Общие сведения о программе «1С: Бухгалтерия предприятия» и ее возможностях

Стр 1 из 7Следующая ⇒

Имени В.А. Дегтярева»

Энергомеханический колледж

Л.Ю. Аникина Ж.Г.Брикова

«1С: Бухгалтерия предприятия»

Учебно-методическое пособие

Ковров 2015

Оглавление

Предисловие. 3

1 Общие сведения о программе «1С: Бухгалтерия предприятия» и ее возможностях. 5

2 Запуск программы. . 10

3 Интерфейс программы. . 14

4 Основные понятия конфигурации. 18

4.1 Документы. . 18

4.2 Справочники. 24

4.3 Отчеты. . 25

5 План счетов. 27

6 Способы регистрации хозяйственных операций в программе. 32

7 Настройка программы. . 34

7.1 Создание пароля. 35

7.2 Настройка интерфейса. 35

7.3 Дата актуальности учета. 38

7.4 Дата запрета изменения данных. 39

8 Удаление в программе. 40

9 Подготовка информационной базы. . 41

9.1 Быстрый ввод данных в режиме Стартовый помощник. 41

9.2 Заполнение справочников и классификаторов. 46

9.2.1 Справочник организаций. 46

9.2.2 Справочник контрагентов. 49

9.2.3 Справочник договоров контрагентов. 53

9.2.4 Справочник подразделений организаций. 56

9.2.6 Справочник номенклатуры. . 60

9.2.7 Справочник «Номенклатурные группы». 65

9.2.8 Справочник физических лиц. 67

9.2.9 Справочник банков. 71

9.2.10 Справочники, заполненные программой автоматически. 73

9.3 Ввод начальных остатков. 78

Список рекомендуемых источников. 84

Предисловие

Работа современного бухгалтера немыслима без использования современных компьютерных программ, предназначенных для автоматизации ведения бухгалтерского учета. Поэтому для студентов, обучающихся по специальности 080114 «Экономика и бухгалтерский учет», изучение прикладного бухгалтерского программного обеспечения приобретает особую значимость и является обязательным условием для формирования общих и профессиональных компетенций.

Предметом рассмотрения в данном пособии стала одна из наиболее распространенных на российских предприятиях бухгалтерских программ – программы «1С: Бухгалтерия предприятия 8».

Для освоения данной программы фирмой «1С» и специалистами-практиками (С.А Харитоновым, Д.В. Чистовым и другими авторами) издано немало руководств, книг, которые представлены на сайте «1С», в Интернет-магазинах. Однако, во-первых, они содержат значительный объем информации и предназначены в большей мере для практикующих бухгалтеров; во-вторых, бесплатные электронные версии данных книг касаются старых (уже не используемых на практике) версий программы и представлены в форматах, неудобных для редактирования. Все это создает определенные трудности для студентов при использовании данных материалов.

Необходимость создания данного пособия обусловлена отсутствием учебника по работе с программой «1С: Бухгалтерия предприятия 8», предназначенного для студентов среднего профессионального образования.

Данное учебное пособие предназначено в помощь студентам специальности 080114 «Экономика и бухгалтерский учет» при освоении профессиональных модулей и может применяться при проведении теоретических и практических занятий по обучению работе с программой «1С: Бухгалтерия предприятия 8», при самостоятельной работе студентов с данной программой. Также пособие может быть использованов профессиональной подготовке и переподготовке работников в области бухгалтерского учета.

Цель учебного пособия – облегчить для студентов освоение программы «1С: Бухгалтерия предприятия», способствовать формированию у них общих и профессиональных компетенций.

Задачи учебного пособия:

- представить студентам логику работы в программе «1С: Бухгалтерия предприятия 8»;

- представить студентам основные теоретические сведения по начальному освоению программы «1С: Бухгалтерия предприятия 8 »;

- подготовить студентов к выполнению практических работ по МДК 05.01 «Автоматизация бухгалтерского учета в организации» и учебной практике по ПМ 05 «Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих»;

- проверить знания, полученные при изучении теоретического материала.

Учебное пособие составлено в соответствии с рабочей программой по ПМ 05 «Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих» и содержит краткие теоретические сведения о начале работы в программе, а именно:

- о возможностях конфигурации «Бухгалтерия предприятия 8»;

- о режимах запуска программы и созданию информационной базы;

- об интерфейсе программы;

- основные понятия конфигурации;

- об основных этапах подготовки информационной базы для ведения учета.

