Расчетный счет: туда и обратно

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 16Следующая ⇒

Если фирма собирается сдать наличные средства из кассы на расчетный счет, то она оформляет Объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех совершенно одинаковых частей, одна из который называется объявлением, другая — ордером, а третья квитанцией. Информация, естественно, во всех трех частях идентична. После приемки денег
одна из частей передается лицу, внесшему денежные средства, другая остается в банке, а третья прилагается впоследствии к выписке банка как обоснование поступления средств на расчетный счет.

Если фирма собирается снять средства с расчетного счета, то она обязана заполнить лист чековой книжки. Когда чековая книжка выдается фирме, банк делает отметку о выдаче этой книжки в карточке. В чековой книжке не допускаются никакие исправления, впрочем, на обложке книжки обычно написано, как с ней обращаться. Если лист чековой книжки (собственно, сам чек) испорчен, то он должен быть зачеркнут или иным способом следует отметить его аннулирование. Чек имеет корешок, причем в корешке указываются те же сведения, что и в самом чеке. При заполнении чека в нем указывается, на какие нужды фир-
ма получает денежные средства. Организация не имеет права впоследствии расходовать полученную наличность на иные цели. Чек отрывается и передается сотруднику, который поедет в банк за наличностью, а корешок остается в чековой книжке. Сотрудник приезжает в банк, подает чек, операционист отрывает контрольную марку чека (она находится в углу листа) и передает сотруднику фирмы. С этой контрольной маркой сотрудник оправляется в кассу банка, где и получает денежные средства. При получении средств сотрудник имеет право их пересчитать, и для этого ему созданы все условия. Если сотрудник не пересчитал
деньги при получении, он потом при недостаче не может предъявить претензии банку.

Наличные деньги привозятся в организацию, приходуются, а в корешке чека указывается номер ПКО, которым средства оприходованы в кассу.

Банк имеет право знать, сколько наличных денег предприятие собирается получать в банке и когда. Это связано с тем, что банк должен подготовить соответствующее количество наличности к тому моменту, когда фирме, например, понадобятся крупные суммы на выплату заработной платы. Поэтому фирма заполняет так называемый кассовый план, где указывает, в какие дни она собирается сдавать наличность и в каком количестве, и в какие дни — получать и в каком количестве. Сроки и периодичность подачи кассового плана определяются банком.

Выписка банка

О том, какие средства поступили на расчетный счет и какие выбыли с расчетного счета клиента, указывается в выписке банка. Это документ выдается предприятию за каждый день, в котором имели место операции по счету клиента.

В выписке указано:

— наименование клиента,

— наименование банка,

— номер счета,

— дата, за которую предоставляется выписка,

— состояние счета на начало этого дня,

— поступление средств на счет с указанием суммы и документа, на основании которого производится поступление,

— выбытие средств со счета с указанием суммы и документа, на основании которого производится выбытие,

— состояние счета на конец дня,

— подпись операциониста банка.

К банковской выписке прилагаются копии документов, на основании которых банк произвел операцию. На выписке напротив каждой записи бухгалтер проставляет бухгалтерские проводки.

Состояние счета фирмы является коммерческой тайной. Показывать банковскую выписку предприятие никому не обязано (кроме лиц, которым право знакомиться с состоянием счетов предоставляется законом).

Бухгалтерские проводки
по учету операций на расчетном счете

№ п/п	Содержание операции	Первичные документы	Корреспонденция счетов
Дт	Кт

1.	Сданы на расчетные счета наличные из кассы	РКО, объявление на взнос наличными, выписка банка
2.	Поступила на расчетный счет выручка от продажи продукции, товаров, услуг	Выписка банка
3.	Поступили авансы от покупателей на расчетный счет	Выписка банка		62-авансы
4.	Зачислен на расчетный счет краткосрочный кредит (заем)	Кредитный договор или договор займа, выписка банка
5.	Зачислен на расчетный счет долгосрочный кредит (заем)	Кредитный договор или договор займа, выписка банка
6.	Получены из банка в кассу организации наличные средства	ПКО, чек, выписка банка
7.	Оплачено поставщикам за полученные товары, выполненные работы, оказанные услуги	Договор, счет, платежное поручение, выписка банка
8.	Перечислен аванс поставщикам за товары, работы, услуги	Договор, счет, платежное поручение, выписка банка	60-авансы

9.	Перечислены в бюджет суммы налогов % сборов	Платежное поручение, выписка банка	6В
10.	Перечислены во внебюджетные фонды суммы налогов и прочих платежей	Платежное поручение, выписка банка
11.	Списаны проценты, уплаченные организацией за предоставление ей в пользование денежных средств (кредитов, займов)	Платежное поручение (в этом случае заполняется не всегда), выписка банка	66-% ИЛИ 67-%

Какие документы должны быть у бухгалтера:

Договор с банком о расчетно-кассовом обслуживании.

