Схема работы с входящими документами

При регистрации входящего документа в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

	дата получения
	входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем
	дата документа
	регистрационный номер документа, присвоенный ему отправителем
	автор документа (организация или частное лицо)
	заголовок (о чем документ),
	резолюция
	срок исполнения
	исполнитель (кто с ним работает)
	ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения)
	номер дела (куда документ помещен после исполнения)

При использовании компьютерной системы регистрации количество заполняемых полей формы может быть значительно больше

 

Не регистрируются документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения.
К ним относятся:

	сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня
	графики, наряды, заявки
	рекламные и поздравительные письма
	пригласительные билеты
	программы семинаров, совещаний и конференций
	прейскуранты, прайс-листы
	технические условия
	нормы и нормативы расхода материалов
	формы статистической отчетности
	печатные издания
	личная корреспонденция
	объяснительные записки

На некоторых предприятиях создаются специальные перечни нерегистрируемых документов, утверждаемые руководителем.

Системы регистрации

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и компьютерная.
Журнальная система регистрации, введенная еще при Петре I, в настоящее время устарела и используется, в основном, при работе с конфиденциальными документами, а также при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков, когда применение такой системы предотвращает претензии со стороны граждан и возможные конфликтные ситуации.

Пример журнала учета конфиденциальных документов

Учетная таблица в журнале учета обычно делается на развороте журнала. Левая сторона   Учетный номер документа Дата документа Вид и краткое содержание Подразделение и фамилия исполнителя Номера листов черновика Количество Подпись за получение проекта, черновика Подпись за возврат, дата Экземпляров Листов в экземпляре   Правая сторона   Отметка об уничтожении черновика Отметка об уничтожении проекта или лишних экземпляров документа Куда отправлен Номера экземпляров Наименование, номер и дата оправдательного документа Индекс дела, номер по учету документов выделенного хранения Номера листов дела, количество экземпляров, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения

Карточная система регистрации свободна от недостатков, присущих журнальной системе, т.е. позволяет использовать для регистрации нескольких работников, не требует повторной регистрации в подразделениях, обеспечивает систематизизацию карточек и организацию поиска документов.

Пример регистрационной карточки

 

Сегодня эта система, появившаяся в начале ХХ века, уступает место компьютерным системам регистрации.

В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных. Такая система регистрации позволяет: регистрировать документы на различных рабочих местах объединять сведения о документах в единой базе данных организации   организовывать информационно-справочную работу с документами организовывать контроль за исполнением документов

Количество заполняемых полей регистрационной карточки может варьироваться в зависимости от типа регистрируемых документов. Для осуществления в дальнейшем поиска документов целесообразно внести в базу данных как можно больше сведений о документе и организации - авторе документа. При этом одновременно с базой данных о документах создается база данных о предприятиях.
В большинстве компьютерных программ регистрации для ввода данных используется аналог регистрационной карточки, включающий такие основные сведения:

 

дата регистрационный номер наименование корреспондента дата документа номер документа краткое содержание автор резолюции текст резолюции наименование исполнителей     срок исполнения (когда документ должен быть ход исполнения дата фактического исполнения документа номер дела (в которое подшит исполненный       исполнен)   документ)

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

		количество листов в документе
		название структурного подразделения
		количество листов приложений
		вид документа (приказ, акт, договор и т.п.)
Заполнение регистрационных карточек

При регистрации документы делятся на несколько категорий, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

	входящие документы
	исходящие документы
	внутренние документы
	контракты коммерческие
	документы, имеющие гриф ограничения доступа

Пример учетной карточки входящего документа

Количество категорий документов может быть расширено. Например, сюда может быть включена картотека предприятий, с которыми сотрудничает данная организация. Для внесения данных в базу может использоваться, например, такая карточка

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. A Схема затяжки болтов ГБЦ; болты 5 и 7 длиннее остальных и устанавливаются в свои места
2. X. Организация работы с документами в делопроизводстве
3. Аппаратурно-технологическая схема приготовления слоёного п/ф (традиционного)
4. Блок схема генератора незатухающих колебаний
5. Блок-схема алгоритма решения задачи
6. Глюкоза как важнейший метаболит углеводного обмена. Общая схема источников и путей расходования глюкозы в организме.
7. и карта-схема пунктов государственного мониторинга поверхностных вод Московского региона
8. Источники теплоты при сварке. Эквивалентная электрическая схема. Характер изменения сопротивления зоны сварки.
9. Общая схема исследования функции
10. Общая схема процесса возврата товара
11. Общая схема структуры гос-х и муниц-х финансов в РФ
12. Общая функциональная схема объекта информатизации