Создание блзы данных и тлблиц в Access

База данных в Access содержит несколько таблиц.

Типы, полей

Текстовый. Служит для ввода символьных данных: букв, цифр, знаков пунктуации, других символов, длиной не более 256 символов. Такой тип должны иметь, например, поля Фамилия, Адрес.

Числовой. Используется для ввода целых и вещественных чисел. Например, количество чего-либо, номер квартиры, вес и т.д.

Дата/время. Позволяет задавать дату или время. Например, дата поступления заявки, время вызова.

Логический тип. Может принимать одно из двух возможных значений: «истина» или «ложь». «Истина» обозначается 0, «Ложь» П. Примеры: наличие оплаты, вступление в профсоюз.

Денежный. Разновидность числового типа. Отличается более удобным форматом и значком денежной единицы. Для обозначения рублей используется буква р, дробная часть содержит две цифры для хранения копеек. Например, цена товара, сумма налогов.

OLE-объект. Позволяет сохранять рисунки, музыкальные клипы, видеозаписи и т.д.

МЕМО-поле — символьное поле длиной до 65 535. Данные MEMO поля не хранятся в таблице, таблица содержит только ссылку на эти данные.

Счетчик — целое значение. Значение счетчика не может повторяться, устанавливается автоматически, на единицу больше, чем предыдущее значение. Удобно использовать для нумерации записей.

Access позволяет задать в таблице одно ключевое поле. Значения ключевого поля не должны повторяться. Пример — таблица «Заказы», с ключевым полем Номер заказа. В таблице не должно быть заказов с одинаковым номером.

Между таблицами возможны отношения трех типов: «один к одному», «многие к одному», «один ко многим». Access не поддерживает отношение «многие ко многим».

Разберем реализацию отношений.

Отношение «один к одному»

Сотрудники Семейное положение

Код сотрудника	1 1	Код сотрудника
Фамилия		Семейное положение
Домашний адрес	Количество детей
Телефон
Год рождения

Поле связи в обеих таблицах должно быть ключевым. В примере — это Код сотрудника.

Отношения «один ко многим»

Выполненные работы

Сотрудники

Код сотрудника		Код сотрудника
Фамилия		Дата выполнения работы
Домашний адрес	Количество часов
Телефон	Стоимость работы
Год рождения

Поле связи должно быть ключевым только в таблице с отношением один (Сотрудники).

Кроме таблиц, в базе данных Access могут содержатся средства для работы с данными: формы, запросы, отчеты и т.д. База данных хранится в файле с расширением mdb.

Таблица может быть создана в одном из пяти режимов.

Режим таблицы позволяет изменять имена полей и вводить данные. Тип поля определяется Access автоматически и не всегда правильно. Хорошо работает при занесении символьных и числовых данных. У вас могут возникнуть проблемы при занесении дат, не удастся занести логическое значение.

Конструктор позволяет изменить имя, тип и формат поля. В этом режиме невозможно вводить данные.

Мастер таблиц. Вы можете выбрать какие-то поля из таблиц-образцов.

Импорт таблиц. Вы можете скопировать готовую таблицу из какой-либо базы данных.

Связь с таблицей позволяет указать адрес готовой таблицы, с которой вы хотите работать.

Рассмотрим пример создания базы данных «Склад», содержащую три таблицы: «Товары», «Клиенты», «Заказы».

Товары

Клиенты


	" " Номер товара			- Номер клиента
Товар	Фамилия
Количество	Адрес
		Цена	Телефон
ОО	Номер заказа
Номер товара	Срок годности

	Номер клиента	эо
	Количество
	Дата заказа

Аналогично занесите 8 различных товаров в таблицу «Товары».

Занесите данные в таблицу «Заказы». Обратите внимание: номера товаров должны совпадать с номерами товаров из таблицы «Товары» (возможные значения от 1 до 8), а номера клиентов — с номерами клиентов из таблицы клиенты (1, 2, 3, 4, 5).

Установим отношения между таблицами. Щелкните по инструменту. «g схема данных. На экране появились окна Схема данных" и Добавление таблицы. Выберите таблицу «Товары» и щелкните по кнопке Добавить. Точно также добавьте таблицы «Клиенты» и «Заказы». Закройте пустое окно Добавление таблицы.

Замечание. Если добавились лишние таблицы, удалите их при помощи клавиши Delete.

Установим отношения между таблицами «Товары» и «Заказы», поле связи Номер товара.

Для этого установите указатель в поле Номер товара (таблица «Товары») и, удерживая левую кнопку, перетащите указатель в поле Номер товара (таблица «Заказы»). Отпустите кнопку мыши.

Появится окно диалога Изменение связей. Установите флажок в Обеспечении целостности данных, Каскадном обновлении связанных полей, Каскадном удалении связанных записей и нажмите на кнопку Создать.

В схеме данных появится отношение «один-ко-многим». Каскадное удаление и обновление записей означает, что если какой-либо товар будет удален из таблицы «Товары», произойдет автоматическое удаление записей из таблицы «Заказы».

Аналогично создадим отношения между таблицами «Клиенты» и «Заказы».

В результате схема данных приобрела вид:

Замечание. Если вам не удалось установить отношения между таблицами, проверьте ключевые поля таблиц и занесенные данные.

10. Закройте схему данных и Access.

Выводы

1. Система управления базами данных — это средство взаимодействия пользователя с базами данных.

2. База данных Access содержит таблицы и средства работы с данными. В Access существуют поля следующих типов: текстового, числового, даты/времени, логического, денежного, OLE-объект, Memo-поле, счетчик.

3. Таблица может быть создана в одном из пяти режимов. Для занесения данных используется режим Таблицы, а для изменения типа поля — Конструктор.

Контрольные вопросы______________________

1. Перечислите типы полей в Access. Поясните каждый из них.

2. Как вы считаете, какие типы должны иметь поля Должность, Индекс, Аванс, Налог, Фамилия, Дата рождения, Время прибытия, Номер поезда, Количество лет? Объясните, почему.

3. Какие типы отношений между таблицами может поддерживать Access?

4. Как должны быть проиндексированы поля связи в отношении «один к одному»?

5. Как должны быть проиндексированы поля связи в отношении «один ко многим»?

⇐ Предыдущая 37 38 39 40 414243 44 45 46 Следующая ⇒