Документация и инвентаризация

 

Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения:

- описывают факты хозяйственной деятельности;

- фиксируют данные о них на материальных носителях;

- сохраняют и передают данные для дальнейшей обработки в системе учета.

Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета.

Как свидетельствует практика, одни хозяйственные операции быстротечны и завершаются в течение одного дня или даже быстрее, а другие занимают продолжительный период времени.

В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, завершенные хозяйственные операции.

Хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для достижения определенных результатов. Однако они отражают не все свершившиеся события и явления. Например, такие явления, как потери от стихийных бедствий, износ основных средств, недостача материальных ценностей и другие, не могут быть отнесены к хозяйственным операциям, хотя и оказывают влияние на имущественное состояние хозяйствующего субъекта. В связи с этим введено понятие «факт хозяйственной деятельности», которое охватывает все без исключения объекты и явления первичного бухгалтерского наблюдения.

Первичная единица бухгалтерского наблюдения— факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств организации и их источников, возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Документ — любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы);

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

· номер документа;

· адрес организации;

· основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;

· другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и др.). Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, проходящей в три этапа:

1) по форме — проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов;

2) арифметическая проверка — подсчет сумм;

3) по содержанию — проверяется законность совершенных операций, логическая увязка отдельных показателей.

Затем содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета,

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризации подлежат:

· все имущество, принадлежащее организации, независимо от его местонахождения;

· все виды финансовых обязательств организации (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы);

· другие виды имущества, не принадлежащие организации, но отраженные в бухгалтерском учете (обычно это имущество отражается на забалансовых счетах, например, 001, 004);

· имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Основные цели инвентаризации:

1) выявление фактического наличия имущества;

2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3) проверка полноты отражения в учете обязательств.

Различают полную и частичную, плановую и внезапную инвентаризацию.

Полная инвентаризацияохватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризацияохватывает один или несколько видов имущества или обязательств (например, только денежные средства).

Плановые инвентаризациипроводятся в заранее установленные сроки.

Внезапные инвентаризациипроводятся неожиданно для материально-ответственного лица, чтобы установить наличие ценностей (например, инвентаризацию кассы проводят внезапно).

Проведение инвентаризации обязательно:

1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3. при смене материально-ответственного лица (на день приема-передачи дел);

4. при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей;

5. в случае стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

6. при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

7. в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Рассмотрим общие правила (порядок) проведения инвентаризации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

1. представители администрации организации;

2. работники бухгалтерской службы;

3. другие специалисты (инженеры, экономисты и т.д.).

До начала проверки материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера при обязательном участии материально ответственных лиц.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от конкретных единиц измерения.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в его получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Выявленные при инвентаризации расхождения регулируются в следующем порядке:

· излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных организаций — на увеличение финансирования (фондов);

· недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации

 

Оценка и калькуляция

 

Оценка – это способ денежного (стоимостного) выражения активов, обязательств, капитала, доходов и расходов.

Оценка имущества и обязательств производится организацией для их отражения в текущем бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в денежном выражении. Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку; имущества, полученного безвозмездно – по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного в самой организации, – по стоимости его изготовления.

В бухгалтерском учете оценке подлежат следующие объекты учета:

1. Активы: основные средства, нематериальные активы, материальные запасы, готовая продукция, незавершенное производство, финансовые вложения, дебиторская задолженность;

2. Пассивы: собственный капитал (уставный капитал, добавочный капитал, резервный капитал, прибыль/убыток, целевое финансирование), кредиторская задолженность.

