Разработка и ведение номенклатуры дел

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 4Следующая ⇒

6.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела с целью обеспечения их сохранности и учета, для осуществленияпоиска документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел, для определения сроков хранения дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на заведующего отделом делопроизводства и контроля.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда администрации города

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

6.1.3. В администрации города составляются сводная номенклатура дел, в состав которой входит номенклатура дел организационно-правового управления и отделов администрации города, не входящих в состав структурных подразделений администрации города (приложение № 14).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.

6.1.5. Номенклатура дел администрации города визируется заведующим отделом делопроизводства и контроля, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией (далее – ЭК) администрации города, сэкспертно-проверочной методической комиссией (далее ЭПМК) комитета по делам архивов Оренбургской области и утверждается (не позднее конца текущего года) главой города.

6.1.6. После утверждения номенклатуры дел отделы администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.7. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела делопроизводства и контроля. Второй используется в отделе делопроизводства и контроля в качестве рабочего, третий – в МБУ города Бузулука «Муниципальный архив», куда документы передаются на постоянное хранение

6.1.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.9. Номенклатура дел администрации города согласовывается с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области не реже одного раза в 5 лет. В случае существенных изменений в функциях и структуре администрации города разрабатывается новая сводная номенклатура дел, которая согласовывается с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области и утверждается главой города.

6.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел администрации города являются названия отделов администрации города Бузулука.

6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города Бузулука.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения отдела администрации города и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах каждого отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 02-05, где 02 – обозначение отдела, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных отделов; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных неофициальных наименований органов власти, организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название отдела или структурного подразделения (разработчик документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о работе комиссии по урегулированию конфликтных ситуаций (решения, планы, справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с юридическими и физическими лицами по вопросам работы отдела.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка по вопросам экономического и социального развития города.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с военным комиссариатом города Бузулука по бронированию военнослужащих.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий.

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или срок хранения, согласованный с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2006 г.), о ведении дела в электронном виде, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.

6.1.13. Если в течение года в администрации города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итого-вая запись о количестве заведенных дел (томов).

Формирование дел

6.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в текущем делопроизводстве работниками администрации, ведущими дела по направлениям своей деятельности.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в отдел делопроизводства и контроля или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом делопроизводства и контроля.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правилa: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются в дело отдельно от распоряжений по личному составу.

Распоряжения по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения: 75 лет (о приеме на работу, увольнении, внесении изменений в документы, содержащие персональные данные) и 5 лет (о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях и т.д.).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