По делопроизводству и организации документооборота

ИНСТРУКЦИЯ

По делопроизводству и организации документооборота

В администрации МО «Котлас»

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила по ведению делопроизводства и организации документооборота в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас», устанавливает технологию создания документов, их обработки, хранения и использования, а также порядок осуществления контроля за их рассмотрением и исполнением и порядок формирования дел.

1.2. В целях настоящей Инструкции используются следующие понятия:

а) администрация МО «Котлас» - местная администрация – исполнительно – распорядительный орган муниципального образования «Котлас»;

б) должностное лицо – Глава МО «Котлас», его заместители, руководители органов, самостоятельных структурных подразделений администрации МО «Котлас» и структурных подразделений, входящих в состав органов и самостоятельных структурных подразделений администрации МО «Котлас», председатели постоянно действующих комиссий.

в) документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех сотрудников администрации МО «Котлас».

1.4. Переписка повопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не допускается.

II. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства

2.1. Контроль за ведением делопроизводства в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас» возлагается на их руководителей.

2.2. Обязанности работника, ответственного за делопроизводство, предусматриваются должностной инструкцией.

Лицами, ответственными за делопроизводство, являются:

а) в Аппарате Главы МО «Котлас» - главный специалист по организационно-контрольной работе Аппарата Главы МО «Котлас» (далее по тексту – главный специалист по ОКР);

б) в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас» - специалисты органов и структурных подразделений, ответственные за делопроизводство, назначенные руководителями указанных органов и структурных подразделений;

в) в постоянно действующих комиссиях МО «Котлас» - секретари соответствующих комиссий.

2.3. Лица, ответственныеза делопроизводство, обязаны осуществлять:

1) прием, учет, регистрацию входящих документов;

2) передачу документов на рассмотрение (на доклад) руководителю или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - передачу их непосредственно работнику - ответственному исполнителю;

3) учет, регистрацию исходящих документов, передачу их на отправку адресатам (либо отправка адресатам);

4) контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организацию справочно-информационной работы;

5) подготовку проекта номенклатуры дел;

6) ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передачу их в архивный отдел Аппарата Главы МО «Котлас»;

7) выдачу работникам документов и текущих дел, контроль за их возвратом;

8) проверку (сверку) наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

9) ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к документационному обеспечению (делопроизводству);

10) консультирование работников администрации МО «Котлас» по вопросам работы с документами;

11) подготовку заявок на изготовление печатно-бланочной продукции, получение средств оргтехники, канцелярских товаров, организацию их учета;

12) учет печатей и штампов.

2.4. Документы администрации МО «Котлас», акты Главы МО «Котлас» передаются:

1) в иные организации, предприятия, учреждения - по указанию (разрешению) руководителя того органа или структурного подразделения администрации, где документ был исполнен;

2) представителям средств массовой информации - Отделом внешних и общественных связей Аппарата Главы МО «Котлас».

В случае утраты зарегистрированных документов главный специалист по ОКР обязан проинформировать руководителя, который проводит по данному факту служебное расследование.

III. Общие требования к оформлению документов администрации МО «Котлас»

3.1. Документы в администрации МО «Котлас» оформляются в соответствии с требованиями, установленными действующими стандартами оформления организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией.

3.2. Документы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), шрифтом Times New Roman размером N 12. Распорядительные документы должен иметь поля следующих размеров:

а) левое – 30-35 мм;

б) правое – 10-15 мм;

в) верхнее и нижнее – 20 мм.

Согласование документа

4.1. Под согласованием документа понимается получение заключений по представленному на согласование проекту.

4.2. Исполнитель документа согласовывает проект документа с теми органами и структурными подразделениями, входящими в структуру администрации:

а) которые имеют отношение к вопросу, изложенному в представленном на согласование проекте документа;

б) которым данным документом даются поручения или задания;

в) которым данным документом предоставляются, изменяются или прекращаются какие-либо полномочия.

