|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Упрощенная и обобщенная схема обработки информации в управлении.Стр 1 из 8Следующая ⇒
Тема 1. Информационные проблемы организации управления. Взаимосвязь управления, систем документации, систем классификации и кодирования технико-экономической информации и систем обработки документной информации.
Управление – функция организованных систем различной природы (технических, биологических или социальных), направленная на реализацию их целевых установок и поддержание внутренне присущей им структуры. Часто под процессом управления понимается организация совместной работы коллектива людей, обладающего соответствующими ресурсами для достижения поставленной цели. Для эффективности управления необходимо четко определить его цели, сформулировать и определить правила принятия решений. Если управление наилучшим образом соответствует поставленной цели, то оно является оптимальным. Критерий оптимальности – целевая функция. Цели управления: стратегические и тактические, отличаются уровнем обобщения и периодом действия, корректируются в соответствии с изменяющимися внутренними и внешними условиями. Состояние предприятия: удовлетворительное или неудовлетворительное. Неудовлетворительное: запланированные и фактические показатели развития предприятия не совпадают, появляются проблемы, для решения которых необходимо принимать соответствующие управленческие решения. Основные процессы управления организацией: - получение информации и ее обработка; - анализ, подготовка и принятие решений; - выполнение решения; - учет и контроль принятых решений. Автоматизированная система управления: процесс принятия управленческого решения невозможно полностью формализовать, поэтому обязательно решение принимается физическим лицом – экспертом (руководителем). АИ – ПЗ – (ГА КВ) – ИА – ВА – ВР На основе Анализа Информации, поступающей от объекта управления, человек производит Постановку Задачи для обеспечения наиболее эффективного управления объектом. Производится Генерация и Анализ возможных вариантов решения, а также Критерия Выбора. После Исследования Альтернатив в соответствии с критерием выбора производится Выбор Альтернативы, наиболее соответствующей критерию. Выбранная альтернатива дополнительно анализируется и происходит окончательная Выдача Решения. Важнейший аспект принятия управленческого решения – информационное обеспечение управления. Информационное обеспечение – многогранное понятие: 1) органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления; 2) сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация; 3) одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения; 4) сложный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управления, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам – пользователям информационных систем – в соответствии с их информационными потребностями. Смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы. Клод Шеннон: информация – «снятая неопределенность». Больше информации – меньше свободы. Важные стороны информации: структура, форма представления. Структура информации – взаимосвязи между ее составными элементами. Фундаментальное свойство информации – системность. Система – совокупность, обладающая такими свойствами, которыми не обладает ни один из входящих в нее элементов в отдельности (предприятие). Форма представления информации: символьно-текстовая, графическая, звуковая. Информатизация общества: повышение роли информации в обществе. Качественные изменения: 1) ускорение темпов роста объема информации, «информация – единственный неубывающий ресурс в обществе»; 2) рост удельного веса коммуникативных проблем (искажение и потери информации в процессе передачи); 3) трудности, связанные с наличием межъязыковых, географических, административных, терминологических и др. барьеров; 4) проблемы в практическом применении информации, связанные с рассеянием информации – хаотическим рассредоточением по различным источникам. Работа по решению перечисленных проблем привела к выделению самостоятельной науки – информатики, выделению информационной деятельности, развитию информационных технологий. Основные информационные процессы: - сбор – деятельность по получению сведений о каком-либо объекте; - преобразование в удобный вид; - передача; - обработка – процесс преобразования информации в соответствии с определенным алгоритмом; - хранение – процесс накопления информации и поддержания ее в виде, обеспечивающим выдачу данных по запросам в установленные сроки; - тиражирование – размножение; - распространение – передача результата пользователю в требуемом виде. Информация: источник ® сбор ® преобразование ® передача ® обработка ® хранение ® тиражирование ® распространение ® источник. Информация, используемая для принятия управленческих решений на уровне предприятия, организации, учреждения: - технические характеристики средств производства; - описание технологии и условий производства; - рыночная конъюнктура; - сведения об оборотных средствах; - сведения о кадровом составе; - сведения о наличии и потребностях в ресурсах; - нормативы, плановые задания; - совокупность расчетных показателей (рентабельность, себестоимость и т.д.); - инструкции, методики и т.д. Содержательная классификация управленческой информации зависит от отраслевой принадлежности и уровня управления. Тема 3. Внемашинное информационное обеспечение управления.
