Организационно-правовая кадровая документация

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 5

Комплект организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении. В данный комплект входят следующие документы:

Правила внутреннего трудового распорядка (изменения вносятся только коллегиально)
Положения о структурных подразделениях
Должностные инструкции
Методики по проведению собеседований, тестирований и аттестаций персонала

Персональная документация

Комплект персональных документов служит для установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений человека с фирмой или организацией. Однако, сам по себе факт их выдачи или наличие эти отношения могут не устанавливать.

Комплект персональных документов включает:

Документы, выдаваемые гражданами соответствующими государственными органами и подтверждающие сведения, которые граждане сообщают о себе.
Документы, выдаваемые учреждением для подтверждения различных целевых фактов и его предоставления (пропуск, командировка, грамоты, справки, подтверждающие место работы и др.)
Документы, составляемые в целях установления, изменения и прекращения трудовых отношений (заявления, жалобы, объяснительные)
Служебные документы, характеризующие профессиональные и другие качества работника, не предназначенные для передачи этому работнику (аттестационные листы, результаты тестирования, протоколы комиссий)

Договорная документация

Комплект договорной документации регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя. Основные документы: коллективный и трудовой договора.

Коллективный договор – документ, который регулирует социально-трудовые отношения в организации.

Трудовой договор является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. Имеет типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания сторонами. Аннулируется путем издания соответствующего приказа.

Распорядительная документация

В комплект распорядительной документации входят набор различных по назначению приказов по личному составу. Приказы служат единственным основанием для занесений изменения в трудовую книжку.

Приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В некоторых случаях приказы по личному составу должны иметь гриф согласования с профсоюзом. Приказ по личному составу начинается со слов «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», а не «ПРИКАЗЫВАЮ». Приказы по личному составу могут быть простыми и сложными, при составлении сложных необходимо учитывать, чтобы в одном документе не было информации с разными сроками хранения (приказы об отпуске, командировке хранят 3 года, а об увольнении – 75 лет). В соответствии с приказам ГОСКОМСТАТА существуют унифицированные приказы по личному составу (приказ о приеме Т1, приказ о переводе работника на другую работу Т5, о предоставлении отпуска Т6, о прекращении действия трудового договора, о направлении работника в командировку).

Расчет зарплаты. Комплект данной документации включает в себя следующие унифицированные формы: табель использования рабочего времени, расчетная ведомость, платежная ведомость, журнал регистрации платежных ведомостей, лицевой счет, записка-расчет о предоставлении отпуска, записка-расчет при расторжении договора

СОСТАВ ПРОЦЕДУР И ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРИЕМА И УВОЛЬНЕНИЯ ГРАЖДАН.

Процедура приема на работу

1 шаг – Объявление вакансий, получение резюме, подбор кандидатуры

2 шаг – информирование кандидата об обязанностях, связанных с конфиденциал документами

3 шаг – если ваш кандидат согласен, заполнение заявления о приеме, автобиографии, личного листка, передача в отдел кадров копий документов об образовании, рекомендательных писем и характеристик.

4 шаг – проводят собеседование по представленным документам с работником отдела кадров

5 шаг – собеседование экспертов с кандидатом, с целью выяснения их личных и моральных качеств, если должность требует то мед справка

6 – получение от претендента на должность согласие на работу с конфиденц инф

7 – подписание о неразглашение тайны

8 – инструктаж и ознакомление с должностной инструкцией и инструкцией по обеспечению инф безопасности организации

9 – составление договора и его подписание

10 – подписание и составление приказа (всё что о защите информации 3 месяца испытательного срока)

11 – пока на испытательном сроке изучение моральных качеств сотрудника, обучение и проверка знаний

12 – анализ результатов в течении испытательного срока, составление нового трудового договора и приказа о приеме на работу, либо увольнение как непрошедшего испытательный срок

13 – допуск к конфиденциальной информации

Состав документов при приеме на работу

Состав документов для приема на работу:

Резюме – предельно краткое, но при этом информационная справка о кандидате(максимум 2 страницы). Указывается должность на которую претендуете, ФИО, образование, адрес, список предыдущих мест работы(с последнего), список публикации патентов, квалификация на должность на кот вы претендуете, личные данные(дети, семейное положение)
Автобиография
Заявление о приеме на работу – на имя генерального директора
Трудовой договор – в 2х экземплярах, имеет силу если завизирован печатью и подписон 2мя сторонами, основные положения:

¾ наименование работника и работодателя места работы,

¾ наименование должности, специальности

¾ права и обязанности работника и работодателя

¾ характеристику условий труда, компенсаций и льгот

Приказ о приеме на работу – заключительная стадия документирования заключения договора трудового, приказ издается в 3х дневный срок(кого принять, с каким сроком, на какой оклад), в приказе должно быть основание - это либо договор либо заявление. В приказе о приеме на работу обязательна роспись работника

Процедура увольнения и документы при увольнении

Процедура увольнения

Написание заявления об увольнении, с раскрытием причин увольнения и желательно с местом предполагаемой работы, или докладная записка
От увольняющегося работника прием сотрудником службы безопасности всех документов, носителей информации и т.д, оформление акта приема
Проведение сотрудником службы безопасности беседы с работником с целью напоминания ему о необходимости сохранения тайны
Подписание работником обязательств о неразглашении им конфиденциальных сведений
Документальное оформление увольнения:

¾ прием от работника пропуска для входа в здание

¾ выдача трудовой книжки

¾ провождение до выхода из здания сотрудником безопасности

¾ приказ об увольнении

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ

Конфиденциальный документ – документ ограниченного пользования.

