Организация документооборота и исполнения документов

Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации города, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами.

Организация доставки документов

4.2.1. Доставка документов в администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также нарочным.

С помощью почтовой связи в администрацию города доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

4.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

4.3. Прием, обработка, предварительное рассмотрение

Поступающих документов

4.3.1. Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками отдела делопроизводства и контроля.

Поступившие документы сортируются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов, поступающих в администрацию города, приведен в приложении № 10.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность документов и приложений к ним. Ошибочно доставленные документы с соответствующей пометкой пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также при поступлении личных документов.

Конверты от писем, поступивших из-за границы, сохраняются и прилагаются к письмам.

4.3.2. Поступающие и отправляемые документы регистрируются с использованием регистрационных карточек (Приложение № 11).

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется, как правило, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование администрации города Бузулука, ОГРН, дату и регистрационный номер.

Если корреспонденция не вскрывается («лично», «конфиденциально»), то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке конвертов. Пакет с пометкой «лично» вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

При поступлении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и первом листе приложения, т.к. сотрудники работают не с сопроводительным письмом, а с приложением к нему.

4.3.3. Документы, адресованные руководству администрации города, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в отделе делопроизводства и контроля, а затем направляются руководству.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в администрации распределения функциональных обязанностей между заместителями главы администрации города.

Отделом делопроизводства и контроля в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности их доставки.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства и контроля, где содержание резолюции вносится в регистрационные карточки, а документ передается на исполнение.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю.

Ошибочно поступившая в структурные подразделения корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой в отдел делопроизводства и контроля.

4.3.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

4.3.5. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.3.6. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге форма А 4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- доставляются факсограммы на иностранных языках адресату без перевода;

- запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с пометкой «для служебного пользования»;

- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно;

- при пользовании факсимильной связью следует иметь в виду, что служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

- при необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело.

4.3.7. Документы в электронном виде, поступающие в администрацию города, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде соответствуют правилам приема, обработки документов, поступивших в администрацию города Бузулука на бумажном носителе и определяются настоящей Инструкцией.

Регистрация документов

4.4.1. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и использования в справочных целях, за исключением указанных в приложении № 12.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.4.2. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

4.4.3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются постановления, распоряжения администрации города по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

4.4.4. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

4.4.5. Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (ДСП), осуществляется специалистом отдела кадрового обеспечения и собственной безопасности.

Исполнение документов

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