Тема 4. Разработка и применение унифицированных форм документов.

Унификация и стандартизация.

Унификация – это приведения каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.

При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек, сложившихся в системе документации, лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т.к. содержание унифицированной формы документов включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления.

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

Стандартизация – деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспобности продукции, работ или услуг.

Стандарт – документ, в котором в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг (Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»). Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизации и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере – стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:

- национальные стандарты;

- правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- стандарты организаций.

В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов, устанавливающих правила оформления документов.

Одна из целей стандартизации – это достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в РФ затрагивают не только бумажные документы, но и создание и эксплуатацию компьютерных систем и технологий.

Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне. Широкое распространение в мире получили стандарты ИСО (Международной организации по стандартизации), которая является федерацией национальных органов стандартизации. Разработкой стандартов в ИСО заняты Технические комитеты (ТК). Стандарты на документы и информацию в области управления, торговли и промышленности разрабатывает ТК 154, в области банковского дела – ТК 68, воспроизведения документов – ТК 171. Разработаны международные стандарты на требования к конвертам, написание адреса, размеры форматов бумаги, бланки писем, правила печати текстов, проставление дат и др. Вместе с тем ТК 154 занимается и стандартизацией информационных элементов, включаемых в документы. Например, ИСО созданы рекомендации по разработке, внедрению и использованию стандартов на представление данных, обрабатываемых с помощью ЭВМ. Эти стандарты используются для обмена информацией между различными организациями, участвующими в торговле, при условии обмена информацией с помощью новых компьютерных технологий. Таким образом, в международном масштабе стандартизация технических и конструкционных параметров документов и стандартизация их информационных элементов являются одним из аспектов управления документами.

Унификация документов.

Общие положения об унификации документов содержатся в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В частности ГСДОУ определяет цели унификации документов и устанавливает ее основные направления.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке.

Работа по унификации включает:

- разработку, внедрение и ведение унифицированных систем документации (УСД);

- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД; ECL$

- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

УСДECL представляет есобой комплекс взаимоувязанных:

- унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности;

- средств их ведения;

- нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Унифицированная система документации (УСД) – «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Таким образом, если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы. В состав УСД входят государственный стандарт, унифицированные формы документов, методические указания по их применению.

Унифицированная форма документов «включает совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации».

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

В настоящее время разработано девять УСД:

1. УСОРД – Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2. УСПУД – Унифицированная система первичной учетной документации.

3. УСБД – Унифицированная система банковской документации.

4. УСФДБ – Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

5. УСОСД – Унифицированная система отчетно-статистической документации.

6. УСУОБД – Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

7. УСДТ – Унифицированная система документации по труду.

8. УСДПФ – Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации.

9. УСВД – Унифицированная система внешнеторговой документации.

Ответственность за разработку и ведение УСД несут соответствующие министерства и ведомства:

- Росархив (УСОРД);

- Госкомстат России (УСПУД, УСОСД);

- Банк России (УСБД);

- Минфин России (УСФДБ, УСУОБД, УСДТ);

- Пенсионный фонд России (УСДПФ);

- Минэкономразвития России (УСВД).

Унифицированные формы документов, составляющие УСД, после их государственной регистрации включаются в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), хотя и входит в число действующих УСД, фактически не применяется в деятельности организации, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР 18.03.1979, в настоящее время в значительной своей части устарела, вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 г., не была опубликована.

Поскольку унифицированные формы документов, входящие в состав УСД, составляют лишь часть документации организаций, для упорядочения документов, не вошедших в УСД, но применяемых в деятельности, организации должны сами проводить работу по унификации форм документов. Результаты этой работы фиксируются в Табеле и Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организаций.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 Следующая ⇒