ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНЫХ СЛУЖБ

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 8

В результат экспертизы ценности документов составляются описи и акты. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной ценности дел, оформление дел, обеспечение сохранности и передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) один из главных видов работ с документами; она представляет собой определение научно-исторической, социальной, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения.

Основными критериям, определяющими ценность документов, являются роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых функций, время и место образования документов, юридическая достоверность документов, особенности материальной основы документа и его физического состояния, подлинность/копийность.

ЭЦД проводится в соответствии с нормативными документами, утвержденными Департаментом по архивам и делопроизводству, с указанием сроков хранения (перечни). Сохраняется основное правило: непосредственный просмотр и изучение каждого документа.

Если в дело сформированы документы различной ценности, то срок хранения дела устанавливается по документам наибольшего срока хранения.

При просмотре дел изымаются дуплетные экземпляры, черновики, неоформленные документы, копии, документы с временным сроком хранения. Особое внимание уделяется документам с отметкой «ЭПК». Это означает, что среди документов временного срока хранения некоторые документы могут храниться постоянно.

Составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Особое внимание уделяется документам, содержание которых поглощается составленными на их основании сводными документами (плановыми, отчетными, статистическими, бухгалтерского учета и отчетности). К ним относятся документы, содержащие сведения за короткие сроки, содержание которых поглощается сводными документами за более длительные сроки. При наличии годовых отчетов уничтожаются квартальные и месячные отчеты. В случае отсутствия годовых отчетов на хранение оставляются квартальные отчеты, а месячные уничтожаются.

На основании первичных документов (справок, сводок), которые подготавливаются различными структурными подразделениями, могут быть составлены сводные документы. Если содержание первичных документов поглощается сводными, то первичные документы могут быть отобраны к уничтожению. Если их содержание несет важную информацию, не отраженную в сводных документах, то первичные документы оставляются.

Решение вопроса, в каких структурных подразделениях оставлять дуплетные документы, а в каких их можно уничтожать, где документ хранится постоянно, а где 3 года – это задача ЭК. Этот порядок закрепляется в НД.

При отсутствии подлинных документов оставляют копии.

ЭЦД проводится в 3 этапа:

1. Оценка документа в делопроизводстве с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Проводится ежегодно работниками СДОУ совместно с членами ЭК. Результат находит отражение в НД,

2. Проводится в ведомственном архиве. При передаче дел в архив осуществляется контроль за качеством ЭЦД в структурных подразделениях (на основании описи структурного подразделения составляется опись ведомственного архива и акт об уничтожении документов). Опись и акты рассматриваются на ЭК одновременно.

3. члены ЭК должны знать задачи, функции и круг вопросов деятельности организации, ее масштаб, взаимосвязи с другими организациями, владеть информацией о реорганизации и о постановке делопроизводства.

Организация работ по ЭЦД возлагается на ЭК организации, ЭК госархивной службы.

Система экспертных служб:

ü в органах госуправления, организациях, подчиненных правительству и им подведомственных, создаются ЦЭК, которые координируют и руководят деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций. С целью контроля за их деятельностью на заседаний ЦЭК заслуживаются отчеты председателей ЭК подведомственных организаций. Если организация, входящая в подведомственную сеть, не передает документы на госхранение, то ЦЭК вышестоящей организации согласовывает представляемые ею НД и опись дел по личному составу.

ü В организациях, не имеющих подведомственную сеть создаются ЭК.

ü Организация работ по ЭЦД и контроль за ее результатами в гсоархивах, учреждениях государственной архивной службы возлагается на ЭПК в отделах по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов.

В госархивах создается ЭМК.

ЭПК и ЭМК рассматривают описи дел, акты, НД и другие нормативно-методические документы по работе архивных служб организаций и принимают решение об их утверждении.

ЦЭМК создается в НА РБ, который является центром теоретического и методического решения вопросов ЭЦД. На заседаниях ЦЭМК рассматриваются и утверждаются основные методические документы, определяющие методику и организацию работ по ЭЦД. Решения ЦЭМК обязательны для всех архивов и негосударственных организаций.

И ЦЭК и ЭМК являются постоянно действующими совещательными органами.