4.3. Документы подлежат обязательному согласованию:

а) с Комитетом по управлению имуществом администрации МО «Котлас» - касающиеся вопросов владения, пользования, распоряжения муниципальным имуществом;

б) с Финансовым управлением администрации МО «Котлас» - по вопросам исполнения местного бюджета, а также связанным с получением или расходованием финансовых средств;

в) с Правовым отделом Аппарата Главы МО «Котлас» - в случае, если документ имеет нормативный характер либо содержит в себе ссылки на нормативно–правовые акты;

г) с заместителем Главы МО «Котлас», курирующим соответствующее направление;

д) с руководителем того органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», сотрудником которого является исполнитель.

4.4. Согласование документа с одним должностным лицом не должно превышать одного рабочего дня с момента поступления документа на согласование. В случаях, требующих дополнительного изучения, сбора дополнительных материалов, а также при согласовании сложных и объемных документов, согласование проводится в течение трех рабочих дней.

Указанные сроки согласования применяются, если в сопроводительном письме к представленному на согласование документу (или резолюции) не указаны иные сроки согласования.

4.5. Исполнитель проводит предварительное согласование документа в случае, если:

1) документ рассчитан на длительное применение,

2) документ содержит объемный и сложный текст,

3) для принятия документа необходимо обсуждение проекта.

В этом случае исполнитель одновременно направляет каждому должностному лицу, с которым требуется согласование, проект документа с листом согласования с указанием срока согласования. По истечении срока согласования исполнитель самостоятельно вносит в проект документа изменения и дополнения с учетом поступивших замечаний или выносит их на обсуждение. С учетом всех принятых замечаний исполнитель готовит окончательную редакцию документа и проводит согласование документа в сроки, указанные в п. 4.4. настоящей Инструкции.

4.6. Согласование документа оформляется визой согласования (приложение № 1), включающей должность визирующего, личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) документа в нижней его части, после исполнителя документа. При предварительном согласовании виза согласования оформляется на отдельном листе согласования.

4.7. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

«Замечания прилагаются

Должность визирующего, личная подпись, расшифровка подписи, дата».

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

4.8. Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Оформление распорядительных документов

5.1. Распорядительные документы издают в пределах своей компетенции:

1) Глава МО «Котлас»;

2) заместители Главы МО «Котлас»;

3) руководители органов и структурных подразделений администрации МО «Котлас».

5.2. Распорядительными документами являются постановления, распоряжения, приказы.

5.3. Глава МО «Котлас» в соответствии с Уставом МО «Котлас» издает постановления (приложение № 2) и распоряжения (приложение № 3).

Глава МО «Котлас» издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации.

Глава МО «Котлас» издает распоряжения по вопросам организации работы администрации МО «Котлас».

5.4. Должностные лица, указанные в п.п. 2, 3 п. 5.1 настоящей Инструкции, издают распоряжения (приложение № 6) и приказы (приложение № 7).

Распоряжения и приказы издаются в случаях, указанных в номенклатуре дел соответствующего органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», с учетом следующего:

1) распоряжения издаются в случае:

а) утверждения документа, имеющего нормативный характер (положения, программы, инструкции и т.п.), состава комиссии;

б) необходимости совершения определенных действий.

2) приказ издается по вопросам, касающимся внутренней деятельности органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», либо в случае, когда затрагиваются права и обязанности их сотрудников.

5.5. При подготовке и оформлении распорядительных документов используют следующие реквизиты:

1) логотип МО «Котлас» следующих размеров: ширина 14 мм, высота 18 мм; оформляется центрованным способом, имеет следующий вид:

2) наименование органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», которое должно соответствовать наименованию, указанному в положении о соответствующем органе или структурном подразделении администрации МО «Котлас» или наименованию, в соответствии с Уставом МО «Котлас», выборного должностного лица (Глава МО «Котлас»); отделяться от логотипа МО «Котлас» одним междустрочным (одинарным) интервалом (размер шрифта № 12); печататься центрованным способом, прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 16. Наименование органа или структурного подразделения в тексте документа пишется с заглавной буквы (например: Контроль за исполнением возложить на Отдел здравоохранения Управления по социальным вопросам администрации МО «Котлас»);

3) наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ) отделяется от наименования органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» одним междустрочным (одинарным) интервалом (размер шрифта № 12), печатается центрованным способом, прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 18;

4) дата документа – отделяется от наименования вида документа тремя междустрочными интервалами (размер шрифта № 12), проставляется словесно-цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год (четырьмя арабскими цифрами). Датой документа является дата его подписания или утверждения;

5) регистрационный номер документа – печатается арабскими цифрами на одном уровне с датой документа, располагается ближе к правому краю документа; к порядковому номеру документа через дефис при необходимости могут добавляться строчные буквы «р», «п», «пр», означающие, соответственно, «распоряжение», «постановление», «приказ».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами или структурными подразделениями администрации МО «Котлас», состоит из регистрационного номера документа каждого органа, проставляемого через косую черту в порядке указания авторов документа.

