Работа прачечной и химчистки

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 10Следующая ⇒

В организационной структуре гостиницы прачечная и химчистка находятся, как правило, в составе службы номерного фонда или административно-хозяйственной службы.

Сотрудники прачечной, химчистки выполняют следующие виды у работ: стирка и глажение постельного белья, полотенец, портьер, ресторанного текстиля, специальной и форменной одежды l персонала, стирку, глажение и химчистку мужской и женской I одежды гостей.

Организация работы требует строгого соблюдения технологических процессов. Особые требования предъявляются к помещениям и их составу, технологическому оборудованию.

В современных прачечных используют компьютеризированные стиральные машины, которые позволяют применять программы стирки с заданными свойствами (например: «короткая стирка», «деликатная стирка»), используют профессиональные моющие средства.

Руководитель прачечной и химчистки ведет необходимую документацию, следит за исправностью машин и оборудования, отвечает за организацию работы, расход материалов, нормальное обеспечение всего рабочего процесса.

Гость, пожелавший сдать свои вещи в прачечную или химчистку, знакомится с условиями оказания услуги (они есть в номере в наборе информационных материалов, как и бланки на услуги прачечной, химчистки). Гость заполняет и подписывает бланк, где указаны сроки обработки заказа и расценки. В случае порчи вещей в соответствии с разделом IV «Правил предоставления гостиничных услуг» за причиненный ущерб по вине предприятия гостиница выплачивает компенсацию.

Лекция 6

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И РАЗМЕЩЕНИЯ ГОСТЕЙ

Служба приема и размещения

Структура, численный состав персонала службы приема и размещения зависят от специфики гостиницы. Эта служба размещается в вестибюле гостиницы и подразделяется, в свою очередь, на службы (группы) обслуживания (сервиса), приема, бронирования, телефонную (рис. 6.1).

Работники, обеспечивающие прием гостей, располагаются за специально оборудованной стойкой. В выделенных помещениях (кабинетах) находятся отдел бронирования и его менеджер, телефонная служба.

До заезда гостей служба приема и размещения получает заявки на бронирование и в соответствии с ними распределяет номера. Лица, не забронировавшие номера, поселяются в гостиницу по мере прибытия. Работники этой службы встречают гостей, выполняют необходимые формальности; от их радушия во многом зависит первое впечатление от гостиницы.

Они приветствуют гостей, выслушивают их пожелания, помогают заполнить необходимые документы. В четырех- и пятизвездочных гостиницах предоставляются услуги швейцара и подносчиков багажа. Швейцар открывает входную дверь и встречает гостей. Сотрудник службы приема в соответствии с представленными гостем документами, удостоверяющими его личность, оформляет проживание. Гость ставит свою подпись на анкете и счете. Подносчик багажа помогает гостю донести багаж, провожает в номер, объясняет работу оборудования, находящегося в номере (все ли в порядке), желает приятного пребывания в гостинице.

Режим работы гостиницы — круглосуточный, поэтому сотрудники службы приема и размещения работают по графику. Руководитель службы составляет графики выходов на работу. При использовании автоматизированных систем управления гостиницей, (АСУГ) в состав службы приема входят ночные аудиторы. Они подводят итоги по операциям за истекшие сутки, так как гостиница является предприятием, подводящим баланс по своим операциям в конце каждого рабочего дня.

Ночные аудиторы выполняют следующие виды работ:

информируют, оформляют проживание клиентов;

вносят данные по платежам клиентов на их счета;

контролируют правильность начисления платежей за предоставленные гостям услуги другими сменами, вносят необходимые коррективы, составляют отчеты по расхождениям и ошибкам (если были) для руководителя службы приема и размещения;

ведут необходимую документацию параллельно с компьютерной фиксацией данных;

готовят суточный отчет о деятельности гостиницы и отчеты занятости номерного фонда (к 7.00 утра);

проводят контрольные обходы гостиницы с целью выявления возможных нарушений и их устранения.

Работа ночных аудиторов во многом упрощает работу дневной смены, так как все счета клиентов уже выверены и подготовлены к операции оплаты. Благодаря этому процесс обслуживания клиентов в часы наиболее массового выезда (с 7.00 до 12.00) значительно ускоряется.

Порядок проживания в гостинице

Порядок проживания в гостинице устанавливается исполнителем. В напечатанном виде он должен находиться на информационном стенде в вестибюле и быть в каждом гостиничном номере. Далее приведен один из возможных вариантов такого документа.