ЭК должна быть создана в каждой организации, независимо от формы собственности. ЦЭК или ЭК создаются на основании приказа руководителя организации. В их состав включаются наиболее квалифицированные сотрудники СДОУ и других структурных подразделений. В ЭК должно быть не менее 3-5 человек (обязательно нечетное число. Членом ЭК обязательно является руководитель СДОУ, завархивом, работник кадровой службы и главный бухгалтер, юрист.

В состав ЦЭК или ЭК организации, передающей документы на госхранение, включаются представители ГАС.

С течением времени, когда происходят изменения в составе ЭК или ЦЭК, приказом руководителя в ее состав вносятся изменения.

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя, секретарем ЭК является руководитель СДОУ или завархивом. ЭК должна заседать не реже 1-2 раз в год. ЭК работает в соответствии с планом работ ЭК. Каждое заседание ЭК оформляется протоколом. Решения принимаются большинством голосов. Протокол заседания подписываются председателем и секретарем ЭК, который утверждается руководителем организации не позже 5 дней. Может оформляться выписка из протокола, которая заверяется флагово, не отступая от левой границы.

Деятельности ЦЭК или ЭК складывается из основных направлений:

ü Организация работ по обеспечению ежегодного отбора и подготовки документов к передаче на госхранение либо к последующему хранению.

ü Методическое обеспечение работ по о тбору документов (в т.ч. в подведомственных организациях).

ü Осуществление организационно-методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

Выполняя эти задачи, ЦЭК осуществляет следующие функции:

1. Рассматривает проекты НД организации и подведомственных организаций, не являющихся источником комплектования;

2. Рассматривает описи;

3. Рассматривает акты;

4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения документов определенный категорий (или об из определении), установленные действующими перечнями типовых документов, и выносит решение о представлении этих предложений на утверждение в архивные учреждения;

5. ЭК участвует в подготовке и рассмотрении перечней документов с указанием сроков хранения, инструкций по делопроизводству и других методических пособий по работе архива организации;

6. Осуществляет инструктаж и контроль за исполнением ЭК подведомственных организаций своих обязанностей;

7. Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете архивных учреждений по согласованию описей, НД, актов;

8. Осуществляет контроль за организацией уничтожения документов (непосредственный контроль за этим процессом осуществляется работниками СДОУ).

После рассмотрения документов на заседании обязательному утверждению либо согласовании ЭПК или ЭМК госархива подлежат описи, акты, предложения об изменении сроков хранения, перечни.

Свою деятельность ЦЭК или ЭК осуществляют на основе положения об ЭК, которое должно быть разработано в каждой организации. Положение утверждается руководителем организации и согласовывается с госархивом (для организаций, передающих документы на госхранение) или с ЦЭК вышестоящей организации. В положении отражается специфика работ, определяется количественный состав ЦЭК.

ПОЛОЖЕНИЕ О СДОУ

ДОУ в организации осуществляется, как правило, специальной службой, действующей на правах структурного подразделения. Где ее нет, там эту функцию осуществляет секретарь или специально назначенное лицо.

В зависимости от объема документооборота, задач и функций ДОУ, структуры организации могут выделяться следующие службы:

ü управление делами;

ü канцелярия;

ü общий отдел;

ü секретариат;

ü отдел делопроизводства.

Сегодня отсутствуют типовые структуры и штат СДОУ. В состав управления делами включается канцелярия, экспедиция, копировально-множительное бюро, секретариат, в который включается приемная руководителя, секретариат руководителя, секретариат заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро, отдел по работе с документами, отдел писем или по работе с обращениями граждан, архив.

В составе канцелярии могут выделяться функции по учету, регистрации документов, может быть отдел по работе с обращениями граждан, может быть отдельное бюро стенографии, группа контроля, протокольная группа, копировально-множительная служба, архив.

СДОУ осуществляет функции:

ü внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

ü разработка и внедрение рациональных форм документов и организация работы с этими формами;

ü контроль за соблюдением стандартов;

ü экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;

ü регистрация документов;

ü контроль исполнения документов;

ü формирование, оформление, хранение и выдача дел для использования;

ü оформление, издание и рассылка документов;

ü копирование и размножение;

ü организационно-методическое руководство и контроль структурных подразделений.