Калькуляция (от лат. calculatio - исчисление) - способ группировки затрат и определения себестоимости приобретенных материальных ценностей, изготовленной продукции и выполненных работ.
Калькуляция тесно связана с оценкой - себестоимость готовой продукции будет определяться, в частности, выбором методов оценки материалов, списанных в производство.
Калькуляции группируют по ряду признаков.
По отношению ко времени осуществления хозяйственного процесса различают нормативные, плановые (сметные) и отчетные (фактические) калькуляции:
Нормативная калькуляция исчисляется на начало отчетного периода и представляет величину затрат, которую предприятие израсходует на момент составления калькуляции, исходя из технического уровня производства и существующей технологии, на единицу выпускаемой продукции с учетом действующих норм и нормативов в постатейном разрезе (текущих норм затрат);
Плановые калькуляции составляются до начала отчетного периода.
В этих калькуляциях рассчитывается количество материальных и трудовых затрат для производства запланированного к выпуску количества продукции. Они составляются исходя из плановых норм расходов и других плановых показателей на отчетный период (при этом нормы расходов являются средними).
Разновидностью плановой калькуляции является сметная калькуляция; она рассчитывается при проектировании новых производств и конструировании вновь осваиваемых изделий при отсутствии норм расхода.
Отчетные (фактические) калькуляции составляются после совершения хозяйственных процессов.
Цель отчетной калькуляции - определение фактической (реальной) себестоимости продукции, выполненных работ и услуг.
Объект калькулирования - продукт производства, технологическая фаза, стадия, виды работ или услуг.
Калькуляционная единица - измеритель объекта калькулирования.
Примеры: 1 тонна, 1 центнер, условные укрупненные калькуляционные единицы (100 пар обуви, 1000 условных банок).
По объему затрат различают калькуляции производственной и полной себестоимости:
в калькуляциях производственной себестоимости отражаются затраты, возникшие в сфере производства;
калькуляции полной себестоимости отличаются от калькуляций производственной себестоимости на величину затрат, связанных с продажей продукции.
Данные калькуляций используются для управления организацией, контроля за соблюдением плановой (нормативной) себестоимости продукции, рентабельности хозяйственной деятельности, выявления резервов и путей снижения затрат

 

Учетная политики организации

 

В Положении по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008 под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, применения счетов бухгалтерского учета, организации регистров бухгалтерского учета, обработки информации.

Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами.

В случае, если в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета федеральными стандартами не установлен способ ведения бухгалтерского учета, такой способ самостоятельно разрабатывается исходя из требований, установленных законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами.

Учетная политика должна применяться последовательно из года в год.

Изменение учетной политики может производиться при следующих условиях:

1) изменении требований, установленных законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;

2) разработке или выборе нового способа ведения бухгалтерского учета, применение которого приводит к повышению качества информации об объекте бухгалтерского учета;

3) существенном изменении условий деятельности экономического субъекта.

В целях обеспечения сопоставимости бухгалтерской (финансовой) отчетности за ряд лет изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения.

При формировании учетной политики основными вариантными вопросами методики, организации и технической основы реализации способов ведения бухгалтерско­го учета организации являются следующие:

- порядок и критерии разграничения средств труда в бухгал­терском учете на основные и средства в обороте;

- варианты погашения стоимости основных средств и немате­риальных активов;

- варианты оценки сырья, материалов и других производствен­ных запасов, незавершенного производства, товаров и го­товой продукции;

- варианты учета затрат на производство продукции, работ, услуг, распределения косвенных расходов между объекта­ми учета и калькуляции;

- порядок отнесения на затраты производства (об­ращения) расходов будущих периодов;

- правила учета процесса продажи и варианты определе­ния (признания) выручки от продажи продукции, ра­бот, услуг, в том числе по работам и услугам долгосрочно­го характера по договорам на выполнение работ со сроком более одного года;

- варианты признания прибыли (дохода) от продажи про­дукции, работ, услуг;

- порядок создания резервов предстоящих расходов и плате­жей, а также резервов по сомнительным долгам и других резервов;

- варианты распределения издержек обращения на остаток товаров и продажу;

- порядок учета, распределения, использования прибыли, создания и использования резервов и резервного капитала;

- порядок учета и отражения доходов будущих периодов и прочих доходов отчетного периода;

- порядок учета и оценки расчетов по кредитам банков и зай­мам других организаций;

- варианты финансирования и учета затрат на ремонт основ­ных средств;

- варианты отражения на счетах операций по заготовлению и приобретению товарно-материальных ценностей и выпуска готовой продукции;

- методы производственного и варианты сводного учета зат­рат на производство продукции, работ, услуг;

- формы бухгалтерского учета;

- порядок организации и проведения инвентаризации иму­щества и финансовых обязательств, учета и отражения из­лишков и недостач товарно-материальных ценностей, вы­явленных при инвентаризации;

- порядок оформления и представления внутрипроизводствен­ной отчетности;

- варианты организации бухгалтерии.

