Образец Табеля форм документов

Отдел Организационно-аналитический

Наименование формы документа	Код ОКУД	Кем и когда утверждена	Периодич-ность составления	Составитель документа	Внутреннее согласование	Внешнее согла-сование	Подпись	Утверж-дение	Печать	Куда представ-ляется	Приме-чания

Положение об отделе	02111117	‑	По мере необходи-мости	Зав. отделом	Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров	Нет	Зав. отделом	Руково-дитель управ-ления	Нет	Внутрен-ний
Должностная инструкция главного специалиста	02520519	‑	По мере необходи-мости	Зав. отделом, главный специалист	Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров	Нет	Зав. отделом	Руково-дитель управ-ления	Нет	Внутрен-ний
Должностная инструкция ведущего специалиста	02520519	‑	По мере необходи-мости	Зав. отделом, ведущий специалист	Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров	Нет	Зав. отделом	Руково-дитель управ-ления	Нет	Внутрен-ний
План работы отдела	‑	Приказ руководителя управления от 15.03.1999 №64	Ежемесячно, за 3 дня до начала следующего месяца	Зав. отделом	Зам нач-ка управления	Нет	Зав. отделом	Руково-дитель управ-ления	Нет	Внутрен-ний
Отчет о работе отдела	‑	Приказ руководителя управления от 15.03.1999 №64	До 5-го числа следующего за отчетным месяца	Зав. отделом	Зам нач-ка управления	Нет	Зав. отделом	Руково-дитель управ-ления	Нет	Внутрен-ний

Разработка Альбома форм документов. При проведении работ по совершенствованию документации в организации кроме Табеля форм документов разрабатывается Альбом форм документов. Как правило, разработка Табеля и Альбома ведется одновременно, и Альбом включает унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но Альбом форм документов может разрабатываться и использоваться самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.

В любом случае, независимо от того, разрабатывается Альбом форм одновременно с Табелем или же самостоятельно, необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов. Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и с заполнением карт документов. Если организация разрабатывает только Альбом форм, отбираются образцы тех документов, которые будут включаться в него. Это могут быть далеко не все виды и разновидности документов, применяемых организацией, а только некоторые из них. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов, применяемых организацией, и др.

Разработка Альбома форм должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов).

2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов.

4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их и, соответственно, нуждающиеся в унификации.

В настоящее время в России разработано девять унифицированных систем документации. Все они, за исключением Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которая в настоящее время не применяется, являются действующими системами и используются в деятельности организаций. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения, и в деятельности любой организации используются те или иные формы документов из состава УСД. При разработке Альбома форм документов применяемые организацией унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а уже затем включены в Альбом форм.

Унификация формы документов предполагает:

- определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

- установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

- унификацию текстов документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной – информация, позволяющая отличить повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной информации.

Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Унифицированный текст документа может быть представлен в УФД в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста будет характер информации, содержащейся в тексте документа.

Различают несколько форм представления унифицированных текстов:

- текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию;

- анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам;

- таблица – форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков, имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи. Форма представления унифицированного текста в виде трафарета выбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и т.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

Унифицированная форма документа с текстом-трафаретом имеет следующий вид:


^{Наименование структурного подразделения}

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ	Генеральному директору
	(Инициалы, фамилия)
	№

Прошу Вас назначить на должность

^{(наименование до}^{лжности с указанием структурного подразделения)}
^{(фамилия, имя, отчество)}с окладом согласно штатному расписанию.

года рождения,
⁽^{фамилия, инициалы)}образование,
в 19 году окончил(а)
^{(наименование учебного заведения)}по специальности.

Имеет большой опыт работы в области.

Продолжительное время занимался(ась).

Руководитель структурного подразделения

Подпись

Инициалы, фамилия

В анкетах и таблицах текст упрощен, в тексте преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка и т.д.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос – ответ».

Унифицированная форма документа с текстов в виде анкеты может выглядеть следующим образом:


^{Наименование организации}		Форма утверждена приказом директора Территориального агентства в Москве от 27.06.1997 № 18

ОТЧЕТ

	№

управляющего предприятия-должника,
действующего на основании договора-подряда

I. Общие сведения

1. Управляющий предприятия-должника

^{(фамилия, имя, отчество)}Главный бухгалтер предприятия-должника

^{(фамилия, имя, отчество)}2. Предприятие-должник.
^{(наименование, юридический адрес,}
^{ведомственная принадлежность, наличие ограничений на приватизацию,}
^{наличие мобилизационных мощностей и мобилизационных ресурсов}⁾3. Орган исполнительной власти, заключивший договор подряда с управляющим
предприятием-должником.

^{(наименование)}Срок действия договора-подряда.
Отчетный период.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 Следующая ⇒