Прошу подготовить проект договора

Общие положения

1.1. Инструкция разработана в соответствии с Федеральными законами от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 27 июля 2007 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, Законом Оренбургской области от 14 марта 2002 года № 455/380-II-ОЗ «О правовых актах органов государственной власти Оренбургской области», Регламентом Правительства Оренбургской области, утвержденным постановлением Правительства Оренбургской области от 4 февраля 2010 года № 40-пп, регламентами по организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области, утвержденными постановлением Правительства Оренбургской области от 5 марта 2013 года № 174-п, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76, Уставом города Бузулука.

1.2. Инструкция по делопроизводству в администрации города Бузулука (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города Бузулука.

1.3. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на служебные документы несекретного характера.

Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.5. Деятельность администрации города Бузулука обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации.

Виды и разновидности документации определяются в соответствии с задачами и функциями каждого структурного подразделения администрации, характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляются в Примерном перечне наиболее употребляемых в управленческой деятельности администрации города Бузулука видов и разновидностей документов (Приложение № 1).

1.6. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на отдел делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города Бузулука (далее отдел делопроизводства и контроля). Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на уполномоченное лицо, выполняющее эту работу.

1.7. Отдел делопроизводства и контроля по поручению главы города осуществляет контроль за соблюдением настоящей Инструкции и правил ведения делопроизводства, установленных в самостоятельных структурных подразделениях администрации города Бузулука.

1.8. Вновь принятые работники администрации города должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией и обязаны соблюдать ее требования в работе с документами.

Основные понятия

Разработчик документа – физическое или юридическое лицо, создавшее проект документа.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих разработчиков официального письменного документа.

Вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.

Дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации города.

Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации города.

Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации города.

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Заверенная копия – копия документа, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информа-

цию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юриди-

ческой силы.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации города, с указанием сроков их хранения.

Обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Отдел делопроизводства и контроля организационно-правового управления – структурное подразделение администрации города, на которое возложены функции по ведению делопроизводства в администрации города Бузулука.

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронная подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Правила оформления документов

Бланки документов

3.1.1. Документы администрации города оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм) или А 5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки используются для первого экземпляра документов.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.2. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланков.

3.1.3. Внутреннюю переписку по вопросам материально- технического, информационного и иного обеспечения между подразделениями допускается вести на стандартных листах бумаги без использования указанных бланков.

3.1.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа не нумеруется.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе, должен иметь поля:

30 мм – левое;

15 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

3.1.5. В администрации города применяются следующие виды бланков:

бланк письма (Приложение № 2);

бланк письма главы города (Приложение № 3);

бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение) (Приложения № 4, № 5).

3.1.6. Виды и формы бланков, применяемых в самостоятельных структурных подразделениях (отраслевых органах) администрации города Бузулука, утверждаются их руководителями.

3.1.7. Отдельные внутренние документы, разработчиками которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

3.1.8. Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов осуществляется путем внесения дополнения в настоящую Инструкцию. Соответствующие предложения вносятся начальником ОПУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.2. Требования к оформлению реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов в администрации города Бузулука в зависимости от вида документа и назначения используются следующие реквизиты:

3.2.1. Герб города Бузулука.

Герб города Бузулука помещается на бланках в соответствии с решением городского Совета депутатов города Бузулука Оренбургской области от 11.06.1998№ 129 «О гербе города Бузулука».

3.2.2. Наименование администрации города. Наименование администрации города должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе города Бузулука. Сокращенное наименование, при его наличии, может быть помещено в скобках под полным наименованием

3.2.3. Справочные данные об администрации города.

Справочные данные об администрации города указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса и другие сведения по усмотрению (адрес электронной почты, адрес сайта в Интернете).

3.2.4. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, протокол, справка и др.), включается в бланк соответствующего вида документов или указывается исполнителем при подготовке документа.

В письме наименование вида документа не указывается.

3.2.5. Место составления (издания) документа.

Место составления документа указывается в бланках писем.

