Способы регистрации хозяйственных операций в программе

Для отражения данных о хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете используются операции.

Ведение учета в автоматизированной информационной системе подразумевает сплошную, непрерывную, документально обоснованную и взаимосвязанную регистрацию всех совершаемых в организации хозяйственных операций.

Под сплошным отражением хозяйственной деятельности понимаете; обязательный учет всего имущества, всех видов обязательств, всех хозяйственных операций организации.

Непрерывность подразумевает постоянное (во времени) наблюдение и документирование фактов хозяйственной деятельности.

Под документированием понимается оформление первичного учетного документа, фиксирующего факт совершения хозяйственной операции. Например, операции по кассе оформляются приходным и расходным ордерами отгрузка товара - выпиской накладной и счета-фактуры.

Взаимосвязанность отражения обусловлена зависимостью совершаемых фактов между собой. Например, после перечисления налогов уменьшится не только задолженность перед бюджетом, но и остаток денежных средств на расчетном счете.

Взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете обеспечивается способом двойной записи в соответствии с Планом счетов. Двойная запись или проводка подразумевает, что сумма каждой хозяйственной операции записывается на счетах дважды - по дебету одного счета и кредиту другого.

В программу заложено три способа ввода операций (регистрации учетной информации):

- ввод на основании (настроенного документа);

- ручной ввод операций;

- с использованием типовых операций.

Рассмотрим данные способы подробнее.

1) Механизм « Ввод на основании » является основным и наиболее удобным.

При этом вводится первичный документ, и проводки формируются автоматически на основе введенной в него информации.

Кроме того, на основании одного документа можно сформировать и другие документы, которые автоматически будут заполнены данными.

Например, на основании проведенного документа «Поступление товаров и услуг» можно оформить документ «Возврат товаров поставщику» или отразить дополнительные расходы по приобретению. Для этой цели в форме документа следует выбрать команду Действия - На основании - Поступление доп. расходов.

Данный режим использует предварительно настроенные документы.

2) Ручной ввод проводок

Однако предусмотреть все документы, которые в соответствии с методологией бухгалтерского учета изменяют структуру активов и пассивов синтетических счетов, невозможно. В связи с этим в типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия 8» предусмотрен режим ручного ввода проводки. Он отличается максимальной гибкостью, поскольку позволяет ввести любые проводки.

Ввести операцию вручную можно через главное меню – Операции - Операции, введенные вручную. При этом создается служебный документ Операция, с помощью которого пользователь может ввести произвольную запись в регистр бухгалтерии, которая, однако, не может нарушать структуру регистра, заданную в конфигураторе.

Экранная форма нового документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет) открывается по команде Добавить меню Действия, или с помощью клавиши < lnsert>. Все операции, введенные вручную, заносятся в журнал операций (Операции - Журнал операций).

3) Механизм «Типовая операция»

Ряд хозяйственных операций с точки зрения их отражения в регистрах учета имеют однотипный характер, т. е. регистрируются одинаковым набором взаимосвязанных проводок. Например, резерв на оплату отпусков включает сумму страховых взносов, покупка иностранной валюты - комиссионные услуги банка и т.д. Для регистрации подобных хозяйственных операций может быть использован механизм «типовая операция». В общем случае типовая операция представляет собой шаблон формирования проводок для регистрации в бухгалтерском и налоговом учете какого-либо хозяйственного факта.

В конфигурации типовые операции хранятся в справочнике Типовые операции (меню Операции -Типовые операции).

Каждая типовая операция - элемент этого справочника. Этот справочник поставляется заполненным. Для ввода хозяйственной операции в списке типовых операций нужно установить курсор на типовой операции и нажать Ввести операцию. Откроется документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет).

Введенная операция будет отражаться в журнале операций, а также в списке операций, введенных вручную.

Вопросы для повторения:

1. Перечислите способы ввода операций в программе «1С: Бухгалтерия предприятия».

2. В чем сущность механизма «ввод на основании»?

3. Где можно просмотреть список введенных операций?

Настройка программы

Перед тем как приступить к эксплуатации программы «1С: Бухгалтерия предприятия 8», рекомендуется просмотреть, а при необходимости и отредактировать параметры ее настройки. Все основные действия по настройке и администрированию выполняются в Конфигураторе.

Однако и в режиме 1С: Предприятие имеется несколько настроек, которые можно настроить самостоятельно. Отметим, что зачастую параметры, предложенные по умолчанию, являются оптимальными.

Создание пароля

меню Сервис - Параметры пользователя

Чтобы защитить свои данные от несанкционированного доступа, можно воспользоваться паролем.

Для перехода в режим ввода и редактирования пароля следует выполнить команду главного меню программы Сервис - Параметры пользователя. При этом на экране откроется окно Параметры пользователя.

Пароль вводится с клавиатуры в полях Пароль и Подтверждение. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность ошибки.

При необходимости введенный пароль можно впоследствии изменить. Если программа защищена паролем, то при активизации команды Сервис - Параметры пользователя на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести имеющийся пароль. Только после ввода имеющегося пароля откроется окно, в котором этот пароль можно изменить.

Настройка интерфейса

меню Сервис - Настройка

Окно Настройка состоит из двух вкладок: Панели инструментов и Команды.

Вкладка Панели инструментов предназначена для управления отображением инструментальных панелей. Чтобы включить отображение требуемой панели, необходимо установить соответствующий флажок.

