которых весьма широк: от продуктивных моделей, активно используемых в общелитературном словообразовании, до моделей, функционирование которых вне сферы специального языка крайне ограничено.

Научный стиль речи отличается определенными общими чертами, среди которых наиболее примечательные — это отвлеченность и строгая логичность изложения. Будучи довольно разнообразным в жанровом отношении, научный стиль, тем не менее, создал строгую иерархию стилистических систем, в которых действуют свои объективные стилеобразующие факторы. Кроме того, здесь существуют и не менее строгие правила текстовой композиции.

Термины, являясь смысловым ядром специального языка, обладают определенной самостоятельностью формирования и развития. Отсюда вытекает и некоторая самостоятельность нормативного критерия оценки термина. Норма в терминологии должна соответствовать нормам общелитературного языка и удовлетворять особым требованиям, которые предъявляются к термину. Они таковы: системность термина, независимость от контекста, краткость и однозначность термина, а также определенная степень укоренения термина, его современность, интернациональность и благозвучность. Таким образом, нормализаторская работа над терминами и терминосистемами — всегда целенаправленный, сознательный акт.

Появление самостоятельных тенденций в терминообразовании, присущих только терминологии, ведет к возникновению вариантных форм выражения понятий, которые расходятся по разным сферам употребления: общелитературной и профессиональной. В этом случае появляется профессиональный вариант нормы. Многие варианты существуют в устной разновидности профессионального варианта нормы и относятся к профессионализмам. От них следует отличать профессиональные жаргонизмы.

Все перечисленные нормативные требования, предъявляемые к терминам, являются важной отправной точкой для работы по упорядочению терминологии. Терминологическая работа имеет несколько направлений, одним из которых является инвентаризация терминов, т. е. сбор и описание всех терминов, относящихся к данной области знания. Эта работа состоит из отбора терминов, их лексикографической обработки и описания, а результатом ее являются терминологические словари — исторические, этимологические, словари терминов-неологизмов. Инвентаризация является самым первым, предварительным этапом работы по упорядочению терминологии — основного направления терминологической работы. Стремление привести научно-техническую терминологию в известный специалистам порядок приняло широкий размах уже в конце XIX в., когда развитие техники вызвало к жизни тысячи терминов и технических понятий. Правительство Александра I издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской Империи, но это не повлекло практических последствий. В условиях плановой экономики попытки стандартизации документов имели успех только применительно к кассовым и банковским документов.В настоящее время специалисты разных областей знания — инженеры-практики, терминологи, языковеды — осуществляют целенаправленную деятельность по упорядочению различных терминологий. Упорядочение — основная составляющая практической работы по унификации терминологии, связанной с приведением терминов к единообразию, единой форме или системе, поэтому в задачу исследователя в процессе создания упорядоченной терминологии входит образование системы понятий. Унификация призвана обеспечить однозначное соответствие между системой понятий и терминосистемой. Работа по унификации проводится на всех уровнях — содержательном, логическом и лингвистическом. При этом осуществляется как лингвистический анализ терминов и учет общих норм и закономерностей языка, так и учет специфических моментов, характерных для нормативных критериев оценки терминологии.

На последнем этапе упорядочения-унификации производится кодификация терминосистемы, т. е. ее оформление в виде нормативного словаря. При этом существуют две степени обязательности терминосистемы, связанные с особенностями ее употребления. В том случае, когда излишне жесткие нормы могут помешать развитию творческой мысли (обычно в сфере науки), кодификация принимает форму рекомендации наиболее правильных с точки зрения терминоведения терминов, а ее результатом является сборник рекомендуемых терминов. Если же отступления от точного однозначного употребления термина недопустимы (обычно в сфере производства), кодификация принимает форму стандартизации и результатом ее является государственный (или отраслевой) стандарт на термины и определения (сокращенно ГОСТ). Терминологический стандарт представляет собой правовой документ: законодательное закрепление в нем употребления терминов вызвано необходимостью их однозначного понимания в различных областях действительности: производстве, управлении, внутренней и внешней торговле. По степени стандартизации типовые первичные документы подразделяются на межотраслевые (межведомственные) и специализированные.

К межотраслевым относятся документы, обязательные для примения без каких-либо изменений и дополнений на предприятиях всех форм собственности. При этом достигается единообразие в оформлении хозяйственных операций. Межведомственные документы представляют собой бланк установленного образца с обязательным указанием кода фирмы. Специализированные формы первичных документов соответствующие отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным предприятиям, разрабатываются экономическим субъектом на основе рекомендованных. Такие формы документов подлежат обязательному утверждению предприятия.

