Свойства информации в коммуникации

В современной теории информации выделяют следующие свойства информации, определяющие ее качество [7, с. 121-122].

1. Релевантность — соответствие информации запросам потреби­теля. Нерелевантная информация часто представляет собой «информа­ционный мусор», засоряющий коммуникационные потоки и мешаю­щий принятию правильных управленческих решений.

2. Полнота — свойство информации исчерпывающе характеризо­вать интересующий объект, процесс, событие. Использование в управ­лении неполной информации может привести к искажению ее смысла и снижению качества работы.

3. Достоверность — отсутствие скрытых ошибок. Принятие управ­ленческих решений на основе недостоверной информации повышает риск ошибочных действий и убытков для компании. Тем не менее, иног­да менеджерам приходится принимать экстренные решения «на свой страх и риск», не имея возможности повысить достоверность информа­ции за счет увеличения ее количества и точности обработки.

4. Своевременность — соответствие запросам потребителя инфор­мации в нужный момент времени. В некоторых случаях информация может оказаться устаревшей либо полученной слишком рано (опере­жающей решения). Принятие управленческих решений на основе не­своевременной информации также может значительно снизить резуль­тативность и эффективность работы организации. При этом умение осознать ценность «опережающей» информации — важное качество эф­фективного менеджера.

5. Доступность — возможность получения информации данным потребителем. Необходимая информация должна быть своевременно и в полной мере доступна тем менеджерам, которые на ее основе прини­мают управленческие решения. Часто причиной снижения эффектив­ности работы компании является невозможность вовремя получить не­обходимые данные.

6. Защищенность — невозможность несанкционированного досту­па к информации или ее изменения. Задача защиты информации в орга­низациях, как правило, возлагается на специальные службы.

7. Эргономичность — удобство формы и объема информации с точ­ки зрения данного пользователя. Эргономичность информации обеспе­чивается применением современных аппаратных и программных средств получения, обработки и хранения информации.

Организационные коммуникации могут быть эффективными только в том случае, если менеджеры, отвечающие за организацию и регулиро­вание коммуникационных потоков, обеспечивают реализацию всех пе­речисленных свойств информации.

Одной из важнейших специальных функций менеджера является поиск и обработка информации, необходимой для принятия решений и управления организацией. Существуют разнообразные методы полу­чения релевантной информации, но их можно условно разделить на две группы: активный метод — «вытягивание» (англ. pull и пассивный ме­тод — «выталкивание» (англ. push) (табл. 1). Активный поиск инфор­мации предполагает, что сотрудник осуществляет непосредствен­ный (или опосредованный с помощью специалиста) поиск определен­ных данных. Пассивный поиск информации заключается в том, что сотрудник оповещает подразделение или организацию в целом о том, какая информация ему необходима.

Таблица 1

Характеристика методов поиска информации

Характеристика	Активный метод — «вытягивание» (pull)	Пассивный ме­тод — «выталкивание» (push)
Цель	Поиск информации (навигация)	Поглощение (захват) информации
Пользователь	Активен: инициативно ищет инфор­мацию	Пассивен: некий источник посы­лает информацию1
Пригоден для...	Одноразовой потребности в зна­ниях Проведения исследования/ Получения детальной информации	Долговременного спроса на зна­ния получения срочной или быстроустаревающей информации
Основное преимущество	Позволяет получить доступ к ин­формации в нужное время	Привлекает внимание к важным материалам
Основной недостаток	Пользователь тратит много вре­мени (в том числе на овладение технологией поиска)	Перегрузки пользователя, так как он не контролирует процесс по­ступления информации
Примеры	Каталоги, указатели, браузер	E-mail

2.3. Коммуникационные потокив организации

Можно выделить несколько видов организационных коммуника­ций. Их принято делить на внешние и внутренние.

Внешние коммуникации связывают организацию с ее внешней сре­дой. Для успешной работы любая компания использует различные сред­ства коммуникации с элементами своего внешнего окружения:

· потребителями (реклама и программы продвижения товаров на рынок);

· общественностью (создание привлекательного имиджа организа­ции на местном, общенациональном или международном уров­не);

· государственными органами (письменные отчеты, информация о финансах, сведения о своем размещении, соблюдение трудово­го и иного законодательства и т. п.);

· партнерами (контракты, согласования, рекламации и т. п.) и дру­гими элементами окружения.

Установление устойчивых и на­дежных взаимосвязей с потребителями (клиентами) — существующими и потенциальными осуществляется разнообразными способами: реклама, РR, формирование положительного имиджа организации, отчеты о деятельности компании в прессе, участие в форумах, выставках и т. п. В последнее время многие организации создают специ­альные подразделения по сбору и переработке информации из внешней среды.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках организации: между работниками, между подразделениями. Как правило, такие ком­муникации связаны с координацией деятельности работников или под­разделений. Внутри организации информация может перемещаться по разным каналам, в разных направлениях и с разной скоростью. Рассмотрим основные каналы передачи информации в организации.

Вертикальными коммуникациями называют перемещение информа­ции между уровнями управления. Она может передаваться по нисходя­щей — с высших уровней на низшие или по восходящей — с нижних уровней на высшие.

По нисходящей руководители передают подчиненным приказы и распоряжения, планы и нормы, сообщают о текущих задачах, реко­мендуемых процедурах и т. п. По восходящей передаются отчеты о ра­боте, предложения сотрудников и т. п. Коммуникации по восходя­щей выполняют функцию оповещения руководства о том, что делается на низших уровнях.