Черными флажками помечаются инструментальные панели, использование которых возможно в текущем режиме работы, а серыми – те панели, которые станут доступными при переходе в соответствующие режимы работы. Например, панель Стандартная обозначена черным флажком, а панель Текст серым. Это означает, что инструментальная панель Стандартная будет отображаться в составе пользовательского интерфейса постоянно, а панель Текст только в режиме работы с текстовыми документами.

Изначально на вкладке Панели инструментов представлен перечень системных инструментальных панелей, заложенных в конфигурации. Эти панели нельзя переименовывать либо удалять. Однако можно самостоятельно создать любое необходимое количество пользовательских инструментальных панелей.

Для создания пользовательской панели инструментов следует нажать кнопку Создать. В результате на экране откроется окно Создать панель.

В данном окне в поле Имя командной панели следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемой панели инструментов и нажать кнопку ОК. В результате новая панель будет добавлена в список на вкладке Панели инструментов.

При необходимости пользовательскую инструментальную панель можно переименовать (для перехода в соответствующий режим следует выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Переименоват ь). Чтобы удалить из списка пользовательскую панель инструментов, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить.

Вкладка Команды предназначена для добавления в состав той или иной инструментальной панели новых команд.

Все команды, имеющиеся в системе, в зависимости от своего функционального назначения объединены в тематические категории. Перечень этих категорий представлен в левой части вкладки Команды в поле Категории. В правой части этой вкладки в поле Команды отображается перечень команд, входящих в текущую категорию. Кроме этого, в поле Категории есть категория Все команды, включающая в себя все команды, имеющиеся в конфигурации.

Чтобы добавить требуемую команду (а точнее – соответствующую ей кнопку) на панель инструментов, следует выбрать ее в поле Команды и просто перетащить мышью в нужное место.

Для удаления кнопки из панели инструментов нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (данная операция возможна только при открытом окне Настройка, независимо от выбранной вкладки).

Для перехода в режим настройки прочих параметров работы программы предназначена команда главного меню Сервис - Параметры.

При активизации данной команды на экране открывается окно Параметры.

На вкладке Общие определяется значение рабочей даты, используемой в конфигурации.

Рабочая дата – это дата, которая будет по умолчанию подставляться во вновь создаваемые документы и формы, использоваться при расчете курсов валют, а также в иных случаях, когда конкретная дата не указана. Если на данной вкладке установить флажок Использовать текущую дату компьютера, то в качестве рабочей даты будет использоваться текущая дата компьютера. Если данный флажок снят, то рабочую дату нужно ввести в поле Использовать значение (по умолчанию отображается системная дата компьютера).

На вкладке Тексты выполняется настройка параметров работы с текстовыми данными. Если установлен флажок Перетаскивание текста, то при работе с блоками (выделенными фрагментами) текста можно будет выполнять его перетаскивание мышью с помощью метода drag & drop. При установленном флажке Разрешать помещать курсор после концов строк курсор в тексте можно будет помещать в конце строк; в противном случае – только перед символом «перевод строки», который устанавливается нажатием клавиши < Enter >.

Если установлен флажок Отображать пробелы и табуляции, то в текстовом документе будут отображаться символы пробела и табуляции. В этом случае становятся доступными поля Пробел и Табуляция, в которых с клавиатуры вводятся символы, соответственно, пробела и табуляции.

При необходимости можно включить режим, при котором символ табуляции будет заменяться определенным количеством пробелов. Для этого нужно установить флажок Заменять табуляцию при вводе, и в расположенном ниже поле Ширина табуляции ввести требуемое число пробелов (с клавиатуры либо с помощью кнопок).

В поле Автоотступ можно установить либо отключить режим автоматического отступа при нажатии клавиши < Enter >. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты: Включить либо Отключить.

В поле Шрифт осуществляется выбор шрифта, который будет использоваться при наборе текста. При нажатии на кнопку выбора на экране открывается окно настройки параметров шрифта, в котором выполняются необходимые действия.

На вкладке Справка переключателем Справочная информация выбирается способ ее представления. Если данный переключатель установлен в положение Выводить в одном окне, то все элементы справки будут показываться в одном окне. Если же выбрано значение Выводить в разных окнах (установлено по умолчанию), то разные элементы справочной информации будут выводиться по отдельности - каждый элемент в своем окне. Первый вариант позволяет избежать нагромождения окон при частом вызове разных элементов и разделов справочной информации. С помощью второго варианта можно одновременно просматривать несколько разных элементов справки.

Все изменения, выполненные на вкладках окна настройки параметров, вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить.

Дата актуальности учета

меню Сервис / Управление датой актуальности учета

Дата актуальности учета - это дата, которая определяет период проведения документов. Так, документы, которые будут проводиться позже даты актуальности, будут всегда отражаться в бухгалтерском учете. А в налоговом учете записи не появятся. Чтобы такие записи появились, следует дату актуальности периодически переносить. А документы за этот период рекомендуется перепроводить.

Цель задания даты актуальности учета - управлять режимом проведения документов (регулировать быстродействие проведения документов), так как при большом объеме информации их проведение может существенно замедляться.

Дата актуальности учета устанавливается как для одной конкретной организации, так и в целом для всех организаций; как для одного выбранного раздела учета, так и для всех разделов учета.

Если организации всегда хотят видеть и бухгалтерские и налоговые проводки сразу, то можно дату не устанавливать, или установить ее на налоговый год. А по прошествии его - переустановить на новый налоговый год.

Если организации необходимо видеть появление налоговых проводок отдельно, то тут можно манипулировать датами, т.е. будет предложено групповое перепроведение документов, что может занять продолжительное время.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 Следующая ⇒