ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДОК ИХ ЗАПОЛНЕНИЯ

В настоящее время в организациях применяются 3 основные формы регистрации документов:

ü Журнальная;

ü Карточная;

ü С помощью ПЭВМ (электронная карточка).

Журнальная применяется в организациях, где объем документооборота более 1000 документов в год (15-20 в день). Это достаточно старая форма регистрации. В Примерной инструкции даны формы этих журналов.

Виды журналов:

ü Регистрации входящих документов;

ü Регистрации исходящих документов;

ü Регистрации приказов по основной деятельности;

ü Регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет (индекс – 1К, 2К и т.д.);

ü Регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 3 года (1Л, 10Л и т.д.);

ü Регистрации внутренних документов.

При незначительном количестве внутренних документов их регистрируют в журнале исходящих документов. А при значительном их объеме (более 200 в год) предусматривается отдельный журнал для их регистрации.

Журнал регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Дата и индекс поступившего документа	Корреспондент	Краткое содержание	Резолюция	Расписка
02.01.2006 03.01.2006	26.12.2005 №3-2/124 номер из бланка поступившего документа	Организация, от которой получен документ (из бланка)	О чём? заголовок документа	Исполнитель в Д.п. Коту Я.А. Подготовить ответ к 06.01.2006 Роспись	Кот Роспись 03.01.2006 Исполнен Исх. 3-2/124 От 26.12.2005 Из журнала исходящих документов

В целях эффективного поиска документов при журнальной регистрации допускается на копии исходящего документа проставлять дату и номер входящего документа. Это делается для того, чтобы завязать между собой 2 журнала и показать, какой входящий документ исполнен.

Оригинал исходящего документа	Копия
_______ ________ _______ ________ _______ _________ 02.02.2006 №3-8/1 Заголовок Текст документа Фамилия исполнителя Роспись	___________ _________ ___________ _________ ___________ _________ О2.02.2006 №3-8/1 Заголовок Текст документа Верно Роспись ФИО

Журнал регистрации исходящих документов

Дата и индекс	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении
02.01.2006	Кому направлен	О чем?	Иванов 02.01.2006
3-8/1	документ?		Расписка
4-5/2			исполнителя в
03.01.2006			получении отпуска
И т.д.			документов

Преимущества журнала:

1. Простая форма учета.

2. Запись не может потеряться

Недостатки журнала:

1. Нарушение принципа однократности записи.

2. Неудобство контроля и поиска (листать журнал и искать запись).

Форма журнала входящих документов

Дата поступления, индекс документа	Дата и индекс поступившего документа	Корреспондент (организация, из которой получен документ)	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен	Расписка в получении	Отметка об исполнении
22.06.2000 №508	21.06.2000 №35/01-10	БелНИЦЭД	О разработке рекомендаций	22.06.2000 Рыбакову А.Е. Давыдовой Э.Н.	Роспись А.Е. Рыбаков 22.06.2000	В дело №3-2. Подготовлен ответ Исх. №3-2\523 от 29.06.2000

Исходящих документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении
21.06.2000 №35/01-10	БелНИЦЭД	О разработке рекомендаций	Исполнен Вх. №1-16/378 от 04.05.2000

КАРТОЧНАЯ РЕГИСТРАЦИЯ

Форма и порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки (РКК)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14	15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26	27 28 29 30 31
Срок исполнения	Название документа	Автор (корреспондент)
Дата и индекс поступления	Дата и индекс документа
	Краткое содержание
Резолюция или кому	направлен документ
	Отметка об исполнении
	ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА
Контрольные отметки
Фонд №	Опись №	Дело №

ОБОРОТНАЯ СТОРОНА

Форма является единой для регистрации всех категорий документов. Эта карточка также используется для контроля за сроками исполнения документа. Используется принцип однократности, инициативного документа, т.к. и запрос, и ответ регистрируются в одной карточке.

Количество карточек, заполняемых при регистрации, определяется числом справочных и контрольных картотек, которые заводятся во всех структурных подразделениях, где будут исполняться и контролироваться документы. Минимальное количество карточек – 2: 1) в СДОУ; 2) передается в структурное подразделение исполнителю.

Формат карточки может быть А5 (148 х 210) и А6 (105 х 148). Его выбор предоставляется организациям. Как правило, пользуются карточками формата А6.

Название реквизитов набирается самым мелким шрифтом и в самой нижней строке графы для того, чтобы выделить данные, записанные после регистрации.

Графы РКК

1. Вверху помещается календарная шкала, используемая для контроля сроков исполнения документа. На карточке А6 наносятся только нечетные числа. Поэтому срок исполнения отмечается днем раньше. Дата исполнения берется из текста документа, резолюции.

2. Срок исполнения. Проставляется число, месяц и год при регистрации инициативного документа, т.е. исходящего. Записывается дата получения ожидаемого ответа.

3. Автор (корреспондент). Для входящих документов записывается наименование организации, от которой поступил документ. Для исходящих – куда/кому направляется документ.