Работа СДОУ регламентируется положением о нем, в котором указывается порядок образования, права, обязанности и организация работы структурных подразделений. Положение разрабатывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с отделом организации труда и зарплаты, кадровой службой, юридической службой, управлением качества, отделом охраны труда. Подписывается положение руководителем структурного подразделения.

Положение определяет статус СДОУ, отражает её место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. Положение определяет штаты, которые закрепляются в штатном расписании, и важность возложенных на СДОУ задач и функций. При разработке используются предварительные результаты изучения объема выполняемых функций, специфики деятельности организации, учитываются особенности организации труда и управления.

Положение о СДОУ разрабатывается с учетов требований Примерной инструкции, СТБ 6.38-2004, УСОРД 1999 г. Положение оформляется в соответствии со стандартом и имеет следующую структуру:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Взаимоотношения и связи.

Раздел 1. В нем указывается полное наименование СДОУ, ее место в системе управления организации, степень самостоятельности, основные задачи, направления и цели деятельности. В нем определяется руководитель СДОУ, порядок его назначения и освобождения от должности. Устанавливается внутренняя структура СДОУ. Здесь же указывается подчиненность и взаимодействие работников, порядок распределения обязанностей между ними. Вопрос о структуре СДОУ формируется в общей форме, т.к. она может меняться при сохранении основных направлений. В этом разделе дается перечень нормативно-методических документов, которыми руководствуется СДОУ.

Раздел 2. Формирует задачи подразделения, с помощью которых СДОУ выполняет свои функции. При этом обращается внимание на согласованность задач для различных подразделений. Основными являются установление единого порядка документирования и организация работы с документами в целом:

1. Формирование и развитие комплексной системы ДОУ, которая предусматривает:

ü Установление единого порядка работы с документами;

ü Установление организационно- правового положения, структуры, функций, прав и ответственности служб;

ü Определение должностного состава и требований (квалификации) к работникам.

2. Создание нормативно-методической базы, разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ.

3. Обеспечение единства информационных технологий в подразделениях с помощью современных программно-технических комплексов подготовки и оформления документов.

Раздел 3. Главный раздел, отражающий характеристику деятельности СДОУ. Функции формируются на основе организации деятельности организации в целом, с учетом распределения работ между подразделениями. Кроме того, указывается степень самостоятельности СДОУ в решении вопросов.

Раздел 4. Включает перечень прав, предоставленных руководителю и другим лицам в соответствии с распределением труда между ними. Также излагаются права, необходимые для выполнения функций, связанные с деятельностью других функциональных служб организации и сторонних организаций. Представляемые права должны соответствовать законодательству, а также документам, регламентирующим деятельность организации. Устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и обязанностей.

Права:

ü Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами, усовершенствования методики и форм работы;

ü Вносить предложения по совершенствованию ДОУ;

ü Подписывать и визировать документы в пределах компетенции;

ü Взаимодействовать с другими структурными подразделениями по вопросам организации и совершенствования ДОУ;

ü Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения правил работы с документами;

ü Проводить проверки состояния ДОУ в структурных подразделениях, подведомственных органах и доводить результаты до руководителя;

ü Запрашивать в структурных подразделениях и подведомственных органах сведения

ü Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке документов;

ü Возвращать исполнителям на доработку документы с нарушениями установленных требований;

ü Направлять обращения граждан в соответствующие органы;

ü Вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе специалистов других организаций для выполнения работ по профилю службы;

ü Совместно со структурными подразделениями участвовать в оформлении заказа, разработки контракта на приобретение технических средств.

Раздел 5. Определяются взаимоотношения СДОУ с другими структурными подразделениями, сторонними организациями, взаимные обязательства. Указывается в наименованиях документов (плановых, отчетных и т.д.) периодичность их представления. Указываются структурные подразделения, которые представляют и получают данную информацию.

Положение разрабатывается руководителем структурного подразделения и им подписывается. Подписанное положение передается на согласование. Положение о СДОУ, как правило, визируется юристом, руководителями структурных подразделений, которые указываются в последнем разделе положения. Затем оно направляется руководителю на утверждение.