Информационная работа референта: - систематический сбор и обработка информации по определенной теме или проблеме для периодических референтских докладов как в устной, так и в письменной форме; - сбор, обработка и анализ информации по специальному запросу руководителя. Если какое-либо структурное подразделение в организации отсутствует, то именно эта функциональная область будет предметом постоянного изучения (если отсутствует служба маркетинга, то референту поручают изучение конъюнктуры рынка).
Этапы информационной работы
«Узнайте, куда отправить секретарей для повышения квалификации» – необходимо составить перечень учебных заведений, предлагающих оптимальные программы обучения секретарей по оптимальной цене. Можно уточнить.
Для представления перечня учебных заведений: - типы существующих учебных заведений; - продолжительность обучения; - перечень изучаемых дисциплин; - содержание учебных программ; - количество часов, отведенных для каждой дисциплины; - стоимость учебного часа; - наличие учебных пособий; - …
- специализированные издания, имеющий периодический или непериодический характер, в т.ч.: официальные издания органов государственной власти и управления, справочная литература по соответствующему вопросу (журналы «Делопроизводство», «Делопроизводство на предприятиях, в организациях, учреждениях», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера»); - электронные информационные базы («Кодекс», «Гарант», «Консультант Плюс»), в т.ч. с доступом через интернет, каталоги и поисковые системы интернета (Rambler, Яndex); - внутренние информационные базы организации (перечни партнеров и клиентов, полученные справки, сводки, прайс-листы, данные маркетинговых исследований); - источники информации единичного или случайного характера (СМИ, ответы на запросы, опросы, специализированные выставки, устная информация от сотрудников организации), в основном используются для получения информации по специальному однократному запросу.
При отборе источника необходимо по возможности выбирать те, которые содержат первичную, не интерпретированную информацию – первоисточник.
- фактография, т.е. фиксация фактов без их анализа и обобщения (количественные показатели, статистические данные, конкретные факты); Часто фактографические данные являются результатом анкетирования объекта исследования. Особое значение имеют разработка и использование унифицированной формы фиксации информации (анкеты, опросного листа). Целесообразно использовать табличную форму:
Критерии, параметры, признаки должны, с одной стороны, достаточно полно и достоверно характеризовать объект, с другой – позволять при необходимости сравнить (сопоставить) объект с другими объектами изучения. Данные по каждому объекту вносятся в унифицированную форму:
- обработка текстов письменных источников: тексты письменных источников наряду с полезной информацией содержат избыточную (для решения конкретной задачи). Необходимо выделить основную информацию, а именно: § название источника; § фамилию автора; § тему, рассматриваемые проблемы; § фактографию; § выводы автора работы; § критическую оценку материала (при необходимости). В основу обработки текстов письменных источников положен принцип «сжатия», т.е. концентрации информации. Информация делится на главную (основные положения, факты, цитаты, статистические данные) и второстепенную (примеры, пояснения, аргументы). В отдельных случаях необходимо помимо результатов обработки необходимо предоставлять полный текст источника. Ссылка на письменный источник информации включает в себя следующие обязательные элементы библиографического описания: § заголовок – фамилия и инициалы автора; § заглавие – название произведения; § издание – сведения об отличиях данного издания от других изданий этого произведения; § выходные данные – место издания, наименование издательства; год издания; § фактическое количество страниц, листов. При оформлении ссылок на печатные издания используют библиографическое описание, расположенное на второй странице издания. Общая схема ссылки: Автор(ы). Основное заглавие: сведения, относящиеся к заглавию / Сведения об ответственности. – Сведения об издании. – Место издания: издательство, дата издания. – Объем. Ссылка на традиционные печатные документы: Экономическая информатика / Под ред. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова. – Спб: Питер, 2000. – 560 с. Румянцева С.А. Информационное обеспечение управления // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. №6. С. 14‑ 18. Кадушкин А., Михайлова Н. Способы амортизации основных фондов: сравнительный анализ // Финансовая газета. 1999. Апрель. № 15. С. 5. Ссылка на электронные ресурсы на компакт-дисках: аналогично. Ресурсы интернета: Веб-документ: Фамилия И.О. Название – Организация. Электронный адрес документа (дата просмотра). Электронная почта: Фамилия И.О. < электронный адрес отправителя> Название. Личная переписка (дата получения). Телеконференции: Фамилия И.О. < электронный адрес автора> Название. Дата публикации – Адрес конференции (дата получения). FTP: Фамилия И.О. Название. – Адрес FTP-сервера (дата просмотра). Дата просмотра необходима в связи с непостоянностью существования электронных ресурсов. - обработка, обобщение (анализ) полученной информации. Используются методы: § расчетов – суммирование данных, выведение средних показателей, пропорциональных зависимостей; § сравнения (сопоставления) – если необходимо сопоставить сведения о нескольких объектах; данные за несколько периодов; данные нескольких источников; выводы, позиции, мнения нескольких авторов; сопоставление позволяет сделать выводы об общих закономерностях, типизировать отдельные признаки, выявлять уникальные критерии. Сопоставлением установить типовой набор дисциплин, путем расчетов найти среднее количество учебных часов по дисциплине, выявить особые предложения (менеджмент, основы правовых знаний).
Основные формы представления информации в практике работы референта: - устная информация используется в том случае, когда данные необходимы руководителю «для сведения», он не планирует их в дальнейшем обобщать, анализировать или использовать в качестве доказательства; - выписка – копия части текста документа, изготавливается с помощью современных копировальных средств; в копии необходимо выделить (подчеркнуть) главную информацию и оформить ссылку на ее источник; если выписка представляет собой копию организационно-распорядительного документа, необходимо оформить отметку о заверении копии; - сводная таблица наиболее часто используется для представления информации, т.к. содержит только необходимую информацию, упрощает сопоставление данных, позволяет сократить время принятия решения;
Рассчитать суммарные и средние значения. - аналитическая справка (обзор) обеспечивает доказательность информации, поэтому используется в основном для представления информации в сторонние организации: поставщикам, потребителям, партнерам и т.д. Содержание справки описывает этапы информационные работы и фиксирует данные, полученные в результате информационного поиска. Информационно-аналитическая справка (обзор) включает в себя следующие разделы: § цель и задачи работы; § обзор источников информации, критерии и обоснование их отбора; § основное содержание: факты, показатели, статистические данные и т.д., излагаются в обобщенном виде в соответствии с порядком решения задач работы; § выводы и предложения: выводы должны соответствовать целям работы, а предложения (если необходимо) – включать в себя рекомендации по ее практическому применению; § приложения – материалы, которые разъясняют или дополняют основное содержание: таблицы, схемы, диаграммы, графики и т.п. § список источников и литературы, которые использовались при подготовке работы.