«Режим работы гостиницы круглосуточный. Для оформления проживания граждан России необходимы соответствующие документы (рассмотрено далее в подразд. 6.4). Иностранные граждане предъявляют заграничный паспорт с визой, миграционную карту.

Гостиница заключает в устной или письменной форме договоры на бронирование. При опоздании взимается плата за фактический простой номера или места, но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется.

Плата за проживание взимается в соответствии с расчетным часом — 12.00 (время — московское). С 0.00 до 12.00 — плата не взимается. При задержке выезда гостя с 12.00 до 18.00 взимается почасовая плата, с 18.00 до 24.00 — плата за половину суток, с 00.00 до 12.00 — за полные сутки. При проживании менее суток плата взимается за сутки.

Формы оплаты в гостинице — наличный, безналичный расчеты и расчеты по платежным картам. Оплату за проживание вносят предварительно за весь предполагаемый период проживания. В случае выезда гостя, не оплатившего какие-либо услуги, гостиница вправе использовать данные его платежной карты для получения недостающего платежа (при работе по платежным картам).

Всем проживающим гарантируется сохранность личных вещей в номере и камере хранения при условии соблюдения порядка проживания. За деньги и ценности, не сданные на хранение, администрация ответственности не несет. В случае обнаружения пропажи личных вещей из номера гость обязан немедленно сообщить об этом администрации для принятия необходимых мер по розыску пропавших вещей. Все вещи, забытые в номере, передаются по акту в камеру хранения, администрация принимает меры по их возврату. Если владелец вещи не найден или неизвестен, исполнитель обязан заявить о находке в милицию или орган местного самоуправления. Вещи граждан РФ хранятся в камере хранения 6 мес, иностранных граждан — 12 мес.

В службах, занятых обслуживанием гостей, должны быть книги отзывов и предложений. Все жалобы рассматриваются незамедлительно. Все клиенты имеют одинаковые права, они обязаны:

соблюдать установленный в гостинице порядок проживания;

правила пожарной безопасности, санитарные нормы;

в случае возгорания следует немедленно сообщить о нем дежурному администратору;

иметь при себе «Карту гостя» и не передавать ее другим лицам;

принимать гостей после их регистрации у администратора или сотрудника службы безопасности; рекомендуется встречать гостей персонально в вестибюле, а при уходе — провожать до выхода из гостиницы;

возмещать ущерб в случае утраты или повреждения имущества;

не вносить в гостиницу и не хранить в номере взрывчатые, легковоспламеняющиеся вещества, оружие;

громоздкие вещи сдавать в камеру хранения.

Бронирование мест

Гостиница не может достичь рентабельного уровня загрузки без использования систем бронирования (предварительного заказа) номеров. В Правилах предоставления гостиничных услуг в РФ (разд. II) сказано: «Исполнитель вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя. В случае опоздания потребителя с него взимается кроме платы за бронирование плата за простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа потребителя оплатить бронь его размещение в гостинице производится в порядке общей очереди». В разд. IV названых правил сказано: «За нарушение сроков начала оказания услуг по договору бронирования гостиничное предприятие уплачивает потребителю за каждый день просрочки неустойку (пени) в размере 3 % от цены забронированного номера (места в номере)». Служба бронирования является составной частью службы приема и размещения, а численность ее сотрудников зависит от величины гостиницы. Обычно служба бронирования работает в дневные часы, а в вечернее и ночное время эту работу выполняет 'дежурный администратор. Процесс бронирования очень важен для гостиницы, и на сотрудниках, занимающихся этой работой, лежит большая ответственность. Сотрудники службы маркетинга налаживают связи с корпоративными клиентами, организаторами конгрессных мероприятий и выставок, туристскими организациями в целях перспективного использования номерного фонда. Заявки на бронь принимают от индивидуальных клиентов или от организаций. Как правило, заявки на группу поступают задолго до даты поселения, индивидуальные — за несколько дней.

Номера можно забронировать по телефону, факсу, электронной почте, лично, через форму «бронирование» на сайте гостиницы, международные системы бронирования.

