Классификация управленческой документации.

Классификация документов.

Документы классифицируются:

по наименованиям
по месту составления (внутренние, внешние)
по содержанию: простые (посвящены одному вопросу), сложные (охватывают несколько вопросов).
по форме: индивидуальные (содержание каждого документа имеет свои особенности. Н: докладная записка), трафаретные (часть документа отпечатана, часть заполняется при составлении), типовые (созданы для группы однородных предприятий). Как правило все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах
по срокам исполнения: срочные (имеют сроки исполнения), несрочные
по виду оформления: подлинные (оригиналы), дубликат, копия.
по средствам фиксации: письменные (машинописные, рукописные), фото-, фоно-, кинодокументы.

Классификация управленческой документации.

Управленческая документация – документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Можно разделить на основные группы:

1. организационные (устав, положения, лицензия, правила внутреннего трудового распорядка ПВТР, инструкции не должностные, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции).

2. распорядительные (приказ, распоряжение, указание, решение)

3. по личному составу (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки формы Т-2, лицевые счета по зп, трудовые книжки, документы по соц.обеспечению)

4. плановые документы (планы экономического и соц.развития, бизнес-планы и т.д.)

5. финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, балансы, акты ревизий, сметы, кассовые книги, авансовые отчеты)

6. информационно-справочные (акты, письма, протоколы, докладные, объяснительные, служебные записки, справки, телефонограммы, факсы)

7. учетно-статистические (регистрационные журналы, статистическая отчетность, переписка)

Все вышеперечисленные документы за исключением финансово-бухгалтерских относятся к организационно-рапорядительным документам (ОРД).

Назначение и область применения ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ был разработан ВНИИДАД. Дата вода в действие 1 июля 2003 г. ГОСТ устанавливает состав реквизитов (их 30), требования к оформлению реквизитов, а также требования к бланкам и оформлению документов.

Требования к составлению и оформлению управленческой документации.

Документ должен быть содержательным, кратким и правильно оформленным. Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются 2 основных формата бланков документов: А4 и А5. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

общий бланк
бланк письма
бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Согласно ГОСТу каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (верхнее, нижнее, левое – 2 см., правое – 1 см.). меньше нельзя, больше можно. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее – на случай износа бумаги, верхнее – для нумерации страниц.

Нумерация страниц. Все страницы кроме первой нумеруются. Начинается с цифры 2. Нумерация проставляется в центре верхнего поля от верхнего обреза 1 см. Если документ печатается с обеих сторон листа, тогда лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.

Оформление реквизитов документов.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный.

Реквизиты:

государственный герб РФ. Герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с федеральным конституционным законом «О государственном гербе РФ». Герб РФ изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях предусмотренных законодательством, его располагают на бланках документов государственных организаций и учреждений, закон допускает изображение герба как в многоцветном варианте на геральдическом щите, в одноцветном варианте на геральдическом щите и одноцветный вариант без геральдического щита. При продольном расположении реквизитов герб располагается в центре верхнего поля, при угловом расположении реквизитов в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации.

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

герб субъекта РФ. Герб помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Построение такое же, как и при гербе РФ.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Помещают на бланках организаций в соответствии с Уставом (Положением об организации). Эмблема – символическое, графическое изображение, отражающее направление деятельности организации. Размеры эмблемы не ограничены. Не может помещаться на бланках документов, если на нем уже воспроизведен герб РФ или герб субъекта. При продольном расположении реквизитов эмблему располагают в центре верхнего поля или в левом верхнем углу на одном уровне с наименованием организации. При угловом расположении реквизитов эмблему располагают в левой верхней части над серединой строки с наименованием организации. Эмблема может быть теневой.

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

код организации. Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Обозначат так ОКПО 12345678 (8 цифр).
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Обозначают так ОГРН 12345678910113 (13 цифр).
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Обозначают так ИИИ/КПП 1111111111/123456789 (10 цифр/9 цифр).

