Графа «Срок хранения дела (тома, части) и статья по перечню»

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 8Следующая ⇒

Напротив наименования каждого дела проставляется срок его хранения со ссылкой на статью перечня типовых документов с указанием срока хранения и ведомственных документов с указанием сроков хранения. Типовыми являются документы, образованные в деятельности организации при документировании типовых, общих для всех организаций функций, не зависимо от рода деятельности, формы собственности и т.д.

Ведомственные перечни дают более полный список видов документов применительно к видам отраслевых систем. Статьей перечня является порядковый номер вида документа, включенный в перечень в соответствии с первой графой. (В перечне 2007 г. вместо статей указаны пункты).

Перечни, как правило, не содержат конкретных заголовков дел, а дают перечисление категорий и видов документов. Поэтому при составлении НД из перечня берутся соответственные формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка.

Графа «Примечания»

В случае, если срок хранения категории документов определить невозможно по причине отсутствия информации об этом в перечне, экспертная служба организации определяет этот срок самостоятельно, а потом направляет свое решение в учреждение государственной архивной службы.

В этой графе оговариваются особенности приема документов, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, порядок формирования документов в дела; конкретизируются и уточняются сроки хранения документов. (например, «Срок хранения 3 года после проверки налоговыми органами и при условии завершения ревизии»).

Образцы подписей тоже хранятся 3 года, но в «Примечаниях» есть запись: «после увольнения материально ответственного лица, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии».

В настоящее время посредством ЭВМ ведутся справочные базы данных, составляются бухгалтерские и финансовые документы и др. Срок хранения подобных документов будет соответствовать сроку хранения аналогичных документов на традиционных носителях. Для них в «Примечаниях» проставляется запись «В электронном формате». Это предполагает вывод документов на бумажный носитель и удостоверение его традиционным способом.

Графа служит для различных отметок: о передаче дел в другие организации или структурные подразделения, о незаведении дел, о переходящих делах (запись «Переходящие»), о включении дел в акт о выделении к уничтожению, могут указываться фамилии лиц, ответственных за формирование дела, делается отметка о подлинности или копийности документов, сформированных в дела.

НД состоит из таких элементов:

1. опись дел постоянного хранения;

2. опись дел по личному составу;

3. акт о выделении документов к списанию.

НД является сдаточной описью для дел временного хранения в тех организациях, где предусмотрена сдача таких дел в архив. Дела временного хранения передаются в архив под индексами, присвоенными им НД, а в графе «Примечания» проставляется запись «Сдано в архив». В этом случае в конце НД делается отметка о приёме/передаче дел в архив. В случае реорганизации или ликвидации организации дела временного хранения передаются согласно указанному выше порядку.

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

По окончании делопроизводственного года в НД делается запись о количестве заведенных дел (отдельно о количестве дел постоянного, временного более 10 лет и временного менее 10 лет хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК»).

Итоговая запись содержит сведения, необходимые для будущего комплектования архива, а также в ней производится учет количества переходящих дел, которые будут включены в НД будущего делопроизводственного года.

Срок хранения дел до 10 лет исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2006 г., идет с 01.01.2007.

Сведения, содержащиеся в НД в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в ведомственный архив.

После подписания НД руководителем СДОУ в итоговой записи делается отметка о передаче итоговых сведений в архив организации с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и её расшифровки.

Название организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______№1-15___

г. Минск

на 2006 год

Индекс дела	Название, заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания

У тех организаций, которые не передают документы в госархив, максимальный срок хранения документов составляет 10 лет. Документы временного хранения помещаются в архив по НД.

Итоговая запись о количестве и категориях

Заведенных дел в ________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
Переходящих	С отметкой «ЭПК»
Пост Вр.(более 10 лет) Вр. (менее 10 лет) Итого

Зав. канцелярией подпись Расшифровка подписи

10.01.2007

Виды НД

ü индивидуальная;

ü типовая;

ü примерная

Чтобы улучшить организацию документов в структурных частях всей системы в целом, разрабатывается типовая и примерная НД в целях унификации группировки документов определенной категории организаций, с однотипным характером деятельности и сходным составом документов.

Типовые НД очень жестко все регламентируют. Примерные устанавливают примерный состав дел, которые составляются в организациях, и носит рекомендательный характер ( в них отсутствует графа «Индекс дела»).

Типовые НД разрабатываются для группы организаций с одинаковыми функциями и структурой и предусматривают один и тот же состав заводимых дел для всех организаций данной группы. Типовая НД близка к индивидуальной, т.к. устанавливает единую индексацию для организаций все системы.

При составлении примерной и типовой НД используются те же источники, что и для индивидуальной, и такие же принципы. В каждой организации примерная и типовая НД используются для создания собственной НД.

В НД организации из типовой и примерной НД переносятся заголовки дел, которые предстоит завести.

Спецификой примерной НД является то, что по одному заголовку может быть предусмотрено несколько заголовков, заголовки дел с одинаковым сроком хранения могут быть включены в одно дело.

Типовая и примерная номенклатуры составляются СДОУ органов управления для подведомственных организаций. Такие НД утверждаются руководителем организации после согласования с ЭК организации и ЦЭК Департамента по архивам и делопроизводству.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ (ВО) ДЕЛА

Оформление

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется ВО документов дела. Она составляется по установленной форме.