О повышении квалификации секретарей В связи с необходимостью повышения квалификации секретарей ЗАО «Прогресс» было проведено изучение рынка образовательных услуг. Цель работы: выявление учебного заведения, предлагающего оптимальные программы обучения секретарей по оптимальной цене. Объектами изучения являлись учебные центры и курсы, предлагающие услуги по дополнительному образованию. Основными задачами работы являлись составление перечня соответствующих учебных заведений и сопоставление следующих данных: - продолжительность обучения; - перечень изучаемых дисциплин; - количество часов, отведенных для изучения каждой дисциплиной; - наличия дополнительных учебных программ; - стоимость учебного часа; - наличие учебных пособий. В качестве источников информации использовались журналы «Где учиться? », «Куда пойти учиться» за сентябрь 2004 г. как специализированные издания данного сегмента рынка, предлагающие наиболее полную и достоверную информацию. Данные печатных изданий дополнялись информацией из Internet и сведениями, полученными в ходе опроса контактных служб учебных заведений. В ходе изучения рынка образовательных услуг установлено: 1. Обучение профессии «Секретарь-референт» предлагают более 30 учебных курсов и центров, 10 из них являются специализированными учебными заведениями, остальные – многопрофильные. При отборе учебного заведения необходимо руководствоваться систематичностью упоминаний о нем в периодических изданиях соответствующего профиля. 2. Установлен типовой набор дисциплин, предлагаемых в учебной программе каждого цента, а именно: делопроизводство, компьютерная подготовка, машинопись и психология делового общения. Большая часть учебных заведений (80%) включила в свои программы преподавание основ бухгалтерского учета, делового этикета и имиджа деловой женщины. Другие учебные центры (20%) предлагают обучение секретарскому делу, русскому языку и основам редактирования, кадровому делопроизводству. Отдельные учебные заведения включили в свои программы изучение основ правовых знаний (учебное заведение В), маркетинга (учебное заведение Е) и менеджмент (учебное заведение А). 3. В среднем отводится на изучение делопроизводства 25.6 академ.ч., секретарского дела – 18, компьютерной подготовки – 49.2, машинописи – 36.8, русского языка и основ редактирования – 5.3, основ бухучета – 4, психологии делового общения и имиджа деловой женщины – по 5.3 академ.ч. При этом учебное заведение Е выделяет 20 академ.ч. на изучение основ бухгалтерского учета, а учебное заведение А – 20 академ.ч. на изучение этикета и имиджа. 4. Содержание учебных программ типизировано следующим образом:
При этом учебное заведение С включило в программу изучения делопроизводства автоматизацию организации документооборота, а в курс компьютерной подготовки – MS Outlook и обзор систем электронного документооборота. 5. Оптимальную стоимость обучения можно выявить, сопоставив стоимость 1 академического часа каждого учебного заведения со средним показателем стоимости 1 академического часа. Средняя стоимость академ.ч – 45 руб. Учебное заведение А установило цену 1 академ.ч – 25 руб., учебное заведение В – 50 руб. 6. Каждое учебное заведение включило в цену учебного курса стоимость пособий. При этом учебные центры С и В предлагают учебные пособия, подготовленные преподавателями учебного заведения. 7. Продолжительность обучения варьируется в диапазоне 2‑ 4 месяца, чтоб обусловлено разным количеством занятий в неделю при среднем показателе 3. Сопоставление данных об учебных заведениях показало, что в большей степени соответствует критериям отбора учебное заведение С, поскольку предлагает: - необходимый и достаточный перечень дисциплин; - углубленное изучение специальных дисциплин; - квалифицированных преподавателей (авторов учебных пособий); - среднюю стоимость обучения.
Рациональная организация внемашинного информационного обеспечения руководителя. 1. Выяснить темы, по которым будут систематически осуществляться поиск и представление данных. 2. Уточнить объем, форму, периодичность и сроки представления информации; если представление информации осуществляется в форме устных обзорных докладов, то установить конкретное время доклада. 3. Подготовить и представить на рассмотрение руководителю проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) предписывающих сотрудникам организации в определенный срок представлять определенные сведения, если это необходимо для выполнения информационного задания. 4. Провести изучение и анализ однократных информационных запросов руководителя с целью выявления их ситуационной, тематической и хронологической закономерностей. 5. Обеспечить себе оперативный доступ к необходимым источникам информации: организовать подписку на печатные и электронные издания, сформировать и пополнять собственный справочно-информационный аппарат (каталоги, картотеки, досье и т.п.)
