Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Организация документооборота и исполнения документов



Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до за­вершения исполнения или отправки обра­зует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения докумен­тов и операции, производимые с ними в администрации города, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структур­ных подразделениях, должностными регламентами.

Организация доставки документов

4.2.1. Доставка документов в администрацию города осу­ществляется, как правило, средствами поч­товой, фельдъегерской и электрической связи, а также нарочным.

С помощью почтовой связи в администрацию города дос­тавляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей и мелких паке­тов, а также печатные издания.

4.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограм­мы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

4.3. Прием, обработка, предварительное рассмотрение

Поступающих документов

4.3.1. Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками отдела делопроизводства и контроля.

Поступившие документы сортируются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов, поступающих в администрацию города, приведен в приложении № 10.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность документов и приложений к ним. Ошибочно доставленные документы с соответствующей пометкой пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также при поступлении личных документов.

Конверты от писем, поступивших из-за границы, сохраняются и прилагаются к письмам.

4.3.2. Поступающие и отправляемые документы регистрируются с использованием регистрационных карточек (Приложение № 11).

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется, как правило, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование администрации города Бузулука, ОГРН, дату и регистрационный номер.

Если корреспонденция не вскрывается («лично», «конфиденциально»), то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке конвертов. Пакет с пометкой «лично» вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

При поступлении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и первом листе приложения, т.к. сотрудники работают не с сопроводительным письмом, а с приложением к нему.

4.3.3. Документы, адресованные руководству администрации города, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в отделе делопроизводства и контроля, а затем направляются руководству.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в администрации распределения функциональных обязанностей между заместителями главы администрации города.

Отделом делопроизводства и контроля в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности их доставки.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства и контроля, где содержание резолюции вносится в регистрационные карточки, а документ передается на исполнение.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю.

Ошибочно поступившая в структурные подразделения корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой в отдел делопроизводства и контроля.

4.3.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

4.3.5. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.3.6. При передаче и приеме докумен­тов по каналам факсимильной связи необ­ходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге форма А 4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- доставляются факсограммы на иностранных языках адресату без перевода;

- запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с пометкой «для служебного пользования»;

- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно;

- при пользовании факсимильной связью следует иметь в виду, что служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

- при необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело.

4.3.7. Документы в электронном виде, поступающие в администрацию города, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде соответствуют правилам приема, обработки документов, поступивших в администрацию города Бузулука на бумажном носителе и определяются настоящей Инструкцией.

 

Регистрация документов

4.4.1. Регистрации подлежат все доку­менты, требующие исполнения и ис­пользования в справочных целях, за исключением указанных в приложении № 12.

Регистрируются документы, поступаю­щие из других организаций и от физиче­ских лиц, а также создаваемые – внутрен­ние и отправляемые.

Документы регистрируются независи­мо от способа их доставки, передачи или создания.

4.4.2. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или ут­верждения. При передаче документа из од­ного подразделения в другое новый реги­страционный номер на документе, как пра­вило, не проставляется.

4.4.3. Регистрация документов произ­водится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содер­жания. Например, отдельно регистрируют­ся постановления, распоряжения администрации города по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

4.4.4. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

4.4.5. Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (ДСП), осуществляется специалистом отдела кадрового обеспечения и собственной безопасности.

 

Исполнение документов


Поделиться:



Популярное:

Последнее изменение этой страницы: 2016-07-14; Просмотров: 630; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.024 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь