Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 36Следующая ⇒

Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и другие.

а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические документы. Периодические документы - это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические документы - документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.

б) Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.

Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом подлинника является оригинал. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.

в) Классификация документов по месту происхождения различает местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).

Электронный документооборот. Преимущества и недостатки.

Как и все в этом мире, электронный документооборот имеет две стороны медали. У всего есть, как преимущества, так и недостатки, плюсы и минусы. В данной статье, будет описаны недостатки и преимущества электронного документооборота, его эффективность и перспективы.

Взвесить «все за и против» внедрения СЭД систем в компании, это очень важная часть при планировании структуры компании и типа ее документооборота. Хотя многие руководители, не уделяют достаточно внимания вопросу автоматизации документооборота и бизнес-процессов в целом, но это лишь те руководители, которые не знают преимущества электронного документооборота. Поговорим, сначала о преимуществах систем автоматизации, их не так уж и мало.

Основная эффективность электронного документооборота проявляется в том, что при его использовании все отделы и структуры вашей компании будут работать в одном информационном пространстве. В связи с этим, очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри компании. Также, немаловажным фактором, ставящий электронный документооборот на порядок выше обычного, является сохранность и безопасность документов. В современных системах используется шифрование данных, которое может пресечь попытки создания утечки информации. Стоит еще упомянуть о том, что при использовании такого типа документооборота, возрастает производительность сотрудников и снижается вероятность ошибок в обработке документов, которая зависит от квалификации работника. Да и перспективы электронного документооборота достаточно большие, это видно из вышеописанных плюсов.

Добавим в это море плюсов небольшое количество минусов, которые стоит брать во внимание при принятии решений о внедрении систем документооборота. Если компания внедряет систему СЭД с самого своего основания, то нижеприведённый минус можно не учитывать. А если решение принимает компания, у которой уже достаточно долгое время действует обычный документооборот, то нужно принимать во внимание то, что реформирование системы может вызвать ряд «стрессов» у сотрудников. Все новое, в нашей стране, принимается с трудностями. Также, принимайте во внимание тот факт, что компания может понести затраты на приобретение программ и систем документооборота, а также на их внедрение и дальнейшее обслуживание.

Использовать или не использовать электронный документооборот, преимущества и недостатки которого мы только что рассмотрели, дело каждого руководителя. Ведь каждый руководитель лично отвечает за то, насколько продуктивным будет его бизнес.

4. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов."

4.1. Необходимость единых правил оформления документов.

Стандартизация — это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления.

Государственные стандарты установили следующие основные принципы стандартизации системы документации:
• унификацию формуляров всех видов документов системы на основе единого формуляра-образца;
• применение единых правил составления документов;
• построение формуляра-образца (а следовательно, и всех документов системы) с учетом шага письма и межстрочных интервалов пишущих машин;
• обоснованное определение площадей для размещения реквизитов документов;
• применение типовых и трафаретных текстов для многократно повторяющихся случаев.

Формуляр-образец явился моделью построения всех документов системы в двух вариантах. Применение этой модели привело к сокращению форм организационно-распорядительных документов более чем в сто раз.

Предусматривается применение для всех видов документов не более двух стандартных форматов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм), постоянных размеров полей — и построение формуляров на основе конструкционной сетки. Нумерация вертикальных и горизонтальных линий позволяет определить координаты каждого реквизита документа. Стандарт установил также определенные участки конструкционной сетки для размещения наиболее распространенных документов.

Единые правила составления и оформления документов содержат требования к построению текстов документов, правила написания названий учреждений, организаций, предприятий, сокращенных слов, должностей.

Установлены также правила адресования корреспонденции, печатания и оформления реквизитов документов, разделения текста на составные части, согласования, подписания, утверждения и скрепления документов печатью.

Многие из этих правил отражают наиболее рациональную практику работы с документами, и внедрение большинства из них дает весомый экономический эффект. Так, построение текстов документов по определенной схеме позволяет ускорить чтение документов, особенно теми работниками управления, которым необходимо лишь бегло ознакомиться с содержанием.

Одним из эффективных путей улучшения качества управленческих документов является их унификация.
Унификация — это единообразие, установление максимального набора реквизитов или их отдельных характеристик, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге.

Стандартизация, являясь итогом унификации, ее высшей формой, имеет ряд положительных характеристик.

Так, стандартизация проводится при участии всех заинтересованных сторон, а унификация может проводиться в интересах лишь одной фирмы или ведомства. Требования стандарта являются обязательным для выполнения правилом, тогда как унифицированное решение может оказаться нереализованным пожеланием.

Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Они также способствуют выработке прогрессивных методов работы с документами.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