Также в пособии приведены контрольные вопросы для проверки знаний студентов и рекомендуемые источники, в которых более подробно освещаются рассмотренные в данном пособии вопросы.

Запуск программы

После того как программа установлена на компьютер, в меню Пуск будет создана ее программная группа. Запуск программы осуществляется через кнопку Пуск или через ярлык программы на рабочем столе.

При запуске программы на экране отображается окно запуска программы, в котором осуществляется выбор информационной базы ( ИБ ) и требуемого режима работы.

Чтобы приступить к эксплуатации программы, нужно при первом ее запуске создать информационную базу, с которой будет вестись работа, и в которой будут храниться все данные.

Для создания информационной базы необходимо в окне запуска программы нажать кнопку Добавить. В результате на экране последовательно (после нажатия кнопки Далее ) будут открываться диалоговые окна по этапам создания информационной базы.

В них:

1) С помощью переключателей нужно указать, каким образом должна быть создана информационная база.

Возможны два варианта:

- если работа с программой только начинается и информационных баз не создано, то нужно создать новую (пустую) информационную базу;

- если учет в программе уже осуществлялся, можно подключиться к созданной ранее информационной базе.

2) При создании новой информационной базы на экране отобразится окно выбора способа создания информационной базы:

- из шаблона (например, на основе демонстрационной конфигурации);

- информационной базы без конфигурации (к ней можно подключить требуемую конфигурацию из соответствующего файла).

3) На следующем этапе на экране отобразится окно ввода имени и типа расположения информационной базы. В поле Каталог информационной базы с клавиатуры вводится произвольное название создаваемой базы, под которым данная ИБ впоследствии будет отображаться в списке баз в окне запуска программы.

В нижнем поле нужно указать, в каком месте будет располагаться создаваемая база: на компьютере или в локальной сети.

4) Далее следует указать путь к каталогу, в котором будут храниться файлы информационной базы (программа предлагает его по умолчанию).

Для его изменения используется кнопка выбора (с тремя точками), нажатие которой открывает окно Выбор каталога, в котором указывается требуемый путь (при необходимости можно создать новый каталог). В поле Язык (Страна) из раскрывающегося списка выбирается язык создаваемой информационной базы. По умолчанию предлагается значение русский (Россия).

5) Завершается процесс создания информационной базы нажатием в данном окне кнопки Готово.

Чтобы изменить параметры информационной базы, нужно в окне запуска выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Изменить, после чего в пошаговом режиме внести требуемые корректировки.

Удаление информационных баз также осуществляется в окне запуска программы. Для этого нужно выделить удаляемую базу щелчком мыши и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

После определения информационной базы можно приступать к работе с программой.

Необходимо отметить, что функционирование системы 1С: Предприятие подразделяется на два, как правило, разделенных во времени процесса: конфигурирование и исполнение.

Конфигурирование представляет собой описание средствами системы 1С: Предприятие модели предметной области, учет в которой предполагается автоматизировать. Результатом этого процесса является создание конфигурации. Разработка конфигурации требует глубоких знаний, как в сфере программирования, так и в автоматизируемой предметной области. В этой связи фирма «1С» в комплект поставки включает готовое решение, так называемую типовую конфигурацию, в которой реализована методология ведения бухгалтерского учета в соответствии с законодательством Российской Федерации. При изменении текущего законодательства типовая конфигурация актуализируется разработчиком, обновленный вариант передается пользователям в централизованном порядке.

Исполнение - это непосредственная работа пользователя с информационной базой: заполнение справочников, ввод документов, выполнение различных расчетов, формирование отчетов и т. д.

Соответственно, программа «1С: Бухгалтерия предприятия» может функционировать в двух режимах:

- 1С: Предприятие;

- Конфигуратор.

Выбор требуемого режима осуществляется нажатием в окне запуска программы соответствующей кнопки.

В режиме 1С: Предприятие работают бухгалтеры, финансисты, менеджеры и другие пользователи программы.

Режим Конфигуратор предназначен для настройки и администрирования программы. Здесь создаются и редактируются объекты конфигурации, настраиваются интерфейсы и диалоговые окна, определяются вид и содержимое печатной формы документов, а также выполняется целый ряд иных действий по настройке и конфигурированию системы. В большинстве случаев с Конфигуратором работает администратор, поскольку это требует специфических знаний.

