Справочники, заполненные программой автоматически

При установке программы часть справочников и классификаторов заполняется автоматически. Кратко познакомимся с ними.

Справочник «Валюты»

меню Банк - Валюты

Данный справочник при первом запуске заполняет три позиции валют (Евро, Российский рубль, Доллар США). Если необходимо загрузить другие валюты, следует открыть форму подбора валют и добавить валюты, которые необходимы для ведения учета. Для этого на панели инструментов присутствует командная клавиша Подбор из ОКВ, в котором представлены числовые и символьные коды валют. Курсы валют можно загрузить, используя механизм Загрузить курсы.

Для добавления курса валют вручную необходимо в меню Действия командной панели раздела История курсов выбрать пункт Добавить. В колонке Период указать дату, с которой вводится новый курс, а в колонке Курс – значение курса, после чего кнопкой Записать сохранить данные в регистре сведений Курсы валют.

Справочник статей движения денежных средств

меню Касса – Статьи движения денежных средств

Справочник Статьи движения денежных средств используется для ведения учета движения денежных средств по их видам, что необходимо для заполнения формы Отчет о движении денежных средств. Используется данный справочник как аналитика (субконто) для счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Учет денежных средств в разрезе статей их движения возможен только в том случае, если в окне Настройка параметров учета (меню Предприятие - Настройка параметров учета ) на вкладке Денежные средства установлен флажок По статьям движения денежных средств. В этом случае включится соответствующая аналитика по счетам учета движения денежных средств, а в окнах редактирования первичных документов (кассовый ордер, платежное поручение и др.) появится поле для выбора статьи движения денежных средств.

Справочник «Классификатор единиц измерения»

меню Склад - Классификатор единиц измерения

Для количественной характеристики товарно-материальных ценностей используется справочник Классификатор единиц измерения. При первом запуске программы в нем заполнены две позиции единиц измерения (шт. и кг). Если необходимо загрузить другие единицы измерения следует открыть одноименный классификатор и добавить единицы измерения, которые необходимы для ведения учета. Для этого на панели инструментов присутствует командная клавиша Подбор из ОКЕИ - в ОКЕИ представлены коды и условные обозначения, используемые в России и за рубежом.

Справочник «Классификатор стран мира»

меню Покупка - Классификатор стран мира

Данный справочник при первом запуске заполняет одну позицию (Россия, код 643.). Если необходимо загрузить другие страны следует открыть одноименный классификатор и добавить страны, которые необходимые для ведения учета. Для этого на панели инструментов присутствует командная клавиша Подбор из ОКСМ - в ОКСМ представлены коды стран. Заполнение «своего» справочника обеспечивает хранение в информационной базе лишь той информации из классификатора, которая необходима конкретной организации.

Справочник прочих доходов и расходов

меню Предприятие – Доходы и расходы – Прочие доходы и расходы

Справочник Прочие доходы и расходы предназначен для хранения списка статей доходов и расходов, которые не связаны с основным видом деятельности организации. Данный справочник является аналитикой для счетов 91.01 «Прочие доходы» и 91.02 «Прочие расходы».

Открыть справочник прочих доходов и расходов можно рассмотренными выше типовыми способами. В любом случае на экране отобразится окно справочника прочих доходов и расходов.

Справочник также имеет двухпанельное представление: слева можно сформировать список групп статей доходов и расходов (например, Курсовые разницы, Отклонения в стоимости материалов и др.), а справа отображается содержимое группы, на которой установлен курсор. В этом справочнике не предусмотрено отдельного окна для ввода и редактирования групп и позиций: все действия выполняются непосредственно в окне справочника. Поэтому чтобы добавить в справочник новую группу, выполните команду Действия - Новая группа или нажмите комбинацию клавиш < Ctrl> +< F9 >, после чего с клавиатуры введите произвольное название группы и нажмите клавишу < Enter >.

Для добавления новой позиции выделите щелчком мыши группу, к которой она должна быть отнесена, и выполните команду Действия - Добавить либо нажмите клавишу < Insert >.

В результате в списке появится новая позиция, у которой автоматически будет заполнено поле Код.

В поле Наименование с клавиатуры вводится название статьи доходов (расходов).