Платежные поручения.

Все выписки банка и прилагаемые к ним документы (желательно в хронологическом порядке).

Чековая книжка.

13. Поговорим о налогах.
Налог на добавленную стоимость (НДС)

Эти нормативные документы нужно знать!

Налоговый кодекс Российской Федерации (Глава 21 «Налог на добавленную стоимость»).

Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Зачем фирма приобретает такую ненужную
ей вещь, как НДС, и что такое счет-фактура

До этого мы имели дело только с деньгами. Теперь нам предстоит отражать операции по поступлению материальных ценностей. И вот на нашем горизонте появляется первый налог (и один из самых сложных). Это налог на добавленную стоимость (НДС).

С этим налогом, за редким исключением, имеют дело все бухгалтеры. Даже если ваша фирма не платит НДС, то его могут платить ваши поставщики. Порядок расчета и уплаты этого налога регулируется Главой 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса.

Что это за налог, рассмотрим на примере. Предположим, наша фирма занимается пошивом одежды и закупает ткань. Поставщик заявляет, что цена его ткани — 10 000 руб., но он будет продавать ее нам за 11 800 руб. Это связано с тем, что на стоимость ткани поставщик обязан начислить НДС в размере 18%, что составит 1800 руб. (10 000 р. х 18%/100%). Процентная ставка налога определяется государством и зависит от вида продаваемой продукции или товара. Для продуктов питания (кроме деликатесов), большей части детских товаров, для лекарств и еще нескольких видов продукции установлена ставка 10%, остальные применяют ставку 18%. Таким образом, наша фирма заплатит за ткань
10 000 руб. и 1800 руб. НДС. Полученные от нашей фирмы деньги наш поставщик распределит следующим образом: 10 000 руб. он возьмет себе, а 1800 руб. налога отдаст государству. Таким образом, поставщик будет платить налог, который он перед этим взял со своего покупателя, то есть с нас. Получается, что фактически его, поставщика, НДС заплатили мы, покупатели. Налоги такого типа называются косвенными. Наша фирма, получив ткань, должна оприходовать ее как материалы. Но мы помним, что стоимость материалов 10 000 руб., а с нас взяли 11 800 руб. Получается, что мы купили материалы, но мы и «купили» прилагающийся к материалам налог. Он учитывается отдельно от материалов на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Поэтому делаем бухгалтерские проводки:

Дт 10 Кт 60 10000руб.

Дт 19 Кт 60 1800 руб.

Этими проводками мы отражаем тот факт, что теперь у нас есть на 10 000 руб. материалов и на 1800 руб. НДС, поэтому мы должны нашим поставщикам в общей сложности 11 800 руб.

Когда мы получаем материалы, нам в обязательном порядке должны дать накладную. Это документ, подтверждающий поступление материалов. Одновременно (или несколько позже) мы получаем документ, который называется счет-фактура. В нем указано, что НДС по данному товару составляет 1800 руб. Счет-фактура формируется в двух экземплярах, один выдается покупателю, другой остается у продавца. Этот документ будет необходим впоследствии при расчете НДС. Счет-фактура регистрируется в журнале регистрации полученных счетов-фактур. Мы должны, кроме того, зарегистрировать счет-фактуру в специальном реестре, который называется «Книга покупок».

Материалы будут отпущены в производство, при этом стоимость отпущенных в производство материалов будет составлять 10 000 руб. А что же тогда делать с налогом? А он дожидается своего часа.