3.2.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкции, положения, планы, отчеты и др.), события, зафиксированного в документе (протоколы).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или отделом делопроизводства и контроля при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2014.

Допускается словестно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2014 г.

3.2.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационным номером документа является порядковый номер, взятый из карточки (журнала) регистрации поступающих или отправляемых документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - разработчиками документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.2.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется при подготовке письма-ответа.

3.2.9. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа.

При адресовании документа организации, её структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например: Министерство физической

культуры, спорта и туризма

Оренбургской области

Управление физической культуры

и спорта

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например: Министерство строительства,

жилищно-коммунального и

дорожного хозяйства

Оренбургской области

Управление по архитектуре и

строительству

Начальнику управления

А.А. Кузьмину

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

ООО «Газпром добыча Оренбург»

С.И. Иванову

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Министерство социального развития

Оренбургской области

Терешковой ул., д. 33,

г. Оренбург, 460006

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Иванову И.В.

Советская ул., д. 5, кв.12,

г. Ясный, Оренбургская обл., 462781

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.

Если документы адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям

предприятий и организаций

3.2.10. Наименование документа.

Наименование документа (краткое содержание (заголовок к тексту) документа) составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4–5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем? ) «Об утверждении положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства».

Письмо (о чем? ) «Об оказании консультативной помощи».

Правила (чего? ) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4–5 строк по 28–30 знаков в строке.

3.2.11. Текст документа. Текст документа излагается современным русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов;

3-го лица единственного числа: Правительство Оренбургской области постановляет; коллегия постановила; министерство не считает возможным;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о; представляем на рассмотрение и утверждение; в протоколах: слушали; выступили; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем, решили.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть, например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей (Приложение № 6); письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя

министерства или его заместителя и личную подпись визирующего,

расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом власти – разработчиком документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Первая страница документа не нумеруется.

3.2.12. Отметка о наличии приложений.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Если документ имеет приложение, полное наименование которого приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству в администрации

города Бузулука на 5 л. в 2 экз.

2. Положение об архиве администрации города

Бузулука на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо министерства экономического развития, промышленной политики и торговли Оренбургской области от 09.02.2013 № 22/110 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служеб-

ного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа соответствующую отметку.

Если приложений несколько, они нумеруются (приложение № 1, приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение № 1

к распоряжению

администрации города

от 15.05.2009 № 215

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

3.2.13. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации

по Оренбургской области

(подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства культуры

Российской Федерации

от 27.02.2013 № 01-18/120

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

3.2.14. Виза.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям и оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник организационно-правового управления

(подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовится проект документа.

Согласование проекта документа оформляется визой на справке согласования к документу (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом «Подпись», ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания прилагаются

или

Согласен с учетом замечаний

Начальник организационно-правового управления

(подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

3.2.15. Подпись должностного лица.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Заместитель главы

администрации города (подпись) (инициалы, фамилия)

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий полномочия

главы города (подпись) (инициалы, фамилия)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

Глава города (подпись) (инициалы, фамилия)

Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

Министр здравоохранения Оренбургской области (подпись) (инициалы, фамилия)		Министр образования Оренбургской области (подпись) (инициалы, фамилия)
Министр социального развития Оренбургской области (подпись) (инициалы, фамилия)		Министр труда и занятости населения Оренбургской области (подпись) (инициалы, фамилия)

3.2.16. Гриф утверждения.

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, при этом необходимо центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Между словом УТВЕРЖДАЮ и наименованием должности руководителя пробел не проставляется:

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Управления образования

города Бузулука

Оренбургской области

(подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения; если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения.

При утверждении документа главой города, оформленного на бланке, гриф утверждения документа имеет следующие реквизиты:

УТВЕРЖДАЮ

Глава города Бузулука

(подпись) В.А. Рогожкин

2014 г.