Практическая работа 1: По данным примера, пользуясь шаблоном, составить информационно-аналитическую справку по проблеме повышения квалификации секретарей: На бланке, со всеми необходимыми реквизитами В связи с необходимостью … было проведено изучение … Цель работы: … Объектами изучения являлись … Основными задачами работы являлись … В качестве источников информации использовались… В ходе изучения рынка образовательных услуг установлено: 1. Обучение профессии «Секретарь-референт» предлагают … При отборе учебного заведения необходимо руководствоваться … 2. Установлен типовой набор дисциплин, предлагаемых в учебной программе каждого цента, а именно: … Большая часть учебных заведений (…%) включила в свои программы … Другие учебные центры (…%) предлагают … Отдельные учебные заведения включили в свои программы … 3. В среднем отводится на изучение … (дисциплина – количество часов). 4. Оптимальную стоимость обучения можно выявить, сопоставив … (указать средние и крайние значения). 5. Каждое учебное заведение включило в цену учебного курса стоимость пособий. При этом учебные центры С и В предлагают учебные пособия, подготовленные преподавателями учебного заведения. 6. Продолжительность обучения варьируется в диапазоне 2‑ 4 месяца, чтоб обусловлено разным количеством занятий в неделю при среднем показателе …. Сопоставление данных об учебных заведениях показало, что в большей степени соответствует критериям отбора учебное заведение …, поскольку предлагает: … (в качестве приложения необходимо представить сводную таблицу данных об обучении профессии «Секретарь-референт» и список литературы).
Практическая работа 2: Образовательное учреждение ХХХ, занимающееся профессиональной переподготовкой кадров, планирует открыть филиалы в четырех регионах. По данным проекта «СтОящие люди» оценить привлекательность различных профессий для жителей региона, представить свои предложения по выбору специальностей подготовки во вновь открываемых филиалах. Результаты информационной работы изложить в форме информационно-аналитической справки (MS Word), представив в приложении сведения в наглядной табличной и графической форме (MS Excel).
Практическая работа 3: Перед фирмой ХХХ встала задача выбора: 1) организационной формы делопроизводства (8); 2) формы регистрации корреспонденции; 3) системы автоматизированного документооборота (5-7); 4) справочно-правовой системы (2-3); 5) мер по защите от вирусной атаки (4-5); 6) сканера (6); 7) конвертов (3) 8) планировки офиса (8); 9) мер по улучшению условий труда в офисе (4-5). А. Провести информационную работу (в парах): 1) определить цель работы; 2) определить задачи работы; 3) найти источники информации, используя журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» за 2004 год (в скобках по каждой теме указан номер журнала), материалы лекций по предметам «Информатика», «Информационные системы», «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Организационное проектирование», «Технические средства управления», «Организация секретарского обслуживания», а также другие доступные источники; 4) провести анализ фактов и сделать выводы; 5) предложить свои рекомендации по выбору; 6) продумать наглядную форму изложения сведений; 7) составить информационно-аналитическую справку по проблеме (MS Office); 8) подготовить презентацию для сопровождения устного выступления. Б. Обсудить работу товарищей других участников по принципу черно-белого оппонирования: 1) перечислить три наиболее сильные стороны представленной работы; 2) перечислить два момента, требующих доработки; 3) внести свои предложения по усовершенствованию; 4) оценить выступление на основе четырехбалльной шкалы (плохо, слабо, хорошо, отлично) по следующим критериям: а) наличие цели; б) четкость задач; в) достоверность источников; г) логическая стройность изложения; д) правомерность выводов; е) язык и стиль работы; ж) аккуратность оформления; 5) сделать итоговый вывод о работе.