При создании информационной базы без конфигурации пользователь через режим Конфигуратор может подключить к технологической платформе конфигурацию «Бухгалтерский учет».

Файл конфигурации входит в комплект поставки системы, имеет расширение cf и подключается через Конфигуратор следующим образом:

1) В окне запуска программы выделить щелчком мыши название предварительно созданной информационной базы и нажать кнопку Конфигуратор - откроется окно программы в режиме работы Конфигуратор.

2) Выполнить команду главного меню Конфигурация - Открыть конфигурацию. В результате в левой части интерфейса откроется окно Конфигурация.

3) Выполнить команду главного меню Конфигурация - Загрузить конфигурацию из файла.

Данная команда доступна только при открытом окне Конфигурация. При ее активизации на экране отображается окно Выберите файл конфигурации, в котором нужно указать путь к файлу конфигурации, выделить этот файл щелчком мыши и нажать кнопку Открыть.

Сразу после этого начнется процесс загрузки конфигурации. Информация о ходе данного процесса будет демонстрироваться в строке состояния в нижней части окна Конфигуратор.

Процесс загрузки конфигурации из файла может занять продолжительное время.

4) По окончании загрузки программа выдаст запрос на обновление конфигурации базы данных.

На этот запрос следует ответить утвердительно. Информация о ходе процесса обновления также будет отображаться в строке состояния. При этом программа выдаст еще один запрос на принятие изменений конфигурации, на который также следует ответить положительно (иначе обновление завершено не будет).

По окончании обновления конфигурации базы данных в заголовке окна Конфигуратор должны отобразиться наименование и версия загруженной конфигурации. Это будет подтверждением тому, что подключение конфигурации выполнено правильно.

После этого можно переходить в режим работы 1С: Предприятие и приступать к эксплуатации программы.

Вопросы для повторения:

1. Что такое информационная база конфигурации «Бухгалтерия предприятия»?

2. Перечислите этапы создания информационной базы в конфигурации «Бухгалтерия предприятия»?

3. Как изменить или удалить информационную базу?

4. В каких режимах может функционировать программа «1С: Бухгалтерия предприятия 8»? В чем их отличие?

5. Как загрузить конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» из файла?

Интерфейс программы

Главное окно конфигурации «Бухгалтерия предприятия» (редакция 2.0) можно разделить на следующие участки:

- заголовок;

- главное меню;

- панель инструментов;

- помощь пользователям;

- рабочее поле.

Самая верхняя строка окна – заголовок, в котором программа обычно показывает название базы данных.

Под строкой заголовка располагается главное меню - набор команд, которые программа может выполнять по команде пользователя. Таких команд в программе несколько десятков, поэтому их принято объединять в группу. Названия групп команд (пункты) составляют строку главного меню программы.

Меню включает в себя следующие пункты:

Файл, Правка, Операции, Банк, Касса, Покупка, Продажа, Склад, Производство, ОС, НМА, Зарплата, Кадры, Отчеты, Предприятие, Сервис, Окна, Справка.

При выборе любого пункта появляется выпадающее меню, в котором можно выбрать нужный документ, справочник или журнал.

Назначение некоторых пунктов главного меню:

Файл - команды данного меню (типовые при работе в Windows) предназначены для работы с файлами. К ним относятся, например, команды Новый, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Предварительный просмотр, Выход и др.;

Правка - в состав данного меню включены команды редактирования, поиска данных и замены данных: Вырезать, Копировать, Вставить, Выделить все, Найти и др.;

Операции - спомощью команд данного меню осуществляется выбор режимов работы с данными информационной базы. Например, при выполнении команды Операции - Справочники на экране откроется окно выбора справочника. Некоторые команды меню Операции дублируют пункты главного меню.

Предприятие - группа команд, относящихся к общим вопросам ведения учета в данной информационной базе, например, установить реквизиты предприятия, его настройки, его учетную политику и т.д.

Отчеты - группа команд по формированию различных отчетов (бухгалтерских, налоговых). Они представляют информацию в удобном для просмотра и анализа виде. Отчеты подразделяются на стандартные, специализированные и регламентированные.

Покупка, Продажа, Банк, Касса, ОС, НМА, Зарплата, Кадры, Производство, Склад - группы команд по работе с документами определенного участка бухгалтерского и налогового учета.