Приведем несколько цифр, характеризующих огромную работу по стандартизации, проводимую в нашей стране и за рубежом. Во второй половине 80-х гг. в мире существовало 15 тыс. национальных терминологических стандартов, 200 из них утвердила Международная организация стандартизации (ИСО) и еще столько же — СЭВ. В нашей стране Комитет по научно-технической терминологии разработал 300 упорядоченных терминологий, Госстандарт — 600.

Основными задачами стандартизации научно-технической терминологии являются:

— фиксация в стандартах на термины и определения современного уровня научного знания и технического развития;

— гармонизация (обеспечение сопоставимости) научно-технической терминологии национального и международного уровней;

— обеспечение взаимосвязанного и согласованного развития лексических средств, используемых в информационных системах;

— выявление и устранение недостатков терминолексики, используемой в документации и литературе.

В 60-е годы в Советском Союзе была создана система стандартизации научно-технической терминологии, являющаяся составной частью государственной системы стандартизации. Разработку государственных и отраслевых стандартов ведут головные и базовые организации по стандартизации, научно-исследовательские, проектно-конструкторские, проектно-технологические институты, вузы и другие организации по своей тематике.

В методиках сформулированы требования к стандартизованным терминам (они изложены выше). Основными этапами работы по стандартизации терминологии являются:

1. Проведение полной систематизации всех названий, включая все типы употребления терминов в текстах и в разговорной речи, все синонимы, как стандартные, так и жаргонные, профессионально-диалектные. На этом этапе необходимо подготовить исчерпывающие терминологические словари самых разных жанров.

2. Разработка четкой логико-понятийной модели терминосистемы, на основе которой происходит оценка и унификация реально существующей терминологии.

3. Собственно стандартизация терминологии. Анализ логико-грамматической организации, деривационной способности, системности и других важных характеристик позволит выбрать из общего массива терминов термин, рекомендуемый к официальному употреблению в изданиях разного рода.

Стандартизованные термины обязательны для применения во всех видах документации и литературы по данной научно-технической отрасли. Каждый ГОСТ содержит термины с их краткими вариантами, а также недопустимыми синонимами (с пометой “Ндп.”), определения понятий, называемых терминами, и эквиваленты на английском, немецком и французском языках. Для оформления используются разные шрифты: стандартизуемый термин выделяется полужирным шрифтом, недопустимый — курсивом, как, например, в ГОСТ 17. 2. 104-77 “Метеорологические аспекты загрязнения и промышленные выбросы. Основные термины и определения”:

Термин	Определение
Примесь в атмосфере Примесь Ндп. Загрязнитель D. Beimengungen, Schadstoff Е. Pollutants F. Polluants	Рассеянное в атмосфере вещество, не содержащееся в ее постоянном составе

Аналогичным образом оформляются и сборники рекомендуемых терминов (в

том случае, когда объектом упорядочения становится научная терминология).

Особенно актуальной проблему упорядочения и стандартизации терминологии делает автоматизация информационных процессов в сфере управления, планирования, производства и технологии.

Упорядочение, унификация и стандартизация структуры терминов и их определений позволит обеспечить обработку типовых документов на ЭВМ, а это, в свою очередь, имеет первостепенное значение в современных условиях интенсификации экономики на пути ускорения научно-технического прогресса. Для структурной организации больших терминологических массивов создаются банки терминологических данных, в которых хранение, обработка и выдача терминологической информации осуществляются с помощью ЭВМ. Такие банки терминологических данных созданы во многих странах. В нашей стране создана и находится в промышленной эксплуатации Автоматизированная система информационно-терминологического обслуживания (АСМТО). АСИТО предназначена для обеспечения терминологической информацией пользователей различных категорий: разработчиков документов, составителей словарей, переводчиков и др. АСИТО организована по двухконтурному признаку. Первым контуром системы является Автоматизированный банк данных (АБД), обеспечивающий обработку терминологических статей на машинных носителях, второй контур системы — Справочный банк терминов (СБТ), хранящийся на бумажных носителях и микрофильмах. В качестве источников терминологической. информации в АСИТО обрабатываются стандарты на термины и определения, а также терминологические рекомендации. Основной единицей хранения в АСИТО является терминологическая статья с набором терминологических и библиографических элементов данных. Большая часть терминологических статей содержит терминологические данные (термины, а в ряде случаев и определения) на нескольких языках. С помощью АСИТО осуществляется автоматизированная подготовка указателей терминов, обеспечение пользователей терминологической информацией в диалоговом режиме с использованием дисплея и в пакетном — с выдачей ответов в виде распечаток. АСИТО может применяться также при проведении лингвистических исследований.