В соответствии с Международной гостиничной конвенцией, принятой 15.06.1979 г., заключаются два вида контрактов по продаже гостиничных услуг — с индивидуальным клиентом или группой клиентов. Приводим выдержку из конвенции: «Статья 9»

а) началом заключения гостиничного контракта признается направление туристской организацией в адрес владельца гостиницы запроса на бронирование гостиничных услуг;

б) запрос на бронирование услуг, переданный в устной форме, должен быть подтвержден письменно (письмом, телеграммой, телексом, компьютером, факсом);

в) запрос на бронирование должен содержать перечень услуг. Цены на услуги могут быть оговорены в запросе, в этом случае туристская организация гарантирует оплату в размере оговоренной суммы.

Статья 10

а) гостиничный контракт признается заключенным только в случае акцепта владельцем гостиницы направленного ему запроса;

б) принятие запроса должно быть подтверждено в письменной форме с указанием услуг, относящихся исключительно к запросу фирмы, и цен на эти услуги;

в) подтверждение направляется незамедлительно, но не более чем в течение 3 суток с момента получения запроса владельцем гостиницы.

Если туристская организация желает получить ответ по телеграфу, она должна сделать пометку в запросе — ответ оплачен. Статья 11. Предварительная оплата

а) владелец гостиницы имеет право потребовать предварительную оплату (в форме гарантированного депозита или задатка) как условие принятия запроса.

Любая предварительная оплата будет расцениваться как гарантированный депозит, за исключением тех случаев, когда владелец гостиницы прямо не указал, что предварительная оплата должна быть осуществлена в форме задатка. В случае заявления владельца гостиницы о предварительной оплате контракт признается заключенным только по получении владельцем гостиницы обусловленной суммы или доказательства оплаты от туристской организации;

б) владелец гостиницы должен подтвердить туристской организации получение суммы предварительной оплаты в течение 24 часов с момента получения оплаты;

в) сумма предварительной оплаты, как правило, равна цене забронированных услуг (номер, питание) за одни сутки пребывания в несезон и за трое суток пребывания в сезон «пик».

Статья 12. Документы на бронирование

1. Принятие ваучера

Владелец гостиницы имеет право потребовать полной предварительной оплаты либо частичной предварительной оплаты. Если он не ставит таких условий, то он обязан принять ваучер в качестве гарантийного документа, подтверждающего, что оплата будет осуществлена в соответствии с условиями и сроками, предусмотренными настоящей конвенцией.

2. Простой ваучер

В простой ваучер наряду с другими данными должны быть включены дата прибытия и отъезда клиента и гостиничные услуги (номер и питание).

3. Ваучер «полный кредит»

Выпуск такого типа ваучера обусловливается специальным соглашением между владельцем гостиницы и туристской организацией. В таком ваучере допускается, кроме только гостиничных услуг (номер и питание), перечень других услуг.

Выплата комиссии осуществляется в соответствии с принципами статьи 17.

Статья 13

Цены на гостиничные услуги для туристской организации не должны быть выше обычных цен.

Статья 14

Владелец гостиницы обязан придерживаться цен, предусмотренных контрактом. В случае изменения цен новые цены могут быть применены только по истечении 30 дней с момента их изменения. Однако изменение не должно касаться цен на услуги, на предоставление которых уже было дано подтверждение владельцем гостиницы.

Статья 16

а) Туристская организация, заключившая гостиничный контракт, принимает на себя обязательства по оплате счета за предоставленные услуги, за исключением тех случаев, когда оговорено специально, что счет оплачивается клиентом;

б) счет должен быть оплачен в сроки, предусмотренные контрактом, а в случае их отсутствия — в течение 30 дней со дня получения счета;

в) если контрактом предусмотрено, что оплата за услуги, забронированные туристской организацией, производится клиентом, владелец гостиницы должен гарантировать туристской организации выплату комиссии.

В этом случае владелец гостиницы оставляет за собой право не принимать кредитные карточки за предоставленные услуги.

Статья 17. Правила оплаты комиссионных

Гостиничный контракт, подпадающий под действие настоящей конвенции, предусматривает выплату комиссионных в размере соответствующего процента от цен на услуги (номер и питание), указанных в контракте.

Владелец гостиницы выплачивает комиссию только туристской организации, исключая все другие стороны.

Статья 20

Владелец гостиницы должен вычислить из своего общего счета сумму, комиссионных, причитающихся туристской организации».

Корпоративная централизованная система бронирования обеспечивает операторам доступ к информации о наличии свободных номеров в каждой из гостиниц сети.