К конфиденциальной информации относятся все виды закрытой информации за исключением гостайны. Работу с гостайной полностью регламентируется российским законодательством. Законодательно конфиденциальная информация частично регламентирована в следующих законодательных актах: закон «О защите информации», закон «О коммерческой тайне». Постановление правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут быть отнесены конфиденциальной информации».

Для того, чтобы обозначить, что документ является конфиденциальным, на нем ставится гриф. Создание конфиденциального документа проводится только в случае необходимости.

Организации сами регламентируются правила работы с конфиденциальными документами, издаются следующие дополнительные документы:

1. перечень конфиденциальных документов и перечень конфиденциальных сведений (оформляется 1 раз в год, создается постоянно действующая экспортная комиссия (ПДЭК))

2. Инструкция по работе с конфиденциальными документами или положение о безопасности документации (оформляют доступ к конфиденциальной информации)

Учет конфиденциального документа начинается с черновика, который оформляется только на специально учтенных носителях. К бумажным носителям конфиденциальной информации относятся: спецблокнот, рабочая или стенографическая тетради, отдельные листы бумаги, оформленные и учтенные определенным образом.

Создание черновика документа:

На специально учтенном носителе. Черновик учитывается и регистрационный номер черновика переносится потом и на сам изданный документ. Все использованные черновики отправляются в специальную урну, которая опечатана.

Согласование проектов документов проводятся лицами, имеющими допуск к конфиденциальной информации или знающие ее в связи со своей деятельностью. Издается документ в специальном помещении и только на определенной проверенной технике.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Составление и оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их индексов или номеров и сроков хранения.

Имеет определенную форму, как правило, это документ, представленный в виде таблицы (индекс, заголовок дела, дата заведения и дата закрытия, количество листов, срок хранения, примечания). Номенклатура дел составляется на 1 год, в конце календарного года составляется на следующий год. Ее утверждает руководитель предприятия, подписывает руководитель подразделения делопроизводства либо того подразделения, которое занимается делопроизводством, согласовывается с руководителем архива организации.

Перечень организационных документов, возникающих в ходе работы организации.

Назначение номенклатуры:

1. Выступает в роли своеобразного плана распределения исполненных документов по делам

2. Является учетной формой для заведенных дел

3. Устанавливает индексы или номера и сроки хранения дел

4. Используется для проверки наличия дел

Заголовок дела:

1. Рекомендуется, чтобы в делах хранились документы одного срока хранения.

2. Рекомендуется не делать слишком широким

Объем дела – меньше 250 листов! Если больше, то открывается дело с таким же заголовком Том2.

Переходящее дело – дело, не закрытое в течение одного календарного года.

Формирование и хранение дел

Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дело постоянного и долговременных сроков хранения должны иметь твердую обложку.

Оформление дела включает в себя следующие действия:

1. Оформление обложки дела

2. Заведение карточки учета выдачи дела

3. Заведение и заполнение внутренней описи документов дела

4. Внесение документов в дело

5. Закрытие дела, которое производится в виде составления заверительной надписи, подшивки и опечатывания

Обложка

Карточка учета выдачи дел

Внутренняя опись документов

дела №___ том №____

Если необходимо изъять документ из дела, то вместо изъятого документа в дело помещается справка-заместитель.

Лист-заверитель дела

Оформляется последним листом или наклеен на обложку с внутренней стороны.

При формировании дела листы нумеруются.

Листы каждого тома дела при закрытии дела проверяются, прошиваются плотной ниткой в 4 прокола, концы нитки опечатываются либо пломбируются. В случае переплета ничего не прошивается и не опечатывается.

ЭКСПЕРТИЗА ДОКУМЕНТОВ

Как правило проводится ежегодно, при небольшом количестве документов 1 раз в несколько лет.

Для уточнения сроков хранения документов необходимо руководствоваться следующими документами:

1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (2003)

2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (2001)

3. Методические рекомендации «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций» (1997)

4. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007)

В случае разночтения в этих документов выбирается максимальный.

Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные данными перечнями, то срок их хранения следует определять постоянно действующей экспертной комиссией на основе следующих критериев:

1. Содержание документа (уникальность и значимость информации)

2. Происхождение документа

3. Внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюции, физическое состояние)

В помещениях архивов должен поддерживаться следующий температурно-влажностный режим:

Для бумажных документов: 17-19 градусов, 50-55%

Для пленочных материалов: черно-белые – 15 градусов, 40-55%;

Цевтные 2-5 градусов 40-55%

Для документов на дисковых носителях 15-20 градусов, 50-65%

Контролируется регулярным изменением параметров.

ВВ простых архивах допускается: в кондиционируемых помещениях измерять параметры 1 раз в неделю, без кондиционера – 2 раза. Приборы размещаются в главном проходе на стеллаже. Материалы покрытия стен, полов и потолков не должны выделять вещества и собирать пыль.

Высота хранилища зависит от технологического оборудования, применяемого при хранении, но не менее 2, 25 м и не выше 4 м.

В архивах не должны проходить газовые, канализационные трубопроводы. В ином случае они изолируются. Электропроводки

Лекция АРХИВ

⇐ Предыдущая 1 2 3 45