Карточка, для внесения данных в базу

Заполнение регистрационных карточек

Для сокращения объема ручного ввода и облегчения процесса регистрации в таких системах используются раскрывающиеся списки, содержащие, например, виды регистрируемых документов, перечень возможных корреспондентов, список руководящих работников организации (позиция " Автор резолюции", фамилии возможных исполнителей документов, перечень подразделений, номер дела. Так, например, выглядит неполный перечень видов документов. в системе регистрации Центра информационных технологий СИТ. В полном виде этот перечень содержит 41 позицию.

Для удобства простановки дат в регистрационной карточке часто используют интерактивный календарь.

В конечном итоге вручную заполняются очень немногие поля электронной регистрационной карточки, например, содержание документа и резолюция руководителя.

Перечень видов документов

Нумерация документов

При регистрации документов в каждой из категорий должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов обычно используется порядковая нумерация, ведущаяся от 1. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер 45/1-5 состоит из порядкового номера (45) и номера дела (1-5).
Номер документа может содержать также условное обозначение (код) должностного лица или направления деятельности, например, номер 45-НП содержит порядковый номер 45 и инициалы автора - Николай Петров), а номер 67-ТО\2-6 - порядковый номер (67), обозначение торгового отдела (ТО) и номер дела (2-6)

Автоматизация контроля исполнения документов

В автоматизированной системе регистрации документ ставится на контроль автоматически при при заполнении поля " Срок исполнения". Одновременно на документе на уровне заголовка может ставиться отметка о контроле - штамп в виде буквы " К" или слова " Контроль" или же буква " К" нанесенная от руки ярким фломастером.

В автоматизированных системах на учетной карточке для буквы " К" выделяется специальное поле.

При ведении текущего контроля ответственное лицо ежедневно распечатывает список документов, срок исполнения истекает сегодня. В автоматизированной системе как правило предусмотрена возможность автоматического напоминания исполнителю о приближающемся сроке исполнения документа.

Такая система легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и любым другим введенным в компьютер параметрам. Как правило, при настройке системы регистрации задается перечень типовых отчетов, автоматически создаваемых компьютером в ходе работы. Например:

	отчет об отправленных документах (количество и список документов)
	отчет о входящих документах (количество и список документов)
	отчет о документах, находящихся в стадии исполнения (количество и список документов)
	отчет об выполненных документах (по исполнителям, в виде общего списка или общего количества)
	отчет о движении документов (учет передачи документа от исполнителя к исполнителю)
	отчет о неисполненных входящих документах
	отчет о неисполненных исходящих документах
	отчет о выполнении внутренних документов

Для получения отчета достаточно выбрать тип отчета и интервал времени, за который этот отчет желательно получить. После вывода отчета на экран он может быть распечатан и представлен руководителю.
Форма отчетов, их количество и вид зависят от конкретной автоматизированной системы регистрации.

Пример справки о документах

Исполнитель: нач. сектора М.Михайлов
Номер исходящего документа, корреспонтент	Дата	На входящий №	Дата	Краткое содержание	Дело №, дата исполнения
1.
2.
3.
Всего документов за исполнителем	Из них исполнено:	В работе

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 678 9 Следующая ⇒