Положение должно быть зарегистрировано в организациях, передающих документы в госархив. В негосударственных организациях срок хранения положения определяются как постоянные. Для организаций, не передающих документы в госархивы, срок хранения положения 10 лет после замены норм положения. Подлинник положения хранится в соответствующем структурном подразделении. Копии хранятся в той службе, деятельность которой они регламентируют. В случае необходимости внесения изменений, дополнений руководителем организации издается соответствующий приказ.

При необходимости внесения большого количества изменений положение перерабатывается. СДОУ может иметь простую печать, которая используется для заверения умноженного результата положения.

Организационные основы ДОУ

1. Организационная форма

2. Структура, задачи, функции

3. Должностной и численный состав

4. Нормативы времени на выполнение работ

Действующие НПА не регламентируют формы организации СДОУ. Нет НПА, которые позволяют рационально спроектировать СДОУ, определить структуру и штатную численность, определить потребность в технических средствах обработки документов.

При создании СДОУ, определении ее структуры, как правило, руководствуются субъективными факторами. Появляются новые функции, даже не свойственные традиционным делопроизводственным структурам.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ (ДИ)

ДИ – локальные НПА, действия которых ограничиваются одной или несколькими организациями. Разрабатываются в целях установления правил, регламентирующих организационно-правовое положение должностных лиц, их обязанности, права и ответственность, и обеспечивающих условия для их эффективной работы.

ДИ для руководителя разрабатывается и утверждается вышестоящей организацией по подчиненности.

ДИ обеспечивает разделение труда между работниками, единство при определении должностных обязанностей работников и предъявляет к ним квалификационные требования.

ДИ обеспечивает решение вопросов подготовки, повышения квалификации, подбора, расстановки и использования кадров.

ДИ обеспечивает решение вопросов оплаты труда. Обеспечивает проведение аттестации и оценки результатов деятельности персонала, поддержание и укрепление дисциплины, правильность применения мер дисциплинарной ответственности, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенные на них обязанности.

При разработке ДИ основой служат квалификационные характеристики должностей служащих, разработанные и утвержденные Минтруда РБ.

При разработке ДИ нужно руководствоваться нормативными документами, которые содержат:

1. Квалификационные характеристики массовых должностей служащих, общих для всех отраслей экономики. Излагаются в квалификационном справочнике «Должности служащих для всех отраслей экономики».

2. квалификационные характеристики должностей служащих, общих для всех отраслей промышленности, изложенных в квалификационном справочнике «Должности служащих для всех отраслей промышленности».

3. квалификационные характеристики деятельностей служащих, специфичных для конкретных отраслей, изложенные в справочниках отраслевого характера.

Во всех квалификационных характеристиках есть 3 раздела:

1. должностные обязанности;

2. должен знать;

3. квалификационные требования

ДИ позволяет дать объективную оценку деятельности работника, которая является нормативной основой для применения к нему мер воздействия в случаях невыполнения им своих должностных обязанностей.

Несмотря на то, что ДИ не является нововведением, в некоторых организациях ДИ отсутствуют, в других составляются Функциональные обязанности, Должностные обязанности, Положения.

При разработке ДИ должен соблюдаться единый подход к их построению, формулировке содержания разделов и последовательности их изложения.

В тексте ДИ формулировки должны быть краткими и четкими, с распорядительными словами «должен», «обязан», «не допускается», «следует», «необходимо».

ДИ оформляется на общем бланке А4.

Заголовок: кому?

Форма ДИ дана в УСОРД. Текст ДИ разбивается по определенной логичной схеме на разделы:

1. общие положения;

2. функции;

3. должностные обязанности;

4. права;

5. взаимоотношения и связи;

6. оценка работы и ответственность.

При изложении текста не рекомендуется повторять наименование должности, т.к. она является заголовком ДИ. Для сокращения текста ДИ рекомендуется текст каждого раздела начинать глаголом изъявительного наклонения: «назначается; руководствуется; подготавливает».