6) заголовок документа (п.3.3 настоящей Инструкции);

7) подпись должностного лица (п. 3.10. настоящей Инструкции).

5.6. В постановлении Главы МО «Котлас»:

1) текст подразделяется на преамбулу (вступительную часть) и постановительную часть,

2) в преамбуле обязательно должна содержаться ссылка на нормативный акт, на основании которого было подготовлено постановление Главы МО «Котлас»;

3) преамбула завершается словом «п о с т а н о в л я ю», которое печатается вразрядку без вынесения в отдельную строку.

5.7. В распоряжениях должностных лиц:

1) текст подразделяется на вступительную часть (которая может отсутствовать) и распорядительную часть, излагаемую в повелительной форме;

2) отсутствует связующее слово.

5.8. Приказ должностного лица оформляется аналогично с распоряжением, может иметь связующее слово «приказываю», которое печатается вразрядку без вынесения в отдельную строку.

5.9. В случае, если за исполнением документа необходим контроль, в распорядительный документ включается пункт о возложении контроля на руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» или иное должностное лицо с указанием фамилии и инициалов имени, отчества.

5.10. Проект постановления Главы МО «Котлас» о весенне-осеннем призыве на срочную военную службу и приписки о первоначальной постановке юношей на военный учет, подготовленные военным комиссаром г. Котласа, согласовываются с соответствующими должностными лицами администрации МО «Котлас». Контроль за своевременным согласованием указанного проекта постановления возлагается на специалиста по ОКР Аппарата Главы МО «Котлас».

5.11. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый распорядительный документ, должны соответствовать структуре основного акта.

VI. Подготовка документов и оформление отдельных их видов

6.1. Подготовка и оформление проектов документов в администрации МО «Котлас» производится сотрудниками администрации МО «Котлас»:

а) по поручению Главы МО «Котлас», первого заместителя Главы администрации МО «Котлас» или руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас»;

б) в инициативном порядке.

6.2. В исключительных случаях документы вносятся на подпись Главе МО «Котлас» с сопроводительным письмом за подписью руководителя органа или самостоятельного структурного подразделения администрации МО «Котлас», содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

6.3. Положения, правила, инструкции, порядки оформляются в соответствии с общими требованиями, с учетом следующих правил:

1) указанные документы не подписываются, а утверждаются путем проставления грифа утверждения в соответствии с правилами, указанными в п. 3.12;

2) заголовок к тексту положения (правил, инструкции, порядка) отвечает на вопрос «О чем? »; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого? » (Должностная инструкция главного специалиста);

3) констатирующей частью служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий;

4) основной текст может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

6.4. Протокол (приложение № 5)составляется на основании записей, произведенных во время совещания, заседания комиссии. Датой протокола является соответственно дата проведения совещания, заседания комиссии и т.д. Записи во время заседания, сбор материалов, необходимых для подготовки протокола, ведет секретарь коллегиального органа. Текст протокола должен быть подготовлен в сроки, установленные положением о коллегиальном органе.

Протокол оформляется с учетом следующих требований:

1) на протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования»;

2) текст, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

а) председатель или председательствующий;

б) секретарь;

в) присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

г) повестка дня;

д) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска " Текст выступления прилагается";

3) постановление (решение) в тексте печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования;

4) содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте после соответствующего постановления (решения);

5) допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам;

6) протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

6.5. Служебными письмами Главы МО «Котлас» (приложение № 4), органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» (приложение № 8) являются:

а) ответы на запросы Президента Российской Федерации и депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, государственных органов власти и управления, Главы администрации Архангельской области и депутатов Архангельского областного Собрания депутатов;

б) ответы на обращения граждан, депутатов, юридических лиц, органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, иных органов и организаций по вопросам, относящимся к компетенции Главы МО «Котлас», органов или структурных подразделений администрации МО «Котлас»;

в) сопроводительные письма к проектам нормативных актов Главы МО «Котлас», органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас»;

г) инициативные письма.

