Остальные документы должны иметь поля тех же размеров, что и распорядительные документы, за исключением левого поля – оно должно быть не менее 30 мм.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

3.3. Заголовок документа отражает его краткое содержание, печатается тем же шрифтом, что и основной текст. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок документа выравнивается по левому краю документа и содержит не более 28 знаков в одной строке. Отделяется от предыдущего реквизита тремя междустрочными интервалами.

3.4. Текст документа:

1) отделяется от заголовка тремя междустрочными интервалами;

2) начинается с «красной» строки, которая отделяется от левого края документа табулятором и составляет 8 знаков;

3) печатается через одинарный междустрочный интервал;

4) печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля;

5) пункты в тексте документа нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют, пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Обозначение пунктов маркированным способом (различными значками) не допускается.

В документах, имеющих объем текста более двух страниц, начиная со второй страницы, проставляется нумерация в правом верхнем углу.

3.5. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности ключевые слова документа для улучшения зрительного восприятия (в том случае, если текст сложный и объемный), а также фамилии награждаемых в распоряжениях о награждении Почетными грамотами, Благодарственными письмами.

3.6. Если документ изменяет (дополняет, отменяет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый (дополняемый, отменяемый) документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта, соответственно, должен начинаться словами: «Внести изменения…», «Дополнить…», «Признать утратившим силу…».

3.7. При наличии приложений к документу в тексте на них обязательно делается ссылка.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

3.8. Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на распорядительный документ с указанием его реквизитов (даты и номера), к которому данный документ является приложением. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

3.9. Документ должен быть подписан должностным лицом либо удостоверен путем оформления грифа утверждения.

3.10. Подпись должностного лица отделяется от основного текста тремя междустрочными интервалами и состоит из:

а) должности лица, подписывающего документ (печатается от границы левого поля документа),

б) непосредственно подписи;

в) расшифровки подписи (печатается с правой границы текстового поля, вначале инициалы, затем фамилия).

3.11. Гриф утверждения (приложение № 1) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из следующих элементов:

а) слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, двоеточие не ставится, прописными буквами шрифтом № 12;

б) наименования должности, подписи, инициалов имени, отчества и фамилии лица, утвердившего документ,

в) даты утверждения. Дата в грифе утверждения проставляется от руки должностным лицом, утверждающим документ, или частично заготавливается при печатании документа, например, «___» апреля 2006 года. В последнем случае от руки проставляется только число и (или) месяц.

Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН в соответствующем роде и числе, наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне.

3.12. При необходимости подписанный или утвержденный документ может иметь гриф согласования (приложение № 1), который располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу.

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

а) слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), прописными буквами шрифтом № 12;

б) указания должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки (с указанием инициалов и фамилии);

в) даты согласования, которая оформляется в соответствии с требованиями п. 3.11.

Если грифов согласований несколько, они оформляются на отдельном листе согласования, при этом в документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Если согласование осуществляется документом (решение, протокол, письмо, другой документ), то под словом СОГЛАСОВАНО указывается документ, которым оформлено согласование (в именительном падеже), его дата и номер.

3.13. Подписание документа, а равно и его согласование (утверждение), на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается.

3.14. Резолюция должностного лица об исполнении документапроставляется в верхнем левом углу либо в левом нижнем углу документа и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.15.На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа обозначается исполнитель, для чего указывается:

а) фамилия, имя, отчество исполнителя (полностью) без надписи «исполнитель»;

б) рабочий телефон без надписи «тел.».

На первом экземпляре документа проставляется личная подпись исполнителя.

3.16. На оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа после обозначения исполнителя следуют визы согласования (раздел 4 настоящей Инструкции).

3.17. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

3.18. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно» или «Копия верна» (допускается использование соответствующего штампа), должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью для документов.

3.19. Изготовление копий документов осуществляется в канцелярии Аппарата Главы МО «Котлас».

Для изготовления тиража в канцелярию должны передаваться заказы с указанием наименования документа, требуемого тиража.