Подтвержденным бронированием называют получение специального уведомления, высылаемого гостиницей клиенту (ст. 16, п. а). Для получения подтверждения о бронировании требуется, чтобы уведомление о нем поступило клиенту по почте или факсу. Обычно на уведомлении указывается номер подтверждения, дата предполагаемого прибытия и выбытия гостя, тип заказанного номера, количество гостей, требующихся мест, а также любые специально оговариваемые требования. Гость может захватить уведомление с собой, чтобы проверить детали бронирования по прибытии в гостиницу. Действия референта по бронированию при поступлении запроса представлены на рис. 6.2.

Если условия бронирования удовлетворяют гостя, дается положительный ответ. При поступлении индивидуального заказа оформляется талон на бронирование по форме:

фамилия, имя, отчество гостя;

место жительства;

вид заявки;

дата заявки;

дата заезда, выезда;

тип номера;

количество мест;

дополнительные услуги (трансфер, экскурсии, аренда бизнес-центра, ресторана, билеты на мероприятия и др.);

подпись лица, принявшего заявку.

При поступлении группового заказа оформляется заявка на бронирование (рис. 6.3). При условии оплаты по безналичному расчету в заявке в обязательном порядке указываются банковские реквизиты организации. Заявку подписывают генеральный директор и главный бухгалтер.

В конце смены заявки на бронирование сдаются в бухгалтерию кроме талонов и заявок, оформляются журналы регистрации заявок на бронирование (рис. 6.4 и 6.5). Одна из форм заказа номера через Интернет представлена на рис. 6.6.

Оформление проживания российских граждан

Оформление проживания российских граждан в гостинице производится по их прибытии администратором. Граждане представляют документы, удостоверяющие личность: паспорт; свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14-летнего возраста; удостоверение личности (офицеры, прапорщики, мичманы); военный билет (солдаты, матросы, сержанты и старшины, проходящие военную службу по призыву или контракту).

Судьи, сотрудники ОВД, ФСБ, ПС РФ, прокуратуры, таможни, органов юстиции, налоговой службы, военнослужащие вооруженных сил, находящиеся в командировке, обязаны предъявлять также командировочное удостоверение.

При оформлении проживания дежурный администратор обязан проверить, принадлежат ли предъявителю документы, являются ли они подлинными, имеют ли необходимые реквизиты — подписи, печати, фотографии по достижении определенного возраста. Администратор и гость оговаривают условия проживания, а именно: категорию и цену номера, порядок и форму расчета (наличный, по кредитным картам), предварительный или при выезде. По просьбе гостя можно предоставить в одно-двухместном номере дополнительное место с оплатой, многоместный номер при условии оплаты всех мест.

Когда номер занимает семья с ребенком до 7 лет, его проживание не оплачивается, если ребенку не предоставляется отдельное место.

На один документ предоставляется только один номер. МВД РФ (Федеральная миграционная служба РФ) контролируют работу гостиниц, устанавливают порядок оформления проживания российских и иностранных граждан и ведения документации (обязательных журналов, анкет, ведомостей и др., их поря-, док хранения и обработки).

Оформление проживания в гостинице, расчеты с гостями, взимание оплаты за дополнительные услуга осуществляются по специальным формам документов. Они представлены в «Формах первичного учета для гостиниц РФ и кратких указаниях по их применению и заполнению», утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.12.1993 г. № 121.

На граждан РФ по прибытии заполняется по форме № 1-Г анкета в двух экземплярах (рис. 6.7).

Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должно быть две картотеки. В первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй — на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца. Анкеты в картотеке расставляются в алфавитном порядке. Второй экземпляр анкет в суточный срок после заполнения пересылают в территориальные ОВД для направления их в двухдневный срок в республиканские, краевые, областные, окружные адресно-справочные бюро. В гостинице анкета хранится один год в архивной картотеке.

Дежурный администратор вносит сведения о госте в анкету, форма которой представлена в специализированных программных продуктах для гостиниц. Далее дежурный администратор выписывает Карту гостя (рис. 6.8). Она является основанием для получения ключа от номера. На числовой сетке Карты гостя отмечается период проживания. При выезде гостя персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа.

Оформление проживания иностранных граждан

Законодательство различает несколько категорий иностранных граждан: постоянно проживающих на территории государства, временно прибывших на территорию РФ, обладающих дипломатическим суверенитетом, беженцев.