ВО составляется, как правило, в делах, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов – делах с «глухими» заголовками.

ВО составляется на отдельных листах в начале дела. К ней составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов, включенных в нее, количество её листов.

ВО подписывает составитель с указанием должности, расшифровкой подписи, и датой составления.

Если из дела изымаются документы, подлинник заменяется копией и это отражается в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующий акт.

Внутренняя опись документов дела №3-2

Номер по порядку	Индекс документа	Заголовок документа	Дата	Номера листов дела	Примечания
		Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства в аппарате министерства	10.01.2006	Стр. 1-3
		О распространении обязанностей между руководством министерства	15.01.2006	Стр. 4-7

Итого 50 (пятьдесят) документов.

Количество листов внутренней описи 6 (шесть)

Главный специалист Подпись Д.О. Бенько

20.01. 2007

При необходимости может составляться новая итоговая запись. В этом случае изменения вносятся и в заверительную запись в листе-заверителе.

Если дело переплетено, то ВО подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В приказах по личному составу составление ВО имеет особенности. Заголовки – это предписываемые действия (приём, перемещение, увольнение) с указанием ФИО конкретных работников. Если в одном приказе указывается несколько действий, они расписываются во ВО под самостоятельными порядковыми номерами. Если указывается несколько действий, в заголовке пишется «По личному составу».

В протоколах и личных делах работников ВО также имеет особенности. Несколько личных дел уволенных работников могут быть подшиты в 1 дело. В этом случае, помимо ВО, имеющейся в каждом деле, составляется единая ВО документов, помещенная в начале.

Внутренняя опись документов личных дел уволенных работников «А-Ш»


ФИО в И.п.	15.01.1997 25.03.2006	1-15
Борисова О.А.	20.05.1996 20.10.2006	16-30

Во второй графе помещается номер личного дела, присвоенный ему при заведении личного дела по книге (журналу) учета личных дел. (По НД все личные дела учитываются под одним индексом.)

В графе 3 пишется ФИО работника в именительном падеже.

В графе 4 указывается дата приказа о приеме и приказа об увольнении.

В итоговой записи указывается общее количество документов. Включенных в личные дела работников, подшитых в одно дело.

ОФОРМЛЕНИЕ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с НД. Признаки заведения дел – основные элементы формуляра документа – совокупность составных частей реквизитов документа.

Документы формируются по следующим признакам:

ü Номинальный – соединение в дела документов, имеющих одно и то же название разновидности («Приказы ректора…»).

ü Предметно-вопросный – объединение документов одного содержания («Документы по инвентаризации…», «Анализы финансово-хозяйственной деятельности организации»).

ü Авторский – документы одного автора («Правила внутреннего трудового распорядка министерства»).

ü Хронологический – документы за определенный период («Отчеты министерства о работе с кадрами за 2006 г»).

ü Корреспондентский – переписка с определенным корреспондентом.

ü Географический – содержание, автор, корреспондент связаны с определенной территорией («Отчеты предприятий Брестской области за 2006 г»).

Дело, которое сформировано по одному признаку будет ограничено его обозначением, но в практике используются несколько признаков (отчеты чьи? О чем? За какой период? ).

Пример заголовка по номинальному принципу в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками: «Переписка с филиалом предприятия в г. Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов».

При формировании дел необходимо соблюдать определенные правила:

1. Помещать в дело документы, которые по содержанию соответствуют наименованию дела по НД. Если документы, образованные в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в существующие дела, заводятся новые дела с внесением их в НД (резервные дела).

2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дел. Наиболее наглядно это можно показать на примере приказов. Так, предусматривается отдельное формирование их по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам (5 лет), по личному составу (75 лет, 3 года – в разные дела). В этих же целях при формировании приказов, поступивших из вышестоящих организаций, рекомендуется формировать их в отдельные дела: те, которые относятся к деятельности организации – постоянного хранения; те, которые присланы для сведения – отдельно.

С учетом данного требования подлинники формируются отдельно от копий. В НД предусматриваются для этого отдельные дела (хранятся 3 года). Годовые планы и отчеты формируются отдельно от полугодовых, квартальных, месячных планов и отчетов.

В порядке исключения допускается временное формирование в одно дело документов с разными сроками хранения в течении года, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года эти документы расформировываются в отдельные дела по срокам хранения.

3. Рабочие варианты, проекты документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников и хранятся 1 год. Вместе с проектами в дело подшиваются и отдельные листы с замечаниями, дополнениями, предложениями к объектам. Например, штатное расписание хранится отдельно от его проектов и переписки по его составлению, уточнению и утверждению.

4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение не относящихся к делу документов, черновиков, копий.

5. Формируются документы только одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела (личные дела), которые включаются в опись по году заведения.

6. В каждое дело допускается формировать 250 листов. Толщина дела должна быть 3-4 см. По окончанию года указывается количество томов.

7. Приложения, не зависимо от их дат, присоединяются к документам тех лет, к которым относятся. Приложения большого объема (более 250 листов) могут составлять отдельный том или дело. В этом случае не документе делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.

8. Каждый документ, помещенный в деле, должен быть оформлен в соответствии со стандартом. В процессе передачи дел из структурного подразделения в архив это проверяется.

9. В дело должны быть сформированы только исполненные документы.

10. Следует учитывать, что и внутри дела документы располагаются в определенном порядке.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 Следующая ⇒