3.20. Материалы (текст, схема, графическое изображение) и документы, предъявляемые для передачи по каналам факсимильной связи, должны быть выполнены на писчей бумаге форматом А4 черным цветом. Их объемы не должны превышать четырех листов.

3.21. Документы для передачи по каналам факсимильной связи сдаются сотруднику администрации - работнику, осуществляющему передачу документов по факсу, который регистрирует документ, передает его по факсу, копию документа подшивает «в дело», а переданные материалы возвращает владельцу.

Согласование документа

4.1. Под согласованием документа понимается получение заключений по представленному на согласование проекту.

4.2. Исполнитель документа согласовывает проект документа с теми органами и структурными подразделениями, входящими в структуру администрации:

а) которые имеют отношение к вопросу, изложенному в представленном на согласование проекте документа;

б) которым данным документом даются поручения или задания;

в) которым данным документом предоставляются, изменяются или прекращаются какие-либо полномочия.

4.3. Документы подлежат обязательному согласованию:

а) с Комитетом по управлению имуществом администрации МО «Котлас» - касающиеся вопросов владения, пользования, распоряжения муниципальным имуществом;

б) с Финансовым управлением администрации МО «Котлас» - по вопросам исполнения местного бюджета, а также связанным с получением или расходованием финансовых средств;

в) с Правовым отделом Аппарата Главы МО «Котлас» - в случае, если документ имеет нормативный характер либо содержит в себе ссылки на нормативно–правовые акты;

г) с заместителем Главы МО «Котлас», курирующим соответствующее направление;

д) с руководителем того органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», сотрудником которого является исполнитель.

4.4. Согласование документа с одним должностным лицом не должно превышать одного рабочего дня с момента поступления документа на согласование. В случаях, требующих дополнительного изучения, сбора дополнительных материалов, а также при согласовании сложных и объемных документов, согласование проводится в течение трех рабочих дней.

Указанные сроки согласования применяются, если в сопроводительном письме к представленному на согласование документу (или резолюции) не указаны иные сроки согласования.

4.5. Исполнитель проводит предварительное согласование документа в случае, если:

1) документ рассчитан на длительное применение,

2) документ содержит объемный и сложный текст,

3) для принятия документа необходимо обсуждение проекта.

В этом случае исполнитель одновременно направляет каждому должностному лицу, с которым требуется согласование, проект документа с листом согласования с указанием срока согласования. По истечении срока согласования исполнитель самостоятельно вносит в проект документа изменения и дополнения с учетом поступивших замечаний или выносит их на обсуждение. С учетом всех принятых замечаний исполнитель готовит окончательную редакцию документа и проводит согласование документа в сроки, указанные в п. 4.4. настоящей Инструкции.

4.6. Согласование документа оформляется визой согласования (приложение № 1), включающей должность визирующего, личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) документа в нижней его части, после исполнителя документа. При предварительном согласовании виза согласования оформляется на отдельном листе согласования.

4.7. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

«Замечания прилагаются

Должность визирующего, личная подпись, расшифровка подписи, дата».

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

4.8. Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Оформление распорядительных документов

5.1. Распорядительные документы издают в пределах своей компетенции:

1) Глава МО «Котлас»;

2) заместители Главы МО «Котлас»;

3) руководители органов и структурных подразделений администрации МО «Котлас».

5.2. Распорядительными документами являются постановления, распоряжения, приказы.

5.3. Глава МО «Котлас» в соответствии с Уставом МО «Котлас» издает постановления (приложение № 2) и распоряжения (приложение № 3).

Глава МО «Котлас» издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации.

Глава МО «Котлас» издает распоряжения по вопросам организации работы администрации МО «Котлас».

5.4. Должностные лица, указанные в п.п. 2, 3 п. 5.1 настоящей Инструкции, издают распоряжения (приложение № 6) и приказы (приложение № 7).

Распоряжения и приказы издаются в случаях, указанных в номенклатуре дел соответствующего органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», с учетом следующего:

1) распоряжения издаются в случае:

а) утверждения документа, имеющего нормативный характер (положения, программы, инструкции и т.п.), состава комиссии;

б) необходимости совершения определенных действий.

