Николай Абрамович Будагьянец

Показатели деятельности, относящиеся ко времени производства продукта, описывают уровень конкурентного преимущества производителя и являются основными внутренними показателями деятельности предприятия. Оценка затрат времени важна для предприятий по ряду причин:

• затраты времени на производство непосредственно влияют на эффективность и прибыльность предприятия. Размер этих затрат зависит только от времени, а не от количества произведенной продукции. Поэтому, если сократить время производства единицы продукции, то за определенный период можно произвести больше продукции;
• для всех видов бизнеса прибыль является функцией реакции на потребности рынка. Соответственно, время можно рассматривать либо в разрезе отражения гибкости производства, либо в разрезе поддержания оптимального размера запасов;
• время, затраченное на производство, определяет скорость оборота активов. Чем быстрее оборот капитала, тем меньше средств нужно держать в оборотном капитале. Это показатель определяет прибыльность деятельности предприятия.

Стоимость процесса — совокупность всех затрат, необходимых для однократного выполнения бизнес-процесса.

Качественные и количественные показатели бизнес-процессов, находясь во взаимосвязи и взаимно дополняя, друг друга, формируют систему показателей процессов деятельности организации.

Изменяемость тесно связана с управляемостью. Если можно измерить параметры (определить показатели) бизнес-процессов, появляется возможность сопоставлять достигнутый уровень функционирования с желаемым, анализировать реакцию процесса на управляющее воздействие, а также осуществлять корректировку. Управляемость достигается за счет упрощения бизнес-процесса, ликвидации дублирующих и лишних действий на основе его оптимизации.

Методы совершенствования бизнес-процессов, наряду с отличиями, имеют ряд общих характерных особенностей, которые были определены в процессе анализа литературы и публикаций, посвященных проблеме совершенствования процессов деятельности организаций. Эти особенности отражают ряд требований, которые учитывают команды, совершенствуя процессы.

• Совершенствуемые процессы должны удовлетворять современным требованиям к качеству, сервису, гибкости и низкой стоимости, а также быть понятными. Несмотря на интеграцию работ, в бизнес-процессах сохраняется требование простоты конкретного задания.
• Несколько работ объединяются в одну. Различные ранее работы (задания) интегрируются. Функции нескольких специалистов, входивших в разные подразделения, объединяются в работу, выполняемую одним человеком, имеющим доступ к экспертной системе с базой данных.
• Клиент процесса должен выполнять изменяемый процесс. Это требование, которое должны учитывать при совершенствовании процессов, предполагает, что клиент процесса должен быть больше вовлечен в процесс, чем ранее. Это достигается посредством учета требований клиента к результату и ходу процесса.
• Роль поставщика (поставщиков) процесса должна быть такой, будто они являются частью изменяемого процесса или организации. Изменение роли поставщика процесса достигается в результате установления партнерских отношений с участниками процесса или привлечения внешних поставщиков для выполнения отдельных частей процесса.
• Создаются различные версии процессов. Каждый вариант процесса ориентирован на одну соответствующую ему ситуацию (случай). К примеру, в проекте IBM процесс имеет три версии: простые случаи (данные обрабатываются компьютером, без участия специалистов); средние по сложности случаи (обрабатываются специалистами с помощью экспертной системы и базы данных); сложные случаи (обрабатываются специалистом, привлекающим экспертов). Создание различных версий или вариантов процессов — важнейший этап совершенствования; он достигается моделированием процесса. Как только имитационная модель показывает, что вновь разработанный процесс соответствует сформулированному представлению, теоретическая модель реализуется физически для подтверждения концепции.
• Стремление к уменьшению количества входов в процессы направлено на упрощение процесса и является одним из способов повышения контроля и управляемости процесса. Чтобы усовершенствовать процесс, необходимо просто убирать те выходы, которые нужно сопоставлять с другими входами, тем самым снижается количество проводимых проверок и сверок, которые не добавляют необходимой заказчику продукции.
• Ориентация на повышение автономности процессов посредством расширения децентрализации с одновременным углублением централизации обмена информацией. Расширяя децентрализацию при совершенствовании бизнес-процессов, увеличивают полномочия по принятию решений ответственных за процесс, что приводит к повышению автономности и снижению бюрократизации в управлении. Такой подход позволяет осуществлять не только горизонтальное, но и вертикальное сжатие процессов. Вертикальное сжатие происходит в результате того, что в точках процесса, где при традиционной организации работ исполнитель должен обращаться к вышестоящим управленческим уровням, принимающим решения, здесь исполнитель делает это самостоятельно.
• Создание централизованной базы данных, которая обеспечивает оперативность доступа руководителям или участникам процессов, а также расширяет возможности использования информационных технологий с целью обеспечения принятия эффективных управленческих решений.
• Направленность на сокращение временных параметров процесса. Сокращение длительности процесса — важный критерий оптимизации бизнес-процессов, направленный, прежде всего, на повышение производительности и результативности процесса.
• Устранение излишних или длинных потоков. Совершенствование устраняет ненужную, непроизводительную работу. Максимальная ориентация на уход от последовательности операций процесса с включением в него параллельно выполняемых операций позволяет ускорить процесс деятельности.
• Устранение разрывов в бизнес-процессах. Такого рода направленность позволяет устранить «разрывы» и «слепые места» в бизнес-процессах, которые достаточно часто случаются в компаниях при стихийной организации деятельности.
• Вовлечение в бизнес-процесс как можно меньшего количества ресурсов. В каждой задаче, составляющей бизнес-процесс, нужно сократить как можно больше ресурсов, например путем совмещения задач таким образом, чтобы работник выполнял наибольшее их количество. Ключевой задачей здесь является высвобождение работников и совмещение разных функций, в результате чего целые подразделения выводятся за пределы процесса.