В поле Вид из раскрывающегося списка выбирается вид доходов и расходов (например, Прибыль (убыток) прошлых лет, Проценты к получению (уплате) и др.).

После этого в поле Вид деятельности указывается порядок отнесения доходов и расходов к деятельности организации:

- основной порядок (по деятельности с основной системой налогообложения);

- особый порядок (по видам деятельности с особым порядком налогообложения);

- распределяемые (по разным видам деятельности).

В поле Принятие к НУ указывается, нужно ли отражать данную статью в налоговом учете (установка/снятие соответствующего признака осуществляется двойным щелчком мыши).

Чтобы отредактировать введенную ранее позицию, используйте команду Действия - Изменить или дважды щелкните на ней мышью, после чего внесите требуемые изменения.

Завершается ввод и редактирование позиций нажатием клавиши < Enter > или щелчком мыши в любом другом месте данного окна.

Справочник «Корреспонденции счетов»

командная панель – кнопка Ввести хозяйственную операцию

меню Операции – Справочники – Корреспонденции счетов

В верхней части формы справочника пользователь может указать бухгалтерскую проводку или ее часть, или может написать содержание операции, и появится список документов, которые существуют в программе для отражения указанных записей. Данный справочник удобен для начинающих пользователей.

Справочник «Пользователи»

меню Сервис - Управление пользователями и доступом - Список пользователей

Справочник Пользователи предназначен для идентификации пользователя при начале текущего сеанса работы с информационной базой. В нем хранится список пользователей, которым разрешена работа в информационной базе.

Для каждого пользователя на закладке Настройки можно указать значения, которые будут подставляться в документы по умолчанию. В списке пользователей назначается роль, основной интерфейс и рабочий язык конкретному пользователю в режиме конфигурирования.

Роль - это описание полномочий различных категорий пользователей на доступ к информации, обрабатываемой системой.

Список пользователей можно объединить в группы (подгруппы), например, администраторы, бухгалтеры и др.

Информация для пользователя размещена на двух закладках: настройки и адреса и телефоны.

На закладке Настройки задаются настройки пользователя:

- основные значения для подстановки в документы и справочники;

- панель функций;

- автозагрузка валют при начале работы с программой;

- запрашивать вид операции при вводе нового документа;

- контроль корреспонденции счетов;

- не использовать помощника при приеме на работу;

- основная дата начала отчетов;

- прочие.

Если необходимо заполнение основных параметров документа по умолчанию, то можно использовать механизм Настройки пользователя. Здесь можно указать основную валюту взаиморасчетов, основную единицу по классификатору, ставку НДС и другие параметры.

На закладке Адреса и телефоны вводится контактная информация пользователя. Эта информация используется при работе пользователя с клиентами и со встроенной электронной почтой.

В журнале регистрации сохраняются сведения о действиях пользователей по изменениям в информационной базе данных, как в режиме конфигурирования, так и в режиме «1С: Предприятие» (меню Сервис - Журнал регистрации).

В режиме «1С: Предприятие» есть возможность просмотреть список активных пользователей, подключенных в настоящий момент к информационной базе (меню Сервис - Активные пользователи).

Вопросы для повторения:

1. Перечислите основные справочники, которые необходимо заполнить при подготовке информационной базы к работе?

2. Для чего предназначен справочник физических лиц?

3. Что такое номенклатура?

4. Что содержится в справочнике «Номенклатура»?

5. Что содержится в справочнике «Номенклатурные группы»?

6. В чем отличие групп номенклатуры от номенклатурных групп?

7. Как отредактировать сведения об организации в справочнике «Организации».

8. Кто такие контрагенты?

Ввод начальных остатков

Прежде чем приступить к регистрации фактов хозяйственной деятельности в программе, необходимо ввести начальные остатки. Если предприятие новое и хозяйственная деятельность еще не велась, то вводить начальные данные не требуется.

Остатки по данным бухгалтерского и налогового учета вводятся по каждой организации. Если остатки вводятся по подразделению затрат, то в форме необходимо указать подразделение.

Ввод начальных остатков производится в единой форме Ввод начальных остатков ( меню Предприятие). Она используется для ввода всех входящих остатков для организаций и индивидуальных предпринимателей независимо от системы налогообложения.

