Организация документооборота. Номенклатура дел

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 9Следующая ⇒

В нашем курсе мы познакомимся с организацией документооборота - основными правилами, в соответствии с которыми происходит движение документов на предприятии - от составления проектов документов и их регистрации до подшивки в дело, передачи в архив и уничтожения.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. С помощью номенклатуры дел обеспечивается:

	группировка исполненных документов в дела
	определение срока хранения документов
	создания информационно-поисковой системы

Хотя существуют различные типовые и примерные номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою конкретную номенклатуру дел.
Номенклатура дел составляется на предстоящий год в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января после утверждения руководителем.

Разработка номенклатуры дел включает в себя:

	определение круга документов для включения номенклатуру
	составление заголовков
	разработку порядка составления дел
	определение сроков хранения дел
	создание системы индексации и установление индексов дел
	оформление и удостоверение номенклатуры дел

Определение круга документов для включения в номенклатуру осуществляется на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации организацией своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, штатное расписание, справочные картотеки, документы временно действующих комиссий, номенклатуры дел за прошлые годы, документы, не оконченные делопроизводством, поступившие из других организаций и пр.
Для небольшой организации номенклатура дел может включать в себя около 10 позиций. В компании с большим количеством работников, ведущей несколько видов деятельности, принимающей наличные и безналичные платежи номенклатура охватывает обычно несколько десятков дел.

Пример номенклатуры дел

Индекс	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения, ст. по перечню	Примечание
1. Организация управления
1-01	Устав; нотариально заверенные копии уставных документов		Постоянно, ст. 13.а
1-02	Приказы руководства по основной деятельности		Постоянно, ст. 6 а
1-3	Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной деятельности		5 лет ст. 6 в
1-04	Должностные инструкции работников предприятия		Постоянно, ст.35 а
1-05	Докладные записки сотрудников, представляемые руководству		5 лет ЭПК ст. 43
Индекс	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения, ст. по перечню	Примечание
1. Организация управления
1-01	Устав; нотариально заверенные копии уставных документов		Постоянно, ст. 13.а
1-02	Приказы руководства по основной деятельности		Постоянно, ст. 6 а
1-3	Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной деятельности		5 лет ст. 6 в
1-04	Должностные инструкции работников предприятия		Постоянно, ст.35 а
1-05	Докладные записки сотрудников, представляемые руководству		5 лет ЭПК ст. 43
1-06	Документы ревизий		Постоянно, ст.49
1-07	Решения местных органов власти и управления		ДМН, ст.16
2. Документационное обеспечение управления
2-01	Журнал регистрации исходящих документов		3 года, ст. 72 б
2-02	Журнал регистрации входящих документов		3 года, ст. 72 б
2-03	Номенклатура дел		Постоянно, ст. 67 а
2-04	Инструкция по ведению делопроизводства		Постоянно ст. 10
2-05	Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами)		ДМН
2-06	Переписка		5 лет ЭПК, ст. 41
2-07	Документы по различным вопросам деятельности		ДМН

3. Организация производственной деятельности
3-01	Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности		5 лет ЭПК ст. 224
3-02	Счета-фактуры на реализацию		5 лет ст, 150
3-03	Договоры на реализацию		5 лет ЭПК ст. 391
4. Работа с кадрами
4-01	Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании		75 лет ЭПК, ст. 336
4-02	Приказы о предоставлении от пусков, взысканиях, команди-ровках		5 лет ст. 343, 352
4-03	Книга учета трудовых книжек		50 лет, ст. 358 е
	Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений		5 лет, ст. 358 з
5. Учет и отчетность
5-01	Годовые отчеты по основным видам деятельности		Постоянно ст. 135 б
5-02	Лицевые счета по заработной плате		75 ЭПК ст.153
5-03	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы		Постоянно ст.199
5-04	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		5 лет ст. 136 б
5-05	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции		5 лет ст. 150	При условии завершения проверки (ревизии)
5-06	Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции		5 лет ст. 150	При условии завершения проверки (ревизии)
5-07	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		5 лет ст. 152
5-08	Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей		5 лет ст. 150
5-09	Авансовые отчеты		5 лет ст. 150
5-10	Главная книга		5 лет ст.148	При условии завершения проверки (ревизии)
5-11	Кассовая книга		5 лет ст. 148	При условии завершения проверки (ревизии)
5-12	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности		Постоянно ст. 49
5-13	Акты приема-сдачи выполненных работ		5 лет ст. 188	(при отсутствии лицевых счетов - 75 лет)
5-14	Хозяйственные договоры		5 лет ЭПК ст. 186
5-15	Договоры о материальной ответственности		5 лет ст. 189	После увольнения материально- ответственного лица

Составление заголовков дел

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко и однозначно отражать основное содержание документов, поскольку поиск нужных документов осуществляется именно по заголовку дела. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и т.д.), уточняюшие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, подлинности или копиях подшитых документов.