Справка - группа команд по вызову на экран компьютера справочных сведений по работе с программой.

Под строкой меню главного окна программы располагается панель инструментов.

Инструмент - это значок, пиктограмма, инструментальная кнопка. Инструменты служат для выполнения наиболее часто используемых команд. Через панель инструментов можно выполнять те же команды, которые есть в главном меню, только процесс запуска команды будет происходить быстрее.

Если инструментальная кнопка не известна, то можно использовать подсказку (небольшую строчку с поясняющим текстом), которая появляется, если на пиктограмму навести курсор мыши.

Оставшееся пространство главного окна, расположенное ниже панели инструментов, называется рабочим столом (полем) программы.

Как только пользователь начинает работу в программе, она будет открывать новые окна и располагать их на своем рабочем столе. В результате на рабочем поле главного окна появятся несколько окон. Новые окна имеют более низкий ранг относительно главного окна программы. В операционной системе они называются операционными (подчиненными) окнами.

Подчиненное окно можно свернуть, то есть уменьшить до размера заголовка, уронив его при этом вниз рабочего стола главного окна. Подчиненное окно можно развернуть, только уже не во весь экран компьютера, а на весь рабочий стол главного окна.

То окно, что находится поверх всех остальных окон, является активным окном. Если нужно сделать активным то окно, которое сейчас не видно на экране, можно воспользоваться меню Окна.

Важным элементом конфигурации является функция Панель функций, которая во многом дублирует главное меню и располагается вверху рабочего поля.

Панель функций разбита на участки учета (закладки): Предприятие, Банк, Касса, Покупка, Продажа, Склад, Производство, ОС, НМА, Зарплата и Кадры.

Такое деление Панели функций сделано для того, чтобы ограничить видимость определенных разделов учета тем или иным пользователям. Кроме того, находясь на нужной закладке Панели функций, бухгалтер может открывать только те справочники, документы, журналы, обработки и отчеты, которые присущи конкретному разделу учета.

Каждая закладка Панели функций показывает схематично последовательность работы в этом разделе. При повторном открытии конфигурации Панель функций открывается на той же закладке, на которой была закончена работа.

Панель функций можно настраивать или удалить ее с экрана полностью при помощи кнопки Настройка (снять флажок).

Панель функций включает в себя также закладку Монитор, которая полезна бухгалтеру для подготовки сведений для совещаний. Здесь представлена информация по остаткам денежных средств в кассе и на расчетных счетах. Здесь же можно получить информацию о суммах дебиторской и кредиторской задолженности, о сроках сдачи отчетности, о сроках уплаты налогов.

В программе «1С: Бухгалтерия предприятия 8» для каждого режима работы предусмотрен свой пользовательский интерфейс. Под интерфейсом понимается совокупность средств и правил взаимодействия компьютерной программы с ее окружением: с другими программами, с компьютером, с человеком, который работает с программой.

Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» позволяет выбрать для разных пользователей разные пользовательские интерфейсы. То есть программу можно настроить таким образом, чтобы на экранах разных пользователей ее главное окно выглядело по-разному. Главному бухгалтеру удобно использовать полный интерфейс, который обеспечит доступ ко всей информации и объектам конфигурации. А кассиру такой интерфейс ни к чему, и для него достаточно интерфейса с ограничением.

В программе существует три интерфейса «Бухгалтерский», «Полный» и «Административный». Переключение интерфейсов осуществляется в режиме запуска «1С: Предприятие», меню Сервис - Переключить интерфейс:

1. Бухгалтерский – обеспечивает доступ ко всем объектам бухгалтерского и налогового учета. Пункт меню Операции представлен в усеченном виде.

2. Полный – обеспечивает доступ ко всем объектам бухгалтерского и налогового учета, а также ко всем объектам конфигурации через меню Операции.

3. Административный – обеспечивает доступ ко всем объектам конфигурации. Применяется, когда необходимо получить данные, недоступные в интерфейсе «Бухгалтерский». При работе в данном интерфейсе используется пункт меню Операции.

Вопросы для повторения:

1. Перечислите основные элементы главного окна программы. В чем их назначение?

2. Перечислите назначение основных пунктов главного меню программы.

3. Что такое «пользовательский интерфейс»?

4. Какие пользовательские интерфейсы существуют в программе «1С: Бухгалтерия предприятия»?

