АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Выбор подхода к автоматизации документооборота

Необходимость автоматизации документооборота фирмы (организации) является требованием сегодняшнего дня. Делопроизводство с использованием бумажных журналов и карточек несовместимо с требованиями повышения эффективности работы на фирме (организации) в силу причин:

· информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе карточек организации и ее структурных подразделений. Получение информации о работе с документами на фирме (организации) требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных карточек;

· картотеки документов обычно отделены от исполнителей, они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов;

· размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и карточек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

Фирма Microsoft совместно с партнерами предлагает два поэтапных программно-методологических решения в области организации документооборота:

· автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота;

· электронный документооборот и делопроизводство.

Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является основным подходом к автоматизации документооборота на фирмах (организациях). Обрабатываемые документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Обмен официальными документами между фирмами (организациями) и передача их в государственные архивы происходит в бумажной форме.

Документом считается документированная информация в любой форме и на любом носителе, произведенная или полученная в начале, в ходе или по завершении деятельности организации или отдельного лица и имеющая содержание, контекст и структуру. Отличительной характеристикой электронных документов является то, что их содержание документируется на таком носителе и такими символами (двоичными знаками), которые требуют компьютерной или подобной технологии для прочтения и понимания. Электронные документы, в отличие от традиционных документов, являются не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.

Электронный документооборот и делопроизводство является технологическим ответом на требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности фирм (организаций). Электронный документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства.

10 января 2002 г. принят Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», целью которого является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действия настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательском Российской Федерации.

Для комплексной автоматизации делопроизводства (ДОУ) можно использовать программный продукт «ДЕЛО-Предприятие», входящий в семейство программных продуктов «ДЕЛО» и представляющий собой систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

ЗАЩИТА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА

Источники конфиденциальной информации

Информационная безопасность, являющаяся одной из составных частей экономической безопасности, достигается за счет использования комплекса систем, методов, средств защиты информации предпринимателя от возможных злоумышленных действий.

Предпринимательская деятельность тесно связана с получением, оформлением, обработкой и использованием разнообразных информационных потоков, поступающих от различных источников.

Можно выделить следующие категории источников, обладающих, владеющих конфиденциальной информацией или содержащие её в себе: люди, документы, публикации, технические носители, технические средства обеспечения производственной и трудовой деятельности, продукция, промышленные и производственные отходы.

ЛЮДИ в ряду источников конфиденциальной информации занимают особое место как активный элемент, способный выступать не только собственно источником, но и субъектом злонамеренных действий.

ДОКУМЕНТЫ – это самая распространенная форма обмена информацией, её накопления и хранения. Функциональное назначение документа весьма разнообразно. Документ может быть представлен не только различным содержанием, но и различными физическими формами – материальными носителями.

По направленности различают организационно-распорядительные, плановые, статистические, бухгалтерские и научно-технические документы, содержащие всю массу сведений о составе, состоянии и деятельности любой организационной структуры от государственного до индивидуального уровня, о любом изделии, товаре, замысле, разработке.

ПУБЛИКАЦИИ – это информационные носители в виде самых разнообразных изданий: книги, статьи, монографии, обзоры, сообщения, рекламные проспекты, доклады, тезисы.

ТЕХНИЧЕСКИЕ НОСИТЕЛИ. К техническим носителям информации относятся бумажные носители, кино-, фотоматериалы, магнитные носители (ленты, диски), видеодиски, видеофильмы, распечатки данных и программ на принтерах, промышленных телевизионных установок, табло индивидуального и коллективного пользования. Опасность технических носителей определяется высоким темпом роста парка технических средств, высокой степенью концентрации информации и большим количеством людей, участвующих в использовании этих носителей в практической деятельности.

ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. Технические средства как источники конфиденциальной информации являются широкой и ёмкой в информационном плане группой источников. В группу средств обеспечения производственной деятельности входят самые различные средства: телефоны, телефонная связь, телевизоры и промышленные телевизионные установки, радиоприемники, радиотрансляционные системы, системы громкоговорящей связи, киносистемы. Особую группу средств составляют автоматизированные системы обработки данных (АСОД). Опасность заключается в том, что в базах данных есть все о конкретном предприятии – от сотрудников до выпускаемой продукции.

ПРОДУКЦИЯ является особым источником информации, и за ее характеристиками весьма активно охотятся конкуренты. Для продукции существуют определенные этапы «жизненного цикла»: замысел, макет, опытный образец, испытания, эксплуатация, модернизация и снятие с производства. Каждый из этих этапов сопровождается специфической информацией, проявляющейся самыми различными физическими эффектами, которые в виде демаскирующих признаков могут раскрыть охраняемые сведения.

ПРОМЫШЛЕННЫЕ И ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ОТХОДЫ. Серьезными источниками являются материальные отходы и отбросы, химический анализ которых способен рассказать о многом.

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 6 7 8910 11 Следующая ⇒