Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии 


АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА




Выбор подхода к автоматизации документооборота

Необходимость автоматизации документооборота фирмы (организации) является требованием сегодняшнего дня. Делопроизводство с использованием бумажных журналов и карточек несовместимо с требованиями повышения эффективности работы на фирме (организации) в силу причин:

 

· информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе карточек организации и ее структурных подразделений. Получение информации о работе с документами на фирме (организации) требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных карточек;

· картотеки документов обычно отделены от исполнителей, они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов;

· размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и карточек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

Фирма Microsoft совместно с партнерами предлагает два поэтапных программно-методологических решения в области организации документооборота:

· автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота;

· электронный документооборот и делопроизводство.

Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является основным подходом к автоматизации документооборота на фирмах (организациях). Обрабатываемые документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Обмен официальными документами между фирмами (организациями) и передача их в государственные архивы происходит в бумажной форме.

Документом считается документированная информация в любой форме и на любом носителе, произведенная или полученная в начале, в ходе или по завершении деятельности организации или отдельного лица и имеющая содержание, контекст и структуру. Отличительной характеристикой электронных документов является то, что их содержание документируется на таком носителе и такими символами (двоичными знаками), которые требуют компьютерной или подобной технологии для прочтения и понимания. Электронные документы, в отличие от традиционных документов, являются не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.

Электронный документооборот и делопроизводство является технологическим ответом на требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности фирм (организаций). Электронный документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства.

10 января 2002 г. принят Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», целью которого является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действия настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательском Российской Федерации.

Для комплексной автоматизации делопроизводства (ДОУ) можно использовать программный продукт «ДЕЛО-Предприятие», входящий в семейство программных продуктов «ДЕЛО» и представляющий собой систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

ЗАЩИТА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА



Источники конфиденциальной информации

Информационная безопасность, являющаяся одной из составных частей экономической безопасности, достигается за счет использования комплекса систем , методов, средств защиты информации предпринимателя от возможных злоумышленных действий.

Предпринимательская деятельность тесно связана с получением, оформлением, обработкой и использованием разнообразных информационных потоков, поступающих от различных источников.

Можно выделить следующие категории источников, обладающих, владеющих конфиденциальной информацией или содержащие её в себе: люди, документы, публикации, технические носители, технические средства обеспечения производственной и трудовой деятельности, продукция, промышленные и производственные отходы.

ЛЮДИ в ряду источников конфиденциальной информации занимают особое место как активный элемент, способный выступать не только собственно источником, но и субъектом злонамеренных действий.

ДОКУМЕНТЫ – это самая распространенная форма обмена информацией, её накопления и хранения. Функциональное назначение документа весьма разнообразно. Документ может быть представлен не только различным содержанием, но и различными физическими формами – материальными носителями.

По направленности различают организационно-распорядительные, плановые, статистические, бухгалтерские и научно-технические документы, содержащие всю массу сведений о составе, состоянии и деятельности любой организационной структуры от государственного до индивидуального уровня, о любом изделии, товаре, замысле, разработке.

ПУБЛИКАЦИИ – это информационные носители в виде самых разнообразных изданий: книги, статьи, монографии, обзоры, сообщения, рекламные проспекты, доклады, тезисы.

ТЕХНИЧЕСКИЕ НОСИТЕЛИ. К техническим носителям информации относятся бумажные носители, кино-, фотоматериалы, магнитные носители (ленты, диски), видеодиски, видеофильмы, распечатки данных и программ на принтерах, промышленных телевизионных установок, табло индивидуального и коллективного пользования. Опасность технических носителей определяется высоким темпом роста парка технических средств, высокой степенью концентрации информации и большим количеством людей, участвующих в использовании этих носителей в практической деятельности.

ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. Технические средства как источники конфиденциальной информации являются широкой и ёмкой в информационном плане группой источников. В группу средств обеспечения производственной деятельности входят самые различные средства: телефоны, телефонная связь, телевизоры и промышленные телевизионные установки, радиоприемники, радиотрансляционные системы, системы громкоговорящей связи, киносистемы. Особую группу средств составляют автоматизированные системы обработки данных (АСОД). Опасность заключается в том, что в базах данных есть все о конкретном предприятии – от сотрудников до выпускаемой продукции.

ПРОДУКЦИЯ является особым источником информации, и за ее характеристиками весьма активно охотятся конкуренты. Для продукции существуют определенные этапы «жизненного цикла» : замысел, макет, опытный образец, испытания, эксплуатация, модернизация и снятие с производства. Каждый из этих этапов сопровождается специфической информацией, проявляющейся самыми различными физическими эффектами, которые в виде демаскирующих признаков могут раскрыть охраняемые сведения.

ПРОМЫШЛЕННЫЕ И ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ОТХОДЫ. Серьезными источниками являются материальные отходы и отбросы, химический анализ которых способен рассказать о многом.

 





Рекомендуемые страницы:


Читайте также:



Последнее изменение этой страницы: 2016-06-04; Просмотров: 879; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2021 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.019 с.) Главная | Обратная связь