Методы унификации терминов используются и в случае межъязыкового упорядочения, т. е. обеспечения сопоставимости терминологии национального и международного уровней, или гармонизации. Наблюдаемое в настоящее время усиление международного сотрудничества в области науки, культуры и экономики требует ускорения работы по гармонизации терминологий наиболее развитых национальных языков. Разработка принципов гармонизации терминологий является важной частью работы в области международного сотрудничества терминологов. Составной частью гармонизации должна стать планомерная интернационализация терминов, т. е. согласование значений близких по форме разноязычных терминов с установлением между ними четких соответствий, а также выбор из числа синонимов терминов с интернациональными формами.

Гармонизация предполагает следующие этапы:

1) Системное сопоставление национальных терминологий и терминосистем.

2) Составление сводной классификационной схемы понятий с учетом всех понятий, отраженных в сопоставляемых национальных терминологиях.

3) Выработка соглашения об установлении однозначного понимания и использования эквивалентных национальных терминов.

4) Интернационализация, предусматривающая взаимное заимствование в национальных языках терминов для заполнения лакун в национальных терминосистемах.

Гармонизация национальной и международной систем понятий и представляющих их терминосистем направлена на выработку единого технического языка в определенной области стандартизации. Это позволит единообразно описывать в нормативно-технической документации объект стандартизации на национальном и международном уровне.

Средством фиксации международных решений по упорядочению семантики терминов и установлению межъязыковых терминологических соответствий должны стать разрабатываемые в настоящее время многоязычные банки терминологических данных. Такие банки данных позволяют накапливать и хранить информацию о лингвистических и логических особенностях терминов, их употреблении, многоязычных эквивалентах и степени упорядочения.

Заключение

Все нормативные требования, предъявляемые к терминам, являются основой для работы по упорядочению терминологии — основного направления терминологической работы. Упорядочение терминологии — составляющая часть практической работы по унификации терминологии, связанная с приведением терминов к единообразию, единой системе. Унификация — это сложная и многоаспектная работа по приведению терминологии в систему на всех уровнях — содержательном, логическом и лингвистическом. На последнем этапе работы по унификации производится кодификация терминосистемы, т. е. ее оформление в виде нормативного словаря. В результате появляется либо сборник рекомендуемых терминов, либо государственный стандарт на термины и определения (ГОСТ). ГОСТ представляет собой правовой документ, в котором законодательно закреплено употребление терминов. По сравнению с ГОСТом в сборнике рекомендуемых терминов нормативные требования менее жесткие.

Методы унификации терминов используются и в случае межъязыкового упорядочения — гармонизации разноязычных терминов. Усиление международного сотрудничества в области науки, культуры, экономики, производства требует ускорения работы по гармонизации терминологий наиболее развитых национальных языков. Гармонизация национальной и международной систем понятий и представляющих их терминосистем направлена на выработку единого технического языка в определенной области стандартизации.

Словарь

Адресант	Отправитель информации (речи)
Адресат	Получатель речи
Грамматика	Она делится на две части: морфологию и синтаксис
Лексикология	Изучает словарный состав языка
Метафора
Морфология	Изучает части речи и их формы (словообразование и словоизменение)
Олицетворение
Орфография	Представляет собой свод правил написания слов
Орфоэпия	Свод правил о литературном произношении звуков и их сочетаний
Пунктуация	Свод правил расстановки знаков препинания
Речевая деятельность
Речевая коммуникация
Речевое общение
Речевое поведение
Речевой акт
Синтаксис	Изучает словосочетание и предложение, способы и средства построения предложений. В синтаксисе рассматриваются способы и средства построения предложений.
Стилистика	Изучает отличительные особенности речи деловых бумаг, художественного произведения (писателя), научных произведений, книг, газет и т. д.
Фонетика	Изучает звуки речи, их образование и классификацию
Фразеология	Рассматривает устойчивые (фразеологические) сочетания слов (спустя рукава, сломя голову)

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 9 10 11 12 1314