В форме указывается дата ввода начальных остатков по ссылке Установить дату ввода начальных остатков. Все остатки вводятся в программу на указанную дату. Остатки целесообразно вводить на начало отчетного периода - года, квартала или месяца (первое предпочтительнее). Дата операции ввода остатков должна предшествовать дате начала отчетного периода. Например, остатки на начало года вводятся датой 31 декабря предыдущего года.

Основная часть формы ввода начальных остатков напоминает оборотно-сальдовую ведомость. В форме выводится список счетов, в котором по мере ввода данных отображаются суммы начальных остатков по дебету и по кредиту.

В форме не указывается, по дебету или кредиту счета вводятся остатки. Для счетов с признаком «активный» и «пассивный» программа это делает исходя из признака счета. Для активно-пассивных счетов в форме документа имеются две колонки для ввода дебетовых и кредитовых остатков.

Для ввода остатков по счету нужно выделить счет, по котором вводятся начальные остатки, и нажать кнопку Ввести остатки по счету.

Откроется документ ввода начальных остатков по выбранному счету. Документы создаются в разрезе разделов учета. В правой части документа размещена краткая информация с описанием принципов работы при вводе остатков по соответствующему разделу учета.

В данной форме остатки можно ввести остатки сразу для всех счетов, относящихся к одному разделу учета.

Название раздела и перечень относящихся к нему счетов указывается в реквизите Раздел учета формы документа. Например, счет 57.01 «Переводы в пути» относится к разделу Денежные средства (счета 50-59). Это означает, что одним документом можно ввести остатки по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 58 «Финансовые вложения» и 59 «Резервы под обесценение финансовых вложений».

При вводе остатков по балансовым счетам в качестве корреспондирующего счета используется вспомогательный счет «000», который не имеет субсчетов. На вспомогательном счете «000» сальдо на дату ввода остатков должно получиться равным нулю. При вводе остатков на забалансовых счетах вспомогательный счет «000» не используется .

Если вводятся остатки для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, а также индивидуальных предпринимателей, то становится видимой закладка Прочие непризнанные расходы УСН и ИП. В табличной части закладки вводятся сведения о непризнанных расходах, которые отсутствуют в бухгалтерском учете.

Чтобы посмотреть, каким образом программа отразила остатки, введенные через форму документа Ввод начальных остатков, следует открыть форму с движениями документа: по кнопке Дт-Кт на панели инструментов или по команде Действия - Результат проведения документа.

Если в течение сеанса работы вы не успеваете ввести остатки по всем счетам раздела, то при следующем сеансе предпочтительнее не вводить новый документ для ввода оставшихся остатков по разделу, а открыть форму ранее введенного документа и добавить в него необходимые данные. Переход в список введенных документов Ввод начальных остатков производится по кнопке Открыть список документов на панели инструментов закладки Основные счета плана счетов.

При вводе остатков следует учитывать следующее.

Если для счета установлен признак ведения валютного учета, то в реквизите Валюта формы документа Ввод начальных остатков необходимо выбрать валюту, а в реквизите Вал. сумма указать остаток в этой валюте. Значение в колонке Сумма остатка рассчитывается как произведение валютной суммы на курс валюты (из справочника Валюты) на дату документа.

Если по счету ведется аналитический учет, то в полях Субконто счета формы документа Ввод начальных остатков указываются конкретные значения объектов аналитического учета. Если аналитический учет на счете (субсчете) ведется в нескольких разрезах (по нескольким видам субконто одновременно), то в проводках указываются все значения субконто.

Если информация об объекте аналитического учета учитывается не только в стоимостном, но и в натуральном выражении, при вводе остатков в реквизите Количество указывается количество единиц данного актива.

По отдельным счетам ввод данных о начальных остатках производится с использованием специальных форм.

В частности, такие формы предусмотрены для ввода остатков по основным средствам и нематериальным активам.

Специальные формы открываются автоматически при добавлении строки для ввода остатков по конкретному объекту.

Реквизит Основное средство заполняется выбором элемента из справочника Основные средства. Перед выбором элемента в этот справочник необходимо ввести основные сведения об объекте основных средств (заполняются только те поля, которые доступны для редактирования).