Раздел 1. Определяет:

ü сферу деятельности работника;

ü основные сведения о должности;

ü правовые акты и нормативные документы;

ü квалификационные требования;

ü подчиненность;

ü порядок назначения и освобождения от должности;

ü замещение по должности во время отсутствия.

Раздел 2. Определяет основные функции, установленные в соответствии с заключенным контрактом. Как правило, функции определяются, исходя из положения о структурном подразделении.

Раздел 3. Содержит конкретные виды работ, возложенные на работника. Указывается участок работ, закрепленный за сотрудником, и перечень видов работ, из которых состоит его трудовая деятельность, который определяется не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру выполняемых действий («выполняет; обеспечивает; подготавливает»).

При перечислении обязанностей их разбивают на группы:

ü по разработке, подготовке, участию в составлении документов по конкретным вопросам, которые входят в ДИ работника;

ü по качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации;

ü по использованию организационных, методических, контрольных и других форм работы (участие в совещаниях, проведение консультаций, семинаров и т.д.);

ü по соблюдению сроков выполнения конкретных действий, т.е. контроль за сроками исполнения документов.

Раздел 4. Определяет права, предоставленные работнику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей:

ü право давать указания по конкретным вопросам (например, по организации ДОУ);

ü обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

ü требовать необходимую информацию;

ü требовать определенных действий от работников (например, соблюдение стандартов);

ü участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его деятельности.

Раздел 5. Включает круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией.

В нем указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник, кому и в какие сроки представляет информацию; с кем согласовываются проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляется совместная подготовка документов (НД, сводки об исполнении).

Раздел 6. Определяются критерии оценки работы, устанавливаются меры персональной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение своих обязанностей и неиспользования предоставленных ему прав; несоблюдение конфиденциальности сведений, т.е. тех сведений, которые стали ему известны в процессе работы.

ДИ подписывает руководитель структурного подразделения. Проект визируется составителем, кадровой службой и юридической службой. После визирования передается руководителю/его заместителю, курирующему данное направление работы, на утверждение. Экземпляр ДИ передается работнику, который должен быть ознакомлен с ней под расписку. При внесении изменений издается приказ руководителя организации о внесении изменений.

Зарубежный опыт

Важным элементом продуктивной работ всего персонала считаются грамотно разработанные документы по обеспечению деятельности и подразделений, и функциональных обязанностей работника.

Составление различных видов документов имеют особенности. В США описание ДИ готовится непосредственно руководителем и самим работником, потом утверждается аттестационной комиссией. Целью этого является оценка работника, определение уровня вознаграждения, принятие решений при должностных продвижениях. Может указываться:

ü должность;

ü функциональные обязанности;

ü организационные взаимоотношения;

ü квалификация;

ü формы ответственности.

В первом разделе указывается наименование должности по штатному расписанию.

Во втором перечисляются выполняемые работы.

В третьем определяется круг лиц, которым подчинен работник. Определяются меры ответственности за вверенный ему персонал, указывается эквивалентность должностного уровня.

В четвертом указывается послужной список, в котором отражается управление вверенными ресурсами и описание личных качеств (способность к лидерству, профессиональная репутация, глубина знаний, способность обучать работников, планирование, контроль, организационные способности).

В пятом разделе отражаются аспекты личной заинтересованности лица, занимающего должность, в сфере повышения квалификации, применения новаций, поддержания корпоративной культуры.

Примерная ДИ:

1. Описание работ: наименование должности, место в иерархии, краткое описание работ.

2. Спецификация: требования к характеристикам работника, в т.ч. характеристике по образованию, профессиональному опыту, личным качествам, состоянию здоровья.

В Германии при подборе руководящих кадров госорганов перед объявлением конкурса кадровая служба совместно со структурным подразделением составляет формуляр, в котором предъявляются требования к претендентам («Требования к претенденту на должность»). Как правило, в нем указываются основные задачи, главные виды деятельности, требования к образованию, профессиональному опыту и навыкам, указывается перечень специфических знаний. При этом, готовится «Формуляр-описание должности», т.е. ДИ. При помощи этих документов облегчается работа по отбору кандидатов на должность.