Термин " дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, например, " Дело об открытии филиала в г. Нижний Новгород", " Дело о выделении средств на ремент школы №2".

Термин " документы" используется в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью. При этом в составе заголовка перечиляются в скобках основные виды документов, например, " Документы о строительстве второго учебного корпуса (сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ). Использование терминов " материалы" и " документальные материалы" ГОСТом не предусмотрено.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

	название вида документов (приказы, протоколы, переписка и пр.)
	краткое содержание (например, " Протоколы совета директоров" )
	период, к которому относятся документы
	слово " копии", если дело сформировано из копий документов

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу она ведется.
Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке.
Если в деле содержится переписка с однородными корреспондентами, или корреспондентами, расположенными в одном регионе, их название указывается в обобщенном виде.
Если корреспондентов много, в заголовке указывается только вопрос, который обсуждается в документах, например, " Переписка о проведении конференции по сетевому маркетингу".
В заголовке дела, содержащего распорядительную документацию указывают вид документа, автора и год.

Пример номенклатуры дел

Требования к формированию дел

ГОСТ определяет формирование дела как групирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел предриятия. При формировании дел должны соблюдаться следующие требования:

в дело помещаются только правильно оформленные документы, работа по которым проведена

в дело подшиваются только подлинники документов или их заверенные копии

в одно дело подшиваются документы с одинаковым сроком хранения

документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело

в дело включается один экземпляр документа

в дело включаются как правило документы одного года, при ведении дела на протяжении нескольких лет, внутри него устанавливаются годовые разделители

документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности (по датам), в порядке нумерации или в алфавитном порядке

Порядок формирования дел:

	Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу
	Протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам.
	Переписку формируют за календарный год в хронологической последовательности, помещая документ-ответ после документа-запроса.
	Плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или поступления.
	Документы в отчетах помещают в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения. Финансовые денежные документы группируют по номерам.
	Документы в личном деле размещают в такой последовательности: внутренняя опись, заявление о приеме на работу, анкета, листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, дополнение к личному листку по учету поощрений, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
	Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.п. в личное дело не подшиваются, т.к. эти сведения записываются в дополнение личному листку по учету кадров.

Индексация дел, т.е. присвоение им условных индексов, имеет большое практическое значение.
В небольших организациях индекс дела является его порядковым номером в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
Если номенклатура дел строится для предприятия в целом, дела делятся на тематические разделы, например, организация управления, финансирование, учет и отчетность, работа с кадрами и пр., каждому из которых присваивается номер. При этом индексы дел включают номер раздела и номер дела, например, 3-02. Такой подход используется в приведенном нами примере.

Индекс	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения, ст. по перечню	Примечание
1. Организация управления
1-01	Устав; нотариально заверенные копии уставных документов		Постоянно, ст. 13.а
1-02	Приказы руководства по основной деятельности		Постоянно, ст. 6 а
1-3	Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной д-ти		5 лет ст. 6 в
1-04	Должностные инструкции работников предприятия		Постоянно, ст.35 а
1-05	Докладные записки сотрудников, представляемые руководству		5 лет ЭПК ст. 43
1-06	Документы ревизий		Постоянно, ст.49
1-07	Решения местных органов власти и управления		ДМН, ст.16
2. Документационное обеспечение управления
2-01	Журнал регистрации исходящих документов		3 года, ст. 72 б
2-02	Журнал регистрации входящих документов		3 года, ст. 72 б
2-03	Номенклатура дел		Постоянно, ст. 67 а
2-04	Инструкция по ведению делопроизводства		Постоянно ст. 10
2-05	Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами)		ДМН
2-06	Переписка		5 лет ЭПК, ст. 41
2-07	Документы по различным вопросам деятельности		ДМН
3. Организация производственной деятельности
3-01	Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности		5 лет ЭПК ст. 224
3-02	Счета-фактуры на реализацию		5 лет ст, 150
3-03	Договоры на реализацию		5 лет ЭПК ст. 391
4. Работа с кадрами
4-01	Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании		75 лет ЭПК, ст. 336
4-02	Приказы о предоставлении от пусков, взысканиях, команди-ровках		5 лет ст. 343, 352
4-03	Книга учета трудовых книжек		50 лет, ст. 358 е
	Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений		5 лет, ст. 358 з
5. Учет и отчетность
5-01	Годовые отчеты по основным видам деятельности		Постоянно ст. 135 б
5-02	Лицевые счета по заработной плате		75 ЭПК ст.153
5-03	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы		Постоянно ст.199
5-04	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		5 лет ст. 136 б
5-05	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции		5 лет ст. 150	При условии завершения проверки (ревизии)
5-06	Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции		5 лет ст. 150	При условии завершения проверки (ревизии)
5-07	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		5 лет ст. 152
5-08	Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей		5 лет ст. 150
5-09	Авансовые отчеты		5 лет ст. 150
5-10	Главная книга		5 лет ст.148	При условии завершения проверки (ревизии)
5-11	Кассовая книга		5 лет ст. 148	При условии завершения проверки (ревизии)
5-12	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности		Постоянно ст. 49
5-13	Акты приема-сдачи выполненных работ		5 лет ст. 188	(при отсутствии лицевых счетов - 75 лет)
5-14	Хозяйственные договоры		5 лет ЭПК ст. 186
5-15	Договоры о материальной ответственности		5 лет ст. 189	После увольнения материально- ответственного лица