В реквизите Инв №указывается инвентарный номер объекта основных средств (по умолчанию проставляется код объекта в справочнике Основные средства).

На закладке Начальные остатки приводятся сведения о первоначальной (восстановительной) стоимости объекта, сумме начисленной амортизации по данным бухгалтерского и налогового учета, счетах, на которых учитывается объект, а также наличии разниц в оценках, если они имеют место.

На закладке Бухгалтерский учет указываются дополнительные общие сведения об объекте основных средств, данные для начисления амортизации, а также информация о модернизации объекта, если она имела место к моменту ввода начальных остатков.

На закладке Налоговый учет приводятся аналогичные сведения, но имеющие отношение к налоговому учету основных средств.

На закладке События приводятся сведения о принятии объекта основных средств к учету, а также сведения о последней модернизации объекта, если она имела место.

Остатки по забалансовым счетам водятся по тем же правилам, что и балансовые, но только через закладку Забалансовые счета.

Правильность внесения остатков бухгалтерского и налогового учета можно проверить с помощью стандартного отчета Оборотно-сальдовая ведомость или Карточка счета.

Перед формированием отчета Оборотно-сальдовая ведомость целесообразно установить период бухгалтерских итогов таким образом, чтобы дата ввода остатков находилась либо внутри периода итогов, либо в предыдущем относительно установленного периоде. Например, при вводе остатков операциями за 31.12.2013 г. нужно установить либо 4 квартал 2013 г., либо 1 квартал 2014 г. В первом случае анализируются остатки на конец периода, во втором — на начало выбранного периода. В оборотно-сальдовой ведомости следует обратить внимание на сальдо по счету «000». После ввода всех входящих остатков сальдо на этом счете должно отсутствовать. Отсутствие сальдо означает, что сумма дебетовых остатков совпадает с суммой кредитовых остатков. Кроме того, следует проверить остатки по субсчетам, валютным суммам и количеству, если они должны иметь место.

Особое внимание следует обратить на проверку остатков по объектам аналитического учета. Такую проверку удобно проводить с помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету (меню Отчеты - Оборотно-сальдовая ведомость по счету). Если обнаружено, что объект аналитики не связан со счетом, нужно найти соответствующую проводку в журнале проводок и внести исправления.

Исключение составляют остатки по видам субконто с признаком Только обороты. По ним значением объекта аналитики является «пустое» субконто. Такой признак установлен для субконто вида Статьи движения денежных средств на счетах 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и 55 «Специальные счета в банках».

Если организация находится на общем режиме налогообложения, то помимо остатков на счетах бухгалтерского учета необходимо ввести остатки на счетах налогового учета. При этом в табличной части формы документа Ввод начальных остатков имеются колонки Сумма (налог, учет), Постоянные разницы, Временные разницы. В колонке Сумма указывается оценка остатка для целей налога на прибыль. Если оценка остатка по данным бухгалтерского учета не совпадает с оценкой этого остатка по данным налогового учета, то в колонках Постоянные разницы, Временные разницы приводятся данные о величине постоянной и/или временной разницы.

В отличие от ввода остатков по бухгалтерским счетам, полноту и правильность ввода остатков на счетах налогового учета можно проконтролировать лишь вручную. В этой связи процедуре ввода остатков налогового учета и контролю результатов ее выполнения следует уделить самое пристальное внимание.

Вводом начальных остатков по счетам завершается процесс подготовки программы «1С: Бухгалтерия предприятия 8» к ведению учета.

Вопросы для повторения:

1. Куда вводятся начальные остатки в программе Бухгалтерия предприятия»? В каком разрезе вводятся начальные остатки?

2. Как проверить правильность ввода начальных остатков по счетам бухгалтерского учета?

3. Как проверить правильность ввода начальных остатков по счетам налогового учета?

4. Какой корреспондирующий счет используется при вводе начальных остатков по балансовым счетам?

5. На какую дату вводятся начальные остатки?

6. Для каких организаций необходимо вводить начальные остатки в программу «Бухгалтерия предприятия»?

7. Как сформировать оборотно-сальдовую ведомость и какое правило должно выполняться при ее проверке?

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 67