5. Для чего в программе предусмотрена панель функций?

6. Для чего необходимы закладки на панели функций?

7. Как настроить панель функций?

Основные понятия конфигурации

Базовыми объектами в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» являются:

- документы;

- журналы;

- справочники;

- отчеты.

Рассмотрим данные объекты подробнее.

Документы

Документ- деловая бумага, которая придает юридическую силу хозяйственной операции. Документы предназначены для отражения информации о различных фактах хозяйственной деятельности организации.

В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» документ - это электронный аналог бумажного документа. Большинство документов имеет печатную форму.

Документы программы «1С: Бухгалтерия предприятия 8» классифицируются по различным признакам.

По отношению к хозяйственной операции различают документы для отражения совершенных и совершаемых хозяйственных операций. К первым относятся документы, которые фиксируют уже совершенные хозяйственные операции, например, передача материалов в производство, потребление услуг сторонних организаций и т.д. Ко вторым относятся компьютерные документы, предназначенные для отражения совершаемых хозяйственных операций. Такие документы, как правило, имеют печатную форму для вывода на бумажный носитель первичного документа установленного образца. С такими документами работа ведется в два этапа. Сначала заполняется экранная форма. Затем ее сохраняют в информационную базу. И только после подтверждения совершения хозяйственной операции по данному документу его проводят в учете. К таким документам относятся Приходный кассовый ордер, Поступление товаров и услуг, Платежное поручение.

Также различают документы, предусматривающие и не предусматривающие создание записей в регистрах бухгалтерии. К первым относятся документы, ввод которых не влияет на итоги на счетах, и не изменяет состояние регистров бухгалтерии. Например, документы Счет на оплату покупателю и Зарплата к выплате организации.

Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» содержит набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских операций по следующим разделам:

Учет операций по основной деятельности (покупка и продажа товаров, услуг; перемещение и списание товаров; учет затрат на производство и выпуск продукции; учет материалов; регламентные операции);

Учет операций по банку и кассе; учет расчетов с подотчетными лицами;

Учет основных средств, НМА и расходов на НИОКР;

Учет налога на добавленную стоимость;

Кадровый учет; основные операции по заработной плате.

По структуре документы условно делятся на две части:

- шапка документа – в ней указывается заголовок, номер документа и дата его создания. Это неотъемлемые реквизиты любого документа конфигурации. При этом номер документу присваивается автоматически в момент его записи в информационную базу;

- табличная часть документа - служит для перечисления однотипных сведений. Например, в документе Поступление товаров и услуг указываются цены, измерители события, сумма, счета учета. В данном документе есть несколько табличных частей, которые делятся на закладки: «Товары», «Услуги», «Тара». Кроме того, в этом документе есть закладки «Счета учета расчетов», «Дополнительно», «Счет-фактура». И в зависимости от того, какую хозяйственную операцию мы будем сейчас отражать, ту закладку нам и следует заполнять. На закладке «Дополнительно» указывают входящий номер документа, его дату и ответственное лицо, сформировавшее документ.

Большинство документов конфигурации «Бухгалтерия предприятия» заполняются однотипно.

В программе существуют следующие способы ввода новых документов:

- ввести новый документ;

- ввести документ копированием;

- ввести на основании.

Рассмотрим порядок ввода документов по каждому способу.

Ввести новый документ:

1. Выбрать в соответствующем меню нужный вид документов (например, Банк - Платежное поручение ).

2. В открывшемся окне новый документ можно добавить одним из следующих способов:

Способ 1: Меню Действие - Добавить.

Способ 2: Нажать кнопку Добавить.

Способ 3: Нажать в любой строке Списка (журнала) документов правой кнопкой мыши – Добавить.

Способ 4: Нажать на клавиатуре клавишу Insert.

Откроется новая форма документа, готовая к заполнению.

3.Заполнить поля в документе.

4.Нажать кнопку OK - документ будет проведен, форма документа закроется.

Ввести документ копированием:

1. Выбрать в соответствующем меню нужный вид документов (например, Банк - Платежное поручение).

2. В открывшемся окне со списком (журналом) документов установить курсор на документ, который будет скопирован.

3. Затем:

Способ 1: В меню выбрать Действия – Скопировать.

Способ 2: Нажать кнопку Скопировать.

Способ 3: Нажать правой кнопкой мыши на том документе, который будет скопирован, и из появившегося меню выбрать пункт Скопировать.