2) приказ издается по вопросам, касающимся внутренней деятельности органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», либо в случае, когда затрагиваются права и обязанности их сотрудников.

5.5. При подготовке и оформлении распорядительных документов используют следующие реквизиты:

1) логотип МО «Котлас» следующих размеров: ширина 14 мм, высота 18 мм; оформляется центрованным способом, имеет следующий вид:

2) наименование органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», которое должно соответствовать наименованию, указанному в положении о соответствующем органе или структурном подразделении администрации МО «Котлас» или наименованию, в соответствии с Уставом МО «Котлас», выборного должностного лица (Глава МО «Котлас»); отделяться от логотипа МО «Котлас» одним междустрочным (одинарным) интервалом (размер шрифта № 12); печататься центрованным способом, прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 16. Наименование органа или структурного подразделения в тексте документа пишется с заглавной буквы (например: Контроль за исполнением возложить на Отдел здравоохранения Управления по социальным вопросам администрации МО «Котлас»);

3) наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ) отделяется от наименования органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» одним междустрочным (одинарным) интервалом (размер шрифта № 12), печатается центрованным способом, прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 18;

4) дата документа – отделяется от наименования вида документа тремя междустрочными интервалами (размер шрифта № 12), проставляется словесно-цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год (четырьмя арабскими цифрами). Датой документа является дата его подписания или утверждения;

5) регистрационный номер документа – печатается арабскими цифрами на одном уровне с датой документа, располагается ближе к правому краю документа; к порядковому номеру документа через дефис при необходимости могут добавляться строчные буквы «р», «п», «пр», означающие, соответственно, «распоряжение», «постановление», «приказ».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами или структурными подразделениями администрации МО «Котлас», состоит из регистрационного номера документа каждого органа, проставляемого через косую черту в порядке указания авторов документа.

6) заголовок документа (п.3.3 настоящей Инструкции);

7) подпись должностного лица (п. 3.10. настоящей Инструкции).

5.6. В постановлении Главы МО «Котлас»:

1) текст подразделяется на преамбулу (вступительную часть) и постановительную часть,

2) в преамбуле обязательно должна содержаться ссылка на нормативный акт, на основании которого было подготовлено постановление Главы МО «Котлас»;

3) преамбула завершается словом «п о с т а н о в л я ю», которое печатается вразрядку без вынесения в отдельную строку.

5.7. В распоряжениях должностных лиц:

1) текст подразделяется на вступительную часть (которая может отсутствовать) и распорядительную часть, излагаемую в повелительной форме;

2) отсутствует связующее слово.

5.8. Приказ должностного лица оформляется аналогично с распоряжением, может иметь связующее слово «приказываю», которое печатается вразрядку без вынесения в отдельную строку.

5.9. В случае, если за исполнением документа необходим контроль, в распорядительный документ включается пункт о возложении контроля на руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» или иное должностное лицо с указанием фамилии и инициалов имени, отчества.

5.10. Проект постановления Главы МО «Котлас» о весенне-осеннем призыве на срочную военную службу и приписки о первоначальной постановке юношей на военный учет, подготовленные военным комиссаром г. Котласа, согласовываются с соответствующими должностными лицами администрации МО «Котлас». Контроль за своевременным согласованием указанного проекта постановления возлагается на специалиста по ОКР Аппарата Главы МО «Котлас».

5.11. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый распорядительный документ, должны соответствовать структуре основного акта.

VI. Подготовка документов и оформление отдельных их видов

6.1. Подготовка и оформление проектов документов в администрации МО «Котлас» производится сотрудниками администрации МО «Котлас»:

а) по поручению Главы МО «Котлас», первого заместителя Главы администрации МО «Котлас» или руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас»;

б) в инициативном порядке.