Учетная политика должна быть ориентирована на выбор и исполнение таких правил (вариантов), которые являются обязательными и обеспечивают:

- полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности - принцип полноты информации;

- большую готовность к бухгалтерскому учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов - принцип осмотрительности;

- отражение в бухгалтерском учете фактов предпринимательской деятельности, исходя не только из их правовой формы, но и из их экономического содержания и условий хозяйствования - принцип приоритета содержания перед формой.

При формировании учетной политики также необходимо исходить из определенных допущений. Они считаются общепризнанными и нашли свое отражение как в международных, так и в большинстве национальных стандартов учета. В России таковыми считаются: имущественная обособленность, непрерывность деятельности, последовательность применения учетной политики, временная определенность фактов хозяйственной деятельности.

Учетная политика организации подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией организации решением совета директоров и подлежит раскрытию в пояснительной записке к годовому отчету организации.

На протяжении года организация должна строго следовать принятой учетной политике.

Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом издания приказа об организации соответствующей формы учетной политики.

Таким образом, организация выбирает варианты ведения бухгалтерского учета с учетом специфические особенности деятельности организации и другие влияющие факторы.

 

Формы бухгалтерского учета

 

Форма бухгалтерского учета –схема формирования и взаимосвязи информации, порядок и способы регистрации и группировки бухгалтерских данных.

Информация первичных документов в процессе обработки фиксируется и систематизируется с помощью учетных регистров в виде отдельных ведомостей, журналов, книг. В учетных регистрах информация из первичных документов группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей с выходом результатных данных.

По объему содержания операций различают регистры синтетического, аналитического учета и комплексные.

Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма.

Разновидностью шахматной формы является журнал-ордер, который также позволяет в один прием записать сумму по дебету и кредиту корреспондирующих счетов.

Регистры аналитического учета предназначены для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам. Построение и содержание регистров, в которых ведется аналитический учет, могут быть самыми разнообразными. В зависимости от объектов учета используют следующие учетные регистры, которые:

- ведутся параллельно регистрам синтетического учета и отдельно от них;

- группируют и накапливают однородные хозяйственные операции по аналитическим счетам для последующего их переноса итогом за месяц в регистры синтетического учета;

- совмещают синтетический и аналитический учет.

Комплексные учетные регистры совмещают регистры синтетического и аналитического учета (накопительные ведомости), поскольку параллельное ведение регистров аналитического учета с регистрами синтетического учета приводит к большому объему технической работы.

Форма бухгалтерского учета определяется структурой учетных регистров, способом записи в них, последовательностью связи между документами и регистрами с целью группировки и обобщения бухгалтерской информации.

Организации имеют право самостоятельно выбрать форму бухгалтерского учета в соответствии со своей учетной политикой.

В настоящее время известны следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная; журнально-ордерная; упрощенная; Журнал-Главная; форма бухгалтерского учета с применением программных продуктов.

В настоящее время развитие средств связи, новые возможности документирования фактов хозяйственной деятельности, их регистрации и архивирования обусловили преобразование вышеуказанных форм бухгалтерского учета с использованием программныхкомпьютерных программ.

Выделяют следующие виды программных продуктов: 1С: Бухгалтерия; Инфо-Бухгалтер; БЭСТ; Парус; Турбо Бухгалтер; Инфософт; Финансы без проблем.

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I.II. Инвентаризация имущества и обязательств
2. Глава 1.8. Техническая документация
3. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОБ АУКЦИОНЕ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
4. Документация по учету личного состава предприятия, по учету труда и его оплаты
5. Документация, применяемая при продаже перевозок.
6. Инвентаризация материально-производственных запасов (МПЗ)
7. Инвентаризация незавершенного капитального строительства
8. Инвентаризация незавершенного производства и расходов будущих периодов
9. Инвентаризация ОС основных средств
10. Информация и документация АЗС
11. Медицинское обеспечение безопасности дорожного движения. Медицинское обследование водителей. Предрейсовый и послерейсовый контроль. Документация.