4. Откроется форма документа с заполненными полями, доступными для редактирования.

5. Заполнить поля в документе.

6. Нажать кнопку OK - документ будет проведен, форма документа закроется.

Ввести на основании (документ вводится на основании ранее введенного документа другого вида):

1. Выбрать в соответствующем меню нужный вид документов (например, Покупка - Поступление товаров и услуг ).

2. В открывшемся списке (журнале) документов выбрать документ-основание.

3. Нажать правой кнопкой мыши на документе-основании и выбрать пункт На основании или нажать кнопку На основании в меню открывшегося окна - откроется список всех документов, которые можно ввести на основании выбранного документа.

4. Открыть форму документа, в котором реквизиты будут заполнены информацией, скопированной из документа-основания. Эта информация при необходимости может быть изменена.

5. Заполнить в форме документа недостающие данные.

6. Провести документ и закрыть форму – кнопка OK.

Чтобы по введенному документу были сформированы бухгалтерские и налоговые записи, его необходимо провести.

Проведенный документ - это документ, по которому оформлены проводки (бухгалтерские и/или налоговые).

Поэтому в форму большинства документов конфигурации включена процедура проведения. Применительно к бухгалтерскому и налоговому учету проведение документов подразумевает создание записей регистров бухгалтерии.

Проведение документов производится щелчком на пиктограмме командной панели либо по кнопке ОК в нижней части формы документа. В первом случае форма документа остается открытой, во втором — закрывается. В журнале документов проведенный документ помечается пиктограммой « с галочкой ». Просмотреть проводку по проведенному документу можно, нажав на пиктограмму Дт-Кт на инструментальной панели формы документа.

Документы и операции можно проводить и будущими датами, и «задним числом».

Список документов, упорядоченный в хронологическом порядке их ввода в информационную базу, содержится в журнале документов. В нем по каждому документу отражается определенная информация (дата и время составления, наименование и порядковый номер, сумма поступления и списания).

Программа предусматривает и обратное действие – отмену проведения документа. Команда Отмена проведения доступна в том случае, когда курсор установлен на проведенном документе. После выполнения данной операции в крайней слева колонке исчезнет признак проведенного документа.

Каждый вид документов может быть отнесен к определенному журналу, что позволяет вести журналы по отдельным участкам учета. Например, для работы с кассовыми документами используется журнал Касса, с выписками из расчетного счета – журнал Банк и т.д.

Открыть конкретный журнал можно с помощью команд главного меню, кнопок панелей инструментов и открытых документов.

Также журналы документов можно открыть, используя меню Операции - Документы - будет открыт список журналов документов, существующих в конфигурации. В этом списке следует выбрать название нужного журнала и затем нажать кнопку ОК – выбранный журнал будет открыт.

Кроме журналов документов в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» используются журналы операций и проводок:

- меню Операции – Журнал операций;

- меню Операции – Журнал проводок.

В журнале операций по каждой операции отдельной строкой отображается наиболее важная информация (дата, время, порядковый номер, содержание, сумма, документ). Через журнал операций можно ввести новый документ, для чего в нижней части окна имеются кнопки для ввода нового документа и операций.

Для просмотра проводок предназначен журнал проводок, где по каждой проводке отображается полная информация: дата проводки, сведения о документе, которым проводка сформирована, порядковый номер проводки в операции, корреспондирующие счета, сумма проводки и номер журнала.

В журнале проводок - та же самая информация, что и в журнале операций, но представленная в виде бухгалтерских проводок со ссылками на документы, которые их породили.

Кроме проводок, документы формируют еще и регистры.

Регистры – это различные виды таблиц, в которые записываются данные из первичных документов, справочников. Основное назначение регистров состоит в хранении информации, формируемой документами.

В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» регистры делятся на три группы:

- регистры сведений (например, ставки налогов, данные об учетной политике, сведения о выплатах работникам по платежным ведомостям и т.д.),

- регистры накопления (например, расходы при УСН, взаиморасчеты с депонентами организаций и т.д.)

- регистры бухгалтерии (например, журнал проводок).

Информация в регистр сведений попадает в том случае, если пользователь конфигурации, например, будет заполнять какой-либо справочник. Например, при занесении сведений в справочник Контрагенты необходимо указать контактную информацию. В этом случае будет автоматически сформирован регистр сведений Контактная информация, который будет хранить сведения о телефоне, адресе контрагента.