Что такое «вычет» НДС, он же «зачет»,
он же «возмещение»

В нашу фирму приехал покупатель и хочет купить партию костюмов на сумму 100 000 руб. Мы объясняем ему, что наши костюмы стоят 100 000 руб., но, кроме того, мы должны взять с него и НДС в размере 18% от стоимости продукции, т. е. Еще 18 000 руб. В общей сложности товар обойдется покупателю в 118 000 руб. Таким образом, ситуация повторяется. Мы обошлись с нашим покупателем точно так же, как с нами обошлись наши поставщики ткани. И точно так же, мы возьмем 100 000 руб. себе, а 18 000 руб. отдадим государству в качестве налога. Мы должны выдать покупателю накладную на товар и счет-фактуру. В счете-фактуре сказано, что НДС составляет 18 000 руб. Мы регистрируем его в журнале регистрации выданных счетов-фактур и в специальном реестре под названием «Книга продаж». Первый экземпляр счета-фактуры передается покупателю, второй остается у нас.

Итак, нам предстоит заплатить 18 000 руб. налога. Этим налогом мы обложили наши костюмы. Это наш долг перед бюджетом. Но в составе стоимости костюмов была и купленная нами ткань. Получается, что эту сумму мы также обложили налогом. Но ведь стоимость ткани уже однажды была обложена налогом. Это было тогда, когда мы ее покупали, ведь поставщик взял с нас НДС, вот и доказательство этого — счет-фактура от поставщика, который мы храним в журнале регистрации счетов-фактур полученных и зарегистрировали в Книге покупок. Вот теперь и пришел час использовать накопленный налог. Ранее уплаченный поставщику налог теперь может быть «принят к вычету» (еще говорят «взят к возмещению», или «зачтен»). Проще говоря, мы теперь можем уменьшить наш платеж по НДС на ту, уплаченную когда-то поставщику сумму НДС. Теперь платить в бюджет придется не 18 000 руб., а 16 200 руб.(18 000 руб. - 1800 руб.).

Зачет НДС отражается проводкой:

Дт 68-НДС Кт 19 1800 руб.

Чтобы принять НДС к вычету, необходимо выполнить три условия:

1) наличие счета-фактуры,

2) активы, по которым НДС берется в зачет, должны быть приняты к учету, то есть материалы или товары оприходованы, работы приняты, услуги оказаны.

Внимание! Если счет-фактура оформлен неправильно, НДС в зачет фирма взять не сможет, и тогда ей придется платить налог полностью, без вычета (в нашем случае — 18 000 руб.). Так что неправильное оформление этого документа приводит к тому, что предприятие переплачивает налог.

В том и суть налога на добавленную стоимость, что платится налог, который является разницей между налогом, начисленным на то, что вы продаете, и налогом, уплаченным за то, что вы купили.

НДС к уплате — это разница между тем, что фирма записала в книгу продаж, и тем, что она записала в книгу покупок.

Налог исчисляется и уплачивается ежемесячно не позднее 20 числа следующего месяца. В эти же сроки подается и налоговая декларация.

Мы еще вернемся к разговору об НДС. А сейчас еще запомните, пожалуйста, тот факт, что некоторые фирмы могут не уплачивать НДС.

Какие документы должны быть у бухгалтера:

Журнал учета счетов-фактур выданных.

Счета-фактуры выданные (то есть свои).

Журнал учета счетов-фактур полученных.

Счета-фактуры полученные (то есть чужие).

Книга продаж.

Книга покупок.

14. Подотчетные лица

Эти нормативные документы нужно знать!

Гражданский кодекс Российской Федерации (Глава 10 «Представительство. Доверенность»).

Постановление Госкомстата РФ от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО—1«Авансовый отчет».

Постановление Правительства РФ от 08.02.02 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Кому и на какой срок выдаются
подотчетные суммы

Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой фирме за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом. Подотчетными лицами могут быть только сотрудники организации, постороннее лицо подотчетным быть не может. В принципе это могут быть любые работники фирмы, но обычно круг таких лиц ограничен, ведь у фирмы нет необходимости выделять каждому сотруднику денежные средства. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги другому лицу. Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для командированных работников — трем дням со дня возвращения из командировки. Если сотрудник ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет 10 дней с момента возвращения из командировки. Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40): пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.