Правовое положение иностранных граждан каждой категории имеет свои особенности и определяется:

Конституцией РФ (ст. 62 — 63);

Федеральным законом от 01.04.1993 г. «О государственной границе» (с изменениями от 26.06.2007 г. № 118-ФЗ);

Федеральным законом от 18.07.1996 г. «О порядке выезда из РФ и въезда в РФ» (с изменениями от 10.01.2007 г. № 4 — ФЗ);

Федеральным законом от 25.07.2002 г. № 115 «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»;

Постановлением Совета Министров СССР «Об утверждении правил пребывания иностранных граждан в СССР» (с изменениями, внесенными решением Верховного Суда РФ от 13.08.1998 г. № ГКПИ 98-218);

международными договорами РФ;

межведомственным приказом МВД, МИД, Минтранса, МПС, ГТК и ФПС РФ от 11.11.2002 г. № 1095/16531/143/49/1189/692 «О введении в действие миграционных карт»;

приказом МВД РФ от 21.11.2002 г. № 1137 «Об утверждении инструкции по выдаче, оформлению и учету миграционных карт».

В соответствии с Конституцией РФ на иностранных граждан распространяется национальный режим, т. е. они пользуются правами и несут ответственность наравне с российскими гражданами, кроме случаев, установленных федеральными законами или международными договорами РФ.

Все иностранные граждане подлежат ответственности по уголовному и административному кодексам РФ. Их политические права и свободы ограничены:

они не имеют доступа к государственной службе и государственному управлению;

не имеют права принимать участие в отправлении правосудия;

не могут избираться и быть избранными;

не могут проводить собрания, митинги и другие политические акции. Для оформления проживания иностранные граждане предъявляют заграничный паспорт с визой, миграционную карту. Виза — разрешение на въезд в какое-либо иностранное государство или выезд из него. Она выдается консульской службой посольства принимающей страны. Для въезда на территорию России выдают частные, деловые (коммерческие), служебные, студенческие визы. Визы бывают однократными, предоставляющими право на въезд на территорию РФ и выезд на срок до трех месяцев; многократные — предоставляют право пересечения границы неограниченное количество раз, их срок действия — до двенадцати месяцев. Прибывший на территорию РФ иностранный гражданин в течение трех дней должен быть зарегистрирован Федеральной миграционной службой на время, не превышающее срок действия визы. За два дня до окончания срока регистрации администрация гостиницы обязана предупредить об этом иностранных граждан.

Иностранные граждане приезжают по приглашению организаций, частных лиц, туристским путевкам, проезжают транзитом.

При оформлении проживания иностранных граждан дежурный администратор заполняет «Уведомление о прибытии иностранного гражданина»

Этот документ пересылается в Управление Федеральной миграционной службы (УФМС) вместе с копией паспорта и миграционной карты. В УФМС корешок с печатью регистрации выдается иностранному гражданину.

Учет иностранных граждан ведется по журналу их регистрации (рис. 6.9). Журнал должен быть постранично пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя предприятия. Срок хранения журнала — три года. На титульном листе размещают даты начала и окончания заполнения журнала, первый и последний порядковые номера записей.

Администрация гостиницы обязана своевременно сообщать в органы внутренних дел о совершении иностранными гражданами административных правонарушений и порядка проживания, возбуждении против них уголовных дел и о фактах их гибели или исчезновения.

Расчет с клиентами

Расчет с клиентами производит кассир-оператор. По Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) кассир относится к категории служащих. В административном отношении он подчинен J дежурному администратору, а в финансовом — старшему кассиру, который является сотрудником бухгалтерии. Кассир-оператор несет ответственность за полученные им материальные ценности и деньги. Он обязан производить взаимные расчеты между гостиницей и проживающими с оформлением необходимых документов, вести счета проживающих по фамилиям и номерному фонду, I контролировать оплату за проживание и другие услуги. Кассиры пользуются персональными компьютерами (ПК), контрольно кассовыми машинами (ККМ), детекторами денежных знаков, терминалами. Они должны знать нормативные документы, в том числе положения, инструкции по ведению кассовых операций, прейскуранты цен на номера и места, дополнительные услуги, формы кассовых и денежных документов, основные отличительные признаки денежных знаков. Должности администратора и кассира взаимозаменяемые, в некоторых гостиницах они совмещены. При расчете по платежным картам и наличном расчете оплата за проживание и другие услуги может производиться предварительно или при выезде гостя. Этот порядок устанавливает исполнитель услуг (гостиница).

