Порядок работы с документами

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 9Следующая ⇒

В этом разделе мы рассмотрим движение на предприятии организационно-распорядительных документов от момента их создания до завершения исполнения или отправления. Такое движение ГОСТ Р 511441-98 определяет как документооборот.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут прохождения документа, т.е. все инстанции на пути его движения, и время, затрачиваемое на прохождение документа по этому маршруту. Отсюда вытекает главное требование организации документооборота - прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот является технологическим процессом, который включает в себя несколько потоков документов, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. К этим потокам относятся

	входящий документопоток – документы от вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций
	исходящий документопоток – документы, созданные в данной организации и направляемые за ее пределы
	внутренний документопоток – документы созданные и используемые в самом аппарате управления, в т.ч. организационные документы

Схема работы с входящими документами

Схема работы с исходящими документами

Прием и первичная обработка

Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В крупных организациях эту функцию выполняет специализированное подразделение - экспедиция. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, прием, обработка и отправка документов производятся централизованно секретарем.

Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
Доставка документов может происходить по почте, в том числе и электронной, телеграфу, по факсу, с курьером или командированным сотрудником.

	Проверка правильности доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату
	Проверка целостности упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю
	Проставление штампа о получении документа, присвоение ему входящего номера и регистрация даты получения
	Сортировка документов по адресам: в канцелярию для рассмотрения руководства, по структурным подразделениям

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению. Если в документе отсутствует обратный адрес, к письму подкалывают конверт с адресом. Так же поступают в тех случаях, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Документы с пометкой " лично" не вскрываются, а передаются адресату.

Регистрация

Стандарт Р 51141-98 " Делопроизводство и архивное дело" определяет регистрацию как " запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения". Пока документ не зарегистрирован и не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Каждый документ должен регистрироваться один раз.

Регистрация производится путем занесения реквизитов документа в регистрационную форму (журнал, картотеку, компьютер), при этом создается база данных о документах организации. Вся дальнейшая работа с документами, а именно:

	учет
	контроль за сроками исполнения
	информационно-справочная работа

проводится в дальнейшем с помощью информационно-поисковой системы.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Она проводится для того, чтобы можно было в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Работа с входящими документами происходит по следующей схеме.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 Следующая ⇒