На предприятиях встречаются ДИ руководителей структурных подразделений. Они состоят из следующих разделов:

1. Обозначение должности.

2. Ранг: должностной уровень.

3. Подчиненность: круг лиц, которым подчиняется работник.

4. Руководящие функции: круг подчиненных лиц.

5. Цели должности: формулируются задачи, функции в целом организации и данного структурного подразделения в частности.

6. Замещение: круг лиц-заместителей либо порядок передачи полномочий сотруднику, находящемуся в резерве кадров на выдвижение.

7. Основные задачи по должности: устанавливается конкретное содержание должности, перечисляются виды работ и характер работ.

8. Прочие задачи: перечисляются комиссии, в работе которых работник участвует, его статус в них.

Особенностями являются:

1. Отсутствие раздела «Права».

2. Отсутствие раздела «Обязанности» (формулируются задачи, которые дают возможность работнику самому определять, что необходимо сделать).

3. Отсутствие раздела «Ответственность», т.к. предполагается, что если задача поставлена, то ее надо выполнять ответственно.

При описании работ значительное внимание уделяется конкретизации требований к квалификации и профессионально значимым личностным качествам.

В ДИ стран СНГ сохраняется советская традиция, т.е. тщательная проработка должностных обязанностей. Недостатком является: отсутствие требований к личным качествам; негибкость ДИ. В результате, ДИ пересматриваются очень часто, возникают конфликтные ситуации.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ (ИПД)

Основным НПА, комплексно регламентирующим организацию работ с документами и которым руководствуются все структурные подразделения, является Примерная инструкция (ПИ). Вопросы ДОУ могут отражаться в локальных НПА организации: положениях о структурных подразделениях, ДИ. Могут разрабатываться специальные НПА для участков, играющих ведущую либо самостоятельную роль в организации ( Положение о комиссии министерства по работе с обращениями граждан).

ИПД разрабатывается в каждой организации самостоятельно, в соответствии с действующими НПА. В ПИ определяется структура и содержание ИПД, т.е. количество и наименование разделов, их последовательность, наличие приложений в зависимости от направлений деятельности организации, наличие технических средств.

Основой для разработки ИПД являются общегосударственные нормативно-методические документы. Кроме того, при разработке ИПД используются НПА и методические документы вышестоящих организаций и рекомендации государственных архивных учреждений. НПА в области ДОУ не устанавливают жесткой структуры ИПД.

Требования ИПД по организации работы с документами носит обязательный характер для всех работников организации. ИПД должна отражать все основные стадии работ с документами организации.

Текст разбивается на разделы, глав, пункты, подпункты. Нумерация валовая. Документ использует четкие формулировки и распорядительные слова («Инструкция устанавливает…; Ведение делопроизводства возлагается..»). Текст излагается от третьего лица. Например, «Работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов». Текст может излагаться в безличной форме: «Вскрываются все поступившие пакеты, за исключением именных и с пометкой «Лично».

ИПД начинается с Общего положения, в котором указываются цели и причины издания ИПД, документы, на основании которых разрабатывается ИПД. Указываются документы, которые применяются наряду с ИПД: инструкция о порядке регистрации, учета и контроля за прохождением исполнения документов в система АИПС. В этом разделе указывается область распространения ИПД. Например, на документы не секретного характера, документы, имеющие гриф «ДСП» и иные ОРД, за исключением документов, составляющих государственную тайну. Указывается наименование структурного подразделения и должностные лица, ответственные за общее руководство делопроизводством в организации. Указывается ответственность должностных лиц за несоблюдение требований ИПД.

К основным разделам ИПД относятся:

1. Подготовка и оформление документов.

2. Организация документооборота.

3. Регистрация документов, построение ИСА.

4. Контроль исполнения.

5. Хранение документов.

Они могут иметь главы. Раздел «Подготовка и оформление документов» может иметь следующие главы: правила подготовки (бланки, оформление реквизитов); подготовка и оформление отдельных видов документов.

Раздел «Организация документооборота» может включать главы: порядок прохождения, обработки входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; учет документов.

Раздел «Регистрация документов» имеет главы: общие правила регистрации; формы регистрации; структура ИСА в канцелярии, в СДОУ, в структурном подразделении.