Реквизиты 4, 5, 6 проставляют на бланках для писем ниже реквизита №9 справочные данные об организации.

код формы документа. Этот реквизит проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Обозначают так ОКУД 1234567 (7 цифр). Для унифицированных форм.
наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации.

Министерство топливной промышленности и энергетики

Республики Саха (Якутия)

Министерство топливной промышленности

и энергетики Республики Саха (Якутия)

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках. Автор документа выделяется жирным шрифтом и больше.

Министерство топливной промышленности и энергетики

Республики Саха (Якутия)

ГОСУДАРСТВЕННОЕ

УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

«ЯКУТУГОЛЬ»

(ГУП «ЯКУТУГОЛЬ»)

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ТАТАРСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫН

ПО ТАРИФАМ КОМИТЕТЫ

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставных документах. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском или справа.

РУССКИЙ КРЕДИТНЫЙ БАНК

RUSSIAN CREDIT BANK

РУССКИЙ КРЕДИТНЫЙ БАНК

RUSSIAN CREDIT BANK

Наименование филиала, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

МОСКОВСКАЯ АКАДЕМИЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ МОСКВЫ

СУРГУТСКИЙ ФИЛИАЛ

МОСКОВСКАЯ АКАДЕМИЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ МОСКВЫ СУРГУТСКИЙ ФИЛИАЛ

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

ОТДЕЛ КАДРОВ

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

ОТДЕЛ КАДРОВ

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

9.Справочные данные об организации. Включает в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номер факса, адрес электронной почты, номер счета в банке и т.д.). РАЗМЕР ШРИФТА 10. Перед столицами, а также перед наименованием городов, в состав которых входит слово «град» или «город», сокращение «г.» не ставиться. Н: Москва, Волгоград, Новгород. Этот реквизит не проставляется на внутренних документах, а используется только при переписке (на бланках для писем).

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

ул. Мира, 39, г. Сургут, Тюменская область,

Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, 628400.

тел.: (3462) 22-22-22, 34-35-36.

ОКПО 12345678 ОГРН 1234567891111

ИНН/КПП 1234567891/123456789

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ТАТАРСТАН РЕСПУБЛИКАСНЕН

ПО ТАРИФАМ КОМИТЕТЫ

ул. Карла Маркса, д. 66, Казань, 420015 ур. К.Маркс, 66, мчи йорт Казан, 420015

тел.: (843)21-21-21, факс: (843)36-37-38 тел.: (843)21-21-21, факс: (843)36-37-38

ОКПО 12345678 ОГРН 1234567891234 ОКПО 12345678 ОГРН 1234567891234

ИНН/КПП 1234567891/123456789 ИНН/КПП 1234567891/123456789

10. наименование вида документа (приказ, акт, протокол и т.д.). проставляется на всех видах документов, кроме писем. Наименование вида документа пишется заглавными буквами, жирным не выделяется. Если наименование вида документа состоит из 3-8 букв, его необходимо писать разрежено. При продольном расположении реквизитов наименование вида документа пишется посередине строки, при угловом – от начала левого поля или центруется относительно длинной строки в наименовании организации. Размер шрифта 12-13.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

П Р И К А З

11. дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну единую дату. Дату документа оформляют арабскими цифрам. Допускается словесно-цифровой или цифровой способ оформления даты (Н: 16 января 2012 г., 16.01.2012). При цифровом «г.» не ставиться. Если день или месяц однозначное число, то впереди ставиться «0» (04.03.2012), год обозначается четырьмя цифрами (2012). В некоторых документах есть место для даты («___»_______2012 г.) если такой вариант то рукописно словесно-цифровой. При угловом и при продольном расположении реквизитов дату вносят сразу от начала левого поля. Размер шрифта 12-13.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

ул. Мира, 39, г. Сургут, Тюменская область,

Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, 628400.

тел.: (3462) 22-22-22, 34-35-36.

