Заполнение справочников и классификаторов

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 7Следующая ⇒

В программе «1С: Бухгалтерия предприятия 8» справочник – это хранилище основной базовой информации, на которой строится вся последующая работа. Поэтому работа с программой возможна только после заполнения основных справочников. Если этого не сделать сразу, то придется вводить соответствующие сведения уже в процессе работы с документами, что неудобно.

Кратко рассмотрим основные справочники.

Справочник организаций

меню Операции – Справочники - Организации

В справочнике « Организации » осуществляются ввод, редактирование и хранение сведений о собственных организациях, входящих в состав корпорации, холдинга и т.п.

Для вызова справочника нужно выполнить команду главного меню Операции – Справочники. В открывшемся окне выделить щелчком мыши позицию Организации – ОК. В результате на экране отобразится форма окно справочника, в котором представлена в виде списка информация о предприятиях, по которым ведется учет в данной информационной базе.

Редактирование сведений об имеющихся предприятиях в данном окне осуществляется:

- команда Действия – Изменить;

- пиктограмма Изменить (нажать);

- контекстное меню, вызываемое нажатием правой кнопки мыши - Изменить;

- клавиша < F2> ( нажать).

Добавление в справочник новой организации осуществляется аналогично:

- команда Действия – Добавить;

- пиктограмма Добавить (нажать);

- контекстное меню, вызываемое нажатием правой кнопки мыши - Добавить;

- клавиша < Insert > (нажать).

В результате любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования организации, содержащее закладки: основные, адреса и телефоны, коды, фонды, документооборот. При переходе к новой закладке необходимо записать введенную информацию (кнопка Записать ).

Все поля формы сведений об организации можно условно разделить на поля, которые необходимо заполнить, и которые не обязательно заполнять.

В обязательном порядке заполняются поля Наименование и Код. Данные в них характеризуют организацию как элемент справочника Организации.

В поле Наименование с клавиатуры вводится краткое наименование организации; значение поля Код (пользователь не заполняет) будет заполнено программой автоматически при сохранении введенных данных.

Для правильного оформления документов и формирования стандартных и регламентированных отчетов на закладке Основные указываются:

- префикс (используется при нумерации документов) - представляет собой набор символов, количеством не более трех, с которого будут начинаться номера документов данной организации;

- поле Юр./физ. лицо - из раскрывающегося списка выбирается значение Юр. лицо, поскольку организация является юридическим лицом. Если выбрано значение Физ. лицо, то учет хозяйственной деятельности индивидуального предпринимателя в программе ведется в соответствии с особенностями, предусмотренными для этой категории граждан;

- полное и сокращенное наименование организации согласно учредительным документам;

- наименование плательщика в платежных поручениях на перечисление налогов;

- ИНН;

- сведения о регистрации организации в ИФНС в качестве налогоплательщика;

- данные свидетельства о постановке организации на учет в налоговом органе.

Реквизит Осн.банковский счет заполняется с целью автоматизированное заполнения форм документов, в которых указываются реквизиты расчетного счета организации. В реквизите указывается ссылка на соответствующий элемент справочника Банковские счета;

Реквизит Код налогового органа заполняется для тех налогоплательщиков, вся отчетность которых согласно статье 80 НК РФ должна представляться в налоговый орган по месту их регистрации в качестве крупнейших. Во всех остальных случаях реквизит не заполняется.

На закладке Адреса и телефоны з аполняются:

- юридический адрес организации;

- фактический адрес организации;

- телефоны;

- прочая контактная информация.

На закладке Коды:

- код организации в реестре предприятий и организаций, зарегистрированных на территории Российской Федерации (код ОКПО);

- код территории, на которой зарегистрирована организация, в соответствии с Общероссийским классификатором административно-территориальных образований (код ОКАТО (ОКТМО));

- код и наименование организационно-правовой формы и формы собственности;

- код и наименование основного вида деятельности по ОКВЭД.

На закладке Фонды заполняются поля Регистрационный номер в ПФР и Регистрационный номер в ФСС. Реквизит Территориальные условия заполняется в том случае, если организация расположена на территории, при выполнении работ на которых трудовой стаж для назначения пенсии определяется в особом порядке. Значением поля является ссылка на соответствующий элемент справочника Территориальные условия.

Справочник контрагентов

меню Операции – Справочники - Контрагенты

Контрагенты – это все лица, с которыми данная организация осуществляет расчеты (поставщики, покупатели, заказчики и т.д.).

Для ввода, редактирования и хранения информации о контрагентах в программе предназначен соответствующий справочник. В него перед началом работы рекомендуется ввести в него основных контрагентов, чтобы не тратить время впоследствии.

Окно справочника Контрагенты окно состоит из двух панелей – левой и правой. В левой панели отображается иерархический перечень групп контрагентов, а в правой показано содержимое группы, на которой установлен курсор.

Группировка контрагентов позволяет разделить их по категориям - поставщики, покупатели, заказчики, подрядчики, прочие и т.д.

Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, нужно в правой панели окна установить курсор на ту позицию, которая должна являться родительской для создаваемой группы, и выполнить команду Действия - Новая группа или нажать комбинацию клавиш < Ctrl> +< F9 >. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования группы контрагентов.