«Контроль за сроками исполнения»: организация контроля; сроки исполнения; анализ и обобщение данных по контролю.

«Хранение»: составление НД; формирование дел; оперативное хранение дел; ЭЦД; оформление дел; составление описей; передача дел на архивное хранение.

В ИПД могут включаться и другие разделы, главы, целесообразность включения которых определяется самостоятельно организацией: копирование и размножение; учет документов с грифом «Для служебного пользования»; составление НД; формирование и оформление дел; проведение ЭЦД.

Очень часто раздел «Регистрация» включается в раздел «Организация документооборота».

К ИПД имеются приложения, состав которых определяется, исходя из конкретного содержания разделов и глав ИПД. В качестве приложения могут даваться образцы бланков, конкретных видов документов, регистрационных форм, перечни документов, не подлежащих регистрации и документов, не подлежащих регистрации в СДОУ, формы сводок, справок об исполнении документов, формы НД, описей, образец оформления обложки дела.

Вопросы деятельности отдельных служб могут быть регламентированы в соответствующих разделах и главах. Например, в разделе «Подготовка и оформление документов» могут оговариваться особенности оформления, визирования кадровых документов или других специфических документов.

В разделе «Формирование дел» может оговариваться формирование дел по личному составу.

В разделе «Регистрация» должен быть отражен принцип централизации.

В ИПД должны найти отражение вопросы о применении средств автоматизации, компьютерных технологий, могут быть закреплены особенности внедрения автоматизированных систем ДОУ. Указываются НПА, регламентирующие эти вопросы, если эта работа не описывается полностью в разделах.

Перечень НПА и НМД, регламентирующих вопросы применения средств автоматизации, может даваться в приложении.

Целесообразно ввести разделы «Работа с исполнителями» либо «Организация работы с документами в структурных подразделениях». Может быть раздел «Использование электронной почты», «Работа с электронными документами», «Порядок оформления документов, направляемых за рубеж».

ИПД оформляется на общем бланке А4 и утверждается руководителем организации. При утверждении распорядительным документом в этот документ включается пункт об утверждении ИПД, указываются сведения о дате введения ИПД в действие, излагаются сведения об организационных мероприятиях, указываются пункты об отмене ранее действующих ИПД и о должностном лице, ответственном за внедрении ИПД.

Датой ИПД является дата ее утверждения.

ИПД, независимо от содержания деятельности учреждения, должна охватывать следующие вопросы:

ü Общие принципы организации делопроизводства (по организации и по структурным подразделениям);

ü Ответственность за организационную и методическую сторону организации делопроизводства, за материально-техническое обеспечение делопроизводства;

ü Функции основного исполнительного персонала в работе с документами;

ü Функции канцелярии и лиц, обеспечивающих участок делопроизводственного обслуживания в структурных подразделениях;

ü Взаимоотношения СДОУ с основными подразделениями организации;

ü Место архива в системе организации и его роль в делопроизводстве;

ü Создание документов;

ü Определение видов и разновидностей документов, необходимость которых обусловлена деятельностью организации;

ü Устранение излишеств в образовании документов с указанием путей замены их другими формами связи;

ü Строгое упорядочение переписки со структурными подразделениями и подведомственными организациями;

ü Порядок подготовки и оформления документов;

ü Методика составления и оформления различных категорий или групп документов (распорядительные документы, протоколы, письма, телеграммы, факсограммы);

ü Порядок подписания документов, их визирования, согласования и утверждения;

ü Порядок размножения документов, методика исполнения документов;

ü Особенности исполнения отдельных групп и категорий документов в зависимости от их содержания;

ü Регламентация резолюций на документах;

ü Подготовка документов к заседаниям коллегиальных органов;

ü Принципы организации документооборота в данной организации;

ü Порядок приёма и отправки документов;

ü Основные принципы движения различных категорий и групп документов;

ü Техника распространения документов между структурными подразделениями и передача их из одного структурного подразделения в другое;

ü Общая организация и методика работ по регистрации документов;

ü Категории документов, не подлежащих регистрации;

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 78