Информационные ресурсы. На российском рынке сведения об информационных ресурсах предоставляются потребителям рядом организаций. Научно-технический центр «Информрегистр» Государственного комитета РФ по связи и информатизации осуществляет работы по учету и регистрации баз и банков данных и ведет Государственный регистр баз данных в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 28.02.1996 №226 «О государственном учете и регистрации баз и банков данных». Кроме того, он оказывает методическую помощь в подготовке сведений о создаваемых и эксплуатируемых базах и банках данных для государственной регистрации, публикует сведения о зарегистрированных базах и учтенных банках данных, оказывает информационные услуги. Ведет электронные каталоги и выпускает справочники: - электронный каталог Государственного регистра баз данных (3 тыс. записей) – наименования зарегистрированных российских баз, их содержание, технические средства реализации, данные о владельцах; - каталог «Базы данных России» - справочник; - каталог «Где найти адрес» - описания баз данных, содержащих сведения об организациях, предприятиях, их продукции и услугах; - каталог «Российские электронные издания». ООО «Международное Бюро Информации и Телекоммуникаций» (МБИТ) (www.mbt.ru) предлагает: - «Российская энциклопедия информации и телекоммуникаций»; - web-каталог деловой информации; - web-каталог бизнес-ресурсов по рынку товаров и услуг; - информационно-поисковые, аналитические и консультационные услуги. Центр информационной поддержки предпринимательства выпустил компакт-диск «Кто есть кто на рынке деловой информации России», содержащий базу данных 250 деловых информационных изданий, информацию по органам управления РФ и т.п. «Информационные ресурсы России» - ежемесячный журнал, выпускается Российским объединением информационных ресурсов научно-технического развития. «Информация и бизнес» - ежеквартальный журнал, выпускаемый агентством деловой информации «Бизнес-карта». Государственные информационные ресурсы – ресурсы, которые как элемент имущества находятся в собственности государства: - федеральные ресурсы; - информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении Российской Федерации и субъектов РФ; - информационные ресурсы субъектов РФ. Государственные информационные ресурсы являются важнейшим фактором, влияющим на выполнение всех функций государства, и обеспечивают выполнение следующих основных задач: - государственного управления; - обеспечения прав и безопасности граждан; - поддержки социально-экономического развития страны, развития культуры, науки, образования и т.д. Формирование государственных информационных ресурсов является главной задачей таких федеральных органов управления, как Министерство культуры РФ, Государственный комитет РФ по статистике (Госкомстат), Государственный комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт), Министерство природных ресурсов РФ, Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Росгидромет) и др. Государственные информационные ресурсы можно разделить на две группы: 1) информационные ресурсы, предназначенные для решения задач конкретного органа управления определенного звена; 2) информационные ресурсы, ориентированные на внешнего пользователя. Государственные информационные ресурсы, ориентированные на внешнего пользователя, имеющие общее методического руководство, схожие задачи, решаемые на основе единых нормативных документов, называются государственными информационными системами. К ним относятся библиотечная сеть Российской Федерации, архивный фонд Российской Федерации, государственная система статистики, государственная система научно-технической информации. 1. Библиотечная сеть РФ хранит опубликованную и тиражированную информацию, представленную в виде отечественных и зарубежных изданий. Насчитывает свыше 150 тыс. библиотек и включает в себя: - публичные библиотеки федерального, регионального и муниципального уровня; - систему научно-технических библиотек и справочно-информационных фондов, входящую в российскую государственную систему научно-технической информации (ГСНТИ); - информационно-библиотечную систему Российской академии наук (РАН); - библиотечную систему высших учебных заведений; - сеть муниципальных библиотек; - сеть сельскохозяйственных библиотек и т.д. На федеральном уровне крупнейшими публичными библиотеками являются: - Российская государственная библиотека (РГБ) – 38 млн. единиц хранения; - Российская национальная библиотека – 30 млн. единиц хранения; - Всероссийская государственная библиотека иностранной литературы. На региональном уровне функционирует 217 центральных библиотек всех 89 субъектов РФ и около 50 тыс. публичных городских и муниципальных библиотек. Сеть научно-технических библиотек трехуровневая, включает 7 тыс. библиотек с фондом 10 млн. единиц хранения. Библиотеки РАН объединены в четыре системы: Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-06-05; Просмотров: 1162; Нарушение авторского права страницы