Кассир оформляет счета, кассовые отчеты, квитанции. При предварительной оплате по форме № 3-Г оформляется счет (рис. 6.10) в трех экземплярах. Все они имеют одинаковый номер. На первом экземпляре ставят штамп гостиницы с надписью «оплачено», он выдается на руки гостю. Второй экземпляр остается у кассира и хранится в контрольной картотеке счетов. Третий экземпляр остается в книжке счетов и сдается в бухгалтерию старшему кассиру вместе с кассовым отчетом, деньгами, а также нулевым кассовым чеком. Одновременно со счетом клиенту выбивается на ККМ и выдается на руки чек. Счет выписывается на основании «Карты гостя». Если гость желает продлить проживание, то в графе «заезд» указывается доплата. При предварительном расчете счет оформляется только при фактической оплате за конкретный период. При расчете при выезде гостя счет оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается на руки гостю, второй сдается в бухгалтерию гостиницы.

Кассовый отчет (рис. 6.11) по форме № 5-Г сдается в бухгалтерию ежедневно вместе со счетами и контрольно-кассовой лентой. Старший кассир сверяет форму № 3-Г с формами № 5-Г и № 1-Г. Квитанция (рис. 6.12) на возврат денег по форме № 8-Г выписывается при досрочном выезде гостя, предварительно оплатившего проживание. Она выписывается в одном экземпляре и сдается вместе с кассовым отчетом. При оформлении возврата денег кассир делает отметки об этом на первом и втором экземплярах счета. Старший кассир сверяет идентичность подписи гостя (форму № 8-Г с формой № 1-Г), после чего анкета возвращается в службу приема и размещения.

При наличном расчете и расчете с использованием платежной карты кассир заполняет счет на основании «Карты гостя». В счете указываются дата его заполнения, Ф. И. О. гостя, номер комнаты, срок проживания, индекс поселения, оплата по каждому виду услуг и общая сумма, которая записывается цифрами, затем прописью (с заглавной буквы) и удостоверяется подписью кассира. При безналичном расчете дежурным администратором заполняется по форме № 7-Г «Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету» (рис. 6.13).

Правила ведения денежных расчетов определены: Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 г. № 171 «Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (в ред. от 05.12.2006 г. № 743);

Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470 «Обутверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями».

Въезд и выезд гостей

При предъявлении Карты гостя сотрудник службы приема или сотрудник на этаже" выдает гостю ключи от номера. Они ведут журнал регистрации проживающих на этаже (рис. 6.14) и ведомость учета номерного фонда (рис. 6.15), при выезде гостя делают запись в списке лиц, выбывших из гостиницы.

Дежурный администратор вносит запись о выезде гостя в Карту учета движения номерного фонда и анкету (форма № 1-Г). Сотрудники службы приема сверяют список выбывших из гостиницы с этой картой.

К отчетным документам службы приема и размещения относят Карту учета движения номерного фонда, список выбывших из гостиницы, список свободных номеров, расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету, счета, кассовые отчеты. Эти документы передают в бухгалтерию предприятия.

Карта учета движения номерного фонда — основной документ, с которым работает дежурный администратор (рис. 6.16). Ее составляют ежедневно на каждый этаж. В 24.00 закрывают предыдущую карту и открывают новую, в которую администратор из предыдущей карты выписывает свободные номера по мере их освобождения. Одноместный номер вписывают один раз, двухместный — два раза и т.д. Затем вписывают тариф номера, дату и время его освобождения.

По мере заполнения номеров в течение текущих суток администратор делает записи в правой части карты: вписывает Ф.И.О. гостя, время занятия номера. По мере освобождения номеров заполняют левую часть карты.

В 12.00 и 24.00 Карта учета движения номерного фонда сверяется со списками выбывших из гостиницы и свободных номеров, которые составляют сотрудники службы приема или службы номерного фонда (администратор этажа).

В 24.00 эту карту «закрывают», т.е. подсчитывают численность выбывших и заселившихся гостей, количество занятых и свободных номеров на этаже.

Отчет о заполняемое номерного фонда составляет дежурный администратор (ночной аудитор) за сутки, декаду, месяц.

Коэффициент использования номерного фонда определяют отношением количества занятых номеров к общему их количеству.

Этот показатель часто отражают в процентах.

Путем сложения коэффициентов за каждые календарные сутки и деления на общее число дней получают средний коэффициент использования номерного фонда за месяц. Эти данные позволяют администрации гостиницы принимать оперативные решения по управлению номерным фондом, рассчитывать премию персоналу гостиницы.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 9 10 Следующая ⇒