6.2. В исключительных случаях документы вносятся на подпись Главе МО «Котлас» с сопроводительным письмом за подписью руководителя органа или самостоятельного структурного подразделения администрации МО «Котлас», содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

6.3. Положения, правила, инструкции, порядки оформляются в соответствии с общими требованиями, с учетом следующих правил:

1) указанные документы не подписываются, а утверждаются путем проставления грифа утверждения в соответствии с правилами, указанными в п. 3.12;

2) заголовок к тексту положения (правил, инструкции, порядка) отвечает на вопрос «О чем? »; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого? » (Должностная инструкция главного специалиста);

3) констатирующей частью служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий;

4) основной текст может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

6.4. Протокол (приложение № 5)составляется на основании записей, произведенных во время совещания, заседания комиссии. Датой протокола является соответственно дата проведения совещания, заседания комиссии и т.д. Записи во время заседания, сбор материалов, необходимых для подготовки протокола, ведет секретарь коллегиального органа. Текст протокола должен быть подготовлен в сроки, установленные положением о коллегиальном органе.

Протокол оформляется с учетом следующих требований:

1) на протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования»;

2) текст, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

а) председатель или председательствующий;

б) секретарь;

в) присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

г) повестка дня;

д) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска " Текст выступления прилагается";

3) постановление (решение) в тексте печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования;

4) содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте после соответствующего постановления (решения);

5) допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам;

6) протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

6.5. Служебными письмами Главы МО «Котлас» (приложение № 4), органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» (приложение № 8) являются:

а) ответы на запросы Президента Российской Федерации и депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, государственных органов власти и управления, Главы администрации Архангельской области и депутатов Архангельского областного Собрания депутатов;

б) ответы на обращения граждан, депутатов, юридических лиц, органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, иных органов и организаций по вопросам, относящимся к компетенции Главы МО «Котлас», органов или структурных подразделений администрации МО «Котлас»;

в) сопроводительные письма к проектам нормативных актов Главы МО «Котлас», органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас»;

г) инициативные письма.

6.6. Подготовка и оформление служебных писем осуществляется в соответствии с изложенными ниже требованиями:

1) срок подготовки инициативных писем устанавливается резолюцией Главы МО «Котлас», руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас»;

2) ответы на обращения граждан, юридических лиц и т.п. направляются в срок, указанный в резолюции должностного лица, который не может превышать 30 дней. В случае, когда ответ не может быть направлен в 30-дневный срок по объективным причинам (при необходимости сбора дополнительных материалов, получения ответа на запрос, проведения определенных действий и т.д.), исполнитель обязан поставить об этом в известность своего непосредственного руководителя, азаявителю дается промежуточный ответ, содержащий сведения о мерах, принятых в целях подготовки полного и исчерпывающего ответа на обращение;

3) тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции.

4) В письмах используют следующие формы изложения:

а) от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

б) от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

в) от третьего лица единственного числа (Управление не возражает);

5) текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6) в письмах – ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ, дата и номер письма выносятся в заголовок его первого листа;

7) адресат указывается в правом верхнем поле документа, при направлении документа руководителю организации, структурного подразделения, их наименование входит в наименование должности адресата (все наименования пишутся в дательном падеже); при направлении документа в организацию, структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже, а фамилию и должность адресата – в дательном;

8) документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и т.д. адресатом не ставится;

9) в ответах на письма сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы имени и отчества адресата;

10) в угловом штампе письма указывается официальный адрес электронной почты МО «Котлас»- [email protected], официальный сайт в Интернете - www Kotlas-city.ru. если:

а) письмо подписывается Главой МО «Котлас»;

б) письмо подписывается руководителем органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», если они не имеют своего электронного адреса.

Если ответ направляется за подписью руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», указывается электронный адрес соответствующего органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас».

6.7. Если письмо направлено органом государственной власти или органом местного самоуправления (далее – орган власти) с просьбой дать ответ на заявление гражданина (которое прилагается), ответ на письмо дается гражданину, а копия направляется соответствующему органу власти.

6.8. Телеграммы за подписью должностных лиц оформляются в следующем порядке: текст телеграммы излагается кратко, без предлогов и союзов (если при этом не искажается содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать более 2-х машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени и отчества). Для отправки передаются три экземпляра телеграммы.

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