В поле Наименование (обязательное для заполнения) с клавиатуры вводится наименование создаваемой группы. В поле Группа можно выбрать родительскую группу из числа созданных ранее групп. Для этого в данном поле нужно нажать кнопку выбора и в открывшемся окне выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу < Enter >.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к создаваемой группе.

Завершается процесс добавления новой группы нажатием в данном окне кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из режима без сохранения выполненных изменений.

Впоследствии можно отредактировать параметры любой введенной ранее группы – для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши, выполнить команду Действия - Изменить либо нажать клавишу < F2 >, после чего в открывшемся окне внести требуемые изменения.

Чтобы внести в справочник нового контрагента, нужно выделить щелчком мыши группу, в которую его необходимо поместить, и выполнить команду Действия - Добавить либо нажать клавишу < Insert > (также для этого можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню или нажать кнопку Добавить в инструментальной панели). При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования контрагента.

Для перехода в режим редактирования нужно в окне списка выделить контрагента щелчком мыши и выполнить команду Действия - Изменить либо нажать клавишу < F2 >.

В поле Наименование нужно с клавиатуры вводится краткое наименование контрагента, под которым оно будет отображаться впоследствии в интерфейсах списка и выбора.

Значение поля Код формируется программой автоматически в момент сохранения введенных данных, и его можно не заполнять.

Все остальные параметры данного окна сгруппированы на четырех вкладках: Общие, Адреса и телефоны, Контакты и Счета и договоры. Рассмотрим содержимое каждой из них.

Вкладка Общие: вводятся основные сведения о контрагенте.

В поле Юр./физ. лицо из раскрывающегося списка нужно выбрать значение: для юридических лиц и организаций.

В поле Группа контрагентов можно изменить группу, к которой относится данный контрагент. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка групп контрагентов выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (на инструментальной панели данного окна) либо клавишу < Enter >.

В поле Полное наименование указывается полное наименование контрагента. Введенное здесь значение будет впоследствии использоваться при формировании официальных отчетов и документов.

В полях ИНН и КПП с клавиатуры вводятся, соответственно, индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет.

Если данный контрагент входит в состав какого-либо холдинга, то можно присвоить ему соответствующий признак, установив флажок Входит в холдинг. При установленном данном флажке ниже открывается поле Головной контрагент, в котором указывается головная организация для данного контрагента. Выбор значения данного поля осуществляется в окне справочника контрагентов, которое открывается при нажатии кнопки выбора.

Вкладка Адреса и телефоны: вводятся соответствующие контактные данные контрагента.

В полях Юридический адрес и Фактический адрес нужно ввести соответствующие адреса контрагента. Можно ввести адрес либо с клавиатуры, либо в специально предназначенном диалоговом окне, открываемом по кнопке выбора.

В верхней части данного окна находится переключатель, с помощью которого можно выбрать режим ввода адреса. Если он установлен в положение Раздельно по полям адреса, то в окне для каждого элемента адреса (город, улица, номер дома и др.) будет предназначено отдельное поле. Если же переключатель установлен в положение Одной произвольной строкой, то адрес вводится с клавиатуры одной строкой в поле Представление. Отдельно указывается лишь страна, в которой находится контрагент, для этого нужно в поле Страна нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить название страны щелчком мыши и нажать кнопку Выбрат ь либо клавишу < Enter >.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к данному адресу. Завершается ввод адреса нажатием кнопки ОК.

В поле Телефон можно ввести один или несколько телефонных номеров контрагента. При вводе нескольких номеров их нужно разделять запятой. В поле Другое при необходимости можно ввести любые другие контактные данные контрагента (электронный адрес, адрес веб-сайта и др.).

Вкладка Контакты – здесь приводится перечень контактных лиц данного контрагента.

Вкладка Счета и договоры - вводятся данные о банковских счетах контрагента, а также о заключенных с ним договорах. В договоре контрагента вида «С поставщиком» лучше выбирать тип цен «Основная цена закупки». В договоре контрагента вида «С покупателем» лучше выбирать тип цен «Основная цена продажи».

Для банковских счетов и договоров предназначены соответствующие параметры. Порядок действий в обоих случаях одинаков: для добавления новой позиции в список нужно выполнить команду Действия - Добавить или нажать клавишу < Insert >, после чего в открывшемся окне ввести параметры банковского счета (договора) и нажать кнопку ОК.

В поле Комментарий можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера по данному контрагенту.

Завершается ввод и редактирование контрагента нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать.

Со справочником Контрагенты у пользователей могут возникнуть сложности. Наиболее распространенная ошибка – занесение в справочник одного контрагента дважды. Происходит это в результате того, что пользователь не проверяют наличие этого поставщика (покупателя) в справочнике. Такую проверку надо осуществлять перед тем, как будет создаваться новый элемент. Проверка на наличие контрагента осуществляется при помощи кнопки Иерархический просмотр на инструментальной панели.

При этом группы справочника раскрываются, и появляются наименования поставщиков и покупателей. По первым буквам названия организации, которые можно набрать на клавиатуре, конфигурация покажет название тех контрагентов, которые начинаются на набранный слог. Такой поиск позволит избежать повторного внесения поставщика в справочник. Но для того, чтобы по первым буквам названия организации был найден контрагент, надо соблюдать следующее правило. В карточке контрагента в реквизите Наименование не следует записывать аббревиатуру (ООО, ЗАО, ОАО и т.п.).

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 Следующая ⇒