Анализ различий и определение общих положений методов по совершенствованию бизнес-процессов раскрывает возможности их приложения, позволяет в зависимости от поставленных задач отдавать предпочтение конкретным методам улучшения и изменения бизнес-процессов или их комбинациям.

Схемы бизнес-процессов:

 

Для документирования текущего бизнес-процесса необ­ходимо собрать данные обо всех операциях, проводящихся в течение одного цикла бизнес-процесса, о том, как часто про­цесс имеет место, и еще целый ряд данных. После завершения сбора информации составьте с ее по­мощью карту-схему текущего состояния процесса. При со­ставлении этой схемы используйте специальные символы, которые помогут вам изложить информацию с максимальной точностью. На рисунке 1 представлены необходимые сим­волы, а примеры их использования вы найдете в предлагае­мых ниже схемах.

 

 

 

 

Составьте два варианта карты-схемы текущего состояния бизнес-процесса. • Первый — макросхема. На ней будут отображаться от 2 до 7 основных элементов бизнес-процесса. (В соответствии с жизненным циклом продукта)

 

 

• Второй функциональная схема^Этот вариант карты-схемы текущего состояния бизнес-процесса более детально отображает каждый шаг процесса, а также содержит должности всех специалистов, вклю­ченных в процесс, и действий, осуществляемых каж­дым из них.

Вот, например, функциональная схема процесса открытия счетов в офисе

 

Клиенты

Кредитный менеджер

Кредитный отдел

 

 

конструкции «глагол + существительное», например: «принимает заявки» или «регистрирует комплект доку­ментов». Добавьте ромбы, с обозначенными в них ре­шениями, которые необходимо принимать сотрудникам по ходу процесса. Для надписей внутри ромбов исполь­зуйте вопросы для обозначения решения. Например: «Комплект документов полностью готов? » или «Работа завершилась штатно? ».

 

Изобразите последовательность действий. Пронуме­руйте каждый прямоугольник и ромб в карте-схеме, обозначая, в какой последовательности действия осу­ществляются в ходе процесса. Удостоверьтесь, что каж­дому прямоугольнику и ромбу присвоен уникальный номер.

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

 

Ключевыми свойствами бизнес-процесса является то, что это конечная и взаимосвязанная совокупность действий, определяемая отношениями, мотивами, ограничениями и ресурсами внутри конечного множества субъектов и объектов, объединяющихся в систему ради общих интересов с целью получения конкретного результата, отчуждаемого или потребляемого самой системой.

• Иначе, бизнес-процессы – это последовательность шагов, которые осуществляет компания для создания товара или услуги, нужных клиенту.

Поэтапное построение функциональной схемы бизнес-процесса 1.0пределите границы бизнес-процесса. Вместе с командой, занятой совершенствованием процесса, определите, какие решения или действия знаменуют собой начало и окончание Процесса. 2. Отметьте точные названия должностей специалистов, вовлеченных в процесс. Возьмите лист бумаги и вы­пишите все названия должностей на левой стороне. 3. Обозначьте «плавательные дорожки». Разделите выпи­санные названия должностей горизонтальными или вертикальными линиями. Это и будут ваши «плаватель­ные дорожки». С их помощью вы сможете проследить за работой каждого сотрудника, разобраться, в каких точках ответственность переходит от одного к другому, и обнаружить неравномерное распределение работы между членами коллектива. 4. Опишите подробности процесса. Рядом с каждым на­званием должности изобразите прямоугольники и на­пишите в них, чем именно занимается каждый человек в рамках процесса. Для описания используйте простые

Любой бизнес-процесс состоит из трех основных компонентов:

· Базовые ресурсы

· Действия

· Результаты

Бизнес-процесс - это набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата, удовлетворения потребителя.