6.6. Подготовка и оформление служебных писем осуществляется в соответствии с изложенными ниже требованиями:

1) срок подготовки инициативных писем устанавливается резолюцией Главы МО «Котлас», руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас»;

2) ответы на обращения граждан, юридических лиц и т.п. направляются в срок, указанный в резолюции должностного лица, который не может превышать 30 дней. В случае, когда ответ не может быть направлен в 30-дневный срок по объективным причинам (при необходимости сбора дополнительных материалов, получения ответа на запрос, проведения определенных действий и т.д.), исполнитель обязан поставить об этом в известность своего непосредственного руководителя, азаявителю дается промежуточный ответ, содержащий сведения о мерах, принятых в целях подготовки полного и исчерпывающего ответа на обращение;

3) тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции.

4) В письмах используют следующие формы изложения:

а) от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

б) от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

в) от третьего лица единственного числа (Управление не возражает);

5) текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6) в письмах – ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ, дата и номер письма выносятся в заголовок его первого листа;

7) адресат указывается в правом верхнем поле документа, при направлении документа руководителю организации, структурного подразделения, их наименование входит в наименование должности адресата (все наименования пишутся в дательном падеже); при направлении документа в организацию, структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже, а фамилию и должность адресата – в дательном;

8) документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и т.д. адресатом не ставится;

9) в ответах на письма сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы имени и отчества адресата;

10) в угловом штампе письма указывается официальный адрес электронной почты МО «Котлас»- [email protected], официальный сайт в Интернете - www Kotlas-city.ru. если:

а) письмо подписывается Главой МО «Котлас»;

б) письмо подписывается руководителем органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», если они не имеют своего электронного адреса.

Если ответ направляется за подписью руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», указывается электронный адрес соответствующего органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас».

6.7. Если письмо направлено органом государственной власти или органом местного самоуправления (далее – орган власти) с просьбой дать ответ на заявление гражданина (которое прилагается), ответ на письмо дается гражданину, а копия направляется соответствующему органу власти.

6.8. Телеграммы за подписью должностных лиц оформляются в следующем порядке: текст телеграммы излагается кратко, без предлогов и союзов (если при этом не искажается содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать более 2-х машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени и отчества). Для отправки передаются три экземпляра телеграммы.

VIII. Исполнение документов

8.1. Сотрудник, которому, согласно резолюции должностного лица, его заместителя или руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» (далее – должностного лица), дано поручение об исполнении поступившего документа, подготовке нового документа, является исполнителем документа.

8.2. Исполнитель документа должен выполнить поручение в соответствии с резолюцией должностного лица в сроки, указанные в резолюции. Если срок исполнения в резолюции не указан, применяется срок, установленный для исполнения такого рода документов.

8.3. Установленный должностным лицом в поручении или резолюции срок может быть продлен только им самим.

8.4. При необходимости продления срока исполнения документа исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока, представляет на имя соответствующего должностного лица мотивированную просьбу о продлении срока исполнения документа. Если исполнитель не обратился с просьбой о продлении срока исполнения документа или должностное лицо не продлило срок исполнения, документ считается не исполненным в срок.

8.5. В случае, если срок исполнения документа нарушен, работник несет дисциплинарную ответственность за нарушение исполнительской дисциплины, если причины нарушения срока не будут признаны должностным лицом уважительными.

8.6. Исполнитель к документу прилагает лист рассылки, в котором указываются адресаты, которым необходимо направить документ.

8.7. Документ, представляемый на подпись Главе МО «Котлас», оформляется на бланке Главы МО «Котлас». Подготовленный исполнителем проект документа за подписью Главы МО «Котлас» (за исключением проектов постановлений и распоряжений Главы МО «Котлас») в одном экземпляре представляется исполнителем непосредственно или через специалиста, ответственного за делопроизводство, в канцелярию, которая проводит проверку документа на предмет его грамотного составления и на предмет правильности его оформления в соответствии с Инструкцией и производит соответствующую корректировку.