Любая организация состоит из множества подразделений, поэтому для координации задач и действий между ними необходим обмен ин­формацией. А это значит, что помимо нисходящих и восходящих ин­формационных потоков организации нуждаются еще в так называемых горизонтальных коммуникациях — информационных связях между под­разделениями (или между отдельными сотрудниками), находящимися на одном уровне управления.

Внутренние коммуникации могут быть межличностными и органи­зационными. Межличностные связывают двух и более человек, а к орга­низационным относят такие коммуникации, при которых хотя бы од­ним из участников является группа (подразделение).

С точки зрения общения коммуникацию подразделяют на вер­бальную (в виде письменной и устной речи) и невербальную (мимика, жесты, позы, а также разнообразные изображения, например, графики, диаграммы).

Коммуникация также может быть формальной и неформальной. Фор­мальная коммуникация связывает элементы организационной структуры и устанавливается при помощи правил, закрепленных должностными ин­струкциями и внутренними нормативными документами.

Каналами неформальной коммуникации является межличностное общение сотрудников. Особым, одним из самых быстрых способов рас­пространения неформальной информации в организации принято счи­тать слухи. Руководители зачастую используют этот канал передачи ин­формации для изучения мнений сотрудников, их готовности к переме­нам и принятию нового, определения «узких» мест в руководстве организацией. Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам:

·предполагаемые меры по ужесточению контроля;

·грядущие повышения или понижения сотрудников;

·изменения организационной структуры;

·информация о личных пристрастиях руководителей и т. д.

Принято считать, что слухи — это неточная и недостоверная инфор­мация, однако такая информация в ряде случаев может оказаться важ­ным сигналом для менеджеров компании.

Эффективность коммуникационных процессов зависит от многих факторов.

1. Определение потребности в информации. Все сотрудники органи­зации должны понимать, как будет использоваться имеющаяся и посту­пающая информация, а также какие направления информационных по­токов (в том числе способы запроса информации) будут для компании наилучшими.

2. Осведомленность персонала о наличии необходимой информации. Коммуникационная система организации должна включать в себя ука­затели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т. д., а также возможность обращения к профессионалам для получения сведений о накопленных в организации знаниях. Содействие в поиске информа­ции должно обеспечиваться введением в организации новых должно­стей, предназначенных для оказания помощи сотрудникам, занятым по­иском информации. Большое значение имеет возможность привлечения экспертов для обработки (фильтрации) информации.

3. Обеспечение возможности доступа персонала к необходимой ин­формации. Создание системы, предполагающей возможность использо­вания активных и пассивных методов поиска информации.

Для совершенствования организационных коммуникаций менедж­мент должен:

· обеспечить управление информационными потоками в организа­ции, т. е. четко представлять потребность в информации для всех уровней управления и организовать потоки информации в соот­ветствии с этими потребностями;

· параллельно использовать при передаче сообщений несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);

· проявлять постоянное внимание к процессам обмена информа­цией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих пере­мен, отчеты по результатам контроля);

· организовать системы обратной связи (опрос работников, систе­ма сбора предложений от работников, ротация кадров);

· практиковать выпуск информационных бюллетеней;

· обеспечить повышение квалификации работников управления;

· использовать современные информационные технологии (видео­конференции и т. д.) [7, с. 127-128].

Список литературы

1. Веснин В.Р. Основы менеджмента: учебник. М.: Проспект, 2011.

2. Титова Л.Г. Деловое общение: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012, 271 с.

3. Друкер П. Практика менеджмента / пер. с англ.: учеб. пособие. М.: Вильямс, 2007.

4. Лялин А.М. Теория менеджмента: учебник для вузов. Стандарт 3-го поколения. СПб.: Питер, 2012.

5. Маслова Е.Л. Теория менеджмента: практикум. М.: Дашков и К, 2012. 492 с.

6. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: учебник для вузов. М. Вильямс, 2012.

7. Михненко П.А. Теория менеджмента: учебник. М.: МФПУ «Синергия», 2014. 160 с.

8. Панфилова, А. П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. СПб.: Знание, 2009. 486 с.

9. Самохвалова А.Г. Деловое общение: секреты эффективных коммуникаций: учеб. пособие. СПб.: Речь, 2012. 333 с.

10. Семенов А.К., Набоков В.И. Теория менеджмента: учебник. М.: Дашков и К, 2012. 492 с.

 

Организационные конфликты

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. БИЛЕТ 1. Перевод как разновидность межъязыковой и межкультурной коммуникации. Общественное предназначение перевода.
2. Глава 5 Коммуникации в системе сравнительного менеджмента
3. Глава 5. Группы и групповые коммуникации 5.1. Группы и их типы
4. Как передается сообщение? Канал коммуникации Активно пережитое или пассивно воспринятое
5. Как передается сообщение? Канал коммуникации Активно пережитое или пассивно воспринятое
6. Межличностные отношения (особенности коммуникации).
7. Межличностные отношения (особенности коммуникации).
8. Межличностные отношения (проблемы коммуникации).
9. Межпроцессные коммуникации в UNIX
10. Межцеховые технологические коммуникации 1 ступени компримирования ДКС-1АС
11. Межцеховые технологические коммуникации 2 ступени компримирования ДКС-1АС
12. Модель коммуникации и типа собеседника.