Информация в регистры накопления и регистры бухгалтерии попадет в том случае, если пользователь конфигурации проведет документ, т.е. зафиксирует хозяйственную операцию. В свою очередь, проведенный документ может сформировать несколько проводок. В результате может быть сформирована своя запись регистра накопления и регистров бухучета.

Справочники

Справочники предназначены для хранения списков однородных элементов, однотипных объектов: работников, контрагентов, номенклатуры товарно-материальных запасов и т.п.

Отдельные объекты справочника называются элементами справочника. Элементы могут быть объединены в группы. Элементы-группы являются самостоятельными элементами справочника. Например, всех контрагентов, с которыми организация будет вести расчеты, удобно распределить по группам Поставщики, Покупатели, Администраторы налогов и сборов и т. д.

Справочники заполняются пользователем, и помогают организовать аналитический учет. Справочники можно заполнять на любом этапе ведения учета, в том числе при создании документов, но предпочтительнее – при подготовке информационной базы.

Справочники можно организовывать многоуровневыми, осуществлять отборы по определенным критериям, и изменять в процессе работы (редактировать).

Справочник может быть линейным или структурированным (многоуровневым). Линейный представляет собой простой список с перечнем объектов аналитического учета. Структурированный справочник предназначен для хранения объектов, которые могут быть иерархически классифицированы в соответствии с выделенными признаками. Например, материалы разбиваются на группы, виды, артикулы.

Экранная форма структурированного справочника включает два окна. В левом приводится структура (дерево групп), в правом – перечень объектов, объединенных по определенному признаку в группу. На панели инструментов экранной формы помещены пиктограммы для работы со справочником.

Просмотреть список справочников и открыть нужный можно через главное меню: Операции – Справочники.

Также открыть нужный справочник по направлениям учета можно через соответствующие кнопки главного меню и закладки Панели функций.

В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» справочники присутствуют только в тех группах команд, где они нужны. Например:

меню Банк – Статьи движения денежных средств, Банки, Валюты;

меню Покупка - Контрагенты, Номера ГТД, Классификатор стран мира и т.д.

Работая со справочниками на Панели функций и документами, следует придерживаться следующих правил:

- заполнять данные справочников следует слева направо;

- заполнять документы следует сверху вниз, слева направо.

Если придерживаться этих правил, не придется заносить одну и ту же информацию повторно.

Отчеты

Отчеты предназначены для представления информации в удобном для просмотра и анализа виде. В конфигурации используются различные виды отчетов: стандартные, специализированные, универсальные и регламентированные ( меню Отчеты ).

Стандартные отчеты позволяют получить информацию за определенный период времени по синтетическим и аналитическим счетам в натуральном и стоимостном выражении.

К ним относятся оборотно-сальдовая ведомость, шахматная ведомость, анализ счета, обороты по счету, карточка счета, анализ счета, карточка субконто, сводные проводки, отчеты по проводкам, главная книга, диаграмма. Вышеназванные отчеты объединяет то, что из формы отчета можно получить расшифровку нужной суммы и дойти до первичного документа.

Стандартный отчет Анализ счета отображает обороты некоторого счета в корреспонденции с другими счетами с заданной периодичностью и возможностью конкретизации объектов учета. В отчете Анализ счета можно развернуть сальдо по выбранному счету. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки и по счету в целом.

Стандартный отчет Обороты счета отображает обороты некоторого счета в корреспонденции с другими счетами, сальдо на начало и конец периода.

Стандартные отчеты по налоговому учету представляют информацию по постоянным и временным разницам.

Стандартные отчеты по налоговому учету не могут быть использованы для получения информации о состоянии счетов бухгалтерского учета и наоборот. В перечне отчетов по налоговому учету отсутствуют такие отчеты, как Шахматная ведомость, Сводные проводки, Главная книга.

Специализированные отчеты служат для получения результатной информации по разделам бухгалтерского учета. Эти отчеты необходимы в том случае, если нужную информацию мы не можем получить из стандартных отчетов. Например, справка 2-НДФЛ и др.

Список регламентированных отчетов отражается в форме Регламентированная и финансовая отчетность: меню Отчеты - регламентированные отчеты. К регламентированным отчетам по бухгалтерскому учету относятся бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и др.

12 3 4 5 6 7 Следующая ⇒