После проверки документ возвращается исполнителю или специалисту ответственному за делопроизводство, сообщением по телефону или помещается в соответствующую ячейку в приемной Главы МО «Котлас» (каб.206).

Документ проверяется специалистом канцелярии повторно после внесения изменений с целью удостоверения правильности их внесения. Если документ оформлен без замечаний, он возвращается исполнителю или специалисту, ответственному за делопроизводство, в указанном выше порядке, для доукомплектования.

Документ, представляемый на подпись руководителю органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», оформляется на бланке отдела или управления администрации МО «Котлас» и представляется на подпись руководителю органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» через специалиста органа или структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.

8.10. В случае оформления документа, указанного в п. 8.7. настоящей Инструкции, за подписью Главы с нарушением Инструкции… специалист канцелярии возвращает его исполнителю с замечаниями, после чего документ снова проверяется специалистом канцелярии.

Правильно оформленный документ специалист канцелярии (специалист органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», ответственный за делопроизводство) передает главному специалисту по ОКР Аппарата Главы МО «Котлас», руководителю Аппарата Главы МО «Котлас», руководителю органа администрации МО «Котлас» на подпись.

8.11. После подписания документа Главой МО «Котлас», руководителем Аппарата Главы МО «Котлас» главный специалист по ОКР передает его в канцелярию Аппарата Главы МО «Котлас» для присвоения регистрационного номера.

8.12. После присвоения документу регистрационного номера документ передается главному специалисту по ОКР, который на двух экземплярах (на финансовых документах – на трех экземплярах) документа ставит печать с изображением логотипа МО «Котлас», на остальных экземплярах, являющихся копиями документа, ставится факсимиле Главы МО «Котлас», печать Аппарата Главы МО «Котлас».

8.13. Оформленный документ передается главным специалистом по ОКР в канцелярию Аппарата Главы МО «Котлас» для отправки согласно листу рассылки (приложение № 12) тем адресатам, которые находятся в администрации МО «Котлас». Рассылку копий документов за пределы администрации МО «Котлас» (в предприятия, учреждения и организации) осуществляет исполнитель документа.

8.14. В случае, если документ подписан руководителем органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», его регистрацию и рассылку осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство, того органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», где документ был исполнен.

Запросы депутата.

9.1. Запросом депутата Государственной Думы РФ, депутата представительного органа субъекта РФ, депутата Собрания депутатов МО «Котлас», а равно представительного органа местного самоуправления иного муниципального образования (далее – обращение депутата) является письменное заявление, связанное с осуществлением депутатской деятельности.

9.2. Обращения депутатов должны быть зарегистрированы в день их поступления специалистом того органа, в который поступило обращение, и передаются:

1) Главе МО «Котлас» в случае, если оно адресовано Главе МО «Котлас»;

2) руководителю органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» в случае, если обращение адресовано указанному органу, структурному подразделению, его руководителю либо сотруднику данного органа, структурного подразделения.

3) Глава МО «Котлас», руководитель органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» обязаны в 2-дневный срок дать поручение соответствующему специалисту для подготовки ответа.

9.3. Должностное лицо, которому направлен запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 10 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.

9.4. Ответ на запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

9.5. Все решения Собрания депутатов МО «Котлас» хранятся у руководителя Аппарата Главы МО «Котлас».

Руководитель Аппарата Главы МО «Котлас» не позднее 2-х дней со дня поступления решения Собрания депутатов МО «Котлас» направляет копии решения руководителям органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», которых касается соответствующее решение Собрания депутатов.

Оформление отдельных реквизитов документа

1. Оформление грифа утверждения:

а) УТВЕРЖДАЮ

Глава МО «Котлас»

Иванов И.О. Иванов

12 апреля 2006 г.

б) УТВЕРЖДЕН

Распоряжением Главы МО «Котлас»

От 22 января 2006 г. № 2

2. Оформление грифа согласования:

а) СОГЛАСОВАНО

Глава МО «Котлас»

Иванов И.О. Фамилия

12 апреля 2006 г.