Например, бизнес-процесс «Обслуживание клиента в ресторане».

 

От эффективности бизнес-процессов напрямую зависит конкурентоспособность и прибыльность компании.

• Каждый процесс предназначен для получения какого-либо результата, который используется далее для получения следующего результата на дальнейших этапах и более высоких уровнях, данная структура должна обеспечить, в конечном счете, достижение общих целей компании.

• Структура процессов, таким образом, определяется структурой дерева целей предприятия. А для этого должны быть сформулированы цели, и, соответственно, стратегии.

Описание процессов необходимо начинать с основных процессов. С процессов, без которых бизнес в текущих условиях функционировать не может.

Существует очень простой путь выделения цепочки основных процессов, выделения цепочки формирования стоимости. Этот путь - структурирования Жизненного цикла продукта Компании.

Жизненный цикл продукта (ЖЦП) - это последовательность основных процессов, создающих добавленную стоимость данного бизнеса.

Жизненный цикл продукта - это путь продукта от замысла до денег на расчетном счету Компании. Под продуктом мы понимаем и услугу, и товар.

 

Существуют два основных подхода к структурированию жизненного цикла продукта:

Прямой подход – это путь продукта.

Обратный подход – это путь денег.

 

Прямой подход – это хронологический путь движения продукта по цепи добавленной стоимости. Например, можно структурировать жизненный цикл продукта (минеральной воды): закупка – розлив – хранение – продажи – получение денег.

 

Рассмотрим на этом же примере структурирование ЖЦП с помощью обратного подхода.

Зачем мы вообще связываемся с производством минеральной воды? Логичное предположение - для получения денег.

Итак, последним процессом будет получение денег.

Деньги мы получаем от клиента. Значит, до того, как мы получим деньги, клиент должен принять на себя обязательство выплатить нам эти деньги. Это происходит при доставке продукции и подписании товарно-транспортных накладных и актов при приемке товара в магазин или на склад. Поэтому, следующий выделенный основной процесс - это доставка. (А в первом примере - при прямом подходе - мы про доставку забыли).

Для того чтобы продукцию доставить, нужно продать, где-то хранить, а сначала - произвести и закупить.

Т.о. получаем жизненный цикл продукта (минеральной воды): закупка – розлив – хранение – продажи – доставка – получение денег.

После того, как жизненный цикл продукта сформирован, у нас, по сути, есть перечень основных процессов. Или макросхема!

Наше следующее действие - описание данных процессов в отдельности.

Сначала по каждому процессу разрабатывается схема, похожая на схему ЖЦП, затем по каждому процессу пишется Регламент исполнения процесса.

 

В любом процессе есть вход и выход.

Выход – это результат работы по процессу. Доставленный и принятый товар. Полученные денежные средства. Все это - выходы из процесса.

Выход из одного процесса является входом в другой процесс.

Вход - это условное сырье, необходимое для выполнения процесса.

Через стыковку входов и выходов процессов происходит настраивание взаимодействий подразделений и сотрудников.

 

У любого процесса есть владелец.

Владелец (хозяин) процесса – это ответственный исполнитель по процессу.

Примеры:

ответственный за процесс перевозки (владелец, хозяин) – водитель.

владелец по процессу продажи – менеджер по продажам.

Границы процесса проходят через входы и выходы.

Зона ответственности владельца процесса начинается с входа в процесс и заканчивается на выходе.

 

Границы процессов – это границы зон ответственности, компетентности и полномочий, как отдельных людей, так и структурных подразделений.

Получаем процессную структуру, которая является основанием для организационной структуры.

 

 

Бизнес-процессы могут быть представлены не только в виде карт-схем, но и в табличной форме.

В таблице отражаются все необходимые характеристики бизнес процесса:

операция, подразделение/исполнитель; документы (вход); документы (выход),

а также: Кто согласует; Кто утверждает; где хранится.

При этом можно не использовать условные обозначения:

 

 

 

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. Александр 1 2) Николай 1 3) Александр 2 3) Александр 3
2. Анна Ахматова и Николай Гумилёв
3. БОЛЕЗНЬ АЛИСЫ. ПИСЬМО ФЛОРЕНТИЙЦА К ДЖЕННИ. НИКОЛАЙ
4. ГЛАВА 36 Трепов и великий князь Николай Николаевич
5. И НИКОЛАЙ СТЕПАНОВИЧ ГумилЁв (1886-1921)
6. Император Николай II и его семья
7. Левашов Николай - Россия в кривых зеркалах (том 1)
8. НИКОЛАЙ АЛЕКСАНДРОВИЧ БЕРНШТЕЙН
9. Николай Бердяев: сумерки Европы - начало культурного преображения
10. Николай Бердяев: техническая контрреволюция
11. Николай Данилевский: философия истории и культуры