Если номенклатура дел предприятия объединяет дела отдельных подразделений, индекс 04-02 может означать, что в номенклатуре дел подразделения, имеющего обозначение 04, дело располагается нод номером 02.

Хранение дел

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов, содержащая перечень входящих в дело документов с указанием основных характеристик документов:

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также для дел, сложных по содержанию.
Внутренняя опись помещается в начале дела, в нее вписываются сведения о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись, указывающая цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количества листов самой описи.
Внутреннюю опись подписывает ее составитель.

Третья глава посвящена подготовке дел к архивному хранению.

3.5 Организация документооборота.

Введение

Документы предприятия имеют различную практическую ценность. Некоторые из них длительное время используются для информационно-справочной работы, другие быстро утрачивают свою значимость. Некоторые документы по личному составу требуют весьма длительного хранения, поскольку на их основании через несколько десятков лет будет рассчитываться пенсия работников.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, подчиняющийся непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Задачи архива предприятия:

	прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством
	информационно-справочная работа по по архивным документам предприятия
	организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства

Оптимальным сроком использования документов в делопроизводстве считается 3 года, в некоторых организациях этот срок сокращен до двух лет или даже одного года.
По истечении этого срока необходимо решить вопрос о том, оставить их для дальнейшего использования на предприятии, передать в архив или уничтожить.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.

Однако этот перечень не может охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому используются еще и ведомственные перечни, более полно отражающие специфику работы предприятий данного ведомства. В некоторых случаях используются перечни документов, подлежащих приему в государственные архивы и др.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 месяцев, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и " Постоянно". Срок хранения " ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав, и учредительный договор, протоколы заседаний совета директоров, общих собраний и пр.

Из бухгалтерских документов на долгосрочное хранение передаются лицевые счета по заработной плате, годовые отчеты и балансы.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки, книги учета сотрудников) имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения устанавливается по документу с наибольшим сроком хранения. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, если дело закончено производством в 2001 г., срок его хранения исчисляется с 1 января 2002 г.

Если в деле содержатся документы с различными сроками хранения, срок хранения дела устанавливается по документу с наибольшим сроком хранения Определение сроков хранения некоторых документов, например, документов предприятий, прекративших существование, переписки организаций с исполнительными органами государственной власти и пр., ведут экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) при архивных органах.

Оформление дел архивного хранения

Для оформления дел, отобранных на архивное хранение, необходимо:

	расположить документы в хронологическом порядке
	произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором)
	подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле
	на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие гриф ограничения доступа) составить внутренние описи дел
	переплести или прошить дело, дополнительно указать на обложке количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела

Дела временного хранения разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в таких делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности.

Для учета количества листов в делах, срок хранения которых составляяет более 10 лет, составляется заверительный лист .Он составляется на отдельном листе, который помещается в конце каждого дела. В нем цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов и отдельно через знак " +" - число листов внутренней описи. Кроме того, здесь указываются (с ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинников копиями, особенности нумерации, например, наличии литерной (буквенной) нумерации и пр.).

Пример заверительного листа

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 789 Следующая ⇒