б) СОГЛАСОВАНО

протокол заседания комиссии

от 22 января 2006 г. № 2

Оформление приложений к документу.

а) Приложение: на 3 л. в 2 экз.

б) Приложение: 1. Распоряжение Главы МО «Котлас» от 21 апреля 2006 г. № 336.

2. Платежное поручение от 21 апреля 2006 г. № 555.

в) Приложение к распоряжению

Главы МО «Котлас» от 21 апреля 2006 г.

№ 442.

4. Оформление визы согласования:

Первый заместитель Главы

администрации МО «Котлас» И.О. Фамилия

Заместитель Главы администрации

МО «Котлас», начальник

Финансового управления

МО «Котлас» И.О. Фамилия

Председатель Комитета по

управлению имуществом И.О. Фамилия

Зав. Правовым отделом

Аппарата Главы МО «Котлас» И.О. Фамилия

Приложение № 2 к Инструкции по делопроизводству и организации документооборота в администрации МО «Котлас», утвержденной распоряжением Главы МО «Котлас» от «___»__________ 2006 г. № __

ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «КОТЛАС»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от «10» января 2006 г. № 10

О проведении конкурса

Во исполнение ____________________________________________________

(основание)

___________________________________ ____, руководствуясь ст. 34 Устава МО «Котлас», п о с т а н о в л я ю:

1. Управлению экономического развития МО «Котлас» провести конкурс _________________________________

2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы администрации МО «Котлас», начальника Управления экономического развития МО «Котлас» ____________________. (Ф.И.О. руководителя)

Глава МО «Котлас» Подпись И.О. Фамилия

Визы согласования (на оборотной стороне)

Приложение № 3 к Инструкции по делопроизводству и организации документооборота в администрации МО «Котлас», утвержденной распоряжением Главы МО «Котлас» от «__»___________ 2006 г. № ___

ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «КОТЛАС»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от «10» января 2006 г. № 24

Об утверждении состава

конкурсной комиссии

Во исполнение постановления Главы МО «Котлас» от 06 января 2006 г. № 248 «О проведении конкурса___________», руководствуясь ст. 34 Устава МО «Котлас»:

1. Утвердить состав конкурсной комиссии по проведению конкурса _________________________________________________.

2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы администрации МО «Котлас», начальника Управления экономического развития МО «Котлас» _________________. (Ф.И.О. руководителя)

Глава МО «Котлас» Подпись И.О. Фамилия

Визы согласования (на оборотной стороны)

Приложение № 4 К Инструкции по делопроизводству и организации документооборота в администрации МО «Котлас», утвержденной распоряжением Главы МО «Котлас» от «___» __________ 2006 г. № ___

ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ “КОТЛАС” 165300, Архангельская область, г. Котлас, пл. Советов, 3. Факс (81837) 5-15-11, e-mail: [email protected] www Kotlas-city.ru. от 12.01.2006 № 01-19/50 на № _____ от _____________

Директору ЗАО «Космос» В.В.Петрову 165300, г. Котлас, пр. Ленина, 31

Направляю Вам ______________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Приложение: на 10 л.в 1 экз.

Глава МО " Котлас" Подпись И.О.Фамилия

Иванова Татьяна Михайловна

3-33-33

Приложение № 5 К Инструкции по делопроизводству и организации документооборота в администрации МО «Котлас», утвержденной распоряжением Главы МО «Котлас» от «__»___________ 2006 г. № ___

ПРОТОКОЛ № 1

заседания комиссии______________

г. Котлас «___»__________ 2006 г.

Председательствующий – заместитель Главы администрации МО «Котлас», И.О. Фамилия

Секретарь – ведущий специалист Управления экономического развития администрации МО «Котлас» И.О. Фамилия;

Присутствовали: 7 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О развитии сотрудничества с ЗАО «Санкт-Петербург». Доклад заместителя Главы администрации МО «Котлас», начальника Управления экономического развития администрации МО «Котлас» ____________________

2. О подготовке Положения о развитии сотрудничества…

СЛУШАЛИ:

1. Соколову А.И. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

1. Краснов М.И. – краткая запись выступления

2. Петров Н.И. – краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Управление экономического развития администрации МО «Котлас» подготовить проект Положения о …

12 3 4 Следующая ⇒