ОКПО 12345678 ОГРН 1234567891111

ИНН/КПП 1234567891/123456789

«__» ________ 2012 г.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

П Р И К А З

16.01.2012

12. регистрационный номер документа. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации номером дела по номенклатуре дел или информацией о корреспонденте.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

ул. Мира, 39, г. Сургут, Тюменская область,

Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, 628400.

тел.: (3462) 22-22-22, 34-35-36.

ОКПО 12345678 ОГРН 1234567891111

ИНН/КПП 1234567891/123456789

«__» ________ 2012 г. №_____

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

П Р И К А З

16.01.2012 №_____

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит проставляется только на письмах-ответах.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

ул. Мира, 39, г. Сургут, Тюменская область,

Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, 628400.

тел.: (3462) 22-22-22, 34-35-36.

ОКПО 12345678 ОГРН 1234567891111

ИНН/КПП 1234567891/123456789

«__» ________ 2012 г. №_____

На №37 от 05.01.2012

14. место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные организации».

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

П Р И К А З

16.01.2012 №_____

г. Сургут

Адресат

В качестве адресата могут быть: Организации, их структурные подразделения, должностные или физ.лица.Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в Иминительном падеже

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС» Московский завод «Чайка»

(ООО «СИРИУС») Отдел кадров

ул. Мира, 39, г. Сургут, Тюменская область,

Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, 628400.

тел.: (3462) 22-22-22, 34-35-36.

ОКПО 12345678 ОГРН 1234567891111

ИНН/КПП 1234567891/123456789

«__» ________ 2012 г. №_____

При адресовании документа к должностному лицу инициалы указывают п/д фамилией, должность лица, которому адресован документ указывают в Дательном падеже

НАПРИМЕР:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС» Багинской Н.Д.

(ООО «СИРИУС») ул. Энергетиков, д. 21, кв. 7

г. Сургут, Тюменская область, 628412

ул. Мира, 39, г. Сургут, Тюменская область,

Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, 628400.

тел.: (3462) 22-22-22, 34-35-36.

ОКПО 12345678 ОГРН 1234567891111

ИНН/КПП 1234567891/123456789

«__» ________ 2012 г. №_____

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом. гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (это слово пишется без «» и после этого слова двоеточие не ставиться), наименование должности лица утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу. Если на бланке есть наименовании организации, то в должности ее не указываем, а если же нет -то указываем в должности(Генеральному директору ООО «СИРИУС»)

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

А.С.Петров

«__»____________2012 г.

При утверждении док-та несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор Заместитель генерального директора

А.С.Петров Г.Д.Иванов

«__»____________2012 г. «___»___________2012 г.

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом, приказом гриф Утверждение состоит из слова: УТВЕРЖДЕН (-а, -ны, -но), наименование утверждающего док-та в Творит падеже (кем? чем? ) его даты и номера.

УТВЕРЖДЕНА

приказом генерального директора

от 18.01.2012 №5

17.РЕЗОЛЮЦИЯ.

Это реквизит включает в себя фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), срок исполнения, содержание поручения(при необходимости), подпись и дату. Пишется рукописным способом на свободном месте.

Багинская Н.Д

Подготовить проект

приказа о переводе

к 20.12.2012

личная подпись 18.01.2012

Резолюцию можно оформлять на отдельном листе. Если документ подшивается в дело его необходимо подшить вместе с резолюцией.

18.Заголовок к тексту

Включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида док-та. Заголовок может отвечать на вопросы (о чем? о ком? ) Н: О создании аттестационной комиссии; кого? чего? Н: Должностная инструкция инспектора отдела кадров.

В конце заголовка точка не ставиться, жирным не выделяется, в кавычки не берется.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«СИРИУС»

(ООО «СИРИУС»)

П Р И К А З

16.01.2012 №_____

г. Сургута

о создании аттестационной комиссии

К тексту док-та, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Если заголовок большой, его можно разбить на несколько строк, но не больше четырех.

Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом (Контроль). Место расположения этого реквизита в правом верхнем углу на верхнем поле

КОНТРОЛЬ

Текст документа

Оформляется: размер шрифта 12/13, выравнивание по ширине, могут состоять из двух частей: в первой части- указывают причины, основания, цели составления док-та; во второй(заключительной)- решения, выводы просьбы, предложении, рекомендации.

В тексте док-та подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов необходимо указать их реквизиты: наименование документа, наименование организации автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Например:

В соответствии с приказом Министра от 10.01.2012 № 10 « Об обеспечении противопожарной безопасности»

21. отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения названного в тексте письма оформляют следующим образом:

НАПРИМЕР: Приложение: на 5л. в 2 экз(от начала левого поля)

Если письмо имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров

НАПРИМЕР: Приложение: Акт на 1л. в 1 экз.

Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, указывают наименование каждого прилагаемого документа, а так же кол-во листов и экземпляров.

НАПРИМЕР:

Приложение: 1. Акт на 1 л. в 1 экз.

2.Протокол на 1 л. в 1 экз.

Если приложение сброшюрованы, то кол-во листов не указывают

НАПРИМЕР: Приложение: УМК в 1 экз.

Реквизит о наличии приложения пишеться после реквезита ТЕКСТ.

22.Подпись

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ(полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное- на документе оформленном на бланке) личная подпись, расшифровка подписи(инициалы, фамилия)

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

ул. Мира, 39, г. Сургут, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, 628400.

тел.: (3462) 22-22-22, 34-35-36. Тел./факс.: (3462) 22-22-22

ОКПО 12345678 ОГРН 1234567891111 ИНН/КПП 1234567891/123456789

ТЕКСТ

А.С. Петров

При подписании док-та несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне

НАПРИМЕР:

Гриф согласования документа

Состоит из слова: СОГЛАСОВАНО, должности лица с которым согласован документ(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи( инициалы и фамилия), даты согласования. Этот реквизит располагают в левом нижнем углу. Если документ имеет титульный лист, то тогда гриф располагают в левом верхнем углу.

НАПРИМЕР:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ООО «Электрон»

А.С.Сидоров

«____»_________2012 г.

Виза согласования

Внутренне согласование документа оформляют визой, которая включает в себя, должность визирующего документ, личную подпись, расшифровка подписи и дату.Этот реквизит располагают в левом нижнем углу.

НАПРИМЕР:

Юрисконсульт

Н.Д.Багинская

«__»_________2012 г.

Если к документу прилогаются замечания, их оформляют на отдельном листе и подписывают

НАПРИМЕР:

С п.2 не согласен-подпись

Юрисконсульт

Н.Д.Багинская

«__»_________2012 г.

Замечания прилагаются

Юрисконсульт

Н.Д.Багинская

«__»_________2012 г.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы могут проставляться в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в левой нижней части лицевой стороны отправляемого документа.

Оттиск печати.

Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Документы заверяют печатью организации.

НАПРИМЕР:

Отметка об исполнителе.

Этот реквизит включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.Отметку об исполнители располагают, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Классификация документов.

Документы классифицируются:

по наименованиям
по месту составления (внутренние, внешние)
по содержанию: простые (посвящены одному вопросу), сложные (охватывают несколько вопросов).
по форме: индивидуальные (содержание каждого документа имеет свои особенности. Н: докладная записка), трафаретные (часть документа отпечатана, часть заполняется при составлении), типовые (созданы для группы однородных предприятий). Как правило все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах
по срокам исполнения: срочные (имеют сроки исполнения), несрочные
по виду оформления: подлинные (оригиналы), дубликат, копия.
по средствам фиксации: письменные (машинописные, рукописные), фото-, фоно-, кинодокументы.

Классификация управленческой документации.

Можно разделить на основные группы:

2. распорядительные (приказ, распоряжение, указание, решение)

4. плановые документы (планы экономического и соц.развития, бизнес-планы и т.д.)

7. учетно-статистические (регистрационные журналы, статистическая отчетность, переписка)

12 3 Следующая ⇒