Обычно рекомендуется приказом руководителя утверждать перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги. Например, фирма ежемесячно выдает заместителю главного бухгалтера 1000 руб. на закупку канцтоваров, и отчитаться за эту сумму он должен не позднее 25 числа каждого месяца. Естественно, такое правило можно установить тогда, когда расходы носят более-менее регулярный характер. К общем случае денежные средства выдаются тому, кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно. Нет никаких законодательных ограничений по поводу того, на какой срок и какие
суммы можно выдать. Тем не менее здесь главным критерием должны быть здравый смысл и производственная необходимость. Можно выдать сотруднику 50 000 руб. для приобретения компьютеров, можно выдать ту же сумму работнику, если он едет в командировку на край земли для осмотра приобретаемого оборудования, но если фирма выдает 50 000 руб. сроком на полгода для приобретения канцтоваров, которых полно во всех местных магазинах, это очень странно. При проверке налоговые инспекторы, скорее всего, догадаются, что фирма просто дала эту сумму работнику взаймы, и фирма будет признана виновной в недоплате налога на доходы физических лиц.

При отражении расчетов с подотчетными лицами следует помнить, что первой операцией должна быть выдача денег, а второй - отчет за них. Иногда фирмы делают такую ошибку: сначала сотрудник что-то покупает (например, книгу о бухгалтерском учете), отчитывается о том, что он купил, а затем организация оплачивает ему эту покупку. Такие суммы не являются подотчетными, а сам сотрудник в эту минуту не является подотчетным лицом. Ведь фирма ему ничего не поручала, денег не выдала, на что их тратить, не устанавливала,
получается, что работник тратит свои собственные денежные средства, что-то на них докупает, а потом родная фирма приобретает у своего сотрудника какие-то материальные ценности. Но такая сделка — это не отчет о расходовании подотчетных сумм (их не было), а покупка у физического лица принадлежащего ему имущества. Так что сначала выдаются деньги, а потом проверяется, как они потрачены.

Выдача наличных денег под отчет обычно производится из кассы предприятия. Естественно, для этого у бухгалтерии должны быть основания. Во-первых, таким основанием может быть приказ руководителя, о котором говорилось выше. Во-вторых, это может быть приказ руководителя на разовую выдачу денег. В третьих, это может быть его резолюция (типа «оплатить», «выдать») на каком-либо документе (служебная записка, счет и т. д.). Резолюцию может поставить не только руководитель, но и другое лицо (заместитель руководителя, главный инженер, руководитель филиала и т. д.). Другие лица могут отдавать распоряжение о выдаче подотчетных сумм только в том случае, если они на это уполномочены приказом руководителя. Вообще следует сразу четко определить круг документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм.

Доверенность

Если фирма выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других предприятии, будут оформлены на имя фирмы, которую он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру (что позволит взять НДС в зачет). Если сотрудник доверенности не имеет, для других фирм он — частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник, — это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы могут быть приняты предприятием, но бухгалтерские проводки немного различаются. Эти различия будут показаны в таблице бухгалтерских проводок.

Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник представляет свою родную фирму в другой организации, то доверенность и остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения.

В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок действия, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна. Для получения материальных ценностей утверждена форма доверенности № М-2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а).

Авансовый отчет

После выполнения поручения фирмы сотрудник предоставляет авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером. Очень часто именно поэтому фирма ограничивает круг подотчетных лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый отчет, я тогда бухгалтеру приходится объяснять очередному новичку, как это делается. Если же подотчетные лица постоянно имеют дело с заполнением этих документов, они уже хорошо знают порядок заполнения. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы сданы им бухгалтеру. Теперь за утерю чеков, накладных и т. д. отвечает бухгалтер. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После того как директор подписывает авансовый отчет, сотрудник считается отчитавшимся перед фирмой за сумму, утвержденную в отчете. Если он еще что-нибудь должен фирме, он возвращает это (чаще всего в кассу, реже — на расчетный счет). Если фирма должна сотруднику, она выдает ему эту сумму (обычно из кассы).

Если работник не возвращает
подотчетную сумму

Что делать, если подотчетное лицо не возвращает денежные средства и не отчитывается, либо не возвращает остаток подотчетных сумм?

В Трудовом кодексе предусмотрено, что удержания из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях (ст. 13 7 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). В любом случае общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к фирме, отношения придется выяснять в суде.

Предприятие может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц.

В любом случае, независимо от того, принято ли решение удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя. Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 9 10 Следующая ⇒