(дата)

При утверждении документа распоряжением, постановлением, решением, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства

сельского хозяйства, пищевой и

перерабатывающей промышленности

Оренбургской области

от 10.02.2013 № 105

Перечень документов, подлежащих утверждению, представлен в приложении № 7.

3.2.17. Оттиск печати.

Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Право использования печатей и штампов администрации города Бузулука (далее администрации) предоставляется сотрудникам администрации города, назначенным ответственными за проставление их оттисков в установленном порядке.

Печать администрации с изображением герба города Бузулука с указанием информации об администрации города (ИНН, ОКПО, ОГРН) – далее по тексту «Гербовая печать» предназначена для заверения подписей, должностных лиц администрации города на документах администрации.

К должностным лицам, подписи которых заверяются гербовой печатью администрации, относятся:

- глава города;

- заместитель главы администрации города;

- должностные лица, имеющие право первой или второй подписи на финансовых и распорядительных документах.

Ответственность за содержание документов, заверенных гербовой печатью администрации, несут должностные лица, их подписавшие.

В администрации города Бузулука используется два экземпляра гербовой печати:

- первый экземпляр (экземпляр № 1) применяется в работе отдела делопроизводства и контроля. Экземпляр № 1 гербовой печати хранится в отделе делопроизводства и контроля. Персональная ответственность за организацию сохранности и воспроизведения её оттиска строго по целевому назначению возлагается на заведующего отделом делопроизводства и контроля;

- экземпляр № 2 гербовой печати администрации хранится в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации города. Персональная ответственность за организацию сохранности и воспроизведения её оттиска строго по целевому назначению возлагается на заведующего отделом бухгалтерского учета и отчетности.

Перечень документов, на которые проставляется оттиск экземпляра № 1 и экземпляра № 2 гербовой печати администрации определен приложением № 8.

Гербовая печать администрации должна храниться в металлическом шкафу (сейфе).

О факте утраты гербовой печати администрации незамедлительно ставится в известность глава города, проводится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания с учета утраченной гербовой печати администрации.

Замена гербовой печати администрации (уничтожение) производится комиссией в составе не менее 3-х человек, создаваемой распоряжением администрации города. По факту замены (уничтожения) печати комиссией составляется акт, утверждаемый главой города.

В случае служебной необходимости по решению главы города допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Изготовление гербовой печати администрации производится на основании распоряжения администрации с выполнением требований ГОСТа.

В администрации города используется также печать с изображением герба города Бузулука, которая находится на ответственном хранении в отделе делопроизводства и контроля и предназначена для заверения документов согласно приложению № 8.

В администрации города используются следующие печати без изображения герба города Бузулука:

- печать с наименованием «Отдел делопроизводства и контроля ОПУ» находится на ответственном хранении в отделе делопроизводства и контроля и предназначена для заверения документов, согласно приложению № 8;

- печать с наименованием «Отдел кадрового обеспечения и собственной безопасности» находится на ответственном хранении в отделе кадрового обеспечения и собственной безопасности и предназначена для заверения документов согласно приложению № 8;

- печати с наименованием «Для пакетов» и «Спецчасть» находятся на ответственном хранении в отделе кадрового обеспечения и собственной безопасности и предназначены для оформления секретных документов.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовой печати и печати с изображением герба г. Бузулука возлагается на работников, персонально ответственных за использование и хранение указанных печатей;

ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений;

печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета;

3.2.18. Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания юридической силы подлинника. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор

отдела кадров Личная подпись О.Ф.Райт

20.12.2013

Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ листов» Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати администрации города.

Печать должна захватывать часть наименования должности и не закрывать личную подпись лица, заверившего документ.

3.2.19. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе (разработчике документа) проставляется в левом нижнем углу лицевой или, при отсутствии листа, оборотной стороны последнего листа документа шрифтом № 12 и включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

О.П. Николаева

77-56-88

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа.

3.2.20. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Петрову С.А.,

Сидоровой О.Л.

Поступающих документов

4.3.1. Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками отдела делопроизводства и контроля.

12 3 4 Следующая ⇒