4. Дата и индекс поступления. Дата и индекс документа, который ему присваивается в организации, в которую он поступил. При регистрации исходящего документа эта графа не заполняется.

5. Дата и индекс документа. Проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией автором при его отправке. При регистрации исходящих документов и внутренних проставляется дата подписания документа, его исходящий индекс или внутренний номер.

6. Краткое содержание. Когда заголовок не раскрывает содержание, может записываться ключевой абзац.

7. Резолюция. Все резолюции, появившиеся на документе в процессе его исполнения, записываются с указанием должности и ФИО подписавшего документ.

8. Отметка об исполнении. Делается запись, отражающая решение вопроса по существу («Подготовлен проект»), проставляется дата отправки и индекс ответного документа. Если не требуется письменный ответ, то записывается, когда и кем решен вопрос, поставленный в инициативном документе. При регистрации инициативного исходящего документа ему присваивается индекс (01(11)/121). Поступивший документ принимается уже с индексом.

9. Контрольные отметки. Делаются отметки о контроле сроков исполнения; проставляется дата проверки; указываются причины задержки исполнения; делаются записи, отражающие движение документа; может оформляться расписка в получении документа.

10. Заполняются в архиве на документы постоянного хранения при передаче в ведомственный архив после составления описи дел постоянного хранения.

Допускается введение дополнительных реквизитов: количество листов в основном документе и копии; исполнитель и его телефон. Допускается разделение реквизита на несколько частей, цветовое различие карточек.

При изготовлении карточек для распорядительных документов можно ввести графу «Вид документа», «Основание» (указывается номер и дата документа, во исполнение которого создан данный документ). Если этой графы нет, то информацию пишут в скобках после заголовка в «Кратком содержании». В случае отмены приказа или 1 из его пунктов в графе «Контрольные отметки» делается соответствующая запись.

Преимущества карточек:

1. Возможность осуществления однократной регистрации документа;

2. Возможность организовать рациональную систему поиска;

3. Позволяют организовать контроль исполнения без дополнительных записей.

Недостатки:

1. Требуют более высокой квалификации, чем журналы;

2. Возможность утраты информации при потере карточки.

УЧЕТНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ (УСА)

РКК служат основой для создания УСА. Все это достигается путем группировки РКК в картотеке по определенным признакам. Каждая из РКК помещается в картотеку после регистрации документа и не нее будут перенесены все необходимые сведения.

Картотеки могут различаться по назначению и виду. В каждой организации должна быть справочная картотека, в которой РКК делятся на исполненные и неисполненные документы.

Первая часть картотеки (на неисполненные документы) служат для поиска документа в процессе его исполнения.

Вторая часть строится с учетом использования этой картотеки для учета исполненных документов.

Разделами второй части являются: название корреспондента с его индексом и структурных подразделений.

Разделы второй части строятся с учетом классификатора вопросов или участников деятельности организации. Первым разделом может быть разновидность документа, который оформляет эти виды деятельности, а также могут указываться и дела, которые формируются с НД.

В вопросной картотеке дополнительно могут обозначаться названия структурных подразделений. Этот раздел делится на рубрики в соответствии со статьями НД. Обозначаются заголовки дел и их индексы по НД.

Рубрики могут делиться на под рубрики.

РКК из разделов картотеки по неисполненным документам по мере исполнения документов, с проставленными в них необходимыми отметками (об исполнении), перемещаются в соответственные разделы и рубрики второй части картотеки. Поэтому такая картотека может иметь помимо информационной функции и контрольную функцию (массовый контроль).

Обычно в организациях, где значительный документооборот (свыше 1000), справочные картотеки ведутся как в канцелярии, так и в каждом структурном подразделении. В учреждениях, где документооборот до 1000 документов, ведется единая справочная картотека. На некоторые документы (приказы и др.) могут вестись специальные картотеки (кодификационные). В них РКК на ОРД группируются по определенным вопросам. Выделяются действующие и отмененные документы.

Картотека, построенная по НД, составляется на исполненные документы. Разделами являются: названия дел или индекс.

Как правило, на входящие документы первая часть картотеки дел по корреспондентам (по шифратору), а на исходящие по исполнителям (структурным подразделениям). Группе однородных корреспондентов может присваиваться один индекс.

В структурных подразделениях из РКК, полученных из канцелярии вместе с документами, формируется УСА.

В процессе исполнения документов ответственным за делопроизводство ведется справочная картотека, в которой РКК на неисполненные документы формируются по срокам исполнения, исполнителям. После исполнения РКК с соответствующими отметками (номер и дата ответа) помещается в раздел картотеки на исполненные документы, где РКК систематизируются по НД. Рубриками будут индексы дел по НД. Через год после завершения в делопроизводстве в архив организации передаются по описи дела постоянного хранения и массивы РКК на документы, сгруппированные в соответствии с НД.

УСА должен отвечать следующим требованиям:

1. Он должен наиболее полно раскрывать состав и движение документа.

2. Должен обеспечивать оперативный поиск документов и контроль за их исполнением.

3. Должен сокращать время на непосредственное обращение к документам.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 Следующая ⇒